PowerPoint で作る “ 論理的企画書 ” 講座第一講 PowerPoint で作る企画書

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はじめに PowerPointで作る“論理的企画書講座”。第一講は「PowerPointで作る企画書」と題して、PowerPointで企画書を作る際の最も基本となる情報の理解を主眼とする。そもそも企画とは何なのか、企画を行う上で理解しておかなければならないこと、企画書作成の基本ノウハウ、これらに加えてPowerPointの基本操作を紹介する。これらを通じて、初めてPowerPointにふれた人、あるいはPowerPointは使ったことがあるが企画は初めてな人、双方がPowerPointを通じて企画書を書けるよう配慮している。　なお、各節の終わりには、節の理解を深める「理解度テスト」を設けている。節終了時に、内容確認の意味でトライしていただきたい。 • 第一講・目次 • 第一節　企画書とPowerPoint • 第二節　企画の大原則 • 第三節　PowerPoint操作の基礎 • 第四節　とにかく企画書を作ってみる本書に記載されている会社名、商品名などは一般に各社の商標または登録商標です。本書の全部または一部について著者から承諾を得ずに複製することはご容赦ください。

第一節：企画書とPowerPoint 第一節：企画書とPowerPoint――目次 1-1企画の基本的な意味 1-2企画以前にあるもの 1-3企画と計画の違い 1-4企画書とは 1-5書類作成のためのアプリケーション 1-6企画書作成に適したアプリケーション 1-7Microsoft Wordの特徴 1-8Microsoft PowerPointの特徴 1-9PowerPointのここがいい① 1-10PowerPointのここがいい② 1-11PowerPointのここがいい③ 1-12PowerPointのここがいい④ 1-13PowerPointの限界 1-14理解度テスト

1-1企画の基本的な意味 • 日々よく使う言葉でも、改めて意味を問われると、その意味うまく表現できないことがよくある。「企画」という言葉もそうだ。「企画とは企てて画すことである」などと辞書的に定義するのは問題だ。本来、生きた言葉の意味というものは、辞書からの借用ではなく、経験に根ざすべきものである。そこで本講座では、「企画とは、特定のテーマについて考え、自分なりの案を出すこと」である。企画についてまずこのように定義したい。企画とは考えるという行為 ――企画活動――▼ Thinking 考えた結果生み出された案 ――企画案――▼ Plan 特定のテーマ特定のテーマについて考え、自分なりの案を出すこと「企画」は用いられ場面によって、「企画活動（Thinking）」または「企画案（Plan）」どちらかに力点を置く場合が多い企画活動として用いられる場合企画案として用いられる場合「今度の展示会、集客向けにいい企画はない？」たぶん会議の進行役が発した言葉。どうやら展示会があって、その展示会にお客を動員する何かいい考えはないか、と言っている。ここで使われている企画は、考えるという行為よりもむしろ、その行為の結果生み出された企画案に対して注目していることがわかる。考える行為の結果生まれた企画案という意味での企画。「次の日曜日だけど、ちゃんと企画を立てといてよ。」おそらく家族の会話だろう。次の日曜日に何をするのか考えておいてと、ママがパパに注文を付けているような感じだ。この会話では、考えた結果の善し悪しはともかく、とにかくまずは「考えるという行為」を実行するよう要請している。企画活動としての企画の意味合いが強い。他に「当社は企画型の人材を必要としている。」も同様。

1-2企画以前にあるもの • 　そもそも、企画活動を行い、その結果企画案を出力するためには、それに先だつものが必要になる。「特定のテーマ」がそれだ。単に漫然ともの思いにふけるのならば、テーマは不必要かもしれない。しかしながら、企画の場合は、与えられた対象または自分で設定した対象について、考えるということを強いる作業である。したがって、まずテーマ、すなわち企画に限定すると企画テーマがないことには、企画自体が成り立たない。 Start Plan Do See 特定のテーマ ▼ 企画テーマ企画活動テーマへの回答 ▼ 企画案企画案の実行▼ 企画テーマの実現企画テーマとは、何について考えるのかを示したもの企画テーマが不在だと、何を考えていいのかわからない企画テーマが我々に考える指針を与えてくれる企画以前にまず企画テーマが必要不可欠【先の例で言うと】 ①「次の日曜日だけど、ちゃんと企画を立てといてよ。｣…企画テーマは「次の日曜日にすること」 ②「今度の展示会、集客向けにいい企画はない？」…企画テーマは「展示会の集客」

