RESULTAT DE L’ENQUETE DANS LE CADRE DE L’EXPERIMENTATION DU TELETRAVAIL

1. RESULTAT DE L’ENQUETE DANS LE CADRE DEL’EXPERIMENTATION DU TELETRAVAIL Réunion du 28 Mai 2013

2. INTRODUCTION Ce rapport vient dresser un premier bilan sur la mise en place du télétravail au sein de l’Ucanss. En effet, depuis le 1er février 2013, certains salariés bénéficient chaque semaine d’une journée de télétravail. Deux enquêtes ont donc été réalisées afin de prendre connaissance de l’avis des télétravailleurs mais aussi de leurs managers sur la mise en place de ce nouveau mode d’organisation du travail. Ces enquêtes ont été envoyées par mail le 15 avril 2013, pour une date de retour fixée au 23 avril 2013. L’Ucanss compte actuellement 40 télétravailleurs en phase d’expérimentation. Au total, 38 enquêtes nous ont été retournées Pour ce qui est des enquêtes destinées aux managers, 23 questionnaires nous ont été retournés, soit un taux de réponse de 100%. Enfin, il est à noter que les périodes d’adaptation des télétravailleurs ont toutes été validées.

3. SOMMAIRE PARTIE 1: REPONSES APPORTEES PAR LES TELETRAVAILLEURS • Moyens de transport et estimation de la durée de trajet des télétravailleurs • Mise en place du télétravail • Bénéfices du télétravail • Conciliation vie privée et vie professionnelle • Avis global sur le télétravail • Conséquences du télétravail sur l’équipe de travail • Qualités du télétravailleur PARTIE 2 : REPONSES APPORTEES PAR LES MANAGERS • Mise en place du télétravail • Vision du télétravail • Bénéfices du télétravail • Conséquences du télétravail sur l’équipe de travail • Qualités du télétravailleur • Qualités du manager à distance PARTIE 3 : REGARDS CROISES ENTRE TELETRAVAILLEURS ET MANAGERS • Bénéfices du télétravail • Conséquences du télétravail sur l’équipe de travail • Qualités du télétravailleur • Impact sur l’environnement • Propositions

4. PARTIE 1 TELETRAVAILLEURS

5. MOYENS DE TRANSPORT ET ESTIMATION DE LA DUREE DE TRAJET DES TELETRAVAILLEURS Moyens de transport utilisés par les personnes interrogées D’après les résultats de l’enquête, 29 personnes utilisent un mode de transport exclusif : 24 personnes utilisent les transports en commun, 3 la voiture et 2 le vélo. 7 personnes alternent entre deux moyens de transport : 6 personnes utilisent les transports en commun et la voiture et 1 personne alterne entre les transports en commun et la moto / scooter. Enfin, 2 personnes alternent 3 moyens de transport. Estimation de la durée de trajet des personnes interrogées Le temps de trajet journalier moyen pour l’ensemble des télétravailleurs est entre 2 et 3 heures.

6. MISE EN PLACE DU TELETRAVAIL « Avez-vous rencontré des difficultés dans la mise en place de votre télétravail ? » La majorité des répondants (35) n’a fait part d’aucune difficulté concernant la mise en place du télétravail. Seulement 3 personnes ont indiqué avoir rencontré quelques difficultés. • Principales difficultés exprimées par l’ensemble des collaborateurs concernés lors de la mise en place du télétravail : • Lenteur de l’ordinateur pour consulter les textes sur le portail RH, télécharger des documents • Ecran trop petit • Impossibilité d’annuler le renvoi de ligne à distance ce qui occasionne parfois des appels durant les congés ou après la fin de sa journée de travail ( le renvoi est fait manuellement par l’équipe ou le responsable) • Les journées de télétravail ont parfois été annulées pour des nécessités de service et notamment des réunions. • Durée de travail pendant cette journée de télétravail est parfois plus longue que prévue « Avez-vous installé un lieu dédié au télétravail ? » La majorité des participants (28) a installé un lieu dédié au télétravail au sein de son domicile et 2 envisagent de le faire.

