COORDINACIÓN DE SERVICIOS GENERALES

1. MANUAL INTEGRAL DE ORGANIZACION Y PROCEDIMIENTOS COORDINACIÓN DE SERVICIOS GENERALES

2. DESCRIPCION ORGANIZACIONAL DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA: COORDINACION DE SERVICIOS GENERALES MANUAL INTEGRAL DE ORGANIZACION Y PROCEDIMIENTOS DESCRIPCIÓN ORGANIZACIONAL DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA UNIDAD ADMINISTRATIVA: COORDINACIÓN DE SERVICIOS GENERALES FECHA DE ACTUALIZACIÓN: SEPTIEMBRE 2007 DATOS GENERALES ORGANIGRAMA UNIDAD ADMINISTRATIVA DE DEPENDENCIA: DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS. PUESTO INMEDIATO SUPERIOR: DIRECTOR DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS. UNIDADES ADMINISTRATIVAS BAJO SU COORDINACIÓN: NINGUNA. COORDINACION HORIZONTAL: COORDINACIÓN DE OBRAS Y MANTENIMIENTO, COMPRAS, PRESUPUESTO, CONTABILIDAD, TESORERA, RELACIONES LABORALES, NÓMINA,, COMUNICACIÓN, PUBLICACIONES, SISTEMAS, CÓMPUTO Y COORDINACIONES ACADÉMICAS.. NIVEL JERÁRQUICO DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANANZAS III DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS IV COORD. DE SERVICIOS GENERALES COORD. DE COMPRAS COORD. DE OBRAS Y MTTO. V OBJETIVOS DE LA COORDINACIÓN DE SERVICIOS GENERALES. • REALIZAR LA CONTRATACIÓN DE TODOS LOS SERVICIOS EN FORMA EFICIENTE Y EFICAZ PARA PROPORCIONAR LOS SERVICIOS EN GENERAL QUE REQUIERA EL COLEGIO A FIN DE COADYUVAR AL CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS Y ACTIVIDADES DE LAS ÁREAS ADMINISTRATIVAS Y ACADÉMICAS, OPTIMIZANDO LOS RECURSOS DE LA INSTITUCIÓN.

