Forum canadien des Ombudsmans ENQUÊTES EFFICACES Session 5

2. Forum canadien des Ombudsmans ENQUÊTES EFFICACES Session 5 ÉVALUER LES RÉSULTATS DE L’ENQUÊTE21 février 2012 Me Patrick Robardet, LL.D. Ombudsman de la CSDM

3. Plan • Retour en arrière : quelques notions • Le cœur de la fonction d’ombudsman : X a-t-il agi de manière non équitable ou déraisonnable envers Y? • La réunion de la preuve : est-elle suffisante ? • L’évaluation de la preuve : est-elle convaincante ? • Le test du regard externe • Quand et comment savoir mettre fin à une enquête ? • Plainte individuelle et plainte systémique • L‘évaluation de la méthode et l’équité du traitement de la plainte • Les recommandations • Questions ?

4. Session 5 - Une fois l’information recueillie, comment évaluer les résultats de l’enquête ? • 1. Retour en arrière (boucle rétroactive): • Avez-vous bien formulé la question principale de l’enquête ? • Le plan d’intervention initial • La juridiction • La question principale : mettre le focus sur quoi ? • Éviter les expéditions de pêche • Des questions subsidiaires ou périphériques peuvent toucher les recommandations ou les conclusions • Les différents types de bureaux d’ombudsman

5. 2. Le cœur de la fonction d’ombudsman : Est-ce que X a agi de manière non équitable ou déraisonnable envers Y ? • Lien avec les motifs d’intervention (Grounds), la juridiction et la nature de la fonction • Matériellement, comment savoir si une réponse peut être donnée à la question ? • Est-ce que je dispose de preuves suffisantes ? Est-ce qu’il y a des éléments de preuve suffisamment convaincants pour décider ? • Liens à faire • L’état d’esprit de la personne qui doit répondre à la question • « Ne pas sauter hâtivement à des conclusions » • Les préjugés basés sur l’expérience; l’esprit fermé • La présence de cas plus ou moins analogues

6. 3. La réunion de la preuve : est-elle suffisante ? • Qui ? Que ? Quoi? Dont ? Où ? Quand ? Comment ? Pourquoi ? (W5) • Cartographier la question à décider (« Mapping the Issue ») • Préciser les intérêts affectés ou susceptibles de l’être par la réponse • Le cadre de l’élaboration de la décision (« Decision Referents ») • Rétroaction avec la question – reformulation – poursuivre l’enquête ? Le processus est continu et fonctionne en boucle

7. 4. L’évaluation de la preuve : est-elle convaincante ? • Contexte administratif : preuve civile, et non la preuve criminelle • Critère (test) de la prépondérance et non pas du doute raisonnable • Poids de la preuve vs. question(s) et réponse(s) à donner • La preuve est-elle suffisante ? • La preuve est-elle pertinente ? • La preuve est-elle fiable/crédible ? • 4. Lien avec la force probante (le poids) de la preuve : elle « prouve », elle « ne prouve pas »

8. 4. L’évaluation de la preuve : est-elle convaincante ? • Poids de la preuve vs. question(s) et réponse(s) à donner • La preuve est-elle suffisante ? • La preuve est-elle pertinente ? • - vs. les questions à trancher; retour sur les questions, le plan d’investigation, la cartographie des intérêts • La preuve est-elle fiable/crédible ? • - les sources • - les moyens utilisés • - la corroboration • - le contenu • - le contexte

9. 3. L’évaluation de la preuve : est-elle convaincante ? • Évaluation dans un contexte administratif et non pas judiciaire; lien avec l’équité et la raisonnabilité • Les règles de preuve judiciaire ne sont pas obligatoires • Une preuve pertinente est admissible • Preuve directe et preuve indirecte • Le ouï-dire est acceptable • Le recours au « jugement » et à l’expérience (dimension humaine) • Absence de précédent

10. 3. L’évaluation de la preuve : est-elle convaincante ? • L’objet de la preuve • Preuve orale : témoins • Le témoin est-il crédible, fiable ? • Preuve matérielle (ex. un document, un objet) • L’élément est-il pertinent, fiable, authentique • Recherche et visite des lieux • Expertises

11. 4. L’évaluation de la preuve : conditions pratiques • L’organisation de la preuve • Organisation par question, par témoin, etc. • - lien avec la préparation du rapport (faits, enquête) • Présentation matérielle (ex. documentation, supports, cassettes) • Transcription • Analyse (résumés, tableaux) • - lien avec suivis et reprises de l’enquête • - lien avec la préparation du rapport (points saillants) • Tableaux de bord

12. 5. Le traitement de l’information réunie passera-t-il le test du regard externe : « Mon enquête et mes conclusions résisteraient-ils à un examen externe ? » • Introduction : la gouvernance; l’imputabilité et la crédibilité vs. l’indépendance • Les différents types de bureaux et de fonctions d’ombudsman • « Mon enquête et mes conclusions résisteraient-ils à un examen externe ? » • Retour sur l’ombudsman : • Alternative à un recours judiciaire • Alternative à un recours parlementaire • Alternative à un recours exécutif/administratif • - Interne/externe • Recours spécifique ?