7. BENEFICES DU TELETRAVAIL La majorité des répondants a constaté une diminution de leur fatigue à la fin de la semaine de travail (31). 7 personnes n’ont constaté aucun changement. « Au niveau de la fatigue, en fin de semaine, vous avez constaté que vous étiez… » « Cette journée de télétravail vous a-t-elle permis, sur le plan personnel, de vous consacrer à de nouvelles activités ou de reprendre une activité ? » Pour la majorité des participants la mise en place du télétravail (25), a permis de se consacrer ou de reprendre une nouvelle activité ou d’envisager de le faire. « Cette journée de télétravail vous a-t-elle permis de réorganiser votre semaine sur le plan personnel ? » La mise en place du télétravail a permis à la majorité des répondants (22) de réorganiser leur semaine ou d’envisager de le faire .

8. FAMILLE ET TELETRAVAIL « Sur une échelle de 1 (pas du tout bien perçue) à 5 (tout à fait bien perçue), quelle est la vision de votre famille sur cette journée de télétravail ? » Raisons évoquées par l’ensemble des répondants : • Le télétravail entraîne une baisse de la fatigue et du stress, liée à la suppression du trajet durant cette journée. Les télétravailleurs sont disponibles pour leurs proches : s’occuper des enfants sans modifier leur horaire journalier et s’impliquer davantage dans leur vie scolaire (les rencontres avec les professeurs étant difficiles après 19h), pas de contrainte horaires pour le conjoint . Cette disponibilité entraîne une diminution des tensions . • Le salarié a la possibilité de travailler davantage sur des sujets de fond (concentration ). • Les proches perçoivent le télétravail comme un mode d’organisation du travail moderne, mais également comme un gage de confiance et d’autonomie de la part de l’employeur La majorité des répondants affirme que le télétravail est tout à fait bien perçu par leur famille (31). 6 personnes n’ont pas répondu.

9. AVIS GLOBAL SUR LE TELETRAVAIL Les télétravailleurs sont majoritairement très satisfaits (30) de leur journée de télétravail. 7 personnes se considèrent satisfaites. « Etes-vous satisfait(e) de votre journée de travail à domicile ? » « Etes-vous satisfait(e) de l’organisation avec vos collègues ? » « La mise en place de cette journée de télétravail vous a-t-elle permis de vous consacrer davantage à certaines de vos missions ? » « Avez-vous des suggestions à apporter concernant l’amélioration du télétravail ? » Les télétravailleurs sont majoritairement (30) très satisfaits de l’organisation avec les collègues et 6 personnes sont satisfaites. La majorité des répondants (24) affirme que la mise en place du télétravail leur a permis de se consacrer davantage à certaines de leurs missions et 12 personnes pensent que cela sera envisageable pour la suite. Les améliorations suggérées par les télétravailleurs concernent principalement l’aspect technique (amélioration de la qualité de la connexion, renvoi téléphonique à distance ou automatique, connexion imprimante, mise en place d’une messagerie instantanée pour faciliter les échanges avec les collègues), l’aspect ergonomique (siège de travail adapté, moniteur plus grand afin de limiter la fatigue visuelle), l’aspect organisationnel (parfois pas de prise en compte des télétravailleurs dans l’organisation des réunions, possibilité de compenser un jour de télétravail car suppression des journées de télétravail pour participer à des réunions ou effectuer des missions, pouvoir s’absenter pour télétravail un autre jour que celui prévu dans l’avenant du contrat de travail, télétravail lors des intempéries ou des grèves de transport).

