KILAn uudet päätökset ja yleisohjeet

1. KILAn uudet päätökset ja yleisohjeet Kymenlaakson ammattikorkeakoulu, Valtakunnalliset ammattikorkeakoulujen taloushallinnon opettajien neuvottelu- ja koulutuspäivät 6.-7.10.2011 Ilse Alander KTM, KLT, KHT

2. Kirjanpitolautakunnasta • Lautakunnan uusi kokoonpano 2010-2012 • Pj OTT, KTM Timo Kaisanlahti (Varma) • Yleisohjeiden päivitykset • Asunto-osakeyhtiö yleisohje 7.12.2010 • Menetelmäkuvaus yleisohje 1.2.2011 • Lausuntoja • 1854 / 14.9.2010 Tuloslaskelman rakenne • 1866 / 15.2.2011 Käteisvarojen kirjaaminen • 1869 / 15.3.2011 Saatavakannan kirjanpitokäsittely • 1871 / 26.4.2011 Kanavapakettien tulouttaminen • 1875 / 30.8.2011 Liittymismaksujen kirjaaminen

3. Kilan yleisohje kirjanpidon menetelmistä ja aineistosta 1.2.2011 • Määrittää kirjanpidon perustana toimivan tositeaineiston sisällön, ohjeistaa kirjanpidon laadinnassa käytettäviä menetelmiä sekä kirjanpitoaineiston säilyttämistä. • Perustana • KPL 1336/1997 toinen luku • KTM:n päätös 47/1998 kirjanpidossa käytettävistä menetelmistä (”Menetelmäpäätös”)

4. Kilan yleisohje kirjanpidon menetelmistä ja aineistosta • Määritelmät • Osakirjanpito • Kirjanpitokirja • Verkkolaskuoperaattori • Elektroninen arkistointi/pysyväisarkistointi • Kirjanpitoa lukemaan oikeutettu taho

5. Mitä ovat osakirjanpidot • Tietojärjestelmä muodostaa osakirjanpidon, jos siitä siirretään tietoja varsinaiseen pääkirjanpitojärjestelmään yhdistelmänä tai muuna yhteenvetona • Tietojärjestelmä ei ole osakirjanpito, jos siitä siirretään tiedot pääkirjanpitoon tai toiseen osakirjanpitoon liiketapahtumakohtaisesti ja jos tietojärjestelmän tositeaineistosta on aukoton kirjausketju varsinaiseen pääkirjanpitoon.

6. Kirjanpitokirjat, yleisohjeen 1.4 • Päiväkirja eli peruskirjanpito, aikajärjestys • Pääkirja eli pääkirjanpito, asiajärjestys • Osakirjanpitojen pääkirjat • Osakirjanpitojen päiväkirja • Voi muodostua useasta osasta esim. myyntireskontran päiväkirja • Laskupäiväkirja • Suorituspäiväkirja

7. Tasekirjan sisältö KPL 3.8 • Tilinpäätös ja toimintakertomus sekä luettelo kirjanpitokirjoista ja tositteiden lajeista samoin kuin tieto niiden säilytystavoista on kirjoitettava sidottuun tai välittömästi tilinpäätöksen valmistumisen jälkeen sidottavaan tasekirjaan, jonka sivut tai aukeamat on numeroitava

8. Tasekirjan sisältö • Luettelo kirjanpitokirjoista ym…. • Ei ole lain mukaan osa tilinpäätöstä • Mikään ei estä sitä, että tiedot olisivat esim. allekirjoitussivulla • Yhä merkityksellisempi nyt kun kirjanpidon laadinta ja materiaalin säilytys (arkistointi) on saanut yhä useampia muotoja

9. Tasekirjan sisältö esim. • Toimintakertomus 1-2 • Tilinpäätös • Tase 3 • Tuloslaskelma 4 • Tilinpäätöksen liitetiedot 5 • Tilinpäätöksen allekirjoitukset ja tilinpäätösmerkintä 6 • Luettelo kirjanpitokirjoista ja tositteiden lajeista samoin kuin tieto niiden säilytystavoista 7

10. Luettelo kirjanpitokirjoista • Käytetyt kirjanpitokirjat: • Tasekirja Sidottuna paperilla • Päiväkirja DVD-levy • Pääkirja DVD-levy • Myyntireskontran lasku- ja suorituspäiväkirjat DVD-levy • Palkkakirjanpidon päiväkirja DVD-levy

