proyecto modernizaci n procesos y procedimientos n.
Download
Skip this Video
Loading SlideShow in 5 Seconds..
Proyecto Modernización Procesos y Procedimientos PowerPoint Presentation
Download Presentation
Proyecto Modernización Procesos y Procedimientos

Loading in 2 Seconds...

play fullscreen
1 / 22

Proyecto Modernización Procesos y Procedimientos - PowerPoint PPT Presentation


  • 98 Views
  • Uploaded on

Proyecto Modernización Procesos y Procedimientos. PROPUESTA MAPA DE PROCESOS – ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL. PROYECTO MODERNIZACION UNIVERSITARIA.

loader
I am the owner, or an agent authorized to act on behalf of the owner, of the copyrighted work described.
capcha
Download Presentation

PowerPoint Slideshow about 'Proyecto Modernización Procesos y Procedimientos' - maris-lambert


An Image/Link below is provided (as is) to download presentation

Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author.While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server.


- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Presentation Transcript
proyecto modernizaci n procesos y procedimientos

Proyecto ModernizaciónProcesos y Procedimientos

PROPUESTA MAPA DE PROCESOS – ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL

proyecto modernizacion universitaria
PROYECTO MODERNIZACION UNIVERSITARIA
  • El entorno dinámico y cambiante en el cual interactúa la Universidad del Cauca conlleva la necesidad de modernizar la estructura administrativa y las formas de organización y distribución del trabajo, con el objetivo de obtener mayor flexibilidad y eficiencia en las actividades que se desarrollan para el cumplimiento de la misión institucional.

PROPUESTA MAPA DE PROCESOS – ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL

gesti n por procesos en la universidad del cauca
Gestión por Procesos en la Universidad del Cauca:
  • Un enfoque de gestión basado en procesos, en el ámbito de un sistema de gestión de la calidad, requiere la identificación de todos los factores de estructura, cultura organizacional, marco legal y entorno que influyen en el desarrollo de las actividades.El actual modelo de procesos presenta las siguientes características:

PROPUESTA MAPA DE PROCESOS – ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL

conceptos base del modelo actual
Conceptos Base del Modelo Actual
  • Procesos Estratégicos: Aquellos que tienen alcance sobre los demás procesos del Sistema, para su planificación, la definición de políticas de gestión en todos los niveles de la Universidad.
  • Procesos Misionales: Aquellos que intervienen en la determinación de requerimientos, necesidades y expectativas de los estudiantes.
  • Procesos de Apoyo: Aquellos involucrados en la provisión de los recursos y actividades de apoyo necesarias para el normal funcionamiento de los demás procesos del Sistema.
  • Procesos de Evaluación: Aquellos involucrados en la evaluación institucional a los demás procesos del sistema.

PROPUESTA MAPA DE PROCESOS – ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL

inconsistencias encontradas en el modelo actual
Inconsistencias Encontradas en el Modelo Actual
  • El actual mapa de procesos no refleja todas las actividades misionales de la universidad.
  • No tiene el soporte documental que garantice la consistencia del modelo.
  • Carece de una descripción completa y detallada de los procedimientos que hacen parte de cada uno de los procesos que lo conforman.
  • No hay correspondencia entre la estructura organizacional actual y el modelo de procesos.
  • El mapa de Procesos actual no evidencia el enfoque sistémico necesario para la implementación de una estructura basada en procesos.
  • El mapa de procesos actual tiene una visión de organización empresarial de la institución.

PROPUESTA MAPA DE PROCESOS – ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL

definiciones claves de la propuesta
Definiciones Claves de la Propuesta
  • Asistencia: Acción de asistir o apoyar con compromiso y colaboración.
  • Autocontrol: Control de los propios impulsos y reacciones.
  • Calidad: Conjunto de características de un producto o servicio que le confieren la aptitud para satisfacer expectativas de las partes interesadas.
  • Centro: Órgano que está destinado a cultivar o a fomentar determinados estudios, investigaciones o a la prestación de servicios.
  • Comité: Órgano conformado por un conjunto de personas encargadas por la ley, o por una corporación o autoridad, de ejercer unas determinadas competencias que pueden ser de carácter permanente o temporal en algún asunto específico, sin capacidad de decisión.
  • Conformidad: Igualdad, correspondencia de una cosa con otra.
  • Consejo: Órgano de carácter asesor y decisorio en temas específicos de la gestión.
  • Consistencia: Propiedad de lo que es duradero, estable o sólido, cohesión.
  • Control: Comprobación, inspección, fiscalización, intervención.
  • Cumplimiento: Acción y efecto de cumplir o cumplirse.
  • Decanatura: Conjunto de órganos destinadas oficialmente al decano para el desempeño de sus funciones.
  • Departamento: Órgano en que se subdivide una Facultad que cultiva una o varias disciplinas afines, imparte docencia, adelanta investigación, extensión y servicios, en cada una de ellas.

