Kehystävät aineistot: miten näen a) yksilö-, ryhmä- ja organisaatiotekijät ja b) viestinnän

1. Kehystävät aineistot: miten näen a) yksilö-, ryhmä- ja organisaatiotekijät ja b) viestinnän Leif Åberg: Johtajuus- ja asiantuntijaviestinnän erikoiskurssisyyslukukausi 2010

2. Miksi tämä kehystävä aineisto? • opiskelijat tulevat kahdesta suunnasta: johtamisen sivuaineopiskelijoita ja viestinnän pääaineopiskelijoilta • kehystämisen kautta pääsemme nopeammin samalle viivalle • tätä aineistoa ei käydä tarkoin luennolla lävitse, paitsi jos haluat nostaa tietyn teeman esille • siis: lue ymmärtävästi ja merkitse marginaaliin kysymysmerkkejä, jos asia ei aukene!

3. Kärjistys aluksi (jottei puuduta heti aamusta) ”Yksilö on maailmaa hahmottava, vapaan tahtonsa ohjaama aktiivinen aikaansaaja”

4. ”Organisaatiossa yksilöllä on taipumus rakentaa oma mukavuusalueensa, josta on vaikea lähteä”

5. Yksilödynaamisia tekijöitä • yksilön toimintaan vaikuttavia tekijöitä, mm • arvot • asenteet • mielipiteet • näkyvä ja piiloinen tieto • äly, viisaus, luovuus ja tunneäly • vietit, tarpeet ja motiivit • sitoutuminen • käyttäytyminen

6. sitoutuminen hinku Superpallo-malli asenne Arvot asenne tiedot mielipiteet asenne tiedot tiedot asenne käyttäytyminen

7. Arvot • pysyviä uskomuksia tiettyjen tavoitteiden tai käyttäytymisen paremmuuteen • ohjaavat ja suuntaavat kaikkea käyttäytymistä • esimerkkejä: uskonnollisuus, materialismi, isänmaallisuus, kansainvälisyys, poliittinen perusvire

8. Arvot, jatkuu … • arvot muuttuvat hyvin hitaasti • puolustusmekanismimme osa: tukeudumme oudoissa tilanteissa arvoihin • muuttaminen erittäin hankalaa: tarvitaan voimakas mullistus, ennen kuin arvojärjestyksemme muuttuu

9. Asenteet • asenne on johdonmukaisena ilmi tuleva suhtautumistapa johonkin ympäristön kohteeseen • tieto-, tunne- ja käyttäytymiskomponentit

10. Mielipiteet • jollain lailla ilmi tuleva kannanotto:puhuttuna, kirjoitettuna, elein tai ilmein • omat arvot ja asenteet, tilanne, osapuolet ja käsiteltävä asia vaikuttavat mielipiteen pysyvyyteen

11. Tiedot • tieto on hyvin perusteltu tosi uskomus (=näkyvä tieto) • piiloinen (tai hiljainen) tieto: kokemuksen pohjalta syntyvää henkilökohtaista, implisiittistä tietoa kuten elämänkokemukset, kyky suhteuttaa asioita, aikaisemmasta kokemuksesta oppiminen, intuitio tai naisen vaisto

12. Älykkyys, viisaus, luovuus ja tunneäly • Älykkyys • ihmisen kyky suoriutua henkisesti vaativista tehtävistä • kyky käyttäytyä tarkoituksenmukaisella tavalla uudessa tilanteessa eli kyky ymmärtää ympärillään olevaa maailmaa ja vastata sen haasteisiin. • Älykkyyteen sisältyy siten • päättelykyky eli kyky tehdä annetuista edellytyksistä oikeita johtopäätöksiä • kyky ratkaista erilaisia ongelmia • oppimiskyky • On erilaista älykkyyttä (Roberg Sternberg): • Analyyttinen älykkyys: kyky hankkia, vertailla ja arvioida tietoa • Luova älykkyys: kyky yhdistellä uudenlaisella tavalla olemassa olevia tietoja tai kyky löytää tuoreita ratkaisuja ongelmiin • Käytännöllinen älykkyys: arkielämän tilanteista selviytymistä, sosiaalisten taitojen käyttöä ja kykyä soveltaa tietojaan käytännön elämän ongelmiin menestyksekkäästi

