Universidad de Puerto Rico Recinto Universitario de Mayagüez Decanato de Administración Departamento de Finanzas

1. Universidad de Puerto RicoRecinto Universitario de MayagüezDecanato de AdministraciónDepartamento de Finanzas Normas sobre Gastos para el Desarrollo de Relaciones Institucionales y Actividades de la Comunidad Universitaria Preparado por: Darío Torres Hernández Director de Finanzas

2. Departamento de Finanzas MISIÓN Mantener el control de las operaciones fiscales, velar y asesorar sobre el fiel cumplimiento de las políticas y normas institucionales, estatales, federales, privadas y otras. VISIÓN Proveer una alta calidad y excelencia en los procesos fiscales, libre de señalamientos y que los mismos fluyan de forma que se alcance la eficiencia en los procesos administrativos. Debe hacerse conforme a la reglamentación que nos aplique. Aspiramos proveer un servicio de la más alta calidad a nuestros usuarios, proveyéndoles soluciones rápidas que satisfagan sus necesidades operacionales. VALORES Compromiso: Servimos con dedicación al trabajo Integridad: Trabajamos con responsabilidad Sensibilidad: Respetamos la dignidad del ser humano Justicia: Cumplimiento de las leyes, reglamentos y procedimientos Excelencia: Mejoramiento continuo

3. Certificaciones a Discutir • “Normas Sobre Gastos para el Desarrollo de Relaciones Institucionales” • Certificación Núm. 190, 2002 - 2003 • “Normas Sobre Gastos para Actividades de la Comunidad Universitaria” • Certificación Núm. 191, 2002 - 2003

4. Gastos para el Desarrollo de Relaciones Institucionales Cert. Núm 190, 2002 - 2003 • Propósito • Regular el establecimiento, mantenimiento y fortalecimiento de relaciones de colaboración con otras universidades, instituciones y centros de cultura de PR y del exterior, con su comunidad interna, sus egresados, agencias o entidades gubernamentales, corporaciones, entidades e individuos privados y con la comunidad en general. • Educativos • Culturales • Cónsonos con la misión y proyecciones de la UPR • Allegar los recursos, aportaciones y colaboraciones que adelanten la consecución de los propósitos de la Institución.

5. Gastos para el Desarrollo de Relaciones Institucionales Cert. Núm 190, 2002 – 2003 (continuación) • Definición • Aquellos gastos razonables en que incurran los funcionarios con autoridad para ello en el establecimiento, mantenimiento y fortalecimiento de las relaciones de la UPR. • Estos gastos se ajustarán a los parámetros de: • Corrección • Razonabilidad • Pulcritud • Actividades • Restaurantes o instalaciones • Reuniones, recepciones, banquetes, conferencias, congresos y otras actividades

6. Gastos para el Desarrollo de Relaciones Institucionales Cert. Núm 190, 2002 – 2003 (continuación) • Actividades (continuación) • Atender visitantes • Comidas, transportación, hotel y otros • Ofrendas florales y publicaciones de esquelas • A personas con connotada vinculación a la Universidad • Obsequios o artículos similares • Muestra de reconocimiento o agradecimiento al quehacer universitario • Otros gastos

7. Gastos para el Desarrollo de Relaciones Institucionales Cert. Núm. 190, 2002 – 2003 (continuación) • Autoridad para incurrir en gastos • Presidente de la Junta de Síndicos • Presidente de la Universidad • Rectores • Decanos así autorizados por el Rector • Funcionarios designados por escrito por los arriba mencionados para representarlos en alguna actividad determinada • Esta Autoridad se ejercerá observando • Criterios de prudencia, austeridad y razonabilidad • Interés público

8. Gastos para el Desarrollo de Relaciones Institucionales Cert. Núm. 190, 2002 – 2003 (continuación) • Esta Autoridad se ejercerá observando (continuación) • El beneficio Institucional • Situación presupuestaria • Circunstancias específicas de la actividad • tiempo, lugar y participantes • Métodos de pago • Tarjetas de crédito autorizadas (Presidentes y Rectores) • Orden de Compra o Contrato • Pago Directo o Liquidación de Viaje

