1 / 32

Bruk av prosjekter i offentlig omstillingsarbeid

Bruk av prosjekter i offentlig omstillingsarbeid. Fakta Alle prosjekt i Levanger kommune må følge SNDs PLP-prosess (prosjektleder-prosess). Hvorfor det? PLP hjelper deg å uttrykke deg mer presist mhp. hva utviklingen i prosjektet ditt og hva man forventer av resultater.

natasha
Download Presentation

Bruk av prosjekter i offentlig omstillingsarbeid

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. Bruk av prosjekter i offentlig omstillingsarbeid Assisterende rådmann IngvarRolstad, Ingvar.Rolstad@levanger.kommune.no, tlf. 74 05 27 17, postboks 130, 7601 Levanger

  2. Fakta Alle prosjekt i Levanger kommune må følge SNDs PLP-prosess (prosjektleder-prosess) Hvorfor det? PLP hjelper deg å uttrykke deg mer presist mhp. hva utviklingen i prosjektet ditt og hva man forventer av resultater. Bedre kunne velge ut og prioritere under usikkerhet og hurtige avgjørelser. Hjelper deg å stille krav til planlegging, organisering og gjennomføring av prosjektet Hjelper deg i å fokusere på beslutninger, fremdrift og resultat. SNDs PLP-prosess Assisterende rådmann IngvarRolstad, Ingvar.Rolstad@levanger.kommune.no, tlf. 74 05 27 17, postboks 130, 7601 Levanger

  3. PLP stiller krav PLP stiller krav til de som har ansvaret for utviklingsarbeidet og til de som skal gjennomføre det. Assisterende rådmann IngvarRolstad, Ingvar.Rolstad@levanger.kommune.no, tlf. 74 05 27 17, postboks 130, 7601 Levanger

  4. PLP stiller også krav til hvordan utviklingsarbeidet gjennomføres. Sentrale punkter i denne forbindelse er: • Prinsippet om faseinndelt prosjektutvikling • Forankring av prosjektet hos prosjekteiere og beslutningstakere • Klare roller med tydelig ansvar og mandat hos enkeltpersoner • Utvikling av entydige og realistiske målsettinger • Sammensetting av kompetente og produktive prosjektteam • Krav til og oppfølging av framdrift og ressursbruk • Identifisering og oppfølging av kritiske suksessfaktorer Assisterende rådmann IngvarRolstad, Ingvar.Rolstad@levanger.kommune.no, tlf. 74 05 27 17, postboks 130, 7601 Levanger

  5. PLP setter fokus på • Ansvarliggjøring av enkeltpersoner • Gjennomføringskraft og beslutningseffektivitet • Offensiv holdning til risikoPLP har vist seg å være et effektivt verktøy når strategier skal gjennomføres,og når det er behov for en felles arbeidsmetodikk for en virksomhets utviklingsprosjekter. Assisterende rådmann IngvarRolstad, Ingvar.Rolstad@levanger.kommune.no, tlf. 74 05 27 17, postboks 130, 7601 Levanger

  6. Prosjektledelse Ved oppdrag knyttet rundt prosjekt/prosjekt-ledelse benyttes PLP-prosessen. Fordelen med denne prosessen er klart definerte arbeidsoppgaver og skillelinjer mellom de ulike nivåene i prosjektet. Dette gir effektiv styring av prosjektets fremdrift og økonomi. PLP prosessen tar for seg prosjektet i flere deler med konkrete vurderinger av blant annet: • Organisering av prosjektarbeidet • Fase inndeling og milepæler • Beslutningspunkter • Oppfølging av prosjektet Assisterende rådmann IngvarRolstad, Ingvar.Rolstad@levanger.kommune.no, tlf. 74 05 27 17, postboks 130, 7601 Levanger

  7. Fakta PLP-prosessen er delt inn 3 faser; Forstudie Forprosjekt Hovedprosjekt Hvorfor det? Skjerper fokus tidlig, så man kan bruke minst mulig tid på klassisk ”prøving og feiling”. Reduserer finansiell risiko. En kort analyse som forstudiet er, kan avklare om ideen har markedspotensial eller ikke. Dermed hindrer man å sløse bort midler senere. Forstudie Forprosjekt Hovedprosjekt Faseinndeling Assisterende rådmann IngvarRolstad, Ingvar.Rolstad@levanger.kommune.no, tlf. 74 05 27 17, postboks 130, 7601 Levanger

  8. Fakta Forstudiet er en overordnet analyse av kritiske faktorer som markedsbehov, ressurstilgang. Typiske aktiviteter er å spørre fagpersonell og søke i litteratur/internett. Søk i sekundærdata. Et typisk forstudie kan vare fra én dag til 2-3 mnd. Hvorfor det? På en rask og ikke minst billig måte kan man avklare om ideen kan realiseres og hvilke etablerte konkurrenter man vil få. Hva er forstudie? Assisterende rådmann IngvarRolstad, Ingvar.Rolstad@levanger.kommune.no, tlf. 74 05 27 17, postboks 130, 7601 Levanger