13. 5. Le test du regard externe : « Mon enquête et mes conclusions résisteraient-ils à un examen externe ? » • À comparer avec qui ? • Mandat • Ressources disponibles • Gouvernance de l’ombudsman • Dernier recours; Recours légal mais non judiciaire ? • Recours interne • Équité et raisonnabilité • Les pairs • Subsidiarité • Nature de la fonction • Efficacité • Effectivité (la recommandation; persuasion morale) • Impact sur • la pertinence de la preuve • l’exhaustivité de l’enquête • le « focus »

14. 6. Regard externe (suite) : « Quand et comment savoir mettre fin à une enquête ? » • Pertinence de cette question (« trop, c’est comme pas assez » ?) • Savoir s’arrêter vs. • - le « focus » • - l’exhaustivité • - les coûts • - L’analyse de la preuve • - Analyse de la preuve déjà disponible • - Identifier des patterns ou des tendances • - Expériences antérieures • - Présence de problèmes similaires • - Rétroaction sur le plan d’intervention et la question à décider • - La diligence, le « timing », l’opportunité • - Le fusible (la mesure de sauvegarde)

15. Regard externe (suite) : Plainte individuelle et plainte systémique • Lien avec le Plan d’intervention et la question à décider • La rétroaction interne • Critères d’identification de la plainte de nature systémique • - nature et objet de la question • - impact systémique • - intérêt « politique », visibilité • - valeur d’exemple ? • La plainte systémique : « Un seul cas suffit ? » • - L’identifier • - La traiter selon une approche « systémique » • - Appui sur la preuve • - « A Duty to Care » (enquête de l’Ombudsman de l’Ontario)

16. Regard externe (suite) : L’évaluation de la méthode et de l’équité du traitement de la plainte • En cas d’erreur, que faire ? • L’enquête peut-elle encore passer le test d’un examen par un tiers externe ? • De quel tiers s’agit-il ? • Un tribunal ? le parlement ? l’organisation au sein de laquelle œuvre l’ombudsman ? un pair ? le demandeur ? la partie sous enquête ? • Quelles réponses ?

17. Regard externe (suite) : L’évaluation de la méthode et de l’équité du traitement de la plainte • « The Ombudsman owns the complaint » ? • - Notion • - Conséquences • Faut-il anticiper la critique des parties, des médias, de l’organisation ? • - Communication vs. résultats • - Culture des droits; Culture du « droit à » (quelque chose), des « entitlements » vs. droit à un traitement équitable • - Responsabilité individuelle • - Indépendance de la fonction d’ombudsman

18. Regard externe (suite) : L’évaluation de la méthode et de l’équité du traitement de la plainte • L’approche par la relation avec le demandeur • - Communication et explication de la fonction et de ses limites • - Transparence et motivation des actions effectuées • - Rétroaction du demandeur • Tester l’impact de l’enquête et la confiance envers les résultats de l’enquête • - Mêmes pistes que précédemment • - Démarche propre à l’ombudsman (intuitu personae) • - Rétroactions informelles • - Rapport intérimaire dans chaque cas, suivis • - Vérifier les faits (« fact checking ») • - Se préparer à répondre aux parties • - sur l’équité procédurale • - sur les résultats

19. Regard externe (suite) : L’évaluation de la méthode et de l’équité du traitement de la plainte • Mesurer l’(in)satisfaction des parties • - Communication + transparence • - Motivation des conclusions • - Rétroaction; disponibilité à discuter • - « Dire ce que l’on fait, faire ce que l’on dit » • - Maintien de la crédibilité • - Ouverture à recevoir des faits nouveaux; se préparer à reconsidérer des conclusions • - Approche en continu avec le demandeur • - Respect de l’équité procédurale • - Procédure de fermeture du dossier • - Expliquer et motiver : le processus • - Indépendance et responsabilité • - Répondre (« responsiveness ») de quoi et envers qui ?

20. 7. Les recommandations • Leur élaboration • Suivi et test de l’impact • - une recommandation doit être pratique • - une recommandation « recommande », ne prescrit pas ! • - une recommandation doit être appuyée (preuve et analyse) • Communication • L’ombudsman est une partie prenante !

21. Conclusion Merci de votre attention ! Questions ?

22. Remerciements • Mr Kwame Addo • Director, Investigations and Conflict Resolution • Office of the Ombudsman, City of Toronto, • “Skills for Effective Investigations”, FCO, Effective Investigations, January 24, 2012 • M. André Marin, Ombudsman de l’Ontario, et son équipe, • Sharpening Your Teeth: Advanced Training for Administrative Watchdogs, Toronto, November 28-30, 2011