11. Luettelo tositteiden lajeista sekä tieto niiden säilytystavoista • Käytetyt tositelajit: • MU 1000-1999 Muistiotositteet, paperilla • OL 2000-2999 Ostolaskut, digitaalisesti • OR 3000-3999 Ostolaskujen suoritukset, digitaalisesti • PS 4000-4999 Puutarhasuunnittelun myyntilaskut, digitaalisesti • PV 4000-4999 Puutarhavälineiden myyntilaskut, paperilla • MR 5000-5999 Myyntilaskujen suoritukset, digitaalisesti • PT 6000-6999 Tiliotteet, digitaalisesti • PA 7000-7999 Palkanlaskennan tositteet, digitaalisesti • MA 8000–8999 Matkalaskut, paperilla • KM 20100101-20101231 Käteismyynnin tosite, digitaalisesti

12. Tosite • KPL 2:5 §: Kirjauksen on perustuttava päivättyyn ja numeroituun tositteeseen jne. • HE (1997): Tositteesta tulee käydä selville ainakin tositteen antajan nimi, liiketapahtuman sisältö ja rahamäärä. • Kila: tositteen tietosisältö keskeinen, • Sen perusteella on mahdollista laatia kirjanpitomerkintä. • Taloushallinnon asiantuntija pystyy toistamaan kirjauksen muuttumattomana.

13. Kirjanpitomerkintä • Tositteen ja sen perusteella laaditun kirjanpitomerkinnän muodostamasta tietokokonaisuudesta on käytävä ilmi: • Tositteen päivämäärä • Tositteen numero • Tiliöinti eli valitun pääkirjatilin osoittava merkintä • Kirjauksen päivämäärä, jos se on eri kuin tositteen päivämäärä • Liiketapahtuman rahamäärä • Alv-kannat

14. Tositteen numerointi • Tarkoituksena on: • liiketapahtuman ja sen kirjauksen yksilöinti • edesauttaa tietyn tositteen tai sen perusteella tehdyn kirjanpitomerkinnän etsimisessä • auttaa varmistamaan, että kaikki yhtiön tositteet on käsitelty kirjanpidossa • Perustuu yleensä juoksevaan numeroon, jolla on helppo varmistaa kirjausketjun aukottomuus. Muitakin tapoja on mahdollista käyttää.

15. Aika ja asiajärjestys • Voidaan toteuttaa kahdella tavalla • Kirjaukset järjestetään valmiiksi aika- ja asiajärjestykseen, ja nämä tiedot tallennetaan päivä- ja pääkirjana • Kirjaukset sisältävät tiedot, joiden perusteella käytettävä tietojärjestelmä järjestää ne tarvittaessa aika- ja asiajärjestykseen eli päivä- ja pääkirjaksi. • Yhdistelmätosite • Menettely, jossa esim. myyntilaskujen laskuluetteloa käytetään peruskirjanpitona, jossa tapahtumat on esitetty aikajärjestyksessä.

16. Kirjausketju eli audit trail • KPL 2:6 §: ”Liiketapahtumat on merkittävä kirjanpitoon siten, että kirjausten yhteys tositteesta peruskirjanpitoon ja pääkirjanpitoon sekä pääkirjanpidosta tuloslaskelmaan ja taseeseen on vaikeuksitta todettavissa.” • Kirjausketjun lähtökohtana ovat liiketapahtumat. Kaikista liiketapahtumista tulee laatia tosite.

17. Audit trail, yleisohjeen 3.5 • Liiketapahtuma • Tosite • tiliöinti, tositenumero • Päiväkirja • Pääkirja • Tilikohtainen tuloslaskelma ja tase • Vaihtoehtona linkitykset • Virallinen tuloslaskelma ja tase, tilinpäätös

18. Audit trail pääkirjanpidossa • Hyvän kirjanpitotavan mukaista on että kirjausketjun toteutumista voidaan seurata myös toiseen suuntaan • Tilinpäätöksestä tositteeseen • Porautuminen • Haku tositenumeron tai muun yksilöivän tiedon perusteella

