AUDITUL DE SISTEM Bune practici / practici de evitat

1. AUDITUL DE SISTEMBune practici / practici de evitat Irina SEVERIN Coordonator dept. Asigurarea Calitatii, Monitorizare, Audit si Evaluare

2. Motivatia declansarii misiunilor • impactul unei nereguli poate fi sporit din cauze sistemice • remedierea unei cauze sistemice reduce / ameliorează impactul asupra grantului instituţional • universităţile nou intrate in program sau contractele care prezintă un grad de risc asociat pot face obiectul unui audit de sistem

3. Metodologia auditului de sistem • Analiza sistemului şi a procedurilor prin care universitatea asigură cadrul necesar implementării programului ERASMUS. Este verificata functionalitatea procedurilor şi a sistemelor de control intern, precum şi concordanţa acestora cu cerintele minime ale CE si AN. 2. Verificarea atât din punct de vedere tehnic, cât şi financiar a unui eşantion de beneficiari de mobilităţi aferent anului / anilor universitari selectati, cu scopul verificarii implementarii sistemului analizat mai sus.

4. Organizarea BPC • Identificarea BPC in cadrul universităţii • Carta Universităţii • Strategii instituţionale dezvoltate pentru participarea la Programul Erasmus • Modul efectiv de lucru (identificarea proceselor, stabilirea reglementărilor / procedurilor referitoare la organizarea mobilităţilor, cunoaştere şi difuzare, verificare periodică şi revizie) • Resurse umane

5. Auditul intern / extern. Control intern Auditul intern: • Identificarea funcţiei de audit intern în organigramă • Misiuni / rapoarte de audit intern referitoare la gestiunea fondurilor Erasmus • Metodologie de audit utilizată • Remedierea neregulilor constatate, dacă e cazul (urmărire) Auditul extern: • Analiza concluziilor rapoartelor întocmite în urma verificărilor efectuate asupra fondurilor Erasmus de către alte instituţii abilitate sau AN Existenţa formelor de control intern

6. Selecţia beneficiarilor • Respectarea principiului selectiei corecte, transparente si coerente • Informare şi promovare • Procedura de selecţie • Managementul procesului de selecţie Pregătirea beneficiarilor • Întruniri de pregătire • Monitorizare

7. Managementul ciclului de proiect Verificarea dosarelor de mobilitate pentru esantionul selectionat: • Acorduri inter-institutionale • Contracte cuparticipantii • Dosare mobilitate (learning agreement / teaching assignment, certificat de prezenţă, foaie matricola, raport final etc.) • Recunoaşterea academicăşi valorificare (credite transferabile, supliment la diploma, transfer în curricula) • Emiterea certificatelor Europass Raportări • Statistici, raportare către AN, evaluări interne/externe

8. Managementul financiar • Proceduri de stabilire / modificare a granturilor • Contul Erasmus • Tranzactii: tipuri, documente, viză CFPP • Evidenţeprivind primirea fondurilor de către participanti • Existenţa unor proceduri de raportare

9. Managementul financiar • Concordanţa între sumele plătite de AN cu cele efectiv virate în conturi • Concordanţa datelor dintre extrasul de cont–contractul încheiat cu beneficiarul - documentul de plată- înregistrarea contabilă-raportarea către AN • Aprobarea şi plata granturilor în timpul perioadei contractuale de eligibilitate • Evitarea dublei finanţări din fondurile europene • Verificarea faptului ca studentul nu a mai beneficiat de un grant Erasmus de studiu sau de plasament • Arhivarea şi pastrarea documentelor - cel puţin 5 aniconform condiţiilor contractuale

11. Concluzii • Este necesară identificarea şi analiza riscurilor ce pot apărea în gestionarea fondurilor Erasmus • Aceste riscuri trebuie abordate din perspectiva implementării de soluţii / măsuri de conformare şi eficientizare a modului de implementare a programului ERASMUS SUCCES