1 / 35

Kommunikáció írásban

Kommunikáció írásban. In: Pálinkás Jenő: Üzleti kommunikáció. LSI Oktatóközpont, Budapest, 2000. pp.145-165. Az üzleti kommunikáció írásos megnyilvánulásai. Üzleti élet levelei Szerződésekkel kapcsolatos kommunikáció Jelentés Pályázat Belső szabályzatok

kendall
Download Presentation

Kommunikáció írásban

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. Kommunikáció írásban In: Pálinkás Jenő: Üzleti kommunikáció. LSI Oktatóközpont, Budapest, 2000. pp.145-165.

  2. Az üzleti kommunikáció írásos megnyilvánulásai • Üzleti élet levelei • Szerződésekkel kapcsolatos kommunikáció • Jelentés • Pályázat • Belső szabályzatok • Vállalat és társadalmi környezete közötti írásos kapcsolatok • Vállalatazonosító szignálok

  3. Az üzleti élet levelei • Hivatalos levél • Értesítés • Felszólítás • Kifogásolás • Engedélyezés • Igazolás • Határozat • Fellebbezés • Bejelentés • Panaszos levél • Feljegyzés • Jegyzőkönyv

  4. A hivatalos levél Céges papír Küldő (neve, címe, telefon- és faxszáma) Címzett Hivatkozási szám Ügyintéző (neve, telefonszáma) Tárgy: Megszólítás Üzenet szövege Keltezés (város megjelöléssel) Elköszönés Aláírás Mellékletek

  5. Hivatalos levélGyakori hibák • Címtévesztés • A címzett nevének, beosztásának helytelen írása (Igen tisztelt Vezérigazgató Asszony!) • Helyesírási és nyelvhelyességi hibák • Elválasztás – a számítógép nem tud helyesen elválasztani! • Csoportos levélküldés: címzett – tartalom összhangban legyen! • Sajátos jelzéssel ellátott levelek („Sajátkezű felbontásra!”) → jelzés tiszteletben tartása!!

  6. Értesítés • Valakit (személy, szervezet) tájékoztatunk valamilyen megtörtént, vagy bekövetkező eseményről • biztosító: kárfelmérés – helyszíni szemle • Felvételi iroda: állásinterjú időpontja

  7. Felszólítás • Udvarias figyelmeztetés, felszólítás a kötelezettség teljesítésére • Szankciók ismertetése lehetséges • Késedelmi kamat felszámolása • Szállítás késleltetése • Szolgáltatás felfüggesztése • Kötbér fizetése

  8. Kifogásolás • A megrendelt áru hibásan (gyártási hiba, sérülés) vagy hiányosan (nem megfelelő mennyiség vagy összetétel) érkezik

  9. Engedélyezés • Több fajta • Munkavállaló számára: • Munkarenddel kapcsolatos • Vállalat eszközeinek magáncélra történő használata • Kötelezettségek alóli felmentés • Szervezeti egység számára: • Munkarenddel kapcsolatos • Más vállalat számára: • Étterem használatának engedélyezése • Ideiglenes parkolási engedélyek

  10. Igazolás • Pontosan rögzíteni kell: • Kinek, milyen célból állították ki • Egyértelműen megjelölni a tényt, amiről az igazolás szól (az esemény megtörténte, körülmény, viszony megléte) • Aláíró – aláírási jogosultsága legyen!!