PROPUESTA MAPA DE PROCESOS – ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL

definiciones claves de la propuesta1
Definiciones Claves de la Propuesta
  • Dimensión: Aspecto o faceta de algo.
  • División: Órgano de gestión administrativa conformado por dos o más secciones.
  • Escuela: Órgano de una Facultad que administra programas orientados a la formación en ocupaciones técnicas o tecnológicas.
  • Evaluación: Proceso que tiene como finalidad determinar el grado de eficacia y eficiencia, con que han sido empleados los recursos destinados a alcanzar los objetivos previstos, posibilitando la determinación de las desviaciones y la adopción de medidas correctivas que garanticen el cumplimiento adecuado de las metas presupuestadas.
  • Expectativa: Esperanza de realizar o conseguir algo.
  • Facultad: Cada una de las grandes divisiones de una universidad, correspondiente a una rama del saber, y en la que se dan las enseñanzas de una carrera determinada o de varias carreras afines.
  • Gestión: Es la aceptación y ejercicio de responsabilidades sobre un proceso (es decir, sobre un conjunto de actividades) lo que incluye:
    • La preocupación por la disposición de los recursos y estructuras necesarias para que tenga lugar.
    • La coordinación de sus actividades (y correspondientes interacciones).
    • La rendición de cuentas ante el abanico de agentes interesados por los efectos que se espera que el proceso desencadene.

También se entiende por gestión al conjunto de trámites a realizar para resolver un asunto.

PROPUESTA MAPA DE PROCESOS – ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL

definiciones claves de la propuesta2
Definiciones Claves de la Propuesta
  • Gestión de la Información: Sección dedicada a la toma, recopilación, y análisis de la Información.
  • Misional: Enfocado en el cumplimiento del propósito fundamental de la organización.
  • Noción: Conocimiento o idea que se tiene de algo
  • Oficina: Órganos de carácter asesor.
  • Órgano: Persona o conjunto de personas que actúan en representación de una organización o persona jurídica en un ámbito de competencia determinado.
  • Orientar: Dirigir o encaminar a alguien o algo hacia un fin determinado.
  • Parte Interesada: Cualquier persona o entidad que es afectada o concernida por las actividades o la marcha de una organización; por ejemplo, los trabajadores de esa organización, sus accionistas, las asociaciones de vecinos afectadas o ligadas, los sindicatos, las organizaciones civiles y gubernamentales que se encuentren vinculadas. etc.
  • Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.
  • Proceso: Conjunto de procedimientos mutuamente relacionados o que interactúan, los cuales transforman elementos de entrada en resultados.
  • Sección: Cada una de las partes en que se divide o considera dividida una División.

PROPUESTA MAPA DE PROCESOS – ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL

definiciones claves de la propuesta3
Definiciones Claves de la Propuesta
  • Sistema: Conjunto de procesos que relacionados entre sí ordenadamente que contribuyen a determinado objeto.
  • Soporte: Apoyo o sostén.
  • Sostenibilidad: Es la capacidad de permanecer. Cualidad por la que un elemento, sistema o proceso, se mantiene activo en el transcurso del tiempo. Capacidad por la que un elemento resiste, aguanta, permanece.
  • Unidad Descentralizada: Órgano constitutivo con independencia y autonomía
  • Verificación: Acción de comprobar o examinar la verdad de algo.
  • Vicerrectoría: Órgano de nivel directivo.

PROPUESTA MAPA DE PROCESOS – ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL

propuesta del nuevo mapa de procesos
PROPUESTA DEL NUEVO MAPA DE PROCESOS
  • Incorporación de la dimensión Sistemica en todos los procesos.
  • Incorporación de los procesos de Interacción con la Sociedad.
  • Cambio de la noción de Necesidad por la de Expectativa.
  • Cambio de la noción de Apoyo por la de Asistencia en los sistemas de Gestión administrativa y los de Cultura y Bienestar.
  • Cambio de la noción de Control por la de Autocontrol y Evaluación.
  • Cambio en la visión de Organización Empresarial por la de Organización Social