1-3企画と計画の違い • ある辞書では「企画」について、「計画を立てること。また、その計画。くわだて。もくろみ。企図」と定義している。この説明に従うと、「企画とは計画を立てることである。」となり、すなわち「企画＝計画」となってしまう。しかしながら、「我が社では企画マンを求めている」とは言うが「我が社では計画マンを求めている」とはまず言わない。逆に、「計画的に行動しよう」とは言うものの「企画的に行動しよう」と言うことはない。以上から「企画」と「計画」には異なるニュアンスがあると言ってよい。では、その違いはどこにあるのか。企画　＝　『What to do』を考える企画テーマに対してそもそも何をするのかが決まっていない状態で、「何をするのか――What to do」を考えるのが企画企画何をするのか決まっていない… 未来何をするのか考える計画　＝　『How to do』を考えるすでに何をすべきかが決まっていて、その「何か」を「どうやって実現するのか――How to do」を考えるのが計画計画何をするのかもう決まっている未来どうするのか考える

1-4企画書とは • 企画とは、特定のテーマについて考え、自分なりの案を出すことである。ということは、企画書とは自分が考えた案（企画内容）を要領よく表現した書類、ということになる。企画内容を表現する方法には様々なものがある。口頭の場合もあれば書類の場合もある。スライドやビデオも考えられるだろう。しかし、手軽で一般的、後に残る媒体と言えば書類の右に出るものはないだろう。そして企画をこの書類に出力すると、それが企画書になるわけだ。ビジネスによく利用する書類には２種類の表現形式がある絵画的形式巻物的形式 ●１ページ単位が内容の区切りとなる（額に納まった１枚の絵画のようにひとつの内容を１ページで表現する）。 ●箇条書きや図解を多用した形式で内容を表現する場合が多い。 ●文章の区切りが内容の区切りとなる（巻物のように文章が続く限り内容に区切り無し）。 ●基本的には文章を中心として内容を表現する場合が多い。企画書レポート・報告書企画書とは、企画内容を要領よく表現した書類。企画案の表現には絵画的表現形式が用いられる理由 ●書き手側・・・企画内容を要領よく表現できる。　　 ●読み手側・・・短時間で内容を理解することができる。 ▼ 特に意志決定者である読み手に配慮する結果、絵画的表現形式が用いられる、というわけだ。

1-5書類作成のためのアプリケーション • 　前ページまでに企画や企画書についてふれてきたが、本講座の目的はPowerPointで企画書を作るがテーマである。そこで次に、PowerPointに関する話題に移りたい。が、その前にパソコンで利用されるアプリケーション・ソフトにはどのようなものがあるのか簡単に確認しておく。その上で、PowerPointが様々なパソコンのソフトの中で、どのような位置を占めるのかを明らかにしたい。アプリケーション・ソフトワードプロセッサーデータベースソフトグラフィックスソフト Webブラウザープレゼンテーションソフト Webページ作成ソフト電子メールソフト表計算ソフト Etc... 主に書類作成に利用するアプリケーションワードプロセッサープレゼンテーション・ソフト文書を作成するためのソフトの総称。文章を見栄えよく整える様々な機能をもつのが特徴。その点で単に文章を入力するためのテキスト・エディターとは区別される。【代表的なソフト】 Microsoft Word、ジャストシステムの一太郎スライドを用いたプレゼンテーションをパソコン上で実現するためのソフト。いわゆるDTPR（Desk Top PＲesentation）用のソフトで、本来は紙ベースの書類作成を主としたソフトではない。【代表的なソフト】 Microsoft PowerPoint さて、企画書作成に便利なのはどっち？

