Kvalitetssikring av prosjekter

1. Kvalitetssikring av prosjekter

2. Erfaringer ? • ELLER SLIK ?? • Tidsplanen holder • Budsjettet holder • Fleksibilitet, tilpasningsevne og effektiv ressursbruk • Godt samarbeid på tvers av organisasjonsgrenser • Motiverte og inspirerte medarbeidere med stor grad av kreativitet, “vi har det gøy” • Styringsgruppa fungerer bra • SLIK ?? • Overoptimistiske tids- og kostnadsestimater ( -syndromet) • Uavklart ressurstilgang • Upresise mål - forskjellig virkelighetsoppfatning • For liten gjennomføringsevne i organisasjonen ? • Dårlige, eller manglende rutiner for prosjektarbeid i organisasjonen • planlegging, organisering, styring • oppfølging og rapportering Konkrete resultater, presis ansvars- fordeling, eksakte ferdigtidspunkter

3. Prosjekt: • Den sentrale metode for å organisere og gjennomføre utviklingsarbeid • Brukes for å løse tidsavgrensede utfordringer • Utgjør 2/3 av total virksomhet i norsk arbeidsliv og forvaltning

4. Prosjekt- start Prosjekt- slutt Prosjektorganisasjon Linjeorganisasjon Evaluering Beslutning om varig virkning Beslutning om prosjekt

5. Kilder til krav om endring og utvikling av studentrollen: Strukturendinger i arbeids-/næringsliv Økte krav om kvalitet og effektivitet Studentrollen

6. Kilder til krav om endring og utvikling av studentrollen: Strukturendinger i arbeids-/næringsliv Økte krav om kvalitet og effektivitet Stadige omorganiseringer Studentrollen

7. Kilder til krav om endring og utvikling av studentrollen: Teknologisk utvikling Strukturendinger i arbeids-/næringsliv Økte krav om kvalitet og effektivitet Stadige omorganiseringer Studentrollen

8. Kilder til krav om endring og utvikling av studentrollen: Teknologisk utvikling Strukturendinger i arbeids-/næringsliv Ungdom med nye holdninger og forutsetninger Økte krav om kvalitet og effektivitet Stadige omorganiseringer Studentutvikling

9. Målene med prosjektmodulen: • Gjøre deltakerne bedre i stand til å delta i planlegging, gjennomføring og evaluering av prosjekter • Gjøre deltakerne bedre i stand til å fylle sentrale roller i et prosjekt: prosjektansvarlig, prosjektleder, prosjektdeltaker • Bidra til at prosjekter skapt av studenter når sine mål

10. Utgangspunkt for opplæringen: Beslutning om å gjennomføre konkret prosjekt Ide- fase Plan- leggings- fase Gjennom- førings- fase Evaluerings- fase Veiledningstilbud Samling Samling ved avslutningen (1 dag) Samling midtveis i prosjektet

11. Hvordan lykkes med prosjekter? Konkrete mål God organisering Nok ressurser God planlegging

12. Prosjekt- teori Anvendelse eget prosjekt Prosjektplan eget prosjekt

13. Prosjekt- organisering Prosjekt- teori Organisere eget prosjekt Anvendelse eget prosjekt Prosjektplan eget prosjekt

14. Prosjekt- organisering Prosjekt- teori Krav til målformulering Organisere eget prosjekt Anvendelse eget prosjekt Formulere mål for eget prosjekt Prosjektplan eget prosjekt

15. Prosjekt- organisering Milepæler og beslutnings- punkter Prosjekt- teori Krav til målformulering Lage mile- pælplan for eget prosjekt Organisere eget prosjekt Anvendelse eget prosjekt Formulere mål for eget prosjekt Prosjektplan eget prosjekt

16. Prosjekt- organisering Milepæler og beslutnings- punkter Prosjekt- teori Krav til målformulering Risikoanalyse Lage mile- pælplan for eget prosjekt Organisere eget prosjekt Anvendelse eget prosjekt Gjennomføre risikoanalyse for eget prosjekt Formulere mål for eget prosjekt Prosjektplan eget prosjekt

17. Krav til innhold i prosjektplan: • Målsettinger • Organisering • Milepæler • Ressursbruk • Tiltak som følge av risikovurdering

18. Oppdragsgiver Styringsgruppe Prosjektansvarlig Referanse- gruppe Prosjektleder Prosjekt- gruppe Prosjekt- gruppe Prosjekt- gruppe

