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1. Application Voir, Prévoir, Partager

2. Bienvenue Nom Prénom du coach Coordonnées Coordonnées Horaire 08h30 : Accueil café 09h00 – 12h10 : Coaching 12h10 – 13h00 : Lunch 13h00 – 16h30 : Coaching 16h30 : Clôture Agenda 1 – Jour 1 2 – Jour 2 3 – Jour 3

3. Retour sur la première journée Programme de la seconde journée

4. Contenu et programme Mise à disposition du logiciel Formation ORGANISATION Administration J1 Organigramme Personnes Divisions DEMARCHE STATEGIQUE Th Ac Mo OO OS Programme stratégique transversal Génération Importation J2 Validations Demandes Moyens Plan de formation temporaire Plan de formation final

5. Ligne du temps PST Plan de Formation Démarche stratégique Paramétrer Validations Demandes de Formation Organisation

7. Partie « Plan de formation »

8. Avant-propos : Formation et Plan de formation Historique 1994 : Les principes généraux de la Fonction publique locale et provinciale « Une importance fondamentale est apportée à la formation du personnel. Désormais, cette dernière conditionnera quasi l’ensemble des avancements barémiques ou des promotions. »

9. Avant-propos : Formation et Plan de formation • Historique • 1994 : Les principes généraux de la Fonction publique locale et provinciale • La formation n’équivaut pas seulement à « promotion » ou « évolution » • La formation n’est pas un coût mais un investissement

10. Avant-propos : Formation et Plan de formation • Historique • 2008 : Convention sectorielle 2005-2006 • Double objectif : • Renforcer la statutarisation • Renforcer la mobilisation des ressources humaines

11. Historique 2008 : Convention sectorielle 2005-2006 « Une circulaire relative à la formation sera rédigée. Elle concernera notamment l’établissement d’un plan de formation. Elle définira ce qu’il faut entendre par plan de formation. Elle comprendra un volet important sur les modes de communication interne et externe relatifs à la formation. Elle explicitera les démarches préalables à son élaboration et comment le concevoir tant par rapport aux formations valorisables pour la carrière que pour les autres. »

12. Avant-propos : Formation et Plan de formation • Circulaire dite « Plan de formation » • Avril 2009 • Plan de formation : Pourquoi ? • Outil de gestion et de développement des compétences • Objectif d’intérêt général • Motivation du personnel

13. Avant-propos : Formation et Plan de formation • Circulaire dite « Plan de formation » • Plan de formation = communiquer • Quand ; avant, pendant, après • Avec Qui : Agents, Responsables de services, mandataires, ensembliers, opérateurs de formation, organisations syndicales, ..;

14. Avant-propos : Formation et Plan de formation • Circulaire dite « Plan de formation » • Circulaire en 4 points • A. définition du plan de formation • Le plan de formation est un planning, un ensemble d’objectifs et de résultats à atteindre en matière de formation. • Il indique non seulement les besoins actuels mais aussi les besoins futurs • Le plan de formation s’inscrit dans un processus continu et évolutif qui tient compte des spécificités de chaque entité

15. Avant-propos : Formation et Plan de formation • Circulaire dite « Plan de formation » • Circulaire en 4 points • B. Démarches préalables • Déterminer les besoins en formation du personnel • Identifier le nombre d’agents intéressés • Etablir un état des lieux des formations et études déjà suivies par le agents • Sélectionner les besoins prioritaires en fonction de différents paramètres (cadre et situation du personnel, disponibilités financières, …)

16. Avant-propos : Formation et Plan de formation • Circulaire dite « Plan de formation » • Circulaire en 4 points • C. Structure du plan de formation • Articulé autour de 3 pôles : • Formations de base (valorisables) • Formations transversales (amélioration de la qualité des services) • Formations spécifiques (obligatoires ou facultatives)

17. Avant-propos : Formation et Plan de formation • Circulaire dite « Plan de formation » • Circulaire en 4 points • D. Adoption • Elaboration du plan en collaboration avec le responsable hiérarchique • Approbation par l’autorité dirigeante • Evaluation, suivi et actualisation

18. Avant-propos : Formation et Plan de formation • Qu’est ce qu’un plan de formation ? • Rencontre des besoins issus de l’orientation stratégique et des besoins exprimés par le terrain • Formations concernées • spécifiques • Transversales • valorisables

19. Avant-propos : Formation et Plan de formation • Le plan de formation est EVOLUTIF • Il est amené à évoluer constamment en fonction de divers éléments : • engagements, • nouveaux objectifs, • évaluations individuelles, • urgences, • …

21. Ligne du temps détailléePartie « Plan de formation »

22. Ligne du temps détailléePartie « Plan de formation »

23. Démarche stratégique Th – OS – OO – A - M V1 (confirmation) OS – OO par Directeur général A – M par fonctionnaire dirigeant et Chefs de division concernés V1 Facultatif (validation automatique possible) Moyens de formation Partie « Démarche stratégique » Demandes de formation Partie « Plan de formation » Plan de formation temporaire V2 (accord, report, refus) par Fonctionnaire dirigeant, Chefs de division concernés et Service du personnel V2 Facultatif pour CD et délégation pour FD Plan de formation final

24. Partie « Plan de formation » Rubrique « demandes de formation » Aussi appelées demandes « individuelles » car elle concerne l’individu Qui peut demander ? : chef de division, fonctionnaire dirigeant, service du personnel ou agent Tous les champs ne sont pas obligatoires, on connait le besoin mais pas qui va y répondre ou comment (durée, contenu, opérateur, …)

25. Partie « Plan de formation » Rubrique « demandes de formation » - En fonction du demandeur, liste par défaut des personnes pouvant faire l’objet de la demande • Possibilité de lien avec un Objectif opérationnel • On parle de « période » (50 ou 60 min selon les organismes) car plus cohérent avec les principes généraux de la Fonction publique local et provinciale • Possibilité de suivre l’état d’une demande de formation via le profil de chaque personne.