9. Gastos para el Desarrollo de Relaciones Institucionales Cert. Núm. 190, 2002 – 2003 (continuación) • Verificación y Control de los Gastos • Justificar • Validez • Utilidad • Razonabilidad

10. Gastos para Actividades de la Comunidad Universitaria Cert. Núm. 191, 2002 - 2003 • Propósito • Regular actividades que propenden el fortalecimiento de la vida institucional y un clima de bienestar y superación entre todos sus miembros, a los fines de establecer las relaciones entre la Universidad, sus egresados y la comunidad externa. • Deben estar cónsonos con el propósito de la Universidad. • Definición • Gastos incurridos para la celebración de actividades y reuniones convenientes y necesarias a los fines de estrechar las relaciones entre la universidad y la comunidad universitaria, sus empleados y sus estudiantes, así como aquellas otras actividades similares propias de una institución universitaria.

11. Gastos para Actividades de la Comunidad Universitaria Cert. Núm. 191, 2002 – 2003 (continuación) • Estos gastos se ajustarán a los parámetros de: • Corrección • Razonabilidad • Pulcritud • Los gastos se incluyen, pero no se limitan a: • Comidas, Refrigerios • Impresión de Invitaciones, Literatura • Afiches • Recordatorios, Placas • Arreglos Florales • Otros

12. Gastos para Actividades de la Comunidad Universitaria Cert. Núm. 191, 2002 – 2003 (continuación) • Estos gastos no incluyen regalos, arreglos florales u obsequios similares por concepto de nacimientos, cumpleaños, enfermedad u otra razón. • Actividades • Aniversarios de las unidades institucionales • Ejercicios de graduación y actos de reconocimiento a estudiantes y empleados • Exhibición de libros, revistas y obras de arte • Homenaje a servidores públicos y eventos de la comunidad universitaria • Reconocimiento a la labor creativa, de investigación o académica • Reuniones (Decanos, Directores, Empleados y Estudiantes) • Otras (Encendido Navideño y Fiesta de Navidad a Empleados)

13. Gastos para Actividades de la Comunidad Universitaria Cert. Núm. 191, 2002 – 2003 (continuación) • Autoridad para incurrir en gastos • Presidente de la Junta de Síndicos • Presidente de la Universidad • Rectores • Decanos así autorizados por el Rector • A los funcionarios designados por escrito para representar a los arriba mencionados en alguna actividad determinada • Esta Autoridad se ejercerá observando • Criterios de prudencia, austeridad y razonabilidad • Interés público

14. Gastos para Actividades de la Comunidad Universitaria Cert. Núm. 191, 2002 – 2003 (continuación) • Esta Autoridad se ejercerá observando: • El beneficio Institucional • Situación presupuestaria • Circunstancias específicas de la actividad • tiempo, lugar y participantes • Métodos de pago • Orden de Compra o Contrato • Pago Directo o Liquidación de Viaje

15. Gastos para Actividades de la Comunidad Universitaria Cert. Núm. 191, 2002 – 2003 (continuación) • Verificación y Control de los Gastos • Justificar • Validez • Utilidad • Razonabilidad

16. Proceso para la Autorización, Creación y Administración de Conferencias, Congresos, Simposios u otras

17. Componentes de una Conferencia, Congreso, Simposio y otros

18. Proceso para la Autorización, Creación y Administración de Conferencias, Congresos, Simposios u otras • Carta para solicitar autorización al Rector • Propósito • ¿Qué beneficios traerá a la UPR el llevar a cabo esta actividad? • Fecha y cómo proyectamos llevar a cabo esta actividad • Estimado de personas que asistirán o participarán • Personal que trabajará y facilidades necesarias • Carta o acuerdo de Asociación, Junta o cualquier otro organismo autorizando la celebración de esta actividad • Debe estar firmada o tener conocimiento el Rector

19. Proceso para la Autorización, Creación y Administración de Conferencias, Congresos, Simposios u otras • Carta para solicitar autorización al Rector (continuación) • Estimado del Presupuesto • Fondos Externos (Donativos y Registro) • Institucional • Efectivo • En Especies “In kind” • Estimado del gasto • Salarios y Beneficios Marginales • Ayudantías • Viajes • Contratos • Materiales • Equipo