19. Prosjektplanleggingens 5 faser: • Sette mål • hva man • ønsker • å oppnå

20. Prosjektplanleggingens 5 faser: • Sette mål • hva man • ønsker • å oppnå • Veivalg • hvordan • målene skal • nås

21. Prosjektplanleggingens 5 faser: • Sette mål • hva man • ønsker • å oppnå • Veivalg • hvordan • målene skal • nås • Ressurser • bestemme • typer og • mengde • som • behøves

22. Prosjektplanleggingens 5 faser: • Sette mål • hva man • ønsker • å oppnå • Veivalg • hvordan • målene skal • nås • Ressurser • bestemme • typer og • mengde • som • behøves • Organisere • bestemme • fordeling • av ansvar og • myndighet

23. Prosjektplanleggingens 5 faser: • Sette mål • hva man • ønsker • å oppnå • Veivalg • hvordan • målene skal • nås • Ressurser • bestemme • typer og • mengde • som • behøves • Organisere • bestemme • fordeling • av ansvar og • myndighet Aktivitets- planlegge - formulere hva som må gjøres, når det skal gjøres, hvem som skal gjøre det

24. Krav til målsettinger: S – Spesifisert , må beskrive resultat

25. Krav til målsettinger: S – Spesifisert , må beskrive resultat M – Målbart

26. Krav til målsettinger: S – Spesifisert , må beskrive resultat M – Målbart A – Akseptert av de involverte

27. Krav til målsettinger: S – Spesifisert , må beskrive resultat M – Målbart A – Akseptert av de involverte R – Realistisk, men noe å strekke seg etter

28. Krav til målsettinger: S – Spesifisert , må beskrive resultat M – Målbart A – Akseptert av de involverte R – Realistisk, men noe å strekke seg etter T – Tidsbestemt når målet skal være nådd

29. Risikoanalysens 5 faser: Definere faktorer som kan være avgjørende for måloppnåelsen

30. Risikoanalysens 5 faser: Definere faktorer som kan være avgjørende for måloppnåelsen Beregne sannsynlighet for at hver faktor vil inntreffe

31. Risikoanalysens 5 faser: Definere faktorer som kan være avgjørende for måloppnåelsen Beregne sannsynlighet for at hver faktor vil inntreffe Beregne konsekvensene av hver faktor dersom den inntreffer

32. Risikoanalysens 5 faser: Definere faktorer som kan være avgjørende for måloppnåelsen Beregne sannsynlighet for at hver faktor vil inntreffe Beregne konsekvensene av hver faktor dersom den inntreffer Finne de kritiske suksessfaktorene

33. Risikoanalysens 5 faser: Definere faktorer som kan være avgjørende for måloppnåelsen Beregne sannsynlighet for at hver faktor vil inntreffe Beregne konsekvensene av hver faktor dersom den inntreffer Finne de kritiske suksessfaktorene Formulere tiltak for å redusere sjansene for å mislykkes

34. Kvalitet Forventning Oppdrags- giver Prosjektet Kvalitet! "Opplevelse"

35. "Nivåer" av prosjektledelse i en organisasjon Enkeltprosjektet • Prosjektledelse • Project Management • Ledelse av prosjekter • Management of Projects • Virksomhetsledelse gjennom prosjekter • Management by Projects Prosjektrutiner i org. Endringsledelse

36. Noen begreper vi ofte møter • Kvalitetssikring • Kvalitetssystem • Kvalitetsledelse • Kvalitetsstandarder • Kvalitetsrevisjon • Sporbarhet • Avvik • Korrektive tiltak

37. Kvalitetssikring • "Alt som bidrar til kvalitet, men som vi vanligvis gjør for lite av!" • Planlagte og systematiske tiltak som er nødvendige for å gi tiltro til at produktet/tjenesten oppfyller kvalitetskravene

38. Kvalitetssystem og -ledelse • "Kvalitetssikringssystem" - "Kvalitetssikring satt i system" • Ledelsens styringsverktøy for å sikre og forbedre kvalitet • Skal vise (dokumentere) at definerte, vedtatte krav (standarden) oppfylles • Kvalitetsledelse: Alle ledelsesfunksjoner knyttet til kvalitetssystemet • Politikk, mål, ansvar, iverksettelse osv.

