2009

1. 2009 Caja Costarricense de Seguro Social Dirección de Presupuesto Curso de Sensiblización para la Administración de los Servicios de Salud EJECUCION, CONTROL Y EVALUACION DEL PRESUPUESTO Y LA RENDICION DE CUENTAS EN LA GESTIÓN PRESUPUESTARIA

2. ETAPAS DEL PROCESO PRESUPUESTARIO Formulación Aprobación presupuestaria PROCESO PRESUPUESTARIO Evaluación Ejecución Control

3. EJECUCION PRESUPUESTARIA (Normas Adm. Financ. CCSS, univ., munic.: 2.2.4.1,2.2.4.2,2.2.4.3,2.2.4.7) Procura según presupuesto aprobado Actividades para la percepción de ingresos y uso de los egresos. Cumplimiento políticas, objetivos y metas Administración establecer: • Mecanismosresultados de control y evaluación retroalimenten la ejecución del presupuesto. • Cumplir procedimientos gestión ingresos y egresos. • Cumplir programación adquisición de bienes y servicios y suministrarlos oportunamente. • Presentar informes de ejecución física y financiera. Únicamente por los procedimientos establecidos, cumpliendo el bloque de legalidad: Modificaciones y presupuestos extraordinarios Variación presupuesto

4. Bloque legalidad: Cumplir con la normativa vigente. Certificar en todo documento que origine gasto la disponibilidad presupuestaria. Control permanente de la ejecución: saldos asegurados y conciliación presupuestaria. Evitar sobreejecuciones Normas técnicas específicas para la aprobación, ejecución , control y evaluación PAO Presupuesto 2008-2012 Remanentes: • Financiar subsidios y traslados. • Cederlos No ejecutar gastos al amparo de la aprobación de modificaciones presupuestarias. No se deben asumir gastos o actividades que no corresponden, ni iniciar nuevos programas sin financiamiento. Unidad es responsable de la asignación y ejecución del presupuesto (límite de acción)

5. RESERVAS Separación de recursos financieros con el propósito de cubrir un gasto futuro. Administrativa Legal Consiste en la separación de recursos por un monto estimado para adquirir un bien o servicio. Puede ser revocado sin causar perjuicio a terceros.” Obligación que asume la Administración con terceros, en un determinado período, de pagar una suma de dinero, imputable, por su monto y concepto, al presupuesto de ese mismo periodo. Se origina por contratos y ordenes de compra. Administrativa

6. CONTROL PRESUPUESTARIO (Normas Adm. Financ. CCSS, univ., munic.: 2.2.5.1,2.2.5.2) • Medir, • Prevenir • Identificar desviaciones • Realizar oportunamente las correcciones Ejecución dentro límites-Planes y presupuesto Procura durante la ejecución Establecer: • Mecanismos información y resultados retroalimente presupuesto y los planes. • Logro de objetivos eficiencia, eficacia y economía. • Valor y beneficio  mayor a su costo • Relevantes cumplir fines institucionales • Características actividades y procesos de la ejecución. 2. Controles que consideren:

7. Aprovechamiento infraestructura tecnológica TIPOS DE CONTROL

8. 1. CONTROL PREVIO (PREVENTIVO) Realimentación Punto de Control Proceso Salida Entrada ? • Previo a la ejecución. • Previene desviaciones antes de iniciar el proceso. • Evita un riesgo, error u omisión. • Impide que la amenaza se materialice. • Ejemplos: • Programación (compras) • Contenido presupuestario • Reserva administrativa

9. 2. CONTROL CONCOMITANTE (DETECTIVO) Realimentación Punto de Control Entrada Proceso ? Salida • Se efectúa durante la ejecución. • Identifica desviaciones antes de concluir el proceso. • Detecta la aparición de un riesgo, error u omisión. • La amenaza ya se materializó, pero no se corrige por si • misma. • Ejemplos: • Al día registros Sistema Control Presupuesto • Tendencias.

10. 3. CONTROL POSTERIOR (CORRECTIVO) Realimentación Punto de Control Entrada ? Proceso Salida • Final de la ejecución. • Identifica desviaciones ya concluido el proceso. • Corrige un riesgo, error u omisión. • La amenaza ya se materializó, pero se corrige. • Registro erróneos • Inconsistencias • Sobreejecuciones Ej.: Conciliación

11. Rol de los funcionarios responsables de control presupuestario (Normas Adm. Financ. CCSS, univ., munic.: 2.2.5.5) Designar funcionarios responsables del control presupuestario Administración Administración Deben: Monitoreo constante (ambiente interno y externo) • Verificar el cumplimiento de la normativa emitida por instancias de control interno y externo. • Informar a los niveles jerárquicos los resultados y proponer medidas correctivas del caso.

12. Reporte de deficiencias(Manual Normas Control Interno.: 6.6, (Normas Adm. Financ. CCSS, univ., munic.: 2.2.5.5) • Identificadas oportunamente (subejecuciones, sobreejecuciones, afectaciones erróneas, entre otras) • MEDIOS Deficiencias y desviaciones • Conciliación mensual • Consulta al Sistema Institucional Presupuesto (Citrix, FRO), Informes • Seguimiento del plan de compras, entre otros. 2. Comunicadas (tiempo y forma) al funcionario con autoridad para emprender la acción preventiva y correctiva más acertada. Ejs: Modificaciones, asientos de diario, notas Administración • Establecer formalmente los mecanismos y canales de comunicación para ser informados desviaciones y deficiencias • Tomar las medidas correctivas oportunamente. • Evaluar periódicamente los controles: mejor asignación y uso recursos. Evitar desperdicio y despilfarro.