13. Viisaus • kyky tehdä sellaisia päätöksiä ja tekoja, jotka pitkällä aikavälillä tuottavat "yleisesti hyvän" lopputuloksen • sisältää myös iän mukanaan tuomaa elämän kokemusta ”on ikäisekseen viisas” • Viisaus on siis enemmän kuin äly: viisas ei edes mene sinne, mistä älykäs selviäisi. • Viisaus voidaan nähdä tietoteoreettisesti eräänä tiedon korkeana tasona. Alempia tiedon tasoja: • data eli tiedon eroista muodostuva perusyksikkö • informaatio eli mahdollinen tieto sekä • informaatioista muodostuva tieto joka on siis tutkittua, sisäistettyä tietoa tai hyvin perusteltu tosi uskomus • tietämys, jossa informaatiota merkityksellistetään ja tulkitaan • tietämyksistä muodostuva ymmärrys ja • ymmärryksistä muodostuva viisaus • Luovuus • ihmisen kyky tuottaa uutta ja ennalta aavistamatonta (Matti Bergström) • vanhojen asioiden yhdistämistä uudella tavalla

14. Tunneäly • Daniel Goleman: "Emotional Intelligence" (Bantam Books, 1995, suom "Tunneäly. Lahjakkuuden koko kuva“, Otava, 1997) • Viisi tunneälyn ulottuvuutta: • Omien tunteiden tiedostaminen • Omien tunteiden hallinta • Omat tunteet itsensä motivoinnissa • Muiden ihmisten tunteiden tunnistaminen • Ihmissuhdetaidot

15. Omien tunteiden tiedostaminen • kyky tarkkailla tunteitaan • Omien tunteiden hallitseminen • perustuu omien tunteiden tunnistamiseen • auttaa yksilöä välttämään tunneperäistä ylireagointia ja primitiivireaktioita • tunnekuohun, "tunnekaappauksen" vallassa ei kyetä tekemään järkeviä päätöksiä • henkilö osaa nopeasti ravistaa mielestään huolestuneisuuden, synkkyyden ja ärtyisyyden

16. Tunteiden valjastaminen itsensä motivointiin vaikeissakin olosuhteissa • tuottaa tuloksellista, luovaa toimintaa • Muiden ihmisten tunteiden tunnistaminen • empaattiset johtajat kykenevät herkästi päättelemään, mitä muut haluavat, ja ottavat tämän huomioon johtamisessaan

17. Ihmissuhdetaidot • merkitsevät myös kykyä muiden ihmisten tunteiden hallitsemiseeen • Tärkeä ominaisuus alaisia motivoitaessa

18. Vietit, tarpeet ja motiivit • Vietit • toimivat täysin tiedostamattomalla alueella. Lähinnä primitiivisiä viettejä sisältävä viettipohja on alitajuisella Sen (Id) alueella. Viettipohja toimii mielihyväperiaatteella. (Freud) • Vietti on yksilön myötäsyntyinen tai luontainen psykofyysinen taipumus havaita tietynlaisia kohteita ja kokea tällöin erityislaatuista emotionaalista kiihotusta sekä toimia määrätyllä tavalla näiden kohteiden suhteen tai ainakin tuntea vetoa tällaiseen toimintaan (William McDougall) • Tarve • fyysiseen tai sosiaaliseen ympäristöön tai itsensä kehittymiseen liittyvä puutostila, jota pyrimme tyydyttämään • Maslowin tarveteoria: ihmisen tarpeet ovat ryhmittyneet hierarkkisesti. Pyrimme ensin tyydyttämään perustavanlaatuiset biologiset tarpeemme: fyysiset ja turvallisuuden tarpeet. Kun perustarpeet on tyydytetty, pyrimme tyydyttämään korkeampia sosiaalisia ja henkisiä tarpeitamme. Sosiaalisia tarpeita ovat yhteenkuuluvuuden ja arvonannon tarpeet. Itsensä toteuttamisen tarpeita pidetään korkeimpina, henkisinä tarpeina.

19. Motiivi, “hinku” • vaikutin, jokin seikka joka saa minut pyrkimään tiettyihin päämääriin. Olen motivoitunut silloin, kun jokin vaikutin saa minut toimimaan. • motiivi voi olla aineellinen tai aineeton • sekä palkkion saanti että rankaisun pelko motivoivat • motiivit ovat usein piileviä • ei ole yhtä universaalista motivaattoria • tyydytetty tarve ei motivoi • Motivointi on pyrkimys toisen käyttäytymisen muuttamiseen vetoamalla seikkoihin, joiden arvellaan olevan hänen vaikuttimiaan