3. DESCRIPCIÓN ORGANIZACIONAL DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA: COORDINACIÓN DE SERVICIOS GENERALES MANUAL INTEGRAL DE ORGANIZACION Y PROCEDIMIENTOS FUNCIONES DE LA COORDINACIÓN DE SERVICIOS GENERALES • SOLICITAR LOS RECURSOS PARA REALIZAR EL PAGO DE SERVICIOS PROPORCIONADOS EN LA INSTITUCIÓN. • PARTICIPAR EN LA ELABORACIÓN DE BASES DE LICITACIÓN E INVITACIÓN,DEFINIENDO LAS CARACTERISTICAS TECNICAS DE LOS SERVICIOS A CONTRATAR, ASI COMO EN EL PROCESO DE LICITACION. • PARTICIPAR EN LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS POR INVITACIÓN, PROPONIENDO LOS SERVICIOS Y EN EL DICTAMEN ECONÓMICO EN BASE A LAS TABLAS DE COTIZACIONES. • SUPERVISAR EL ASEGURAMIENTO DE TODOS LOS BIENES PATRIMONIALES Y DEL PARQUE VEHÍCULAR PROPIEDAD DE LA INSTITUCIÓN MEDIANTE LA CONTRATACIÓN OPORTUNA DE SEGUROS ATENDIENDO LOS LINEAMIENTOS Y NORMATIVIDAD VIGENTES PARA EL EFECTO. • COORDINAR Y SUPERVISAR LA PRESTACIÓN DE TODOS LOS SERVICIOS EXTERNOS QUE SE PROPORCIONAN A LA INSTITUCIÓN. • COORDINAR LA RENOVACION DE LOS CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO, SEGUROS Y DEMÁS SERVICIOS A TRAVES DE CONVENIOS ADICIONALES, GESTIONANDO EN SU CASO, LAS JUSTIFICACIONES Y AUTORIZACIONES DE LA INDAABIN. • PROPORCIONAR TODOS Y CADA UNO DE LOS SERVICIOS QUE REQUIERAN LAS ÁREAS ACADÉMICAS Y ADMINISTRATIVAS PARA EL CUMPLIMIENTO DE SUS OBJETIVOS Y FUNCIONES. • SUPERVISAR QUE SE PROPORCIONE EN FORMA EFICIENTE EL SERVICIO DE TRANSPORTE AL PERSONAL O EL PRÉSTAMO DE VEHÍCULOS Y RESPETANDO SIEMPRE EL REGLAMENTO DE TRANSPORTE INTERNO, ASÍ COMO VIGILAR EL MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO NECESARIO PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LAS UNIDADES. • SUPERVISAR EL ADECUADO USO DE LOS VALES DE COMBUSTIBLE, PROCURANDO DAR SEGUIMEINTO PERMANENTE A LAS BITÁCORAS RESPECTIVAS. • ELABORAR UN PROGRAMA DE MANTENIMIENTO CORRECTIVO Y PREVENTIVO DEL PARQUE VEHÍCULAR DE LA INSTITUCIÓN PARA MANTENER EN OPTIMAS CONDICIONES EL FUNCIONAMIENTO DE LOS MISMOS. • COMUNICAR Y DAR SEGUIMIENTO A LA ASESORIA EXTERNA EN MATERIA DE SEGUROS, ASI COMO GESTIONAR LAS RECLAMACIONES DERIVADAS DE CUALQUIER SINIESTRO. • ESTABLECER Y SUPERVISAR LAS POLÍTICAS INTERNAS PARA PROPORCIONAR LOS DIFERENTES SERVICIOS. • ATENDER DE MANERA INTEGRA E INMEDIATA TODA OBSERVACIÓN A SU ÁREA QUE LA SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA O CUALQUIER OTRA INSTANCIA FISCALIZADORA QUE REALICE A TRAVÉS DE SUS AUDITORÍA Y REVISIONES PERIODIDAS, ASI COMO DARLE SEGUIMIENTO A CUALQUIER REQUERIMEINTO HASTA SU SOLVENTACION.

4. DESCRIPCION ORGANIZACIONAL DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA: COORDINACION DE SERVICIOS GENERALES MANUAL INTEGRAL DE ORGANIZACION Y PROCEDIMIENTOS FUNCIONES DE LA COORDINACION DE SERVICIOS GENERALES • SUPERVISAR Y EVALUAR EL DESEMPEÑO DE LOS INTEGRANTES DE LA COORDINACION A SU CARGO. • ATENDERA LAS DISPOSICIONES QUE EN MATERIA DE AUSTERIDAD EMITA LA SECRETARIA DE LA FUNCION PUBLICA Y LA SECRETARIA DE HACIENDA Y CREDITO PUBLICO. • PARTICIPAR EN LOS COMITÉS QUE SE INTEGREN PARA LA EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO DE LA CONTRATACIÓN DE LOS SERVICIOS. • SUPERVISAR QUE EL SERVICIO DE TELEFONÍA SE PROPORCIONE EN FORMA EFICIENTE Y GESTIONAR EL COBRO DE LAS LLAMADAS PERSONALES. • VIGILAR LA CONSERVACIÓN, MANTENIMIENTO, PERMANENCIA Y BUEN USO DE LOS ACTIVOS FIJOS (SALAS DE JUNTAS, AUDITORIO, CAFETERIA Y CUADROS DE AREAS COMUNES) ASIGNADAS A LA COORDINACIÓN. • APOYAR AL COMITÉ DE INFORMACIÓN EN EL ESTABLECIMIENTO DE CRITERIOS ESPECÍFICOS EN MATERIA DE ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS • ELABORAR Y PRESENTAR AL COMITÉ DE INFORMACIÓN LOS PROCEDIMIENTOS ARCHIVÍSTICOS PARA FACILITAR EL ACCESO A LA INFORMACIÓN • ELABORAR, EN COORDINACIÓN CON LOS ARCHIVOS DE TRÁMITE, DE CONCENTRACIÓN E HISTÓRICO, EL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA, EL CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL, ASÍ COMO EL INVENTARIO GENERAL DE LA ENTIDAD • SEGUIMIENTO A LAS ACCIONES DE LOS ARCHIVOS DE TRÁMITE • ESTABLECER Y DESARROLLAR UN PROGRAMA DE CAPACITACIÓN Y ASESORÍA ARCHIVÍSTICA PARA LA ENTIDAD • SUPERVISAR EL REGISTRO DE LOS TITULARES DE LOS ARCHIVOS DE LA ENTIDAD. • ATENDER LOS PROCEDIMIENTOS DE VALORACIÓN Y DESTINO FINAL DE LA DOCUMENTACIÓN, CON BASE EN LA NORMATIVIDAD ESTABLECIDA POR EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. • COORDINAR CON EL ÁREA DE SISTEMAS DE LA ENTIDAD, LA AUTOMATIZACION DE LOS ARCHIVOS Y A LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