19. Audit trail osakirjanpidoissa • Osakirjanpidot ovat pääkirjanpidon osia • Kirjausketjuvaatimukset ja säilytysvaatimukset koskevat myös osakirjanpitoja • On huolehdittava siitä, että yhdistellystä tositteesta tai sen liitteestä selviää, mitä kullekin tilille siirretty summa sisältää

20. Täsmäytykset • Hyvän kirjanpitotavan mukaan kirjanpitovelvollinen seuraa säännöllisesti kirjanpidon sisällön täydellisyyttä ja oikeellisuutta olennaisella tarkkuudella. • Pankkitilin ja osakirjanpitojen täsmäyttäminen! • Erityisen tärkeää jos aineisto on koneellisesti hajautettu usean eri tahon säilytettäväksi.

21. Täsmäytykset 3.7.3 • Konekielisesti vastaanotettujen tietojen täsmäytys (menetelmäpäätös 2:3.2§) • Jos kirjanpitovelvollinen luovuttaa tai vastaanottaa kirjanpitotietoja konekielisesti toiselta kirjanpitovelvolliselta, ne on täsmäytettävä vähintään tilikausittain • Tarkoittaa tietoja, joita vastaanotetaan kirjanpidon laatimista varten (myyntireskontratapahtumat) • Ei tarkoita esim. sähköisten laskujen vastaanottamista

22. Kirjanpitoaineiston säilyttäminen • 6 vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, jonka aikana tilikausi on päättynyt : • Tositteet • Liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto • veroilmoitukset • vakuutusyhtiöiden vuosi-ilmoitukset • pöytäkirjat yms. • koneellisen kirjanpidon täsmäytysselvitykset

23. Kirjanpitoaineiston säilyttäminen • 10 vuotta tilikauden päättymisestä: • kirjanpitokirjat, tililuettelo • tase-erittelyt (inventaari) ja liitetietojen erittelyt • konsernitilinpäätöksen yhdistelylaskelmat • Tasekirja (PAPERILLA, sivut tai aukeamat numeroitava)

24. Muu lainsäädäntö • Otettava myös huomioon myös muu lainsäädäntö esim: • Työsuhteisiin liittyvät • Eläkkeiden kertymiset • Työtodistukset • Arvonlisäverotus • Kiinteistöinvestointien tarkistus • Eu-tuet

25. Säilyttäminen • Säilyttäminen tilikauden aikana • Pysyväisarkistointi • Aineisto siirrettävä pysyväisarkistoon tilinpäätöksen laatimisaikana (KPL 3 luvun 6§) eli neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä • Säilyttäminen Suomen ulkopuolella

26. Tilikauden aikana säilyttäminen • Kahdella koneellisella tietovälineellä • Varmistuskopio sekä kopiot digitaalisessa muodossa olevista tositteista ym. • Tietovälineen ei tarvitse olla kertatallenteinen • Mikäli tositteet säilytetään paperilla, riittää yksi koneellinen tietoväline, joka on varmistettava • Useamman yrityksen tietoja voidaan säilyttää samalla koneellisella tietovälineellä

27. Säilyttäminen • Tietovälineet tulee säilyttää erillisissä turvallisissa tiloissa • Varmistettava, että ohjelmistosta on esim. asennus-CD olemassa/saatavissa • Säilytettävä erillisissä tiloissa • Tietovälineiden tietosisällön oikeellisuus on varmistettava säännöllisesti • testaukset

28. Pysyväissäilytys • Aineisto siirrettävä kahdelle pysyvästi säilytettävälle koneelliselle tietovälineelle, joiden kummankin tietosisällön oikeellisuus on tarkistettava ennen kuin tilapäiseen säilyttämiseen käytetty tietoväline otetaan muuhun käyttöön tai tehdään käyttökelvottomaksi • Kertatallenteinen väline tai tarkistelaskennan käyttäminen (algoritmi)

29. Tietovälineet • Yleisohjeessa on esimerkkeinä kertatallenteisista tietovälineistä mainittu • Cd-rom- DVD- sekä Blu-Ray -levyt • Yhden asiakkaan aineistot / levy • Osakirjanpidot joko samalla tai eri levyllä • Esimerkkeinä tallennusmuodoista mainitaan • Kuvatiedostoista gif, tif, jpg ja png • Html, ascii, xml ja pdf

