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Cambios Básicos en Procedimientos Administrativos

Cambios Básicos en Procedimientos Administrativos. 04.AGOSTO.2006. Agenda. 1.- Nueva nomenclatura de las unidades organizacionales y entidades - ahora centros de costos -. 2.- Proceso de apertura de un centro de costos: Rectoría del Sistema Rectoría Zona Centro

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Cambios Básicos en Procedimientos Administrativos

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  1. Cambios Básicos en Procedimientos Administrativos 04.AGOSTO.2006

  2. Agenda 1.- Nueva nomenclatura de las unidades organizacionales y entidades - ahora centros de costos -. 2.- Proceso de apertura de un centro de costos: • Rectoría del Sistema • Rectoría Zona Centro • Rectoría Zona Metropolitana de Monterrey • Vicerrectoría de Enseñanza Media • Rectoría de la Universidad Virtual • Rectoría Zona Norte 3.- Consulta de Reportes de Presupuestos y Costos 4.- Nuevos Procedimientos de Pago Recomendados • Acreedores • Proveedores 5.- Solicitudes de Acceso a SAP 6.- Puntos adicionales importantes

  3. Nueva nomenclatura • La nomenclatura para SAP quedó a 10 dígitos para los Centros Gestores, Centros de Beneficios y Centros de Costos u Órdenes Internas, siendo los 3 primeros dígitos el indicador del Campus, seguido de ceros y la numeración de la entidad anterior; ejemplos: 020002 Entidad económica (unidad organizacional) anterior 0020000002Centro de Gestor, de Beneficio y de Costos. CON123 Entidad económica (fondo) anterior 0020CON123Centro de Gestor, de Beneficio y Órden Interna.

  4. Proceso de Apertura Rectoría del Sistema y Universidad Virtual • Se solicitará a Elizabeth Carrillo ecarrill@itesm.mx la creación de la entidad económica en CeSARin, replicándola en Banner. • Una vez creada la entidad, Contraloría del Sistema pide la clave de ingresos (ahora en SAP: Equivalencia) para asignarla. • Contraloría del Sistema da de alta en SAP el centro gestor, el centro de beneficios y el centro de costos u orden interna. • Contraloría del Sistema asigna el presupuesto requerido en la posición presupuestaria indicada por el usuario solicitante.

  5. Proceso de Apertura Rectoría Zona Centro y Zona Norte (Campus SLP) y VEM • Se deberá solicitar el alta de la entidad económica correspondiente en CeSARin, de acuerdo a los procedimientos ya establecidos para ello en cada Campus. • Se deberán utilizar los formatos establecidos para el alta de datos maestros en SAP, que son los mismos formatos para la carga inicial. • El alta de CeGe’s, CeCo’s-OI’s y CeBe’s se realizará por parte de Mauricio Uribe y/o Guadalupe González, del CSA.

  6. Proceso de Apertura Rectoría Zona Metropolitana de Monterrey • Se realizará la solicitud de creación de la entidad en el workflow de forma habitual. • Se solicitará a Angélica Suárez amsuarez@itesm.mx la creación de la entidad económica en CeSARin, replicándola en Banner. • Una vez creada la entidad en CeSARin, Contabilidad del Campus Monterrey solicita la clave de ingreso (ahora en SAP: Equivalencia) y solicita la clave bancaria a Tesorería, en caso de ser necesaria. • Contabilidad del Campus Monterrey dará de alta en SAP el centro gestor, el centro de beneficios y el centro de costos u orden interna. • Contabilidad del Campus Monterrey asigna el presupuesto requerido en la posición presupuestaria indicada por usuario solicitante. • Contabilidad del Campus Monterrey envía a Contraloría del Campus Monterrey los datos necesarios para la operación.

  7. Consideraciones importantes • No será posible cambiar el centro de costos/beneficio de área de jerarquía, en caso de que sea necesario reubicarlo, se cerrará el centro actual y se creará uno nuevo, a fin de mantener la historia del mismo. • El responsable del centro de costos es aquél que se encarga de autorizar las requisiciones de compra así como los gastos de viaje, es decir, quien administra o es responsable del presupuesto en dicho centro de costos. • Cada vez que se da de alta una entidad económica en CeSARin y se pide crear datos maestros en SAP, se debe indicar a qué usuario se dará el permiso de consultar la información dentro del módulo de Costos y Presupuestos.