10. CONSEQUENCES DU TELETRAVAIL SUR L’EQUIPE DE TRAVAIL Pour la majorité des participants (36), la mise en place du télétravail n’a pas eu d’effet (positif ou négatif) sur la communication entre collègues. 2 salariés ont constaté une amélioration depuis cette mise en place. En revanche, aucun répondant n’a fait part de dégradation. « Pensez-vous que cette nouvelle méthode de travail a changé la communication avec vos collègues ? » « Pensez-vous que cette nouvelle méthode de travail a changé la communication avec votre responsable ? » La majorité des répondants (33) considèrent que la mise en place du télétravail n’a pas eu d’effet (positif ou négatif) sur la communication avec le responsable. En revanche, 5 personnes affirment avoir constaté une amélioration. « Avez-vous le sentiment que votre journée de télétravail vous isole du collectif ? » Dans l’ensemble, les répondants (35) n’éprouvent pas un sentiment d’isolement vis-à-vis du collectif de travail.

11. QUALITES DU TELETRAVAILLEUR DU POINT DE VUE DES TELETRAVAILLEURS « Selon vous , quelles sont les qualités requises pour travailler à domicile ? Classer par ordre de priorité les qualités suivantes » Autonomie – Organisation – Rigueur – Autodiscipline - Confiance 1ère position : AUTONOMIE 2ème position : AUTODISCIPLINE 3ème position : ORGANISATION 4ème position : RIGUEUR 5èmeposition : CONFIANCE .

12. PARTIE 2 MANAGERS

13. MISE EN PLACE DU TELETRAVAIL Les réponses sont partagées. 11 personnes ont adapté leur management et 11 personnes n’ont pas ressenti le besoin d’adapter. « Avez-vous dû adapter votre management à cette nouvelle méthode de travail ? » « Avez-vous rencontré des difficultés dans l’organisation du travail suite à la mise en place du télétravail ? » « Etes-vous satisfait de l’organisation avec l’équipe ? » La majorité des managers n’a pas rencontré de difficulté particulière dans l’organisation du travail suite à la mise en place du télétravail. L’analyse des réponses a révélé que ces difficultés concernaient principalement la gestion de l’équipe : organisation des réunions parfois difficile car les moments communs sont assez rares, valorisation du collectif et de la cohésion d’équipe, etc… Autre élément important concerne la répartition des tâches. Il semblerait en effet que certains travaux ne soient pas réalisables à distance, car ils nécessitent une communication en face à face. Cela entraîne par conséquent une sélection de tâches récurrentes et peut parfois être une surcharge de travail pour les non télétravailleurs présents. Globalement, les managers sont satisfaits de l’organisation avec l’équipe (19). Seul un manager n’est pas satisfait et 3 personnes n’ont pas répondu.

14. VISION DU TELETRAVAIL La perception des managers quant au télétravail est majoritairement positive (12), voire très positive (9) « Sur une échelle allant de 1 (tout à fait négative) à 5 (tout à fait positive), quelle est votre vision du télétravail ? » « Au sein de votre équipe, quelle est la vision des salariés non télétravailleurs vis-à-vis des salariés télétravailleurs ? » Les managers font part, dans l’ensemble, de bonnes relations entre télétravailleurs et non-télétravailleurs. Ces derniers ont majoritairement intégré le fait que le télétravail est avant tout un nouveau mode d’organisation du travail. L’organisation de l’équipe restant la même, les salariés (télétravailleurs ou non) se voient confiés les mêmes tâches et activités. L’efficacité de l’équipe n’est pas impactée car les salariés se sont rapidement adaptés et continuent à travailler en bonne intelligence. La communication demeure au sein de l’équipe et le fait d’avoir un effectif réduit une à plusieurs journées par semaine permet aussi aux non-télétravailleurs de travailler dans un climat plus calme et de mieux se concentrer. Toutefois, certains managers soulignent l’importance de maintenir une vigilance envers les non-télétravailleurs afin de ne pas les surcharger de tâches, en l’absence des télétravailleurs. Le télétravail qui est parfois perçu comme un avantage par les salariés, ne doit pas créer de déséquilibre entre télétravailleurs et non-télétravailleurs, sous peine de voir apparaître des tensions qui pourraient nuire à l’efficacité de l’équipeet aller à l’encontre de cette nouvelle méthode de travail Là aussi, les avis sont plutôt positifs puisque la majorité des managers affirme que les salariés non-télétravailleurs de leur équipe perçoivent le télétravail de manière positive (12), voire très positive (3). Néanmoins, 6 managers pensent que les salariés non-télétravailleurs ont une vision moyennement positive du télétravail . Seules 2 personnes n’ont pas répondu.