20. Proceso para la Autorización, Creación y Administración de Conferencias, Congresos, Simposios u otras • Luego de tener la autorización del Rector deberá solicitar la creación de una o varias cuentas al Director de Finanzas • Debe incluir copia • Carta autorizada por el Rector en donde solicitó autorización para llevar a cabo esta actividad • Carta autorización o contrato de la Junta, Colegio u Organismo que autoriza al RUM a llevar a cabo esta actividad • Si es un acuerdo, ésta debe estar firmada por el Rector • Fondos de varias fuentes, deberá solicitar una cuenta para: • Fondos Externos (Registro y Donativos) • Fondos Institucionales • Efectivo • En especie (“In Kind”)

21. Proceso para la Autorización, Creación y Administración de Conferencias, Congresos, Simposios u otras • Luego de autorizada por el Director de Finanzas, ésta será enviada a la Oficina de Proyectos Especiales para la apertura de una o varias cuentas, según sea solicitada • La Oficina de Proyectos Especiales notificará el número asignado al solicitante. • El presupuesto será registrado según sean depositados los fondos en las respectivas cuentas del RUM. • Los gastos podrán ser llevados a cabo en base a los fondos depositados. • No se autoriza el sobregiro en estas cuentas.

22. Proceso para la Autorización, Creación y Administración de Conferencias, Congresos, Simposios u otras • Ingresos • Registro • Pago en cheque o efectivo • Pago utilizando “UPRM-Payment Gateway” o Pago en Línea • Transferencia electrónica • Autorización escrita para cargar a tarjeta de débito o crédito • Donativos • Efectivo o Materiales o Servicios • Deberán ser evaluados y autorizados por el Rector • No debe haber conflicto de interés • Y mucho menos crear apariencia • Asignación Institucional • Efectivo • Deberá ser autorizada por el Rector o Presidente de la UPR • En especie (“in kind”) • Deberá ser autorizada por el Director, Decano o Rector

23. Gasto Salarios y B M Est. a Jornal y Ayudantias Hotel Organizadores o Traductores Conferenciantes Comidas Materiales Publicaciones o Libros Compra o Renta de equipo Computadoras Proyectores “Booth” Vehículo de Motor Seguridad Teléfono Viaje Pasajes, Hotel y otros Proceso de Pago Compensación Adicional Requisición Est. a Jornal y Ayudant. Contrato Contrato Contrato Orden de Compra Orden de Compra o Caja Menuda Orden de Compra Orden de Compra Orden de Compra Orden de Compra Orden de Compra Orden de Compra Pago Directo Liquidación de Orden de Viaje Orden de Compra Proceso para la Autorización, Creación y Administración de Conferencias, Congresos, Simposios u otras Proceso de Pago a Utilizar según el Tipo de Gasto

24. Reglamentos Aplicables • Reglamento de Recaudaciones de la UPR • Certificación Núm. 52, 2005 - 2006 • Reglamento General para la Adquisición de Equipo, Materiales y Servicios No Personales de la UPR • Certificación Núm. 022, 1995 - 1996 • Reglamento de Pagadores de la UPR • Certificación Núm. 123, 1999 – 2000 • Procedimiento General para la Creación, Funcionamiento y Control de los Fondos de Caja Menuda • Circular Núm. 83-14 • Manual de Normas y Procedimientos para la Preintervención de Desembolsos y Obligaciones de la UPR • Circular Núm. 00-13 • Normas Uniformes de Contratación • Carta Circular Num. 95-07 • Reglamento de Gastos de Viaje de la UPR • Certificación Núm. 120, 1986 - 1987 • Procedimiento para la Selección, Reclutamiento, Administración y Pago de Estudiante a Jornal • Normas General para el Programa de Ayudantias Graduadas • Certificación Núm. 135, 1988 – 89 • Otros reglamentos aplicables (Estales, Federales y Institucionales)

25. Preguntas o Dudas…

26. Departamento de Finanzas a sus ordenes Oficina del Director Extenciones 2150, 2158 y 3867 Dirección Electrónica dtorres@uprm.edu C_rivera@rumad.uprm.edu m_morales@rumad.uprm.edu Presentación disponible en: http://www.uprm.edu/decadmi/finanzas/finaabout.php