39. Standarder og revisjon Da får vi vel lage vår egen? • Standarder - standardisering • NS-ISO 9000 • Ingen ISO-standard for prosjektledelse (foreløpig) • Sporbarhet • Feil og avvik må kunne spores tilbake til årsak/utgangspunkt • Revisjon • Vise at man holder det man lover • For å sammenligne med andre • For å få og beholde sertifikat

40. Avvik • "Et KS uten et opplegg for avviksregistrering er ufullstendig"

41. Hva bestemmer kvaliteten på vårt prosjektarbeid?

42. Utviklingsprosjekter • sammenlignet med • leveranse- • prosjekter • investerings- • prosjekter

43. Personalet i den profesjonelle organisasjonenEtterSveiby og Risling: Kunnskapsbedriften, 1987 • Lederne • Formelle og uformelle • Linje og prosjekt Høy "De profesjonelle" Profesjonell kompetanse "Støtte- apparatet" ("Forvalterne") Lav Lav Organisasjons- og leder- kompetanse Høy

44. Rapportering i forhold til • Milepælene- er de nådd ? • Kvaliteten på resultatene - er den god nok ? • Ressursbruken - hvordan ligger vi an ? • Tidsbruk • Økonomi - hva er konskevensene av en eventuell overskridelse (spes. viktig i prosjekter med store investeringer (IT, bygg osv.) Fast månedlig rapportering!!!

45. Rapportering på ansvarskartet - rapporteringskriterier 1. Ressursbruken Hva er brukt Hvor mye jobb gjenstår 2. Tidsplanen Holder fristene for milepælene Holder slutt-tidsfristen 3. Kvaliteten Hvis det er relevant 4. Ansvarskartet Følges ansvarskartet 5. Endringer/tillegg Omfang og konsekvenser 6. Ventetid Årsak og konsekvenser. Utdypning. 7. Spesielle problemer Årsak og konsekvenser. Utdypning.

46.  Fullfør og avslutt prosjektoppgaven Overfør produktet til brukerne  Utnytt prosjektresultatetOppløs prosjektgruppa Sluttrapport Sluttevaluering Prosjektavslutning, gevinstrealisering og læring “Ingen husker en effektiv start, alle husker, og merker, konsekvensene av en dårlig avslutning og videreføring! ”

47. Planlegging er en prosess Prosjektavslutningen må også planlegges, organiseres og styres ! Gjennomføring Gevinstrealisering Planlegging og organisering Avslutning Idé Videreføring Implementering

48.  Fullfør og avslutt prosjektoppgaven • Lever det bestilte produktet • Ofte behov for: • Tettere oppfølging og kontroll • planlegg på et mer detaljert nivå • hold hyppigere prosjektmøter • lag Aktivitetsansvarskart ”dag for dag”....... for å sikre alle løse tråder • vurder om prosjektet trenger en annen kompetanse under avslutningen og videreføringen

49.  Overfør produktet til brukerne - bygg bro mellom prosjektet og brukerne • Planlegg overføring til brukerne (målgruppa), sørg for aksept av sluttresultatet. • Har vi hatt brukerne med hele veien, var de med å definerte prosjektets mål og rammebetingelser , vil de akseptere resultatet ? • Sørg for en synliggjøring av ansvar for videreføring / implementering. Det kan være nyttig å utpeke en ansvarlig for overleveringen både i prosjektgruppa og i brukerorganisasjonen • Sørg for en grundig og differensiert informasjon. • Foreta en grundig gjennomtenking av informasjonen som skal gis til målgruppa for prosjektet - form og innhold avhenger av mottakerne. • Prosjektrapporter - hvordan og og til hvem ? • Trenger vi et eget “innføringsprosjekt” i overgangen mellom prosjekt og drift ? • Vurder behovet for opplæring, støttepersoner, orakeltjeneste • Vurder nødvendigheten av ekstra ressurstilgang

50.  Utnytt prosjektresultatet Legg til rette for full utnyttelse.Lag gjerne en plan for gevinstrealisering. • hvilke gevinster skal tas ut når ? • beskrivelse og kvantifisering hentes fra kost/nytte-analysen - hva skal vi måle, når og i forhold til hva ? • hvilke beslutninger, tiltak og informasjon kreves for å få tatt ut gevinstene ? • hvem er ansvarlig for gevinstrealiseringen ?