5. DESCRIPCION ORGANIZACIONAL DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA: COORDINACION DE SERVICIOS GENERALES MANUAL INTEGRAL DE ORGANIZACION Y PROCEDIMIENTOS DESCRIPCIÓN DE LA COORDINACIÓN DE SERVICIOS GENERALES. DATOS GENERALES ESCOLARIDAD EXPERIENCIA HABILIDADES DENOMINACIÓN DEL PUESTO: COORDINADOR DE SERVICIOS GENERALES. NIVEL JERARQUICO: V. • LICENCIATURA EN ADMINISTRACION O CARRERA AFIN. • HABER DESEMPEÑADO UN PUESTO SIMILAR O AFIN MÍNIMO 2 AÑOS. • VISIÓN INSTITUCIONAL. • NEGOCIADOR. • DON DE MANDO. • LIDERAZGO. • AUTORIDAD. • CAPACIDAD DE COMUNICACIÓN ORAL Y ESCRITA. • CAPACIDAD DE ADMINISTRAR PERSONAL. • ORDENADO, ALTA CONFIABILIDAD Y DISCRECIÓN. • TRABAJAR BAJO PRESIÓN. • CAPACIDAD DE GESTIÓN Y MANEJO DE CONFLICTOS. • CAPACIDAD DE ANÁLISIS • SENTIDO DE COLABORACIÓN • TRABAJO EN EQUIPO. RESPONSABILIDAD REQUISITOS • PROPORCIONAR Y DOTAR DE TODOS LOS SERVICIOS EN GENERAL QUE SE REQUIERAN PARA LA EJECUCIÓN DE LAS ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS Y ACADÉMICAS A FIN DE FACILITAR EL LOGRO DE LOS OBJETIVOS DE EL COLEF. • TÍTULO PROFESIONAL. • COMPROBANTE DE EXPERIENCIA. • DOCUMENTOS PARA EXPEDIENTE.

6. DESCRIPCION ORGANIZACIONAL DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA: COORDINACION DE SERVICIOS GENERALES MANUAL INTEGRAL DE ORGANIZACION Y PROCEDIMIENTOS • REPORTE Y BITACORA DE REPARACIONES DEL PARQUE VEHÍCULAR. • REPORTE DE LLAMADAS DE LARGA DISTANCIA. • REPORTE Y BITACORA DE PRESTAMO VEHÍCULAR • RELACIÓN DEL PERSONAL QUE TIENE ASIGNADA TARJETAS DE FOTOCOPIADO. • PROGRAMA DEL PAGO DE SERVICIOS. • REPORTES DE VALES DE GASOLINA. • REPORTES DE TARJETAS IAVE. • PADRON DE ASIGNACION DE TARJETAS IAVE. • REPORTES PARA EL SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓN EN MATERIA DE SERVICIOS. • REPORTE DE VENCIMIENTO DE LOS CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO Y SEGUROS. • CALENDARIO INSTITUCIONAL PARA LA ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS • CRITERIOS ESPECÍFICOS EN MATERIA DE ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS • PROCEDIMIENTOS EN MATERIA DE ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS. • CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA. • CATALOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL. • GUIA SIMPLE DE ARCHIVOS • INVENTARIO GENERAL A NIVEL DE SERIES Y A NIVEL DE EXPEDIENTES. • RELACIÓN DE RESPONSABLES DE ARCHIVO DE TRÁMITE. DOCUMENTOS A GENERAR