20. Sitoutuminen • henkilö hyväksyy tavoitteen tai tehtävän ja antaa panoksensa sen saavuttamiseen • sitoutuminen on henkilön kokema tunne siitä, että • hän tekee tärkeää työtä • sisäistää tavoitteet • haluaa antaa panoksensa tavoitteiden saavuttamiseksi • sitouttamisella pyritään saamaan aikaan sitoutumista • hieman hankala käsite: toinen osapuoli voi kokea olevansa manipulaation kohde

21. Käyttäytyminen • vaistomainen tai tahallinen ulkoinen esiintymistapa • osa hyvinkin muuttuvaa ja tilannesidonnaista • osa hyvinkin jäykkää: tavat ja tottumukset

22. Ryhmänäkökulma: ryhmädynamiikkaa • ryhmän kehitysvaihe • ryhmänormit ja ryhmäroolit • ryhmähenki • ryhmän synergia

23. Ryhmän kehitysvaiheet • uusi ryhmä • toimintamuotojen selkiytyminen • vakautuminen • klikkiytyminen • ”onnellinen perhe” • kriisivaihe • hajoaminen tai • joustava, tehokas ryhmä

24. Ryhmänormit • epävirallisia, käyttäytymistä sääteleviä ja rajoittavia normeja • syntyvät pienryhmissä • esimerkiksi normi työtahdista tai ryhmän sisäinen nokkimisjärjestys • normiin liittyy rangaistus tai palkkio • uudessa ryhmässä normit syntyvät testauksen ja kokeilun kautta toiminnan alussa • vanhat jäsenet ovat tärkeitä normin siirtäjiä: • "näin meillä on totuttu tekemään".

25. Normien merkitys • yksilölle • luovat tiettyä turvallisuuden tunnetta: tiedän, mitä minulta odotetaan • normit myös kahlitsevat ja rajoittavat yksilön vapautta: turhaumia ja aggressioita • ryhmälle • normit ovat valvonnan väline • lisäävät ennustettavuutta • toimintaa turvataan, vaikka valvonta ei olisi konkreettista

26. Ryhmäroolit tiimisssä (Meredith Belbin) • Keksijä • Tiedustelija • Kokooja • Takoja • Arvioija • Diplomaatti • Tekijä • Viimeistelijä • Asiantuntija • teoksessa Tiimien johtaminen (1981)

27. Keksijä • luova, mielikuvituksellinen ja omaperäinen • keksii ratkaisuja vaikeisiin ongelmiin • löytää uusia tapoja tehdä asioita • mielellään pohtii yksikseen, annettava tilaa • saattaa unohtaa käytännön tosiseikat • “joka ongelmaan on ratkaisu” • “ei saa häiritä, nero työssä” Tiedustelija (Resource investigator) • ulospäinsuuntautunut, innostuva ja utelias • luo kontakteja, etsii mahdollisuuksia • pitää ryhmän ajan tasalla • tulee toimeen erilaisten ihmisten kanssa • mielenkiinto voi herpaantua helposti • “ei kannata keksiä pyörää uudelleen” • “tämä on uusinta uutta, sovellammeko?”

28. Kokooja (Co-ordinator) • tavoitteellinen, ennakkoluuloton, tasainen • etsii jäsenten vahvuuksia, jakaa töitä • kykenee saamaan voimavarat esiin • jämäkkä • saattaa olla haluton tekemään itse • “jaetaanpa tehtävät kunkin kykyjen mukaan” • “onko kenelläkään mitään lisättävää? Takoja (Shaper) • energinen, impulsiivinen ja tehokas • suuntautuu saavutuksiin • innostaa mukaan • vastustaa tehottomuutta • saattaa turhautua ja ärsyyntyä helposti • “ei saa jäädä tuleen makaamaan” • “tehdäänpä nyt, niin saadaan valmiiksi”

29. Arvioija (Monitor evaluator) • objektiivinen, ei innostu helposti • arvioi suunnitelmia ja työskentelytapoja • etsii riskejä, varoittaa vaarasta • osaa valita parhaan ehdotuksen puolueettomasti • voi olla ylikriittinen • “tässä on se vaara, että...” • “hiljaa hyvä tulee” Diplomaatti (Teamworker) • hiljainen diplomaatti • kannustaa, tukee, sovittelee, joustaa • aistii ilmapiirin • luo kahdenvälisiä suhteita • saattaa olla huono päättäjä • “jos se sopii sinulle, se käy minullekin” • "jospa ei riideltäisi”

