PENGELOLAAN INFORMASI DAN TEKNIK PELAPORAN

1. PENGELOLAAN INFORMASI DAN TEKNIK PELAPORAN EGRITA BUNTARA Magelang, 21 Oktober 2011

2. Sesuai kejadian yang telah ditampilkan dan hampir dialami banyak instansi, menurut anda problema apa yang sering terjadi dalam administrasi perkantoran tersebut?- Tidak adanya/belum dilaksanakannya SOP.- Data yang dikumpulkan tidak akurat.- Informasi yang tidak terkelola dengan baik.- Alur kerja yang tidak transparan.- dll

3. “It is a capital mistake to theorize before one has data”Arthur Conan Doyle, Sr.“The goal is to transform data into information and information into insight”CarlyFiorina

7. DATA DAN INFORMASI 1. Data : bahan mentah/bahan baku informasi • 2. Informasi : data yang telah diolah/diproses sehingga mengandung arti yang dapat dimengerti oleh penerima. Informasi dapat mempunyai nilai kualitatif atau kuantitatif atau keduanya yang memberikan pengetahuan kepada penerima dalam pengambilan suatu keputusan.

11. B. SASARAN UTAMA KEG. PERKANTORAN F A K T A (Masalah) DATA (Sumber) diolah INFORMASI

12. C. PENGERTIAN KANTOR 1.Kantoor (Belanda) – Prajudi, 1976 a. Ruang, kamar, ruang tulis b. Markas, komplek manajer c. Biro, tempat keddk. Pimpinan 2.Office – memp. Arti lebih luas a. Duty, task, function b. Jabatan, official position c. Jasa pelayanan, & urusan d. Gedung ketatausahaan PROSES (dinamis) TEMPAT / RUANG (statis) SARANA (fungsional)

13. Kantor Modern Modern : Mutakir, terbaru, cara pikir/pandang dan sikap yang sesuai tuntutan jaman. Kantor : bermakna Statis dan Dinamis Kantor Modern : • Designed space – tata ruang, perabot, dll • Modern Hardware – komputer, mesin, dll • Modern Software – program & TI terbaru • SDM Unggul • Management Modern – orientasi kinerja, kesisteman, demokratis, dll

14. D. ARTI ADMINSITRASI PERKANTORAN MODERN Apa arti Administrasi ? : Luas dan Sempit Adm. Modern = Manajemen Modern pada Organisasi Modern Ciri Ciri : • TI berkembang • SIM berkembang • Demokratis

15. E. KEDUDK PERKANTORAN - ORG Organisasi : kerjasama, formal, & Hirarkhis Wadah : Statis Proses : Dinamis Admisntrasi akan dinamis bila organisasi juga dinamis, yg akan diikuti manajemen dinamis TUSI Organisasi berbeda satu sama lain Organisasi mempunyai VISI dan MISI Anggota Org. memp. JOB DESCRIBTION TUSI, VISI/MISI, JD – TUJUAN ORG.

16. F. PERAN PERKANTORAN - INFORMASI Penanganan Data/Informasi : • Data Collecting • Recording • Processing • Filling/Storing • Distributing Fungsi Pimpinan : POAC Peran Pimpinan : inter/intra personal, information, decision

17. G. PENANGANAN DATA/INFORMASI PERLU DAYA DUKUNG : 1. Bangunan dan Tata Ruang a. Lokasi, estetika, efisiensi space b. Kondisi fisik. Lingkungan 2. Korespodensi 3. Kearsipan : UU No. 7 1971 a. terbaca, terdengar, terlihat b. Statis/Dinamis (Aktif/pasif ?) c. Nilai (biasa, rahasia ?)

18. 4. Pengurusan Surat : a. Surat Masuk : arsip, kendali b. Surat Keluar : No, TdT alamat, pengiriman5. Pengetikan : a. Alat – komputer b. Jn & Ukr huruf6. Penggandaan : Carbon Copy, Scanning, printing7. Proses Pengetikan

19. 8. Perekaman Arsip suara, gambar pd kegiatan, dll9. Perhitungan10. Design Form11. Dukementasi/ pustaka12. Alat yg digunakan

20. 13. Packaging & Pengiriman14.Tilpun-Etika15.Receptionist16.Rapat – Kesepakatan /Loby, hasil langsung, terbuka, demokratis17.Tidy, Secure, Savety18.Travelling : C,A,M

21. PENYUSUNAN LAPORAN • Mrpkan salah satu bentuk informasi organisasi • Informasi dlm bentuk lisan dan atau tulisan dari bawahan ke atasan sesuai dgn wewenang (outho rity) dan tg. jawan (responsibility)  sempit pernyataan formal (informasi) ttg hasil suatu kegiatan kpd pihak terkaitluas • Gambaran ttg Why, What, where, when, & who serta How • SIABIDIBA

22. Peranan Laporan • Dalam Organisasi • Alat komunikasi ke atas • Alat manajerial • Dalam Administrative Comunication • Mempertanggung jawabkan ,was-dal • Penyampaian informasi • Bahan PK (DMP) • Alat pembina kerja sama • Pengembangan wawasan

23. Fungsi Laporan • Pertanggung jawaban dan Pengawasan • Sesuai pemesan • Obyektif • Penyampaian Informasi • Bahan PK • Agar obyektif • Membina kerjasama • Pengembangan • Memperluas ide, sharing pengalaman

24. PERSYARATAN LAPORAN • Lengkap & Obyektif, data akurat,analitis • Jelas, Tdk berbelit-belit, simple & populer • Langsung ke Sasaran Tukadek, Tukajang • Lengkap, W5H Pokok, dan Penunjang • Tegas & Konsisten • Tepat Waktu/jadwal • Tepat Penerima

25. BAHASA LAPORAN • Gunakan kata kata umum/populer • Kata kata konkrit/Notabstract • Kata kerja transitif-aktif • Hemat kata kata, Misal : Dalam rangka  untuk Melihat fakta ini  jadi • Bermakna sama disetiap ungkapan • Ingat makna paragraf, alenia

26. LANGKAH PEMBUATAN LAPORAN • Menetapkan Subyek/Hal • Mengumpulkan Fakta/Data • Seleksi/Klasifikasi Data • Evaluasi Data • Pengolahan Data • Penyajian Data • Kerangka Laporan • Pendahuluan • Isi/Pokok c. Pengakhiran (Kesimpulan, Rekomendasi

27. TEKNIK PELAPORAN • PENDAHULUAN • Ungkapkan Latar Belakang • Jelaskan bbrp pengertian, • Maksud dan Tujuan • ISI/POKOK-PENJG • Gbr event yg tlah terjadi • Sbg pertg.jawaban • Komunikatif - resmi • PENGAKHIRAN • Kesimpulan • Rekomendasi • Referensi

28. MACAM LAPORAN • LAP. AKADEMIK/PENELITIAN • Lap. Hasil Survei • Lap. Hasil Penelitian • Lap. Seminar, Workshop • LAP. ADIMINSTRASI • Lap. Perencanaan • Lap. Pelaks. Kegiatan • Lap. Hasil Pengawasan • Lap. Rapat, Pertemuan