30. Merkinnät tallennusvälineissä • Kuvaus säilytyksestä • Minkä ajankohdan • Mitä aineistoa • Tiedostomuodot ja tallennusmuodot, jos ne eivät ilmene tasekirjasta • Kuvaus voidaan sisällyttää tasekirjaan tai erilliseen asiakirjaan, johon tasekirjassa viitataan. Kuvaus säilytettävä kuten tasekirja

31. Kuvaus • Kirjanpitoaineiston pysyvän säilytyksen toteutustapojen tulee olla kuvattu siten, että kirjanpitoa lukemaan oikeutettu henkilö pystyy saattamaan aineiston selväkieliseksi ilman kirjanpitovelvollisen tai tämän käyttämän palveluntarjoajan myötävaikutusta

32. Pysyvä säilyttäminen Suomen ulkopuolella • Säilyttäminen pysyvästi toisessa Euroopan yhteisön maassa sähköisenä tallenteena, mikäli voidaan taata tosiaikainen tietokoneyhteys ja selväkieliseksi saattaminen • Noudatettava menetelmäpäätöksen ja yleisohjeen määräyksiä

33. Tilapäissäilyttäminen Suomen ulkopuolella • KPL 2:9§: Aineisto saadaan kirjanpidon ja tilinpäätöksen laatimiseksi säilyttää tilapäisesti muualla kuin Suomessa • Jos viranomaistoiminta edellyttää • Jäljennökset, jossa merkinnät maastaviennistä • Milloin, minne ja mitä tarkoitusta varten • Säännös koskee EU:n ulkopuolisia maita sekä tilanteita, joissa ei voida taata tosiaikaista tietokoneyhteyttä tai joissa aineisto on paperilla

34. Kilan viimeaikaisia lausuntoja

35. Kila 1854, 14.9.2010 Hakija, jonka asiakkaisiin kuuluu mm kuljetusyrityksiä ja kaivinkoneyrittäjiä pyysi kirjanpitolautakunnalta lausuntoa hyvän kirjanpitotavan mukaisesta menettelystä ajoneuvoihin ja koneisiin liittyvien kulujen, jotka muodostavat huomattavan suuren osuuden juoksevista menoista, kirjaamisessa. Tyypillisiä koneisiin liittyvistä menoista ovat polttoaine, huolto, korjaukset ja renkaat. Kuljetusyrityksissä näihin kuuluvat myös ulkomaiset tiemaksut, lauttamaksut ja vastaavat. Hakijan mukaan näiden menojen suuruus on suorassa suhteessa liikevaihdon laajuuteen. Lisäksi yritykset maksavat vuosittain toistuvasti mm. ajoneuvovakuutuksia, ajoneuvoveroja ja katsastusmaksuja.

36. KILA 1854 Hakija kysyi, onko hyvän kirjanpitotavan mukaista merkitä ajoneuvoihin ja koneisiin liittyvät, mm. edellä mainitut kulut tuloslaskelmassa kohtaan "Liiketoiminnan muut kulut". Hakijan käsityksenä on, ettei kohtana voi olla ”Aineet, tarvikkeet ja tavarat”, joka hakijan mukaan sisältää vain sellaiset hyödykkeet, jotka on tarkoitettu edelleen myytäviksi joko sellaisenaan tai jalostettuina. Hakijan mielestä hakemuksessa tarkoitetut menot eivät myöskään kuulu mahdolliseen vaihto-omaisuuteen taseessa.

37. KILA 1854 Hakija totesi, että kirjanpitoasetuksen muutoksen yhteydessä luovuttiin tuloslaskelmassa jaosta muuttuviin ja kiinteisiin kuluihin. Ennen muutosta hakija merkitsi kaikki edellä mainitut erät muuttuviin kuluihin ennen myyntikatetta. Asetuksenmuutoksen tultua voimaan on hakija merkinnyt ne liiketoiminnan muihin kuluihin.