  11. Meghatalmazás • Hivatali és magánéletben alkalmazott • Tartalmi elemei: • meghatalmazott neve • meghatalmazás tárgya • jogosultság • meghatalmazás érvényességi ideje • kiállítás dátuma • meghatalmazó és meghatalmazott adatai • aláírás • Magánéletben: 2 tanú szükséges

  12. Határozat • Hivatalos szervek, testületek döntéseit rögzíti és az illetékesek tudomására hozza • Formai elemek: • A határozatot hozó szerv megnevezése • Szerv, személy megnevezése, akire vonatkozik • Határozat azonosító kódja • Meghozott döntés és annak indoklása • Döntést alátámasztó körülmények, iratok • Záró rész: aláírások, bélyegző, dátum, hol készült, kik kapják

  13. Fellebbezés • Szervezet, magánszemély írhat • Ha a határozat (megváltoztatása) megítélése szerint nem indokolt • Indokokkal alátámasztani! • Fontos: • tárgyilagos, higgadt, meggondolt hangnem • bizonyító erő • érvelés módja

  14. Bejelentés • Ha valamely szerv részére fontos lehet bizonyos információk, tények ismerete • Szóban is történhet! • Írásban: ha szükséges a bejelentés tényének tárgyszerű bizonyítása

  15. Panaszos levél • Bejelentéssel rokon • Fontos: • a tárgyszerűség és a bizonyító erő, • azon körülmények rögzítése, amely alapján a panasz tárgya kivizsgálható lesz • Névtelen levelekkel nem foglalkoznak

  16. Feljegyzés • Gyakori ügyirat • Valamilyen teendőről, ügyről készül a közvetlen felettes, vagy a vállalat vezetősége részére • Tartalmi jegyek: • Kinek • Milyen témában • Mikor készült • Ki készítette • Mellékeltek összefüggéseiről tájékoztatni • Korábbi események, várható kapcsolódási felületek

  17. Jegyzőkönyv • Események, tények, megállapodások írásbeli rögzítése • Szó szerinti jegyzőkönyv: • Pontosan követi az eseményeket • Mi és hogyan történt • Kivonatos jegyzőkönyv: • Eseményeket tömörítve jeleníti meg • Leglényegesebb momentumok kiemelése

  18. Szerződésekkel kapcsolatos kommunikáció Szerződési formák: • Munkajogi szerződés • Adásvételi szerződés • Szállítási szerződés • Bérleti szerződés • Kölcsönszerződés • Lízingszerződés • Bizományosi szerződés • Vállalkozási szerződés

  19. Munkaszerződés előkészítése • Üzenet kibocsátása • Érdeklődés • Kapcsolatfelvétel kezdeményezése • Személyes találkozás • Alku

  20. Munkaszerződés előkészítése - Toborzás • A szervezet igényeinek megfelelő számú és összetételű munkaerő biztosítása • Módszerek: • Spontán jelentkezők fogadása • Saját adatbank alapján behívások • Belső munkatársak ajánlásai • Álláshirdetések • Munkaközvetítők ajánlatai • Állásbörzék • Vállalati nyílt napok • Pályázatok kiírása • Ösztöndíjas rendszer alkalmazása • Szakmai szövetségek ajánlásai • Vezető-kereső cégek igénybevétele

  21. Munkaszerződés • Munkaviszony létrejötte – munkaszerződéssel • Írásos dokumentum!! • Csak közös elhatározással módosítható • Tartalmi elemei: • Személyi adatok • Munkakör, besorolás, munkaidő • Bérbesorolás • Munkavégzés helye • Próbaidő, felmentési idő • Béren kívüli juttatások

  22. Belső szabályzatok • SzMSz: általános működés szabályozása • Őrzésvédelmi szabályzat • Tűzvédelmi szabályzta • Minőségvédelmi szabályzat • Egyes szakterületek szabályai: • Irattározási szabályzat • Készletgazdálkodási szabályzat • Szállítási szabályzat

  23. A vállalat és társadalmi környezet közötti írásos kapcsolatok • Sajtó • Napilapok, folyóiratok, szakfolyóiratok • Vállalati újság • Vállalati életről – szűk körű terjesztés • Vállalati kiadványok • Cégismertető, termékismertetők, minőségtanúsítás okmányai • Könyvek • Üzleti célokat szolgál • Szakterület fejlődése, technikai színvonala • Fogyasztóval való levelezés • Hagyományos levelezés • Web-kommunikáció

