Av advokat Hanne S. Torkelsen

1. KS Bedrift Energi/ Defo – AMS seminar - 25 oktober 2011Anbudsprosedyre og kontrakts-inngåelse v/AMS Av advokat Hanne S. Torkelsen

2. Regelverket • Lov om offentlige anskaffelser • Forskrift (4.7.2006 nr. 402) for ”klassisk sektor” (FOA) • Kommunale foretak må følge denne selv om det gjelder en sektor som nevnt i forsyningsforskriften • Forskrift (4.7.2006 nr 403) for forsyningssektoren • Vann og energiforsyning, transport og posttjenester) • ”Forsyningsforskriften” • Alminnelig kontraktsrett www.torkelsenkinn.no

3. Grunnleggende krav til anskaffelsen • Anskaffelsesloven §5/forsyningsforskriften §3-1 (FOA §3-1): • Krav til likebehandling og ikke-diskriminering • Krav til forutberegnlighet og etterprøvbarhet • ta hensyn til livssykluskostnader, universell utforming og miljø • Ikke dele opp oppdraget for å unngå forskriftskrav • God anbuds- og forretningsskikk • EØS Terskelverdier (eks mva) - Del II i forskriften (FOA del III): • 3,2 (FOA 1,6 mill) mill kr for vare- og tjenestekontrakter • 40,5 (FOA 40,5) mill kr for kontrakter om bygge- og anleggsarbeid www.torkelsenkinn.no

4. Valg av prosedyre • Prosedyre med forhandlinger (forhandlingsplikt og forutgående kvalifisering) (FOA: §14-3/14-4 vilkår) • Åpen anbudskonkurranse (forbud mot forhandlinger) • Begrenset anbudskonkurranse (forbud mot forhandlinger og forutgående kvalifisering) • FOA: Konkurransepreget dialog ved ”særlig komplekse kontrakter” www.torkelsenkinn.no

5. Valg av prosedyre • Prosedyre med forhandlinger + dynamisk og fleksibel – passer v/komplekse kontrakter - tid/ressurskrevende - taushetsplikt om andre leverandørers tilbud • Åpen anbudskonkurranse • Statisk og krever stor detaljeringskrav i grunnlaget • Raskere å gjennomføre • Begrenset anbudskonkurranse www.torkelsenkinn.no

6. Krav til anbudsutforming • Kontraktsgjenstand og beskrivelse av ytelsen • Enhet/programvare og drift av utstyr • Konkurranseform, frister mm • Kvalifikasjonskriterier (minimumskrav til leverandør) • Tildelingskriterier (rangering av tilbud) • Avtalevilkår www.torkelsenkinn.no

7. Hvilke tjenester omfattes • Vare eller prioriterte tjenester - hele forskriften • Uprioriterte tjenester – Del I og noen regler i Del II forsyningsforskriften • AMS Enhet/Terminal og installasjon – vare • Software /programvare – vare/prioritert tjeneste • Drifting/håndtering av data – uprioritert tjeneste • Faktura/kundebehandling – uprioritert tjeneste • Dersom begge deler - verdien av prioriterte tjenester er høyere enn uprioriterte gjelder forskriften www.torkelsenkinn.no

8. Hvilke tjenester omfattesi klassisk sektor (FOA) • Del I alminnelige bestemmelser gjelder for alle kontrakter (også under kr 500 000) • Forskriftens del III over EØS-terskelverdier • Uprioriterte tjenester og anskaffelser over kr. 500.000 og under EØS-terskelverdier– Del II (prosedyre m/forhandlinger valgfritt her) • Dersom begge deler - verdien av prioriterte tjenester er høyere enn uprioriterte gjelder forskriftens bestemmelse om prioriterte www.torkelsenkinn.no

9. Tildelingskriterier • Generelle eller detaljerte? • Lavest pris eller økonomisk mest fordelaktige tilbud • Underkriterier skal spesifiseres og vektes/angis i prioritert rekkefølge • Eksempel på kriterier: Kvalitet, pris, teknisk verdi, funksjonsmessige egenskaper, miljøegenskaper, driftsomkostninger, kundeservice, mm www.torkelsenkinn.no

10. Konkurranse ved forhandling • Kunngjøring av konkurransen • Prekvalifisering (15-30 dagers frist på tilbakemelding) • Forhandlingsplikt (reelle forhandlinger med alle) • Tildeling av kontrakt www.torkelsenkinn.no

11. Konkurranse ved forhandling • Forsyningsforskriften § 7-10 om bruk av kvalifikasjonsordning • Leverandører kan til enhver tid søke om å bli kvalifisert • Regler og kriterier for kvalifikasjon skal på anmodning gjøres tilgjengelig for interesserte leverandører • Kvalifikasjonsordningen skal kunngjøres (angi formålet med kvalifikasjonsordning og hvor en kan få tilgang til reglene for kvalifikasjonsordningen). Årlig kunngjøring dersom varighet lenger enn tre år. • Trenger ikke kunngjøre den enkelte anskaffelse www.torkelsenkinn.no

12. Vanlige feil ved anskaffelser • Ulovlige kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier • Blander kvalifikasjons- og tildelingskriterier • Vektlegging av kriterier som ikke er oppstilt i konkurransegrunnlaget • Alle oppstilte tildelingskriterier blir ikke vurdert • Feil forhandlingsprosedyre • Forhandlinger i strid med forhandlingsprosedyre www.torkelsenkinn.no

13. Konsekvenser av feil • Erstatningskrav fra forbigått tilbyder – lov om off. anskaffelser § 10 • Positiv kontraktsinteresse • Negativ kontraktsinteresse • Erstatning krever kvalifiserte feil, og dokumentasjon for økonomisk tap • Nytt regelverk på trappene (håndhevelsesdirektivet) • kontrakt kan ”kjennes uten virkning” – ved ulovlig direkte anskaffelser eller grove feil www.torkelsenkinn.no

14. Kontraktsvilkår Alt kan forhandles om: • Pris, avtalevilkår mm • Mangelsanksjoner og forsinkelse • Garantier • Dagbotklausuler • Erstatningsansvar – ansvarsfraskrivelser www.torkelsenkinn.no

15. Særlige hensyn v/AMS kontrakt • Komplekse kontrakter • Umoden teknologi? • Samspill med kommunikasjonssystem – utvikle webløsninger med tilhørende grensesnitt www.torkelsenkinn.no

16. Verktøy/standarder Sellicha som kvalifikasjonsordning www.sellicha.no • Standardavtaler • Statens Standardavtale for IT-anskaffelser www.torkelsenkinn.no

17. Oppsummering/Anbefalinger: • Lag et godt konkurransegrunnlag • Bruk prosedyre for forhandlinger (evt. FOA konkurransepreget dialog) • Finn ut hvor mange man ønsker å forhandle med • Sett sammen et dyktig forhandlingsteam og utarbeid en god strategi • Før forhandlingsprotokoller underveis som sikrer etterprøvbarhet www.torkelsenkinn.no

18. Takk for oppmerksomheten! www.torkelsenkinn.no