38. KILA 1854 Lausunnon perustelut Kirjanpitolain mukaan tilikaudelta on laadittava tilinpäätös, joka sisältää mm. tuloksen muodostumista kuvaavan tuloslaskelman. Lisäksi KPL 3:2.1 §:ssä säädetään, että tilinpäätöksen … tulee antaa oikeat ja riittävät tiedot kirjanpitovelvollisen toiminnan tuloksesta … (oikea ja riittävä kuva). Tuloslaskelmasta on siis ilmettävä, miten kirjanpitovelvollisen tulos on muodostunut, jotta tuloslaskelma antaa riittävän ja oikean kuvan kirjanpitovelvollisen liiketoiminnallisen tuloksen muodostumisesta.

39. KILA 1854 KPA 1:1.1 §:n mukaisessa tuloslaskelmakaavassa säädetään seuraavasta esittämisjärjestyksestä: … 5. Materiaalit ja palvelut a) aineet, tarvikkeet ja tavarat aa) ostot tilikauden aikana ab) varastojen muutos b) Ulkopuoliset palvelut - - - 8. Liiketoiminnan muut kulut

40. KILA 1854 Aiemman lausunnon KILA 1573/1999 mukaan Yhtäältä ne kuluerät, jotka; liittyvät suoraan kirjanpitovelvollisen tuotteisiin ja myytäviin palveluihin, merkitään ko. lausunnon tapauksessa erään ”Ulkopuoliset palvelut”, jollei niille ole varattu tuloslaskelmassa omaa nimikettä. Toisaalta kulut, jotka; koskevat kirjanpitovelvollista itseään kokonaisuutena, merkitään erään ”Liiketoiminnan muut kulut” (mm. hallinnon palvelut).

41. KILA 1854 Vastaavalla tavalla kirjanpitolautakunta esitti (KILA 1769/2005), että liiketoiminnan muut kulut kohdistuvat kirjanpitovelvolli-sen toimintaan kokonaisuutena, eivätkä ne liity välittömästi tämän myyntiin tai vaihto-omaisuuteen (asiantuntijapalkkio). Lausunnossa 1813/2008 kirjanpitolautakunta on vielä todennut, että; jos ulkopuolisille maksetut kuluerät ovat hakijan varsinaiseen palvelutoimintaan suoraan liittyviä, niin ne merkitään kohtaan ”Ulkopuoliset palvelut”. Jos kyseessä ei ole palvelu- tai työsuorituksen alihankinta, mutta kulut liittyvät varsinaiseen palvelutoimintaan, on kyse aine- ja tarvikeostoista. Muissa tapauksissa kyse on liiketoiminnan muista kuluista.

42. KILA 1854 Kirjanpitolautakunnan lausunto: Tuloslaskelman järjestys kuvastaa ajatusta siitä, että; Kulu merkitään sitä ylemmäksi tuloslaskelmaan, mitä välittömämpi on sen yhteys ulkopuolisille luovutettavien hyödykkeiden aikaansaamiseen asianomaisen kirjanpitovelvollisen liiketoiminnassa.

43. KILA 1854 Huolto- ja korjauspalvelut Hakemuksen tarkoittamien yritysten toimintana on tarjota kuljetus- tai kaivinkonepalveluita. Koska tällaisen palvelun vastike veloitetaan tavanomaisesti kilometri- tai tuntiperusteisesti, on toiminnan edellytys, että sen tuottamiseksi tarvittava kalusto on toimintakuntoista. Huolto- ja korjaus kuuluvat välittömästi palvelun aikaansaamiseksi tarvittaviin toimiin. Huolto- ja korjaustarve riippuu asianomaisen kaluston käytön määrästä palvelun tuottamisessa.

44. KILA 1854 Siten huolto- ja korjauspalvelut, joita kuljetus- tai koneyritys itse ostaa ulkopuolisilta toimintakapasiteettinsa ylläpitämiseen, merkitään KPA 1:1.1 §:n mukaisessa tuloslaskelmassa "Ulkopuolisiin palveluihin". Vaihtoehtoisesti yritys voisi tuottaa nämä palvelut itse, jolloin tarvittava oma henkilötyö merkittäisiin tuloslaskelmassa erään ”Henkilöstökulut” ja materiaalit vastaavasti erään ”Aineet, tarvikkeet ja tavarat”. Viimeksi mainitut nimikkeet edeltävät KPA 1:1.1 §:n tuloslaskelma-kaavassa "Ulkopuolisten palvelujen" tavoin kohtaa ”Poistot ja arvonalentumiset”.