PROPUESTA MAPA DE PROCESOS – ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL

slide12

C

U

M

P

L

I

M

I

E

N

T

O

E

X

P

E

C

T

A

T

I

V

A

S

P

A

R

T

E

S

I

N

T

E

R

E

S

A

D

A

S

ESTRATEGICOS (7)

E

X

P

E

C

T

A

T

I

V

A

S

P

A

R

T

E

S

I

N

T

E

R

E

S

A

D

A

S

Sistema de Gestión Estratégica (5)

Sistema Integrado de Gestión (2)

MISIONALES (6)

Sistema de Interacción Social (2)

Sistema de Formación (2)

Sistema de Investigación (2)

ASISTENCIA (19)

Sistema de Cultura y Bienestar Universitario (3)

Sistema de Gestión Administrativa (16)

EVALUACION (1)

Sistema de Gestión del Autocontrol y la Verificación (1)

PROPUESTA MAPA DE PROCESOS – UNIVERSIDAD DEL CAUCA

gesti n por procesos en la universidad del cauca propuesta
Gestión por Procesos en la Universidad del Cauca: (Propuesta)
  • Procesos Estratégicos: Aquellos que orientan las actuaciones y decisiones de todos los componentes del sistema y que son esenciales para la sustentabilidad de la Institución.
  • Procesos Misionales: Aquellos que están involucrados en el cumplimiento de las expectativas de las partes interesadas en el marco de las funciones sustantivas de la Universidad.
  • Procesos de Asistencia: Aquellos involucrados en la provisión de los recursos y las actividades de cooperación y colaboración, necesarias para el normal funcionamiento de los demás procesos del Sistema.
  • Procesos de Evaluación: Aquellos que permiten el mantenimiento de la consistencia y conformidad de los procesos del sistema.

PROPUESTA MAPA DE PROCESOS – ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL

conceptos base del modelo actual1
Conceptos Base del Modelo Actual
  • Procesos Estratégicos: Aquellos que tienen alcance sobre los demás procesos del Sistema, para su planificación, la definición de políticas de gestión en todos los niveles de la Universidad.
  • Procesos Misionales: Aquellos que intervienen en la determinación de requerimientos, necesidades y expectativas de los estudiantes.
  • Procesos de Apoyo: Aquellos involucrados en la provisión de los recursos y actividades de apoyo necesarias para el normal funcionamiento de los demás procesos del Sistema.
  • Procesos de Evaluación: Aquellos involucrados en la evaluación institucional a los demás procesos del sistema.

PROPUESTA MAPA DE PROCESOS – ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL

insconsistencias estructura organizacional actual
INSCONSISTENCIAS ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ACTUAL
  • Estructura Funcional centrada en un flujo de trabajo vertical que impide la comunicación y la coordinación entre los procesos.
  • Exceso de Comités en el nivel ejecutivo, lo que genera reprocesos, demoras y dilución de las responsabilidades frente a la toma de decisiones.
  • Procesos incompletos, sin documentar, desactualizados.
  • Escasa interrelación funcional en la normatividad que rige la gestión Universitaria lo cual genera falta de claridad entre lo que se debe y no se debe aplicar.
  • Creación de dependencias sin una relación coherente con las actividades realizadas dentro de las mismas.
  • Inexistencia de procesos, canales e instrumentos de comunicación fluidos y transversales a toda la estructura.
  • Falencias en la delegación de funciones, debido a que a algunos funcionarios se les han delegado actividades que sobrepasan sus responsabilidades (Lo cual incluye toma de decisiones).

PROPUESTA MAPA DE PROCESOS – ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL

insconsistencias estructura organizacional actual1
INSCONSISTENCIAS ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ACTUAL
  • Oficinas de asesoría con responsabilidades de gestión propias de los órganos ejecutivos que generan conflicto de competencias.
  • Falencias en la delegación de Funciones.
  • Las funciones y algunos de los procesos están diseñados en función de los criterios o necesidades del funcionario que los ejecuta, independientemente de la conveniencia institucional.
  • Inexistencia de un órgano Institucional que regule y controle la modificación de los procesos, en forma inconsulta por parte de cualquier funcionario.
  • Inexistencia de una cultura Corporativa lo cual genera conflictos de interés y de competencias entre distintas áreas funcionales.
  • Actividades vitales a cargo de contratistas que no permiten la continuidad de los procesos porque son contratados por tiempo y no por tareas.