  24. Vállalatazonosító szignálok • Belső értékek megjelenítése a külvilág felé • Külvilág számára: vállalat azonosítása • Egyedi megkülönböztető jegyek • Márka és védjegy • Design és csomagolás • Vállalati arculat

  25. Pályázat • Számos terület • Külföldi tanulmányút • Pénzügyi támogatás rendezvényhez, kutatómunkához, könyvíráshoz • Munkakör betöltése • Előnyei: • Pályázó felkészülhet a feladatvégzésre • Követelmények, adottságok, esélyek rendszerszemléletű áttekintése • Fontos: pályázó és pályázat kiíró közötti kommunikáció

  26. ÁLLÁSKERESÉSÖnéletrajz, motivációs levél, személyes interjú

  27. Egy állás megpályázása • Önvizsgálat • Önéletrajz megírása • Cél: Személyes interjú

  28. Az önéletrajz típusai I. • Magyar típusú (hagyományos) - Fogalmazásokhoz hasonló szerkezeti felépítés jellemzi (bevezetés, tárgyalás, befejezés). • Amerikai típusú - Rövid, lényegre törő - Áttekinthető - Tagolt, vázlatszerű elrendezés. • Kompetencia típusú / Európai Uniós - Amerikai típusú tagolást követ. - Újszerű a kompetenciák és képességek megjelölése. - Nincs hobbi kategória.

  29. Az önéletrajz típusai II. • Kronologikus önéletrajz - Elvégzett iskolák, munkakörök fordított időrendben! - Könnyen áttekinthető. • Funkcionális önéletrajz - Egyes képességeink, illetve elért eredményeink köré rendeződik. Mikor célszerű? - Ha most végeztünk tanulmányainkkal. - Sokféle munkakörben dolgoztunk.

  30. Önéletrajz formátuma • Kézzel írt önéletrajz esetén: - Fehér A/4es lapra kell elkészíteni. • Gépelt önéletrajz esetén: - Általánosan elfogadott betűtípusokat használjunk! (Arial, Times New Roman) - Ne vigyük túlzásba a dőlt betű, vastag betű vagy aláhúzás alkalmazását. - Következetes tagolás! A rendezetlen, helyesírási és nyelvhelyességi hibákkal, javításokkal és áthúzásokkal teli önéletrajz nem vet jó fényt a szerzőre!

  31. Önéletrajz elemei • Személyes adatok (név, születési hely, idő, cím, telefon, e-mail cím). • Iskolai végzettség • Tanfolyamok • Munkahelyek • Egyéb projektek (sikeres munkák) • Számítástechnikai ismeretek • Nyelvtudás, jogosítvány • Hobbi, szabadidős tevékenység

  32. Angol nyelvű önéletrajz • Helyesírás • Helyes fordítás Mit ne fordítsunk le? • Utca helyett NEM kell street • Név

  33. Motivációs levél • Önéletrajzhoz hasonló karakter (írott vagy nyomtatott forma, azonos betűtípus és nagyság, margók, tagolás, stb.). • Átlátható, könnyen olvasható. • Egyszerű, tényszerű, rövid. • Egyenes, nyílt, célratörő. • Cél a figyelemfelkeltés!

  34. Motivációs levél tartalmi elemei • Fontos tartalmi elemek: - Cím, megszólítás - Hivatkozás -  Önéletrajz összefoglalása - Motiváció, célok meghatározása - Személyiségének jellemzése - Időpontkérés személyes találkozóra - Aláírás

  35. Felvételi beszélgetés • Pontos megérkezés • Nyugodt, figyelmet tükröző, udvarias viselkedés • Korábbi szakmai sikerek, előnyös tulajdonságok • Kérdések: - képzettség - szakmai tapasztalat - képességek, kézségek - motiváció - magánélettel kapcsolatos

More Related