  8. CONSULTA DE REPORTES DE COSTOS Y PRESUPUESTOS

  9. Datos Maestros Presupuestos Fondo. Agrupa y controla el presupuesto de cada semestre o durante la vida del proyecto cuando se trata de autofinanciable o de presupuesto continuo. Además colabora a la identificación de las entidades autofinanciables. Fondo segundo semestre: 01-02-2006 Fondo entidad autofinanciable: 01-AUTOFIN Fondo Presupuesto continuo:01-CONTIN Centro Gestor. Unidad responsable de la administración del presupuesto. Ejemplo:020002 y ahora sería 0020000002 Posición Presupuestaria. Es el rubro en el cual se ejerce el presupuesto; existen posiciones agrupadoras y contabilizadoras. Ejemplo: Agrupadora, GASTOS Contabilizadora, antes 7000 y se subdivide en varias agrupaciones como 7150000000 gastos de oficina.

  10. Posiciones Presupuestarias Las posiciones presupuestarias mas utilizadas son: • 7102000000 Gastos de viaje. 7128000000 Bibliografía. • 1401000000 Cómputo. 7130000000 Becas. • 1402000000 Muebles. 7150000000 Gastos de operación. • 5101000000 Ingresos. 7160000000 Activos en proceso. • 5120000000 Intereses. 7201000000 Capacitación. • 6101000000 Nómina planta. 8301000000 Transferencias entrada • 6201000000 Nómina eventual. 8401000000 Transferencias salida. • 6301000000 Honorarios. 7125000000 Materiales. • 7126000000 Arrendamiento. 7126030000 Subcontrataciones. • 7127000000 Publicidad. 7121000000 Comunicaciones. • 7122000000 Mantenimiento. 7124000000 Servicios.

  11. Entrada a SAP Teclear nómina L00123456 • Password de SAP compuesto por • 4 letras • 3 números • 1 caracter especial

  12. Menú inicial SAP Introducir el nombre de la transacción a consultar GR55 y dar click en ENTER

  13. GR55: Presupuestos 1.- Se introduce el grupo ZFM1 siempre, para la consulta del presupuesto. 2.-Dar click aquí para continuar con el reporte.

  14. GR55: Presupuestos 1.- Este reporte muestra los movimientos presupuestales, su disponible a gastar y los gastos que se han realizado. 2.- Este valor siempre es TEC1, y es el equivalente a la entidad legal. 3.- Indicar el año fiscal que deseo consultar con el reporte.

  15. GR55: Presupuestos Dar click aquí para ejecutar el reporte. * Es un valor OPCIONAL, sirve para seleccionar el fondo que deseo consultar de los centros a los cuales tengo acceso. En este espacio se pone la numeración del centro gestor o rango de centros que quiero consultar.

  16. GR55: Presupuestos Reducción presupuestal y gastos Posición presupuestaria Asignación inicial Ampliación de presupuesto Presupuesto a ejercer

  17. GR55: Presupuestos Requisiciones de compras, solicitudes de viáticos. Mercancía entregada Factura de la mercancía Salida del Pago con cheque Posición presupuestaria

  18. GR55: Presupuestos Monto final disponible a ser afectado durante el periodo.

  19. GR55: Presupuestos 1.- Para conocer el desglose del monto, dar doble click. 2.- Seleccionar la opción que deseo consultar. 3.- Dar click para ver el desglose de los movimientos.

  20. GR55: Presupuestos

  21. Datos Maestros de Costos • Sociedad CO:Se refiere a la entidad legal Tec y siempre será TEC1 para la consulta de la información. • Centro de Costos*: Es el equivalente a la entidad económica actual, refleja los gastos incurridos en la misma. • Centro de Beneficios*: Es el equivalente a la entidad económica, refleja los ingresos y gastos de la misma. • Órdenes Internas*: Es el equivalente a la entidad económica, refleja los movimientos que se tienen en los proyectos de construcción. Es la misma numeración, indicando los 3 primeros dígitos el Campus, seguido de ceros y la numeración de la entidad anterior: 020001 Entidad económica anterior 0020000001Centro de Costos, de Beneficio y Gestor • Área funcional: Se refiere a la Línea de Servicio, su numeración es a 8 dígitos; ejemplo: 1600 Línea de servicio 16000012 Área Funcional

  22. Principales Reportes: • Reportes por contabilidad de Centros de Beneficios: Muestran el movimiento de los ingresos y gastos (Estado de Resultados) de la entidad económica o grupo de entidades. • Reportes por contabilidad de Centros de Costo: Muestran los GASTOS de la entidad económica (centro de costo). • Reportes por contabilidad de órdenes: Muestran los GASTOS de la entidad económica (órdenes internas) cuando se trata de proyectos de construcción. • Las consultas de sueldos están restringidas al usuario final, estos permisos se otorgan desde el módulo de Finanzas previa autorización de Contraloría del Sistema.