30. Tekijä (Implementer) Tekijä (Implementer) • vastuuntuntoinen ja ahkera • käytännöllinen, realistinen • tuottaa käytännön toimivat toteutukset • organisoi toimintaa • saattaa hitaasti lämmetä uudelle • “mahdottomuuksia toimitetaan välittömästi, ihmeet vievät hieman kauemmin” • “kääritään hihat ja ryhdytään toimeen” Viimeistelijä (Complementer) • huolellinen ja tarkka • hyvä paineensietokyky • varmistaa laadun • huolehtii tärkeysjärjestyksestä • voi olla täydellisyyden tavoittelija • “vain täydellinen on riittävän hyvää” • “onko tämä varmasti tarkistettu”

31. Asiantuntija (Specialist) Asiantuntija (Specialist) • määrätietoinen • itseohjautuva • antaumuksellinen • omaa harvinaislaatuista tietoa ja taitoa • kapea-alainen • “tässä työssä et ikinä lakkaa oppimasta” • “on parempi tietää paljon jostakin, kuin vähän kaikesta”

32. Ryhmähenki • ryhmän jäsenten kokema tunne ryhmän ykseydestä • hyvä tai huono henki tai siltä väliltä • Lisäksi päivittäistä väreilyä: hyvähenkiselläkin ryhmällä on huonot hetkensä

33. Synergia • sellainen voimavarojen käyttö että piilevä tieto ja osaaminen nousee pintaan, käyttövoimaksi • mikä tahansa työryhmä voi vertyä synergiseksi: silloin syntyy mahtavaa jälkeä ja uusia luovia ratkaisuja, ja ryhmän jäsenet selvästi nauttivat työnsä jäljestä

34. Synergia, jatkuu … • harvoin on pohdittu, mistä synergia tulee. Ratkaisuksi tarjotaan • mielekästä työnjakoa ja • resurssien tarkoituksenmukaista käyttöä • eli että synergia syntyisi työnjakoa ja voimavarojen käyttöä järkeistäen • uudet, epälineaariset mallit niin organisaatiotutkimuksen kuin viestinnänkin tutkimuksen piirissä korostavat synergisten prosessien • dynaamisuutta ja • ennakoimatonta luonnetta minkä lisäksi • synergia on pitkälti kokemusperäinen asia, ”ryhmätasoinen flow-ilmiö”

35. Flow • Flow on holistinen kokemus, joka saattaa nousta esiin yksilön keskittyessä johonkin toimintaan. • Flow on mahdollista, kun ihmisen taidot on haastettu täysin käyttöön tehtävässä. Flow vaatii keskittymisen säilymistä, rasittavaa fyysistä ponnistusta tai hyvin kurinalaista henkistä työskentelyä. • Flow-kokemus edellyttää tasapainoa ihmisen kykyjen ja toiminnan antamien mahdollisuuksien tai edellyttävien vaatimusten kesken. • Mihail Csíkszentmihályi 1998

36. ulos mukavuusalueelta,piiloinen tietotaito pintaan,motivaation kasvu uudet työtavat, parviäly,keskinäinen auttaminen japsyykkaus, ryhmäflow synergia, jatkuu … • liikkeenjohdon kirjallisuudessa synergia määritellään yleensä: • kokonaisuus on enemmän kuin osiensa summa • eli että 1+1+1 on vaikkapa 4 oikeastaan kaava on esimerkiksi: 1.1 + 1.0 + 1.4 + 0.5 = 4

37. Synergisessä vaiheessa oleva ryhmä • huipputiimi (Katzenbach ja Smith) tai riemujoukko (Åberg) • suuri innostus, korkea sitoutumis- ja motivaatioaste, kokeilunhalu, keskinäinen psyykkaus ja ryhmäylpeys • toimissa sekoittuu työ ja huvi • ryhmä luo oman sisäisen murteen • säännöistä ei piitata

38. Synergia, jatkuu … • huipputiimistä voi tulla oman synergisyytensä vanki: • jos työyhteisö tottuu, että ryhmä on tehokas, sille annetaan usein uusia haasteita • Seurauksena voi olla työuupumus, burn out, krooninen oireyhtymä, joka ilmenee • laaja-alaisena väsymyksenä • alentuneena ammatillisen pätevyyden eli kompetenssin tunteena sekä • kyynisyyteen johtavana etäisyydenottona työstä ja sen merkityksestä

39. Organisaatio

40. Organisaatio • Organisaatio = järjestyneisyys • Kaaos on joko • organisoitumisen vastakohta (arkikielessä) tai • dynaaminen ja monimutkainen organisoitumisen muoto • Organisoitumisen kautta vähennetään toiminnan satunnaisuutta