PROPUESTA MAPA DE PROCESOS – ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL

comparativo estructura por funciones y procesos
COMPARATIVO ESTRUCTURA POR FUNCIONES Y PROCESOS

Funciones:

  • Estructura de la empresa por áreas funcionales.
  • Flujo de trabajo vertical con estructuras piramidales.
  • Puestos de trabajo por funciones.
  • Conocimiento se desdobla a través de la estructura.
  • Orientada hacia adentro.
  • Procesos complejos y de poco valor agregado.
  • Incompatible con procesos por imposibilidad de integración horizontal y vertical.
  • Responsabilidad y autoridad limitada a la tarea.

PROPUESTA MAPA DE PROCESOS – ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL

comparativo estructura por funciones y procesos1
COMPARATIVO ESTRUCTURA POR FUNCIONES Y PROCESOS

Procesos:

  • Estructura de la empresa por procesos.
  • Flujo de trabajo horizontal y vertical.
  • Puesto de trabajo por Policompetencias.
  • Integración del conocimiento en grupos autónomos.     
  • Orientada hacia el usuario o parte interesada.
  • Proceso de ciclo corto y alto valor agregado.
  • Posibilidad de Integración matricial de actividades.
  • Responsabilidad y autoridad asociada al proceso.

Funciones:

  • Estructura de la empresa por áreas funcionales.
  • Flujo de trabajo vertical con estructuras piramidales.
  • Puestos de trabajo por funciones.
  • Conocimiento se desdobla a través de la estructura.
  • Orientada hacia adentro de la organización.
  • Procesos complejos y de poco valor agregado.
  • Incompatible con procesos por imposibilidad de integración horizontal y vertical.
  • Responsabilidad y autoridad limitada a la tarea.

PROPUESTA MAPA DE PROCESOS – ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL

slide19

ORGANOS DE GESTIÓN Y DECISIÓN

  • Consejo superior
  • Rectoría
  • Vicerrectorías
  • Divisiones
  • Secciones
  • Facultades
  • Decanaturas
  • Departamentos
  • Centros
  • Escuelas

ORGANOS DE ASESORIA Y CONSULTA

  • Consejos
  • Comités
  • Oficinas

ORGANOS DESCENTRALIZADOS

  • Unidad de Salud
implicaciones de la descentralizaci n
IMPLICACIONES DE LA DESCENTRALIZACIÓN
  • La Función central de los Consejos es la de aconsejar, por lo tanto con la nueva estructura se delimitará su alcance, los cuales serán considerados órganos de asesoría y consulta para la rectoría a excepción del consejo superior que es un órgano de carácter asesor- decisor, lo cual permitirá que la capacidad de decisión sea exclusiva de los órganos designados.
  • Las oficinas asesoras que actualmente son oficinas de trámites, deben desarrollar su función de asesoría tal como es su razón de ser según la definición de “oficina”
  • La reducción del número de comités permitirá una mayor flexibilidad de la estructura, mejor toma de decisiones, disminución de reprocesos.
  • La inclusión del Consejo de Bienestar como asesor del rector permitirá que la universidad se descentralice exclusivamente del componente académico y tenga una visión amplia de las funciones educativo de impacto social.

PROPUESTA MAPA DE PROCESOS – ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL

implicaciones de la descentralizaci n1
IMPLICACIONES DE LA DESCENTRALIZACIÓN
  • El carácter de la gestión de las vicerrectorías cambia debido a que se convierten en vicerrectorías de enlace y de verificación de cumplimiento de políticas y estrategias de la universidad por parte de las facultades, más que en determinadores de la cantidad y clase de trabajo que realizan las facultades. Por consiguiente el trabajo de los vicerrectores consiste en la gestión de recursos y apoyos internos y externos para lograr las metas de planeación de la universidad, acompañando a las decanaturas.

En el nivel estratégico de la Estructura Orgánica de la Universidad del Cauca:

  • La labor de los decanos será de gestión y de gerencia en el campo específico en el que se desempeña la facultad, en el marco de las políticas de la universidad.
  • Generación de una estrategia de capacitación en destrezas y habilidades gerenciales para los vicerrectores, decanos, secretarios generales, Jefes de división y órganos nuevos.
  • La forma de planear el presupuesto cambia ya que implica la realización de reuniones para la presentación de proyectos, se requiere de aprobación por parte del consejo de dirección y no es conveniente el movimiento de los recursos asignados al proyecto debido a que esto afecta las metas y resultados comprometidos en el proyecto.

PROPUESTA MAPA DE PROCESOS – ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL

slide22

UNICAUCA

PROYECTO

GRACIAS

MODERNIZACION