19-20 марта 2014 года старший специалист 2 разряда административного отдела Е.П. Темкина

1. Осуществление функционирования единой системы организации делопроизводства в Управлении Федерального казначейства по Архангельской области (в части исполнения требований Инструкции по делопроизводству, утвержденной приказом Федерального казначейства от 27 мая 2011 г. № 206) 19-20 марта 2014 года старший специалист 2 разряда административного отдела Е.П. Темкина

2. Осуществление функционирования единой системы организации делопроизводства в Управлении Федерального казначейства по Архангельской области 03. Документационно-информационное обеспечение. Управление документами КОНЦЕПЦИЯ

3. Осуществление функционирования единой системы организации делопроизводства в Управлении Федерального казначейства по Архангельской области ПАРАМЕТРЫ СТРАНИЦЫ (п.3.1.1.) КОНЦЕПЦИЯ - Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм - левое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее; 10 мм - правое. С случае печати с обратной стороны включаем поле «ЗЕРКАЛЬНОЕ ОТОБРАЖЕНИЕ»

4. Осуществление функционирования единой системы организации делопроизводства в Управлении Федерального казначейства по Архангельской области Наименование документа, краткое содержание (заголовок к тексту) (п. 3.2.10) За исключением документов, оформленных на формате А5 или имеющих текст небольшого объема до 4 - 5 строк по 28-30 знаков в строке (для служебной переписки) Заголовок оформляется через 1 межстрочный интервал Заголовок на бланках приказов оформляется над текстом центрованным способом. Точка в конце заголовка не ставится

5. Осуществление функционирования единой системы организации делопроизводства в Управлении Федерального казначейства по Архангельской области заголовок

6. Осуществление функционирования единой системы организации делопроизводства в Управлении Федерального казначейства по Архангельской области Наличие электронной подписи исполнителя (п. 4.2.4, 5.6.4, 5.9.2) КОНЦЕПЦИЯ Все подготавливаемые проекты документов визируются исполнителем, начальником отдела, внесшим проект, начальниками отделов, которым в проекте предусматриваются задания и поручения

7. Осуществление функционирования единой системы организации делопроизводства в Управлении Федерального казначейства по Архангельской области Использование бланков письма (п.4.5.3, 9.2.1) При подготовке исходящих документов, направляемых адресату посредством ППО АСД LanDocs используется продольный (электронный) шаблон бланка письма Управления (без изображения Государственного герба Российской Федерации) При подготовке исходящего документа, направляемого адресату на бумажном носителе (распечатывается на гербовый бланк) Не используется шаблон бланка письма (электронного) Управления. Выдерживается расстояние верхнего поля: - до реквизита адресатне менее 6 см, - до текста письма не менее 8 см.

8. Осуществление функционирования единой системы организации делопроизводства в Управлении Федерального казначейства по Архангельской области Подготовка исходящего документа, направляемого адресату на бумажном носителе Выдерживается расстояние верхнего поля: - до реквизита адресатне менее 6 см, - до текста письма не менее 8 см. Не менее 8 см Не менее 6 см «Адресат» «Текст документа»

9. Осуществление функционирования единой системы организации делопроизводства в Управлении Федерального казначейства по Архангельской области При подготовке проектов служебный писем в реквизитах проекта документа не указывать дату и номер документа, в том числе номенклатурный,  дата подписания не всегда совпадает с датой загрузки в ППО «LanDocs», регистрационный номер документа проставляется после перерегистрации подписанного документа Шаблон документа для печати на гербовый бланк (дата и регистрационные номера в шаблоне не указываются)

10. Осуществление функционирования единой системы организации делопроизводства в Управлении Федерального казначейства по Архангельской области Дату и номер запроса указывать в сообщении в ППО «LanDocs» при направлении документа на перерегистрацию и печать на гербовый бланк

11. Осуществление функционирования единой системы организации делопроизводства в Управлении Федерального казначейства по Архангельской области Оформление приказов (п. 4.2.7) Даты в приказе оформляется словесно-цифровым способом: 11 марта 2013 г., первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля Для удобства печати на гербовый бланк - отступ от верхнего поля листа составляет 6,5 см (использование линейки слева)

12. Осуществление функционирования единой системы организации делопроизводства в Управлении Федерального казначейства по Архангельской области Реквизит «Адресат» (п.3.2.9) В документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти не указываются почтовые адреса, почтовый адрес в составе реквизита «Адресат» указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи». Строки адресата центруются относительно самой длинной строки или выравниваются по левому краю. КОНЦЕПЦИЯ Руководителю Управления Федеральной налоговой службы по Архангельской области И.О. Фамилия Руководителю Управления Федеральной налоговой службы по Архангельской области И.О. Фамилия или

13. Осуществление функционирования единой системы организации делопроизводства в Управлении Федерального казначейства по Архангельской области Реквизит «Отметка о наличии приложений» (п. 3.2.12) 1. В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля (без абзаца). 2. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения: Приложение: на 3 л. в 1 экз. 3. Если приложение одно, оно не нумеруется. 4. При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров: Приложение: 1. Заключение на проект... на 3 л. в 2 экз. 2. Справка о документах... на 2 л. в 1 экз.

