Toruń, 9 lipca 2013 r.

1. SPOTKANIE W SPPAWIE REALIZACJI PROJEKTU PARTNERSKIEGO PN. „ WSPARCIE OPIEKI NAD ZABYTKAMI WOJEWÓDZTWA KUJAWSKO-POMORSKIEGO W ROKU 2013” Toruń, 9 lipca 2013 r.

2. Zespół JRP: • Jerzy Janczarski – kierownik JRP, dyrektor Departamentu Kultury i Dziedzictwa Narodowego; • Zespół Organizacyjno–Finansowy: osoby odpowiedzialne za przygotowanie wniosku o dofinansowanie i wszystkich załączników oraz składanie wniosków o płatności i rozliczenie projektu - Departament Kultury i Dziedzictwa Narodowego • Zespół Techniczny: osoby odpowiedzialne za kontrolę pod względem technicznym – Departament Inwestycji

3. Departament Kultury i Dziedzictwa Narodowego ul. Św. Jana 1/3 87-100 Toruń Monika Butowska tel. 56 646 20 22 wew.*2539 883 326 607 Małgorzata Borgula Marcin Graczyk tel. 56 646 20 22 wew.*2549 795 572 063 Lech Narębski tel. 56 646 20 22 wew.*2536 883 359 313, 604 086 634

4. DepartamentInwestycji ul. M. Skłodowskiej-Curie 73 87-100 Toruń tel.: 56 656 11 17 Jerzy Kurowski tel. 56 656 10 68 Zuzanna Śliwecka Paweł Wietrzykowski tel. 56 656 10 58 Roman Szydzik tel. 56 656 10 66

5. OBOWIĄZKI STRON: • pokrycia ze środków własnych wszelkich kosztów niekwalfikowalnych lub nieobjętych dofinansowaniem w czasie trwania rzeczowej realizacji Projektu; • kontroli merytorycznej poniesionych wydatków poprzez akceptację protokołu odbioru częściowego lub końcowego

6. prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej w sposób umożliwiający jednoznaczną identyfikację kosztów ponoszonych na realizację Projektu i powiązanie płatności z dokonywanymi wydatkami z Projektu, a w przypadku kościołów i związków wyznaniowych prowadzenia co najmniej wyodrębnionej ewidencji dokumentów księgowych dotyczących operacji związanych z realizacją Projektu • zarządzania przekazanymi środkami finansowanymi zgodnie z zakresem rzeczowym

7. przygotowania i umieszczenia tablicy pamiątkowej w przeciągu 6 miesięcy od całkowitego zakończenia Projektu zgodnej z „Wytycznymi dla beneficjentów z zakresu promocji projektów realizowanych w ramach RPO WK-P” na terenie związanym z realizacją Zadania i nieusuwanie jej przez okres 5 lat liczonych od całkowitego zakończenia Projektu • zawarcia pisemnej umowy z wszystkimi wykonawcami prac, która musi zawierać co najmniej: datę i miejsce zawarcia, termin realizacji, zakres wykonywanych prac, wysokość wynagrodzenia za przeprowadzone prace, zabezpieczenie prawidłowego wykonania prac tj. warunki gwarancji, kary umowne za nieterminową realizację Zadania oraz informację o współfinansowaniu z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i województwa kujawsko-pomorskiego

8. niezwłocznego informowania Lidera o zmianach dotyczących danych Partnera, tj. zmiana osoby reprezentujących dany podmiot, zmiany teleadresowe, przez okres 5 lat • zapewnienia informowania społeczeństwa o finansowaniu realizacji Projektu przez Unię Europejską oraz województwo kujawsko-pomorskie • zamieszczania we wszystkich dokumentach (w tym umowach) i innych materiałach, pismach które przygotowują w związku z realizacją Projektu, informacji o udziale Unii Europejskiej oraz województwa kujawsko-pomorskiego we współfinansowaniu Projektu oraz oznaczania dokumentów i miejsca realizacji Projektu

9. przechowywanie pełnej dokumentacji związanej z realizacją Projektu tj. oryginały faktur, pozwolenia, decyzje, protokoły odbioru i wszelkie inne związane z realizacją Projektu, do dnia 31 grudnia 2020 r. • w przypadku, gdy trzeci podmiot partycypuje w finansowaniu Zadania, jego udział finansowy nie może przekraczać 34 % wartości faktury lub innego dokumentu księgowego • wszelkie zmiany dokonywane na dokumentach dotyczących Projektu muszą być nanoszone na oryginałach dokumentów poprzez skreślenie błędu, zaparafowanie przez osobę upoważnioną oraz wpisanie daty.

10. wyboru wykonawcy w oparciu o najkorzystniejszy bilans ceny lub ceny i innych kryteriów odnoszących się do przedmiotu umowy • upublicznienia informacji o zamiarze udzielenia zamówienia na stronie internetowej podmiotu zamawiającego (bądź portalu internetowym dedykowanym zamówieniom publicznym)

11. przestrzegania przy wyborze wykonawcy i wydatkowaniu środków prawa wspólnotowego i krajowego m.in. w zakresie zapewnienia zasad przejrzystości, jawności prowadzonego postępowania, ochrony uczciwej konkurencji, swobody przepływu kapitału, towarów, dóbr i usług oraz równości szans wykonawców na rynku ofert (w tym w szczególności zebrania przynajmniej 3 ofert handlowych, równego i niedyskryminacyjnego traktowania wykonawców, dokumentowania zapytań ofertowych i innej korespondencji z wykonawcami), przechowywania dokumentacji ofertowej w terminie do 31 grudnia 2020 r., przy czy termin ten może ulec zmianie

12. w przeciągu 5 lat po całkowitym zakończeniu projektu Partner umożliwić pełny wgląd we wszystkie dokumenty, w tym dokumenty elektroniczne związane z realizacją Projektu, przez cały okres ich przechowywania oraz umożliwić tworzenie ich uwierzytelnionych kopii i odpisów oraz zapewnienia obecności osób, które udzielą wyjaśnień na temat wydatków i innych zagadnień związanych z realizacją Projektu. niezwłocznego, w terminie nie później niż 7 dni, przekazywania informacji o wynikach kontroli oraz zaleceniach pokontrolnych Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych • systematycznego monitorowania przebiegu realizacji Projektu oraz niezwłoczne, w terminie nie dłuższym niż 7 dni od dnia powzięcia wiadomości o zaistnieniu nieprawidłowości lub podjęcia decyzji o zaprzestaniu realizacji Projektu, pisemnego poinformowania Lidera o zaistniałych nieprawidłowościach lub o zamiarze zaprzestania realizacji Projektu

13. rzetelnego realizowania przyjętych założeń, przyjmując jako zasadę działanie non-profit; • przekazywania sobie wzajemnie (osobiście, telefonicznie lub e-mailem) wszelkich istotnych informacji związanych z realizacją Projektu • niezwłocznego informowania Lidera o problemach w realizacji Projektu • poddać kontroli i audytowi w zakresie realizacji Projektu dokonywanych przez Lidera oraz inne uprawnione podmioty w siedzibie Lidera lub we własnej w dowolnym terminie. W trakcie kontroli lub audytu jest zobligowany udostępnić wszystkie dokumenty dotyczące realizacji Projektu

14. pomiaru wartości wskaźników osiągniętych dzięki realizacji Projektu, zgodnie ze wskaźnikami monitorowania zamieszczonymi we wniosku o dofinansowanie Projektu, a w szczególności do pomiaru wartości wskaźników

15. Dziękuję za uwagę