　書類作成に利用するソフトには、ワードプロセッサーとプレゼンテーション・ソフトがある。では、この両者で企画書作成に適しているのはどちらのソフトだろうか。企画書作成を効率的に進めるには様々な条件がある。中でも、ひとつの内容を１ページで表現しやすい構造になっていることが、企画書作成の適したソフトを選ぶ際の最重要条件となる。他にも様々な条件があるが、それらについては下記に示した。これらの条件をクリアする数が多いほど、企画書作成に適したソフトということになる。　書類作成に利用するソフトには、ワードプロセッサーとプレゼンテーション・ソフトがある。では、この両者で企画書作成に適しているのはどちらのソフトだろうか。企画書作成を効率的に進めるには様々な条件がある。中でも、ひとつの内容を１ページで表現しやすい構造になっていることが、企画書作成の適したソフトを選ぶ際の最重要条件となる。他にも様々な条件があるが、それらについては下記に示した。これらの条件をクリアする数が多いほど、企画書作成に適したソフトということになる。 1-6企画書作成に適したアプリケーション【企画書作成に適したアプリケーションの条件】 ●ひとつの内容を１ページで表現しやすい構造になっていること企画書では絵画的表現形式、すなわち「ひとつの内容を１ページで表現する」ということが大原則となる。したがって、アプリケーション自体もあらかじめ絵画的表現形式を前提とした作りになっていることが望まれる。 ●１ページを１単位としてページの入れ替えが自由であることこれは上記とも関連するが、ひとつの内容が１ページで表現しやすく、しかも１ページを１単位としてページを入れ替えられるようになっていることが望まれる。 ●アウトライン機能を有していることアウトラインについては本講第四節、および次回の第二講で詳しく述べるが、要するに企画内容を効率よく練るためのツールと考えればよい。この機能は企画書づくりのアプリケーションに必須と言っても良い。 ●図解を容易に作成できること企画書では文章よりも図解で内容を表現するケースが圧倒的に多い。したがって、図解を容易に作成できる機能、作成した図解を容易にレイアウトできる機能が備わっている必要がある。 ●マスターページを利用できることマスターページとは、全ページ共通するレイアウトや飾りを指定する機能のことを言う。例えば全ページに共通するページタイトルの位置や罫線の飾り、ノンブル（ページ番号）の位置、本文の位置など、このマスターページで指定でき、修正も一括して行える。これも企画書向けアプリにはなくてはならない機能だ。 ●多くの人が利用していることこれは機能上の問題ではないが、やはり多くの利用者をもつアプリケーションであることが便利だ。というのも、作成した企画書をデジタル・データとして提出し、提出先で開くことが出来るから。これによりメールで企画書を送ることも可能に。

1-7Microsoft Wordの特徴 • 　書類作成で最も良く利用されているのがワードプロセッサーだ。中でも、Microsoft Wordは、その機能、普及率からワードプロセッサーの横綱と言っても差し支えないだろう。 • 　ここでは、Wordの特徴を概観した上で、ワードプロセッサーであるWordが企画書作成にふさわしいかどうか、少々独断も含めながら考えてみたい。【Wordの特徴】 ●極めて多数の機能を搭載したワードプロセッサー ●ワードプロセッサーの中では最も利用者が多い【メリット】 ●機能を十分に活用できれば、見栄えの良い文書を短時間で作成できる ●利用者が多いため、Wordで作った文書は流通しやすい【デメリット】 ●不必要な機能が多すぎる（裏返すと機能はもっとシンプルでもいいということになる Word 企画書作成との相性 ●ひとつの内容を１ページで表現しやすい構造になっていること × ●１ページを１単位としてページの入れ替えが自由であること △ ●アウトライン機能を有していること ◎ ●図解を容易に作成できること ○ ●マスターページを利用できること △ ●多くの人が利用していること ◎

1-8Microsoft PowerPointの特徴 • 元来はDTPR（Desk Top PＲesentation）用のソフトとして、パソコンでスライドを実施するために開発されたのが、プレゼンテーション・ソフトである。 • 　プレゼンテーション・ソフトの種類はあまり多くなく、Microsoft PowerPointがデファクト・スタンダード（事実上の標準）となっている。以下、PowerPointの特徴と企画書作成の際の相性である。【PowerPointの特徴】 ●スライドを用いたプレゼンテーションをパソコン上で実現するためのソフト ●元来はDTPR（Desk Top PＲesentation）用のソフトとして開発された ●ひとつの内容を１ページで表現しやすい構造になっている点がPowerPointの大きな特徴【メリット】 ●上記機能がベースとなっているため、絵画的形式の企画書を作りやすい環境にある ●アウトライン機能の他、マスターページ機能など、企画書づくりに不可欠な機能が揃っている【デメリット】 ●重要な機能の中でWordより見劣りする点が多数ある ●Wordに比べて利用者が少ない PPT 企画書作成との相性 ●ひとつの内容を１ページで表現しやすい構造になっていること ◎ ●１ページを１単位としてページの入れ替えが自由であること ◎ ●アウトライン機能を有していること ○ ●図解を容易に作成できること ○ ●マスターページを利用できること ○ ●多くの人が利用していること △ 以上から、企画書作成を前提とした場合、WordよりもPowerPointの方がふさわしい