41. Satunnaismalli: kahden henkilön rajoittamatto-man tarkkaavuudenkohteet Satunnaismalli: 15 henkilöä ja 14 ympäristönkohdetta

42. Satunnaismalli: kolmen henkilön rajoittamatto-man tarkkaavuudenkohteet Organisoitumisen vaikutus satunnaissuhteiden järjestymiseen

43. Organisaatio • Työyhteisö - työorganisaatio - on ihmisryhmittymä, joka pyrkii järjestelmällisesti tiettyihin tavoitteisiin käytössään olevia voimavaroja - resursseja - säätelemällä. • Tämä tapahtuu työn ja vallan jakamisen sekä viestinnän rakenteistamisen kautta. • Työyhteisön toimintaan vaikuttaa se kulttuurinen perimä, joka muotoutuu jäsenten vuorovaikutuksen kautta ja jonka perustana siten ovat yhteiset käsitykset asiain tilasta.

44. Organisoitumisen premissit • Voimavarojen premissi • Ihmisryhmittymän premissi • Tavoitteellisuuden premissi • Ennustettavuuden premissi • Työn- ja vallanjaon rationaalin premissi • Kulttuurien syntymisen ja muuntumisen premissi • Viestinnän rakenteistumisen premissi

45. Voimavarojen premissi • Työyhteisöllä on käytössään erilaisia voimavaroja, resursseja, joita yhdistäen edesautetaan tavoitteiden saavuttamista. • Voimavara on mahdollisuus, jota voidaan käyttää. • Voimavarat ovat aineellisia ja henkisiä: • tuotannontekijöitä • tuotantoa luovia prosesseja Ihmisryhmittymän premissi • Työyhteisön voimavaroja käyttää ja suuntaa ihmisryhmittymä, joka tietyllä hetkellä tarjoaa työpanoksensa työyhteisön käyttöön korvausta vastaan.

46. Tavoitteellisuuden premissi • On olemassa jonkinlainen, tietyllä tarkkuudella ilmaistu yhteinen tavoite, työyhteisön tavoite, jonka saavuttamista jäsenet työpanoksellaan ja voimavaroja yhdistäen voivat edesauttaa. • yhteinen tai jaettu tahtotila • instrumentaalisuus: organisaatio on jäsenten omien tavoitteiden saavuttamisen ja tarpeiden tyydyttymisen väline Ennustettavuuden premissi • Työyhteisöt pyrkivät lisäämään toimintansa ennustettavuutta ottamalla käyttöön tiettyjä yhteisesti sovittuja menettelytapoja ja muulla tavoin normittamalla toimintaa

47. Työn- ja vallan jaon rationaalin premissi • Työyhteisössä tapahtuu väistämättä jonkinasteista työn ja vallan jakoa yhteiseen tavoitteeseen pääsemiseksi • Työnjako: osastot, työryhmät, tiimit tai erilaiset työtehtävät • Vallanjako: hierarkkiset järjestelyt kuten esimies-alainen -suhteet ja organisaatiotasot • Toimiakseen hyvin tulee työn- ja vallanjaon perustua jonkinlaiseen yhteiseen näkemykseen voimavarojen mielekkäästä kohdentamisesta • oletetaan, että työtä ja valtaa jakaen ja toimintaa strukturoiden saavutetaan etua, kuten • asiantuntijat tekevät sitä mitä osaavat • voidaan tehdä rinnakkaisia töitä samaan aikaan • voidaan käyttää voimavaroja järkevämmällä tavalla: mittakaava- ja synergiaedut • ongelma: paljonko on ”riittävä rakentuminen”

48. Kulttuurien syntymisen ja muuntumisen premissi • Työyhteisöön muodostuu sen toiminnan aikana tiettyjä toimintatapoja ja yhteisiä käsityksiä siitä, millainen on asiain tila. Nämä kulttuuriset tekijät eivät ole pysyviä; ne muuttuvat, joskin hitaasti. On siis kulttuurista sitkaa • kulttuurit kamppailevat erilaisilla areenoilla Viestinnän rakenteistumisen premissi • Työyhteisön viestintä rakenteistuu, strukturoituu tiettyjen työyhteisössä sovittujen sääntöjen perusteella • Säännöt koskevat viestintäsuhteita, sanomien sisältöä ja niitä erilaisia viestinnän järjestelyjä, joita eri osastoilla ja organisaatiotasoilla on otettu käyttöön

49. Organisointimuotoja: perusmallit

50. Ristikkäisohjausmuotoja/1 tuoteryhmät, alueet tai ydinprosessit