  23. 2KEE: Centro de Beneficios Registros Totales 1.- Indicar siempre TEC1, el equivalente a la entidad legal. 2.- Indicar el Campus 3.- Indicar el mes o rango de meses que quiero consultar. 4.- Indicar el año fiscal 5.- En este espacio se indica el centro de beneficio o rango de centros para consultar sus ingresos y gastos.

  24. 2KEE: Centro de Beneficios Registros Totales Una vez completos los datos que queremos consultar, dar click en EJECUTAR

  25. 2KEE: Centro de Beneficios Registros Totales En este reporte vemos los ingresos y gastos por clase de costo (concepto contable). Equivale a un estado de resultados ya muestra el resultado por centro de beneficios. Para cambiar la información contenida en este reporte, dar click aquí.

  26. 2KEE: Centro de Beneficios Registros Totales Es posible cambiar la información que quiero visualizar en mis reportes. Esta columna muestra la información actual que contiene el reporte, donde puedo cambiar el orden en que deseo ver la información. En esta columna puedo ver información adicional que se puede agregar al reporte. Con estas flechas puedo enviar de un lado a otro los conceptos que quiero añadir o cambiar de mi reporte.

  27. 2KEE: Centro de Beneficios Registros Totales Este es el nuevo reporte con la información que voy a utilizar. El número de cuenta me muestra el movimiento por clase de costo (concepto contable) 5: ingresos 6: sueldos 7:gastos 8: transferencias

  28. KSB1:Reporte de Partidas individuales reales CeCo Centro de Costos o rango de centros que deseo consultar Concepto contable que deseo consultar, Ej: 6101010000 sueldos Ejecutar

  29. KSB1:Reporte de Partidas individuales reales CeCo Para exportar a excel este reporte, dar click aquí. Este reporte muestra los gastos por partida individual.

  30. KSB1:Reporte de Partidas individuales reales CeCo Este y todos los reportes pueden exportarse a Excel, al dar click al botón aparece este mensaje y aceptamos. Al ver este mensaje, seleccionamos la opción deseada para ver la información y aceptamos.

  31. KSB1: Reporte de Partidas individuales reales CeCo

  32. KOB1: Reporte de Órdenes Internas Indico la orden interna o rango de órdenes que deseo consultar. Ejecutar Selecciono el periodo que deseo consultar.

  33. KOB1: Reporte de Órdenes Internas (Proyectos de Construcción)

  34. Solicitudes de acceso a SAP • Solicitud de accesos de Rectoría del Sistema: Los accesos se solicitarán a través del Lic. Juan José Sandoval al correo jjsandoval@itesm.mx. • Solicitud de acceso de Universidad Virtual: Los accesos se solicitarán por medio de Rose Álvarez al correo rose.alvarez@itesm.mx. • Solicitud de accesos de Rectoria Zona Metropolitana Monterrey: Los accesos se solicitarán por medio de Liliana Torres al correo liliana.torres@itesm.mx. • Solicitud de accesos de la Vicerrectoria de Enseñanza Media: Los accesos se solicitarán mediante Carlos Borjas Puente al correo rcborjas@itesm.mx

  35. Solicitudes de acceso a SAP • Solicitud de acceso de Rectoría zona centro: Los accesos se solicitarán por medio de Luis Aguilar al correo luis.aguilar@itesm.mx. Los accesos se solicitarán por medio de Daniel Menes en CEM al correo dmenes@itesm.mx Los accesos de Querétaro se tramitarán mediante de José Dolores Torres al correo jdtorres@itesm.mx. Los accesos de San Luis Potosí se tramitarán por medio de Silvia Garcia al correo silvia.garcia@itesm.mx Los accesos de Toluca se tramitarán mediante Gregorio Matus al correo matus@itesm.mx.

  36. RECOMENDACIONES DE TESORERIA Y CONTRALORÍA DEL SISTEMA PARA LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS

  37. ACREEDORES(Comprobación de Gastos, Viáticos,etc.)

  38. Acreedores Transferencias, Cheques y Efectivo mayor a $2,000 8:00-12:30 CCP RECIBE Y CAPTURA SOLICITUDES DE PAGO (Lo que se reciba de 14:30 a 17:00 se juntará con lo del día siguiente) 14:00 RECIBIR DOCTOS DE CCP s Y ELABORAR PROPUESTA DE PAGO 15:00 ENTREGAR PARA AUTORIZACIÓN PRE-PROPUESTA DE PAGO Día t-2 Tesorería Sistema CCP Cuentas por Pagar Administración Financiera

