Présentation : KEOPSS

1. Présentation : KEOPSS • Keopss est un logiciel permettant d’élaborer tous les ans ses budgets prévisionnels, ses comptes administratifs et les états préparatoires liés aux indicateurs financiers. Il est développé en collaboration avec l’UNIOPSS. • Il répond aux demandes émanant de différents secteurs qui sont : • Social/Médico-social/SSIAD • EHPAD • Aide à domicile • Il intègre les informations liées aux conventions collectives suivantes ainsi que les particularités sectorielles (EHPAD, ESAT, CHRS, etc.) : • Convention du 15 mars 1966 • Convention du 31 octobre 1951 Rénové • Convention « Accord de branche aide à domicile » Il est également possible de paramétrer la base pour des gestionnaires appliquant une autre convention collective ou n’en appliquant pas.

2. Présentation : UNIOPSS • L'UNIOPSS (Union nationale interfédérale des œuvres et organismes privés sanitaires et sociaux) est une association loi 1901 reconnue d'utilité publique. • Ses missions : Réagir à l'actualité, construire des propositions L'Uniopss analyse les informations issues du terrain et l'actualité politique et réglementaire pour identifier les enjeux prioritaires du secteur et les actions à mener. Animer la réflexion, partager les savoirs, offrir un appui technique Rédactions d’ouvrages, de guides pratiques, réalisations d’outils multimédias, et diffusion d’une revue nationale : Union Sociale.Organisation de congrès, journées d’études afin de poursuivre la réflexion sur l'évolution des politiques publiques et sociales. Représenter l'ensemble du secteur sanitaire, médico-social et social auprès des pouvoirs publics et de l'opinion Veiller aux intérêts des gestionnaires dans la construction des politiques sociales, et faire le lien entre l'Etat, les pouvoirs publics territoriaux et les associations du secteur.

3. Historique • L’UNIOPSS et Apologic travaillent ensemble depuis 2005. En 2005 : Keopss est né en proposant aux établissements l’adaptation de la feuille Excel CIFO sous forme d’un logiciel nommé UNIOPSS. En 2006 et 2007 : Une année de test et de compréhension pour proposer un logiciel complet et fiable qui prendra le nom de Keopss. En 2008 : Début des projets et adaptation de nouveaux outils en avance (ex :CPOM) sur la réglementation du secteur social et médico-social. Achat de la solution Keopss par Apologic à l’UNIOPSS, qui reste acteur dans l’expertise et la veille juridique. Aujourd’hui, Intégration du logiciel Keopss dans la gamme des produits Apologic. Proposition d’offre d’accompagnement, d’assistance dédiée et de formation. BudgetP disparaît au profit de Keopss.

4. Ressources • Pour APOLOGIC : Un chef de produit : Clémentine AZÉ Rôle : Suivi de projet, mise en place d’outils d’accompagnement, informations pratiques et commerciales. Un développeur : Loïc TAISNE Un coordinateur réseaux : Benoit HIRT Rôle : Coordination entre les URIOPSS (Union régionale interfédérale des œuvres et organismes privés sanitaires et sociaux), l’UNIOPSS et APOLOGIC. Un support téléphonique direct : Alexandra LARDOUX, Christine SAUNIER Rôle : Prise des appels hotline en direct et réponses aux difficultés d’utilisation des établissements. • Pour l’UNIOPSS : Une conseillère tarification : Maïwenn l’HOSTIS, Un groupe de conseillers techniques : David M., Audrey B., Jérôme C., Marc P. Rôle : Participation aux tests et évolutions de l’applicatif