15. BENEFICES DU TELETRAVAIL La plupart des managers attribue un impact positif du télétravail sur la motivation du salarié (9 managers sont tout à fait d’accord et 8 managers sont d’accord ). « Pensez-vous que le télétravail a un effet positif sur la motivation du salarié ? » « Pensez-vous que le télétravail a un effet positif sur la satisfaction du salarié ? » « Pensez-vous que le télétravail a un effet positif sur la productivité du salarié ? » La plupart des managers attribue un impact positif du télétravail sur la satisfaction du salarié (14 managers sont tout à fait d’accord et 7managers sont d’accord ). La plupart des managers attribue un impact positif du télétravail sur la productivité du salarié (4 managers sont tout à fait d’accord et 11 managers sont d’accord ).

16. BENEFICES DU TELETRAVAIL (2) La plupart des managers attribue un impact positif du télétravail sur l’investissement professionnel du salarié (5 managers sont tout à fait d’accord et 7managers sont d’accord ). « Pensez-vous que le télétravail a un effet positif sur l’investissement professionnel du salarié ? » « Pensez-vous que le télétravail a un effet positif sur la fatigue du salarié ? » « Pensez-vous que le télétravail a un effet positif sur la conciliation vie privée / vie professionnelle du salarié ? » La plupart des managers attribue un impact positif du télétravail sur la fatigue du salarié (14 managers sont tout à fait d’accord et 8 managers sont d’accord ). La plupart des managers attribue un impact positif du télétravail sur la conciliation vie privée/vie professionnelle du salarié (16 managers sont tout à fait d’accord et 5 managers sont d’accord ).

17. CONSEQUENCES DU TELETRAVAIL SUR L’EQUIPE DE TRAVAIL «  Constatez-vous un changement dans l’ambiance de travail depuis la mise en place du télétravail ? » « Constatez-vous un changement en ce qui concerne la communication et le reporting au sein de votre équipe depuis la mise en place du télétravail ? » Bien que la majorité des managers n’a constaté aucun changement dans l’ambiance de travail depuis la mise en place du télétravail (17), une part significative considère qu’il est encore trop tôt pour se prononcer (8). 6 managers ont constaté un changement dans l’ambiance de travail. Concernant la communication et le reporting, la majorité des managers affirme qu’il n’y a pas eu de changement (15), bien que 4 managers considèrent qu’il est encore trop tôt pour se prononcer. 8 managers pensent que la mise en place du télétravail a changé la communication au sein de l’équipe.

18. AMELIORATION DU TELETRAVAIL En ce qui concerne l’opinion générale sur la mise en place du télétravail, les résultats sont majoritairement positifs. 10 managers ont un avis positif, et 9 managers ont un avis très positif. « D ’un point de vue général, quelle est votre opinion sur la mise en place du télétravail ? » « Avez-vous des suggestions à apporter concernant l’amélioration du télétravail ? » Suggestions d’amélioration : • Cadrer les pratiques de télétravail : rappeler aux télétravailleurs qu’ils doivent signaler à la GIRH leurs journées non télétravaillées, mise en place d’un « guide de bonnes pratique » télétravail pour les télétravailleurs et leurs managers, fixer un cadre commun sur les motifs de retour des télétravailleurs (journée de personnel, réunion de branche, etc…), éviter l’organisation de réunions téléphoniques sur des journées de télétravail, vigilance quant à l’éventuelle surcharge de travail des non-télétravailleurs en l’absence des télétravailleurs, partage d’agendas des télétravailleurs obligatoire • Aspect technique : renvoi téléphonique à distance ou automatique, plus de dématérialisation pour certains process, amélioration de la connexion au réseau, mise à disposition d’une imprimante • Aspect organisationnel : mesure régulière des impacts organisationnels et opérationnels des services de production, et du climat social, conduite du changement auprès des managers et salariés • Ouverture du télétravail aux managers Plus de la moitié des managers interrogés ont suggéré des améliorations au télétravail.