45. KILA 1854 • Tilinpäätösten keskinäisen vertailukelpoisuuden kannalta olisi ristiriitaista, jos tällaiset palvelut ulkopuoliselta ostettuina merkittäisiin tuloslaskelmassa ”Ulkopuoliset palvelut" -erää alemmaksi hakemuksessa ehdotettuun –erään "Liiketoiminnan muut kulut", joka on kuitenkin vasta kohdan "Poistot ja arvonalentumiset" jälkeinen nimike.

46. KILA 1854 Tiemaksut ja lauttamaksut yms. Ulkomaiset tiemaksut, lauttamaksut ja vastaavat maksut tulee merkitä nimikkeeseen ”Ulkopuoliset palvelut”. Nämä erät ovat välitön osa kuljetuspalvelun tuottamista, sillä kirjanpitovelvollinen maksaa ne voidakseen toteuttaa asiakkaaltaan saamansa kuljetustoimeksiannon. Merkintää ei tule tehdä nimikkeeseen ”Aineet, tarvikkeet ja tavarat”, sillä edellä tarkoitetut maksut perustuvat aineettomiin eli immateriaalisiin hyödykkeisiin. Näitä maksuja ei yleensä aktivoida taseen vaihto-omaisuuteen tavalla, jota kuvaa KPA 1:1.1 §:n tuloslaskelmakaavan kohta 5ab - varastojen muutos.

47. KILA 1854 Polttoaine- ja rengaskulut Nimikkeeseen ”Aineet, tarvikkeet ja tavarat” tulee merkitä kulut poltto-aineista ja renkaista. Ne kuuluvat myös asianomaisten kirjanpitovelvollisten vaihto-omaisuuteen taseessa. Olennaisuuden periaatteesta kuitenkin seuraa, ettei aktivoida hankintamenoa siitä polttoaineesta, joka on ajoneuvojen tankeissa tilikauden päättyessä. Jos erilliseen tankkiin hankitaan jatkuvasti täydennystä kulu-tusta vastaavasti, jolloin määrän muutokset ovat vähäisiä, saadaan taseeseen merkitä ”normaalivaraston” hankintame-noksi sama rahamäärä tilikaudesta toiseen KPL 5:6.3:n nojalla.

48. KILA 1854 Ajoneuvovakuutukset ja -verot sekä katsastusmaksut Nimikkeeseen ”Liiketoiminnan muut kulut” merkitään muut kuluerät, jotka liittyvät kirjanpitovelvolliseen itseensä kokonaisuutena ja joita ei voi erikseen määrittää jonkun tietyn palvelun tai tuotteen osaksi. Tällaisia ovat yleensä mm. ulkopuolisilta ostettavat hallinnolliset palvelut, kuten kirjanpitopalvelut. Lisäksi näihin kuuluvat myös pakolliset virallismaksut, kuten hakemuksessa tarkoitetut vakuutukset ja ajoneuvojen katsastusmaksut. Viimeksi mainituilla maksuilla ei ole välitöntä yhteyttä kuljetus- tai kaivinkoneyrittäjän palvelusuoritteisiin, jotka ovat matka- tai aikaperusteisia.

49. KILA 1854 Kyseessä on ennemminkin lakimääräinen edellytys, jonka suoritusvelvollisuus on täytettävä ennen kuin kirjanpitovelvollinen voi laillisesti tarjota asianomaisella ajoneuvolla tai koneella palveluitaan asiakkaille. Periaatteessa palvelusuoritetta ei voi tuottaa tätä aiemmin. Vakuutukset ja katsastusmaksut rinnastuvat kirjanpitovelvollisen yrityksen perustamiskuluihin, kuten kaupparekisterimaksuihin. Edellä sanottu koskee lisäksi ajoneuvoveroa, joka ei toisaalta ole luonteeltaan välittömästi kirjanpitovelvollisen tulokseen perustuva vero, jollainen merkittäisiin tuloslaskelmassa alemmaksi kohtaan ”Muut välittömät verot”.

50. KILA 1854 AINEET JA TARVIKKEET Polttoaineet Renkaat ULKOPUOLISET PALVELUT Korjaukset Tiemaksut LIIKETOIMINNAN MUUT KULUT Vakuutukset Katsastukset Ajoneuvoverot AUTOVERO kuuluu hankintahintaan