5. Le budget prévisionnel vu par Keopss • Qu’est que c’est ? Un budget prévisionnel permet de comparer les recettes et dépenses prévues avec ce qui se passe en comptabilité et de prévoir l'avenir. Il est présenté à l’autorité de tarification qui lui donne sa forme définitive et on parlera alors de budget accordé. 4 Axes importants déployés dans le logiciel: Activité : Détermination du taux d’occupation de l’établissement et de son nombre de journées prévisionnelles. Exploitation : Saisie du budget prévisionnel mono ou multi activités , gestion des charges de personnel et des effectifs Tarifs : Détermination des tarifs pour exprimer le prix de journée moyen d’un établissement, détermination du détail des lignes budgétaires pour exprimer le coût et le tarif horaire des catégories de personnel en fonction du nombre d’heures d’intervention Investissements : Saisie des emprunts, amortissements, bilan financier et bilan propre, plan de financement pluriannuel, section d’investissement, ….. • Quand ? Le budget prévisionnel est à déposer auprès de l’autorité de tarification au plus tard le 31 octobre. Infos : La version permettant d’établir les budgets prévisionnels est disponible en téléchargement mi juillet. • Comment ? Après avoir établi son budget prévisionnel dans l’application Keopss, l’association pourra éditer l’ensemble de ses documents pour une transmission par voie papier. Pour appréhender les demandes des différentes autorités de tarification, il sera également possible de générer les éléments dans le fichier financeur pour une transmission par voie électronique. Compatible avec l’outil REBECA

6. Cartographie des tableaux et leurs liens

7. Le compte administratif vu par Keopss • Qu’est ce que c’est ? Le Compte administratif est une photographie à un moment donné (au 31 décembre de l’année écoulée) de la situation financière de l’établissement. Il permet de vérifier la réalité et la sincérité des prévisions budgétaires. Les dépenses ont elles été bien évaluées ? Les recettes, à l’inverse, n’ont-elles pas été surestimées. Autant de questions... et de réponses que le compte administratif est en mesure d’apporter. 3 Axes importants déployés dans le logiciel  : Activité : Détermination du taux d’occupation de l’établissement sur l’activité réalisée. Exploitation : Etat des recettes et des dépenses, détermination du résultat d’exploitation et affectation sur du résultat déficitaire ou excédentaire. Analyse des mouvements du personnel et calcul des appointements GVT (Glissement – Vieillesse – Technicité) Investissements : Saisie des emprunts, amortissements, bilan financier et bilan propre, plan de financement pluriannuel, section d’investissement, ….. • Quand ? Le compte administratif est à déposer auprès de l’autorité de tarification au plus tard le 30 avril. Infos : La version permettant d’établir les comptes administratifs est disponible en téléchargement début février. • Comment ? Après avoir établi son compte administratif dans l’application Keopss, l’association pourra éditer l’ensemble de ses documents pour une transmission par voie papier. Pour appréhender les demandes des différentes autorités de tarification, il sera également possible de générer les éléments dans le fichier financeur pour une transmission par voie électronique. Compatible avec l’outil REBECA

8. Cartographie des tableaux et leurs liens

9. Outils et compatibilité • Les outils disponibles dans le logiciel KEOPSS pour l’utilisateur sont : • Des fiches pratiques (accessibles via le menu FAQ), • Un assistant de paramétrage, • Une documentation sur la réglementation et des modèles de rapport budgétaire et d’activité (fourni par l’UNIOPSS et accessible dans le menu documention), • Une aide en ligne (accessible par la touche F1), • Des automatismes de saisie et des alertes pour attirer l’attention du gestionnaire. • Keopss est compatible avec les différents logiciels de paye et de comptabilité du secteur par le biais d’import paramétrable. Réf. : Alfa, Progor, Sage, DIR, Ciel, EBP, Apologic (Sentinel et Korrigan) Par exemple, les imports paramétrables possibles sont : plan comptable, écritures, les états de personnel, etc….sous forme d’accompagnement payant.

10. Les échanges

11. Lexique CHRS : Centre d’hébergement et de réinsertion sociale ESAT : Etablissement et service d’aide par le travail EHPAD : Etablissements d’hébergement de personnes âgées dépendantes SSIAD : Service de soins infirmiers à domicile CAT : Centre d’aide par le travail IME : Institut médico-éducatif CPOM : Contrat pluriannuel d’objectifs et de moyens UNIOPSS : Union nationale interfédérale des œuvres et organismes privés sanitaires et sociaux URIOPSS : Union régionale interfédérale des œuvres et organismes privés sanitaires et sociaux DO.MINI.C : Dotation minimale de convergence