14. Осуществление функционирования единой системы организации делопроизводства в Управлении Федерального казначейства по Архангельской области Реквизит «Отметка о наличии приложений» (п. 3.2.11,3.2.12) В приказах, письмах, приложениях на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются, начиная со второй страницы. Отметка о приложении проставляется на первом листе в правом верхнем углу. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер (через 1 межстрочный интервал): Приложение № 2 к письму Управления Федерального казначейства по Архангельской области от 16 апреля 2013 г. № 24-31-15/147

15. Осуществление функционирования единой системы организации делопроизводства в Управлении Федерального казначейства по Архангельской области Реквизит «Подпись должностного лица» (п. 3.2.15, 4.2.7) Подпись оформляется через 1 межстрочный интервал. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия – от правой границы текстового поля.В состав подписи входят: - наименование должности лица, подписавшего документ, - личная подпись, - расшифровка подписи (инициалы и фамилия). пробел Начальник административного отдела Подпись И.О. ФамилияПри подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя, подпись оформляется следующим образом:И.о. руководителя УправленияФедерального казначействапо Архангельской области Подпись И.О. Фамилия

16. Осуществление функционирования единой системы организации делопроизводства в Управлении Федерального казначейства по Архангельской области Отметка об исполнителе ( п.3.2.19) Обязательным реквизитомслужебных писем, а также записок (аналитических, докладных, служебных…) является отметка об исполнителе. Отметка об исполнителе проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа. Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона: И.О. Фамилия (8182) 46-26-42 Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя с указанием структурного подразделения: И.О. Фамилия Должность, структурное подразделение (8182) 46-00-00 Рекомендуемый размер шрифта Times New Roman № 10 (аналогично отметке об исполнителе большинства писем Федерального казначейства)

17. Осуществление функционирования единой системы организации делопроизводства в Управлении Федерального казначейства по Архангельской области Размер шрифта (п.4.5.3) Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5 шрифтом Times New Roman размером N 14 через 1 или 1,5 интервала КОНЦЕПЦИЯ

18. Осуществление функционирования единой системы организации делопроизводства в Управлении Федерального казначейства по Архангельской области Указатель рассылки ( п. 4.2.6, 5.6.5) К утвержденному приказу прилагается составленный и подписанный исполнителем указатель рассылки для отправки адресатам. Многоадресные письма (письма, отправляемые более чем в четыре адреса) составляются с указателем рассылки. КОНЦЕПЦИЯ

19. Осуществление функционирования единой системы организации делопроизводства в Управлении Федерального казначейства по Архангельской области В поле РК «Адресат. Сотрудник» указываются сотрудники Управления, кому необходимо направить подписанный приказ, эти сотрудники указываются в указателе рассылки

20. Осуществление функционирования единой системы организации делопроизводства в Управлении Федерального казначейства по Архангельской области Внутриведомственная переписка (аналитические, докладные, служебные и объяснительные записки, создаваемые и используемые для информационного обмена между структурными подразделениями и должностными лицами, п. 4.6.1) Реквизиты, используемые в записках (п. 4.6.2): адресат (должностное лицо или наименование структурного подразделения); дата документа; регистрационный номер; вид документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА; СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА и т.д.); название документа(заголовок к тексту); текст документа; отметка о наличии приложений; подпись; отметка об исполнителе.

21. Осуществление функционирования единой системы организации делопроизводства в Управлении Федерального казначейства по Архангельской области Перерегистрация документов в ППО АСД Landocs

22. Осуществление функционирования единой системы организации делопроизводства в Управлении Федерального казначейства по Архангельской области Локальные нормативные акты Управления - Об утверждении Порядка личного приема граждан в Управлении Федерального казначейства по Архангельской области от 21 января 2013 г. №31; - Об утверждении регламента планирования деятельности Управления Федерального казначейства по Архангельской области и его структурных подразделений от 27 сентября 2013 г. 446; - О Коллегии Управления Федерального казначейства по Архангельской области от 24 декабря 2013 г. № 559; - Об утверждении Регламента Управления Федерального казначейства по Архангельской области 31 декабря 2013 г. № 577; - Об утверждении Инструкции о порядке работы с документами ограниченного распространения в Управлении Федерального казначейства по Архангельской области 25 декабря 2013 г. №563; - Об утверждении Порядка учета и контроля за бланками документов Управления Федерального казначейства по Архангельской области от 21 ноября 2013 г. № 519; - Положение о документальном фонде (в части печатных, периодических изданий) в Управлении Федерального казначейства по Архангельской области от 11 октября 2013 г.

23. Осуществление функционирования единой системы организации делопроизводства в Управлении Федерального казначейства по Архангельской области Документальный фонд Управления

24. Осуществление функционирования единой системы организации делопроизводства в Управлении Федерального казначейства по Архангельской области Контрольные документы (п.5.5.9, 5.5.12) Еженедельно информация по контрольным документам размещается в общих папках почтовой системы Outlook (каждый понедельник). Ежемесячно1 числа формируется отчет по контрольным документам для доклада руководителю управления.