  39. Acreedores Transferencias, Cheques y Efectivo mayor a $2,000 11:00 HRS SOLICITAR EL FONDEO PARA PAGO EN EFECTIVO 8:00 RECIBIR PRE-PROPUESTA DE PAGO AUTORIZADA Y CONTABILIZARLA 10:30 Hrs RECIBIR PROPUESTA DE PAGO Y DCTOS SOPORTE 11:00 IMPRESIÓN DE CHEQUES 16:00 Hrs RECOLECTAR FIRMAS DE CHEQUES (Tesorería) 11:00-17:30 PERFORAR SOPORTES Día t-1 Tesorería Sistema CCP Cuentas por Pagar Administración Financiera

  40. Acreedores Transferencias, Cheques y Efectivo mayor a $2,000 12:00 Hrs RECIBIR TRANSFERENCIAS FIRMADAS 10:00 HRS RECOLECTAR FIRMAS TRANSFERENCIAS (Tesorería y Contraloría) 08:00 HRS RECOLECTAR FIRMAS DE CHEQUES (Contraloría) 16:00 Hrs ENVÍO DE RECHAZOS BANCARIOS 12:00-13:00 HRS APLICACIÓN DE PAGOS Y PROTECCION DE CHEQUES EN SISTEMAS BANCARIOS 14:00 Hrs ENTREGA DE CHEQUES Y ORDENES DE PAGO 8:00 HRS GENERACIÓN DE LAYOUTS DE TRANSFERECIAS Y PROTECCIÓN DE CHEQUES 8:30 HRS LIMITE PARA SOLICITAR FONDEO 10:30 Hrs RECIBIR CHEQUES FIRMADOS 10:30 HRS FONDEO Día t Tesorería Sistema CCP Cuentas por Pagar Administración Financiera

  41. Acreedores Transferencias, Cheques y Efectivo mayor a $2,000 8:00 Hrs ENVIAR A CONTRALORIA DOCTOS. DE LAS PROPUESTAS CON SOPORTES Día t+1 Tesorería Sistema CCP Cuentas por Pagar Administración Financiera

  42. Proveedores

  43. Proveedores Transferencias y Cheques 15:00 Hrs RECOLECTAR FIRMAS DE CHEQUES (Tesorería) 08:00 Hrs RECOLECTAR FIRMAS DE CHEQUES (Contraloría) 17:00 Hrs RECIBIR CHEQUES FIRMADOS 08:00 Hrs IMPRESIÓN DE CHEQUES 08:00 Hrs RECIBIR PROPUESTA DE PAGO Y DCTOS SOPORTE 08:00 Hrs PERFORAR SOPORTES Día t-3 (Lunes Anterior) Día t-2 (Martes Anterior) Día t-1 (Miércoles Anterior) • Notas: • Los pagos son los jueves • Si al revisar la propuesta no está correcta, se regresará a CXP para que hagan las correcciones y sean reprogramadas. Tesorería Sistema CCP Cuentas por Pagar Administración Financiera

  44. Proveedores Transferencias y Cheques 10:00 Hrs RECOLECTAR FIRMAS TRANSFERENCIAS (Tesorería y Contraloría) 11:00-12:00 Hrs PROTECCION DE CHEQUES EN SISTEMAS BANCARIOS 12:00 Hrs RECIBIR TRANSFERENCIAS FIRMADAS 14:00 Hrs ENTREGA DE CHEQUES 8:00 HRS GENERACIÓN DE LAYOUTS DE TRANSFERECIAS Y PROTECCIÓN DE CHEQUES 16:00 Hrs ENVÍO DE RECHAZOS BANCARIOS 12:00-13:00 Hrs APLIACACION DE TRANSFERENCIAS EN SISTEMAS BANCARIOS 8:30 Hrs LIMITE PARA SOLICITAR FONDEO 10:30 HRS FONDEO Día t Tesorería Sistema CCP Cuentas por Pagar Administración Financiera

  45. ProveedoresTransferencias y Cheques 8:00 Hrs ENVIAR A CONTRALORIA DOCTOS. CON SOPORTES Día t+1 Tesorería Sistema CCP Cuentas por Pagar Administración Financiera

  46. Pagos en Efectivo Menores a $2,000

  47. Pagos en Efectivo Menores a $2,000 1 CCP RECIBE Y CAPTURA SOLICITUDES 2 CXP DESBLOQUEA EL PAGO 3 CAJA PAGADORA RECIBE DOCTOS Y REALIZA EL PAGO Día t Tesorería Sistema CCP Cuentas por Pagar Administración Financiera

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