13. Actividades de control (Cap. IV. Manual de Normas Gener. Control Interno) • Autorización • Ejecución • Aprobación • Registro de transacciones • Custodia de recursos Separación de funciones incompatibles (Combinación de competencias una persona). Autorización y aprobación de transacciones y operaciones • Evaluar los resultados • Aplicar medidas para corregir. Documentar procesos y transacciones Registro oportuno: hechos importantes para toma decisiones y acciones sobre procesos, operaciones y transacciones Conciliación periódica de registros: Determinar y enmendar errores u omisiones.

14. SISTEMAS DE INFORMACION

15. SISTEMA LOCAL INFORMES EN LINEA • Sistemas: • RCPI, SICO, SIPA (Tesorería, Fro’s, Asientos de Diario) • Otros sistemas (cintas): • SPL (Planilla) • Inversiones • Bienes Muebles (almacén, depreciaciones) • Las reservas legales se incluyen desde la unidad • Registros actualizados • Base para conciliar. • Informe Mayor Auxiliar Asignac. Presupuestarias • Informe Diario • Reservas • Modificaciones • Los informes se pueden consultar en línea. SISTEMA INTEGRADO INSTITUCIONAL DE PRESUPUESTO Sistema donde se registra la información presupuestaria relacionada con la formulación, modificaciones, reservas y gastos. Se caracteriza por:

17. Informe Mayor Auxiliar Asignaciones Presupuestarias (continuación)

18. Diario Mayor (Informe de Transacciones Mensuales) Asignación Modificación Registros de pagos Asiento de Diario

19. Informe de Reservas de Crédito

20. Informe de Sobregiros

21. Modificaciones Presupuestarias

22. Facilitar control y evaluación presupuestaria y toma de decisiones EVALUACION PRESUPUESTARIA

23. Permite valorar cuantitativa y cualitativamente los resultados y efectos alcanzados en el ejercicio presupuestario. En concordancia con el cumplimiento de los objetivos y metas planteadas en la unidad (PAO). Importancia: Genera información para la toma de decisiones. Es constatar lo Logrado con lo Planeado, o bien el Resultado con lo Esperado.

24. Etapas de la Evaluación Análisis del cumplimiento de lo programado y la utilización de los recursos asignados. Identificación de las variaciones. ETAPAS Definición de medidas correctivas. Comunicación e Implementación de las medidas

25. Características de la Evaluación • Recolecta y suministra información. • Análisis Periódicos. • Retroalimenta el ciclo presupuestario. • Permite establecer mecanismos para medir el impacto de la gestión presupuestaria.

26. DEBERES Y RESPONSABILIDADES • * Conciliación de la ejecución presupuestaria. • * Evaluaciones Periódicas. • * Programar y desarrollar planes de acción, en caso • de ser necesario. • * Brindar información complementaria para incluir en • informes del Ente Contralor.

27. RENDICION DE CUENTAS • Preparados para rendir cuentas en cualquier momento. Jerarcas y funcionarios(as) • 2. Frecuencia: Al menos una vez al año. • Uso de los recursos (materiales, tecnológicos, humanos, financieros) ¿DE QUE? 2. Cumplimiento de planes y objetivos. 3. Desviaciones Ejs: Informes de ejecución del I semestre y fin de periodo presupuestario.

28. Informes Informes presupuestarios Registros inconsistentes en la unidad: actividad, subpartidas no vigentes, registros en unidades no vigentes. Cumplimientode Política Presupuestaria Sobre-ejecuciones Tendencias en la ejecución Justificaciones de la ejecución: Junio y Diciembre (Presenta la unidad)

29. INFORMES DE EJECUCION Y LIQUIDACION PRESUPUESTARIA Reflejan los aspectos financieros de la gestión y el grado de cumplimiento de las estimaciones a fin de posibilitar los ajustes para que los resultados finales sean lo más próximos a los previstos. INFORMES DE EJECUCION PRESUPUESTARIA Se presentan 15 días hábiles posteriores al vencimiento de cada trimestre. I Semestre (junio) a) Explicación de las variaciones importantes, especialmente, cuando no se ha logrado los porcentajes previstos. b) Acciones emprendidas o por realizar para mejorar la gestión financiera.

30. INFORMES DE EJECUCION Y LIQUIDACION PRESUPUESTARIA Muestra el resultado financiero (déficit o superávit) de un periodo determinado, al relacionar lo presupuestado con lo ejecutado. Implica determinar el resultado final de un período en términos financieros y físicos. INFORME DE LIQUIDACION PRESUPUESTARIA Se presenta a la Contraloría General de la República a más tardar el 16 de febrero de cada año. • Incluye: • Explicación de las variaciones importantes, especialmente, cuando no se ha logrado los porcentajes previstos. • Detalle de recursos específicos (Leyes Paternidad Responsable, Fase Terminal, donaciones, financiamiento externo, otros.

31. Subejecuciones-Sobre-ejecuciones Subejecuciones Sobre-ejecuciones Se produce cuando los recursos asignados son utilizados parcialmente en el cumplimiento de las metas establecidas. Se produce cuando el monto del gasto es mayor que los recursos asignados y aprobados. GENERA RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA

32. HECHOS GENERADORES DE RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA (Ley Adm. Financiera y Presupuestos Públicos, Art. 110) HECHOS Autorización de erogaciones sin que exista contenido presupuestario suficiente debidamente presupuestado. Autorización o realización de egresos innecesarios, exagerados o superfluos. El incumplimiento total o parcial, gravemente Injustificado de metas, proyectos, programas y presupuestos. La aprobación o realización de asientos contables o Estados. Apartarse de las normas técnicas y los lineamientos en materia presupuestaria y contable emitidos por los órganos competentes.

33. Gracias