Structura – styring af aktiviteter

1. Structura – styring af aktiviteter v/ Tina Callesen, Sønderborg Kommune

2. Dagsorden • Hvad er en aktivitet i Structura? • Hvad bruger vi aktiviteterne til? • Begrænsninger ved aktiviteter KMD Brugerklubmøde 18. juni 2009

3. Hvad er en aktivitet i Structura Søgetype: Aktivitet • Planlagte aktiviteter • Koblet til en sagsmappe • Aktivitetstyper kan man selv oprette • Mulighed for at søge på noget tidsbestemt, medarbejder mm. Søgetype: Sagsmapper • Mulighed for at se alle aktiviteter indenfor en sagsmappe KMD Brugerklubmøde 18. juni 2009

4. Hvad bruger vi aktiviteterne til? (1) Styring og fordeling af tilsyn • Tilsynsplanlægning på baggrund af udtræk fra Structura (link) • Tilsynssagerne oprettes i ESDH-system og der oprettes en aktivitet i Structura (link) KMD Brugerklubmøde 18. juni 2009

5. Ejendomme med krav om tilsyn • Alle landbrug og virksomheder er indtastet i Structura • Udtræk af Structura til Excel på alle adresser, driftsherre, listetype, hændelsesdato, kategorisering, sagsbehandler, antal DE, antal DE pr. dyretype • Sortering af data, gruppering, opgørelse af antal…. KMD Brugerklubmøde 18. juni 2009

6. Oprettelse og anvendelse af aktivitet • Der er sagsmapper for alle de kommende år fordelt på virksomheder og landbrug (en sagsmappe pr. år) • Aktiviteten ”oprettes” og der indskrives årstal, miljøident, sagsbehandler og typen af tilsyn • Medarbejderne får tildelt et antal tilsyn (sagsbehandler) – liste kan trækkes ud til opslagstavlen • Ved opstart på tilsynet sættes sagen til ”igangværende”, hvis ikke der er behov for tilsyn bliver sagen ”henlagt”. Efter at tilsynsbrev er afsendt ”afsluttes” aktiviteten. KMD Brugerklubmøde 18. juni 2009

7. Hvad bruger vi aktiviteterne til? (2) Ledelsesinformation • Månedligt udtrækkes excel-lister af aktivitet og listen sorteres efter oprettet, igangværende, henlagt og afsluttet Tilsynsplanlægning fremadrettet • På baggrund af den kategorisering, som virksomheden opnår i forbindelse med tilsynet, oprettes en ny aktivitet i sagsmappen for det pågældende år. • Indenfor få år er alle virksomheder oprettet på baggrund af deres kategorisering og tilsynsplanlægningen består da kun i at fordele tilsyn til den rette medarbejder. KMD Brugerklubmøde 18. juni 2009

8. Begrænsninger ved aktiviteterne (1) Flytte aktivitet til ny sagsmappe • Bliver tilsynet ikke gennemført kan aktiviteten ikke flyttes til det kommende års sagsmappe Aktivitets placering i sagsmappe • Står man i en aktivitet, kan man ikke se hvilken sagsmappe den er placeret under Statistik mulighed på aktiviteter • Der er i dag ikke mulighed for at lave statistik i Structura, her skal data flyttes til excel KMD Brugerklubmøde 18. juni 2009

9. Begrænsninger ved aktiviteterne (2) Kobling til miljøenheden • Står man i aktiviteten, ville det være rart at kunne hoppe direkte over i den tilknyttede miljøenhed og ikke skulle søge den op på ny • Står man i miljøenheden kan aktiviteter ikke ses Kobling til tilsynshændelsen • Der er dobbelt oprettelse i dag, der kunne være en bedre kobling mellem en aktivitet og oprettelse af en hændelse KMD Brugerklubmøde 18. juni 2009