Good! １ページを１単位で扱えるから企画書作成にはうってつけ 1-9PowerPointのここがいい① • 　さて、企画書作成にPowerPointが向くと書いたが、以下、その魅力をいくつか見たい。、PowerPointの最大の特徴は、ひとつの内容を１ページで表現しやすい構造になっているという点だ。合わせて、1ページを1単位としてページの入れ替えが極めて容易である。すなわち、PowerPointは絵画的形式の文書作成に向いていると言える（一方、Wordは巻物的形式に向いていると言えるだろう）。PowerPointがもつ１ページを１単位で扱える点は企画書作成に大変大きなアドバンテージとなる。 ●画面は1ページ単位で表示される【PowerPoint】 1ページごと表示される→絵画的【Word】文書の一部が表示されるイメージ→巻物的 ●ページの移動が非常に容易スライド一覧表示を用いたページ移動

Good! 1-10PowerPointのここがいい② • 　企画書作成にアウトライン機能は欠かせない。PowerPointはアウトライン機能を搭載していることはもちろん、アウトラインで作成したテキストを一発で見栄えの良いスライドに変換することが可能。これにより、見た目のことはあまり意識することなく、見栄えの良い書類をてきぱきと作ることができる。アウトライン表示のテキストを一発でスライドに変換 ●アウトラインで企画内容を作成 ●一発でスライド変換アウトラインで作成したテキストを一発で見栄えの良いスライドに変換

Good! 1-11PowerPointのここがいい③ • 　企画書では図解を多用する。そのため図形を作成するツールは必携と言える。PowerPointでは、Wordと同じ「図形描画」ツールを利用することが可能。したがって、Wordは使ったことがあるが、PowerPointは使ったことがないという人でも、こと図形作成については、Wordと同じ環境と思ってよい。他にもクリップアートの挿入やオブジェクトの挿入など、Wordと同様の環境での利用が可能だ。 Wordと同じ環境の図形描画、オブジェクトの挿入 ●「図形描画」ツール使い勝手はWordと同様 ●クリップアートの挿入

Good! 1-12PowerPointのここがいい④ • PowerPointはDTPRを前提にして設計されたソフトである。そのため、プレゼンテーション用の機能を豊富に搭載している。例えばアニメーション機能やスライド切り替え機能など、プレゼンテーションの演出効果を高める様々な機能がある。これらの機能は、企画書作成とは直接関係のない。しかしながら、作成した企画をDTPRしなければならない場合、これらの機能ｔが大きな威力となる。プレゼンテーションを支援する豊富な機能を搭載 ●アニメーション効果の設定スライドの内のオブジェクトの動きをコントロールする。クリック操作でオブジェクトを表示することが可能。 ●画面切り替えスライドが切り替わる際の演出を設定。

1-13PowerPointの限界 • PowerPointは企画書作成に便利だ。しかしながら、それはWordと比較した場合、という条件付きでだ。本来PowerPointはDTPR用の書類作成を前提としている。企画書作成を前提としているわけではない。そのため、企画書作成の際にこんな機能があったら、ここが充実していたら、などと思う点がいくつかある。これらについては、今後のバージョンアップによる機能強化に期待したい。 Boooo! 企画書作成に特化したソフトではないことに注意を！ • 少々貧弱なアウトライン機能的 • Wordに比較するとアウトライン機能が貧弱 • Wordと同程度の機能が欲しい • 細かいテキスト演出が困難 • テキストボックス内でのテキスト演出がWordに比べて見劣りする • テキストボックス同士の連結ができない • Wordでは可能なテキストボックス同士の連結ができない • そのため複雑なレイアウト作成にどうしても時間がかかってしまう • アウトラインからチャートに変換する機能が欲しい • アウトラインを一発でチャートに変換する機能が欲しい • 組織図を用いる手もあるが時間がかかる

1-14理解度テスト 問１：企画とは？企画とは、特定の「　　　」について考え、自分なりの「　」を出すことである。問２：企画以前に求められるものとは？「　　　　　　　」。これなくして企画は始まらない。問３：企画と計画の違い企画は「　　　」を考える。計画は「　　　」を考える。問４：ビジネスに利用する書類には２種類の形式がある。・レポートや報告書→→→　「　　　　」的形式の書類・企画書→→→→→→→→「　　　　」的形式の書類問５：企画書とは？企画書とは「　　　　」を要領よく表現した書類である。問６：PowerPointが企画書作成に向く最大のポイントは？「　　　　　」を「　　　　　」で扱えるところ。【答え】 ①「テーマ」「案」 ②「企画テーマ」あるいは「特定のテーマ」。単に「テーマ」でも可 ③「What to do ――何をするのか」「How to do ――どうするのか」 ④「巻物」「絵画」 ④「企画内容」 ⑤「1ページ」「1単位」

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