19. QUALITES DU TELETRAVAILLEUR VUE PAR LES MANAGERS • « Selon vous, quelles sont les qualités dont doit disposer un salarié pour travailler à domicile ? Classer par ordre de priorité les qualités suivantes : Autonomie, Organisation, Rigueur, Autodiscipline, Confiance » • 1ère position : AUTONOMIE • 2ème position : AUTODISCIPLINE • 3ème position : ORGANISATION • 4ème position : RIGUEUR • 5ème position : CONFIANCE

20. QUALITES DU MANAGER A DISTANCE « Selon vous, quelles sont les qualités requises pour manager à distance ? Classer par ordre de priorité les qualités suivantes : Faire confiance – Superviser - Ouverture d’esprit - Déléguer - Fixer des objectifs - Contrôler » 1ère position : FAIRE CONFIANCE 2ème position : SUPERVISER 3ème position : DELEGUER 4ème position : FIXER DES OBJECTIFS 5ème position : OUVERTURE D’ESPRIT 6ème position : CONTROLER

21. Partie 3REGARDS CROISES TELETRAVAILLEURS / MANAGERS

22. BENEFICES DU TELETRAVAIL Fatigue 81% des télétravailleurs se sentent moins fatiguées depuis la mise en place du télétravail. Les managers sont majoritairement d’accord pour affirmer que la mise en place du télétravail a entraîné une diminution de la fatigue des salariés concernés. 60% sont tout a fait d’accord.

23. CONSEQUENCES DU TELETRAVAIL SUR L’EQUIPE DE TRAVAIL Organisation de l’équipe de travail 79% des télétravailleurs sont très satisfaits de l’organisation avec les collègues. Du côté des managers, la tendance est la même puisque 82% des managers ont fait part de leur satisfaction. Changement de la communication au sein de l’équipe 94% des télétravailleurs considèrent que la mise en place du télétravail n’a pas eu d’effet (positif ou négatif) sur la communication avec leurs collègueset 87% pensent que la mise en place du télétravail ne semble pas avoir eu d’impact (positif ou négatif) sur la communication avec le manager. Quant aux managers, 70% n’ont pas constaté de changement ( positif ou négatif), bien que 30% d’entre eux considèrent encore qu’il est trop tôt pour se prononcer.

24. QUALITES DU TELETRAVAILLEUR D’après les résultats de l’enquête, managers et salariés semblent s’accorder pour définir quelles sont les principales qualités que doit posséder un télétravailleur. Salariés : • 1ère position : Autonomie • 2èmeposition : Autodiscipline • 3èmeposition : Organisation • 4èmeposition : Rigueur • 5èmeposition : Confiance Managers : • 1ère position : Autonomie • 2èmeposition : Autodiscipline • 3ème position : Organisation • 4ème position : Rigueur • 5èmeposition : Confiance

25. TELETRAVAIL ET ENVIRONNEMENT « Pensez-vous que le télétravail a un réel impact sur l’environnement ? » La majorité des télétravailleurs (23) considère que le télétravail a un impact sur l’environnement. Néanmoins, une part importante de salariés pense le contraire (15) La majorité des managers (16) pense que le télétravail a un impact sur l’environnement. 6 personnes pensent que cela n’a aucun impact et une personne ne se prononce pas.