  9. Fakta Forstudiet har vist at ideen har et realistisk potensial. Videreutvikling av ideen med grundigere (primærdata) analyse av marked, produksjonsløsninger, kompetansebehov, finansielt behov osv. Resultatene fra forprosjektet oppsummeres i en (foretnings)plan. Tidshorisont: vanligvis fra noen måneder til et halvt år. Hvorfor det? Alle som kan tenke å ”finansiere” ideen din vil kreve at du har lagt en (foretnings)plan for prosjektet. Ved å følge PLP kan du være sikker på at du har undersøkt de viktigste styrkene/svakhetene/mulighetene/truslene ved ideen din når du skal iverksette den. Hva er forprosjekt? Assisterende rådmann IngvarRolstad, Ingvar.Rolstad@levanger.kommune.no, tlf. 74 05 27 17, postboks 130, 7601 Levanger

  10. Hovedprosjekt Fakta Med det solide fundamentet du nå har i forprosjektet, er du klar for å iverksette prosjektet: Starte produksjonen av produktet eller tjenesten. Assisterende rådmann IngvarRolstad, Ingvar.Rolstad@levanger.kommune.no, tlf. 74 05 27 17, postboks 130, 7601 Levanger

  11. Husk! Fakta • Selv om det kan være bittert, er det av og til best å avslutte prosjektet underveis hvis ideen viser seg å være urealistisk å gjennomføre. Eller å få justert mandatet. Assisterende rådmann IngvarRolstad, Ingvar.Rolstad@levanger.kommune.no, tlf. 74 05 27 17, postboks 130, 7601 Levanger

  12. Prosjektivitet Med prosjektivitet mener vi en organisasjons evne til å nå nye mål med prosjekter som arbeidsform Assisterende rådmann IngvarRolstad, Ingvar.Rolstad@levanger.kommune.no, tlf. 74 05 27 17, postboks 130, 7601 Levanger

  13. Prosjektivitet S1 x S2 x G1 = E1 S1 = Grip vi tak i de riktige tinga - stiller vi det riktige spørsmålet S2 = Har vi det riktige svaret på spørsmålet G1 = Er vi i stand til å gjennomføre svaret Dersom noen av disse enkeltfaktorene er null - er resultatet null ! Assisterende rådmann IngvarRolstad, Ingvar.Rolstad@levanger.kommune.no, tlf. 74 05 27 17, postboks 130, 7601 Levanger

  14. Organisasjon - prosjekt En organisasjon er et langsiktig samarbeid mellom mennesker for å nå felles mål Et prosjekt er et midlertidig samarbeid mellom mennesker for å nå ett bestemt mål Assisterende rådmann IngvarRolstad, Ingvar.Rolstad@levanger.kommune.no, tlf. 74 05 27 17, postboks 130, 7601 Levanger

  15. Begreper Oppdragsgiver Prosjekteier Milepæl Styringsgruppe Prosjektleder Aktivitet Referanse- gruppe Hovedprosjekt Prosjektgruppe Prosjektmandat Delprosjekt Prosjektivitet Prosjektplan Kvalitetssikring Assisterende rådmann IngvarRolstad, Ingvar.Rolstad@levanger.kommune.no, tlf. 74 05 27 17, postboks 130, 7601 Levanger

  16. Kriterier for prosjekt • Klart definert mål/resultat • Engangsoppgave • Klar tidsramme • Gitt ressursramme • Samarbeid på tvers • fag og nivåer • egne ressurser og eksterne • Kompleksitet Assisterende rådmann IngvarRolstad, Ingvar.Rolstad@levanger.kommune.no, tlf. 74 05 27 17, postboks 130, 7601 Levanger

  17. Hvorfor bruke prosjekter ? Prosjekt Linjeorganisasjon Assisterende rådmann IngvarRolstad, Ingvar.Rolstad@levanger.kommune.no, tlf. 74 05 27 17, postboks 130, 7601 Levanger

  18. Forstudie Forprosjekt Hovedprosjekt Omstillingsprosjektets 5 faser 2 3 4 Prosjekt- organisasjon 5 Evaluering Drift Behov, idè forankring 1 Linje - organisasjon Assisterende rådmann IngvarRolstad, Ingvar.Rolstad@levanger.kommune.no, tlf. 74 05 27 17, postboks 130, 7601 Levanger

  19. Utvikling og gjennomføring i faser Gjennomføring iverksetting Forstudie Forprosjekt Mål Tema Aktiviteter og metode Leveranse Assisterende rådmann IngvarRolstad, Ingvar.Rolstad@levanger.kommune.no, tlf. 74 05 27 17, postboks 130, 7601 Levanger