27. DEMO CITY

28. Partie « Plan de formation » Rubrique «Liste de contrôle » • Cette rubrique permet de confirmer l’état d’avancement de la partie organisation et la validation 1*(confirmation) de la Démarche stratégique * Peut être automatique (partie « administration » > sous-rubrique « valideurs du plan de formation »

29. Partie « Plan de formation » Rubrique « Liste de contrôle » - Complétion manuelle ou automatique

30. Partie « Plan de formation » Rubrique « Tableau de bord »

31. Partie « Plan de formation » Rubrique « Liste de contrôle » • Possibilité d’ajouter des étapes si on le souhaite • La colonne statut doit être positive partout pour générer le plan de formation temporaire

32. Partie « Plan de formation » Validation 1 – Confirmation • Il s’agit de confirmer le contenu de la Démarche stratégique • Deux profils concernés : • Fonctionnaire dirigeant • Chefs de division • S’il existe plusieurs profils, une seule validation (confirmation) suffit.

33. Partie « Plan de formation » Validation 1 – Confirmation

34. Partie « Plan de formation » Validation 1 – Confirmation • Possibilité de paramétrer le logiciel pour réaliser cette étape • Partie « administration », rubrique « plan de formation », sous-rubrique «valideurs du plan de formation » Activer la validation automatique (Aucune validation n’est exigée dans la démarche stratégique)

35. Démarche stratégique Th – OS – OO – A - M V1 (confirmation) OS – OO par Directeur général A – M par fonctionnaire dirigeant et Chefs de division concernés V1 Facultatif (validation automatique possible) Moyens de formation Partie « Démarche stratégique » Demandes de formation Partie « Plan de formation » Plan de formation temporaire V2 (accord, report, refus) par Fonctionnaire dirigeant, Chefs de division concernés et Service du personnel V2 Facultatif pour CD et délégation pour FD Plan de formation final

36. Partie « Plan de formation » Rubrique « Générer et valider le plan de formation temporaire» • Rubrique qui permet de créer et de suivre la validation 2 (accord -report – refus) du plan de formation temporaire

37. Partie « Plan de formation » Rubrique « Générer et valider le plan de formation temporaire » • Le plan de formation temporaire comprend les demandes de formation (individus) et les moyens de formation (DS). • Une fois l’état de la liste de contrôle (partie PF) complet, on peut le générer

38. Partie « Plan de formation » Rubrique « Générer et valider le plan de formation temporaire » • La validation 2 du PF temporaire : • Valider • Refuser • Reporter

39. Partie « Plan de formation » Rubrique « Générer et valider le plan de formation temporaire» • La validation du PF temporaire c’est FAIRE LE TRI dans l’ensemble des formations décelées ou demandées selon les priorités, les possibilités, les disponibilités, …

40. Partie « Plan de formation » Rubrique « Générer et valider le plan de formation temporaire » • 3 profils concernés par la Validation du PF temporaire • Fonctionnaire dirigeant (délégation) • Chefs de division (facultatif) • Service du personnel

41. Partie « Plan de formation » Rubrique « Générer et valider le plan de formation temporaire» • On peut suivre l’avancement de la validation via • Certaines colonnes du PF temporaire • Un tableau d’état d’avancement de validation par les 3 profils

42. Partie « Plan de formation » Rubrique « Générer et valider le plan de formation temporaire »

43. Partie « Plan de formation » Rubrique « Générer et valider le plan de formation temporaire » • On peut rendre facultative la validation par le(s) profil(s) chef de division • Partie « Administration », rubrique « Plan de formation », sous-rubrique « validation des types de formation »

44. Partie « Plan de formation » Rubrique « Générer et valider le plan de formation temporaire » • On peut déléguer au profil « service du personnel » la validation par le profil « Fonctionnaire dirigeant » • Partie « Administration », rubrique « Plan de formation », sous-rubrique « valideurs du plan de formation » Déléguer les droits du directeur général

45. Partie « Plan de formation » Rubrique « Générer et valider le plan de formation temporaire » • Une fois la validation terminée par les 3 profils, on peut générer le plan de formation final

46. Démarche stratégique Th – OS – OO – A - M V1 (confirmation) OS – OO par Directeur général A – M par fonctionnaire dirigeant et Chefs de division concernés V1 Facultatif (validation automatique possible) Moyens de formation Partie « Démarche stratégique » Demandes de formation Partie « Plan de formation » Plan de formation temporaire V2 (accord, report, refus) par Fonctionnaire dirigeant, Chefs de division concernés et Service du personnel V2 Facultatif pour CD et délégation pour FD Plan de formation final

47. Partie « Plan de formation » Rubrique « Dernier plan de formation approuvé » • Rubrique qui permet de consulter le Plan de formation final et d’éditer chaque élément qui le compose pour le compléter (suivi)

48. Partie « Plan de formation » Rubrique « Dernier plan de formation approuvé » • La première fois, le PF temporaire validé devient le PF approuvé ou final • Ensuite, chaque nouveau PF temporaire validé vient compléter le PF approuvé ou final

49. Partie « Plan de formation » Rubrique « Dernier plan de formation approuvé » • Possibilité d’import en Excel ou au format CSV du Plan de formation final • llest recommandé de le sauvegarder à chaque nouvelle version.

50. Partie « Plan de formation » Rubrique « Dernier plan de formation approuvé » • Distinction entre les formations issues de la démarche stratégique et les demandes individuelles • Possibilité de filtrer selon différents critères