  20. Samspill linje- vs prosjektorganisasjon Behov Forankring Evaluering Drift Vedtak Vedtak Vedtak Vedtak Linje - organisasjon Forstudie Forprosjekt Hovedprosjekt Prosjekt- organisasjon • Prosjektets struktur og arbeidsmåte skal: • Bidra til nødvendig forankring i linjeorganisasjonen • Redusere risikoen for feilprioriteringer • Sikre bevegelse fra et strategisk nivå til en nærmere konkretisering på de områder som prioriteres og foreslås videreført Assisterende rådmann IngvarRolstad, Ingvar.Rolstad@levanger.kommune.no, tlf. 74 05 27 17, postboks 130, 7601 Levanger

  21. Prosjektorganisering Assisterende rådmann IngvarRolstad, Ingvar.Rolstad@levanger.kommune.no, tlf. 74 05 27 17, postboks 130, 7601 Levanger

  22. Prosjektplanleggingen • Prosjektplan • Mål • Organisering • Risikovurdering • Aktivitets og • framdriftsplan • Ressursbruk • PA(sign) PL(sign) Assisterende rådmann IngvarRolstad, Ingvar.Rolstad@levanger.kommune.no, tlf. 74 05 27 17, postboks 130, 7601 Levanger

  23. Prosjekt vs prosess Prosess Forstudie Forprosjekt Hovedprosjekt Assisterende rådmann IngvarRolstad, Ingvar.Rolstad@levanger.kommune.no, tlf. 74 05 27 17, postboks 130, 7601 Levanger

  24. Krav til målformulering • Mål for totalprosjektet • hva er det til slutt vi skal oppnå • prosjektmål vs organisasjonsmål • Mål for hver fase • hva skal vi oppnå i forstudiefasen • hva skal vi oppnå i forprosjektfasen Assisterende rådmann IngvarRolstad, Ingvar.Rolstad@levanger.kommune.no, tlf. 74 05 27 17, postboks 130, 7601 Levanger

  25. Lag SMART(e) mål I sum må målstrukturen tilfredstille SMART- kravet: • S = spesifisert mhp effekt • M = målbart • A = akseptert • R = realistisk • T = tidsbestemt Assisterende rådmann IngvarRolstad, Ingvar.Rolstad@levanger.kommune.no, tlf. 74 05 27 17, postboks 130, 7601 Levanger

  26. Overordna nivå Milepæl -hva skal oppnås Forpliktelser overfor oppdragsgiver Detaljert nivå Aktivitet -hvordan ting skal oppnås Forpliktelser internt i prosjektet Gjennomføringsplanlegging på to nivåer Assisterende rådmann IngvarRolstad, Ingvar.Rolstad@levanger.kommune.no, tlf. 74 05 27 17, postboks 130, 7601 Levanger

  27. Milepæler • Inntreffen av en viktig hendelse i prosjektet på en forutbestemt dato • Viktigste oppfølgingspunkt for PL • Sentral i koordinering av flere delprosjekter Assisterende rådmann IngvarRolstad, Ingvar.Rolstad@levanger.kommune.no, tlf. 74 05 27 17, postboks 130, 7601 Levanger

  28. Milepælsplan Assisterende rådmann IngvarRolstad, Ingvar.Rolstad@levanger.kommune.no, tlf. 74 05 27 17, postboks 130, 7601 Levanger

  29. Integrert aktivitets- og ressursplanlegging xx Milepæl ................................................ Assisterende rådmann IngvarRolstad, Ingvar.Rolstad@levanger.kommune.no, tlf. 74 05 27 17, postboks 130, 7601 Levanger

  30. Risikovurdering • Alle prosjekter har risiko • Vi håndtere risko ved hjelp av: • god planlegging og klar organisering • identifisering og oppfølging av kritiske suksessfaktorer (KSF) og sukessfaktorer (SF) • En kritisk suksessfaktorer er en forhold – som dersom det inntreffer - vil kunne hindre måloppnåelse (dvs. hva kan gå galt) • En sukessfaktor er et forhold – som dersom vi klarer å realisere dette – vil bidra vesentlig til at vi lykkes i å nå vårt mål (dvs. hva må vi lykkes med) Assisterende rådmann IngvarRolstad, Ingvar.Rolstad@levanger.kommune.no, tlf. 74 05 27 17, postboks 130, 7601 Levanger

  31. Identifisering av kritiske suksessfaktorer -risikoskjema De kritiske suksessfaktorene er de faktorene som med stor sannsynlighet kan inntreffe til tross for mottiltak, og da ha en alvorlig konsekvens for måloppnåelsen Assisterende rådmann IngvarRolstad, Ingvar.Rolstad@levanger.kommune.no, tlf. 74 05 27 17, postboks 130, 7601 Levanger

  32. Hvordan lykkes med prosjekter ? Konkrete mål Klar organisering God planlegging Ressurser Assisterende rådmann IngvarRolstad, Ingvar.Rolstad@levanger.kommune.no, tlf. 74 05 27 17, postboks 130, 7601 Levanger

More Related