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XLAB : Formation Initiale. Paramétrage Commande – Service Fait – Factures Missions Echanges et sauvegardes Outils et bases de données. Présentation : les fonctions. Les fonctions du logiciel. Gérer les crédits de l’unité Suivre les dépenses et les disponibles

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XLAB : Formation Initiale


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Presentation Transcript
xlab formation initiale
XLAB : Formation Initiale
  • Paramétrage
  • Commande – Service Fait – Factures
  • Missions
  • Echanges et sauvegardes
  • Outils et bases de données
pr sentation les fonctions
Présentation : les fonctions

Les fonctions du logiciel

  • Gérer les crédits de l’unité
  • Suivre les dépenses et les disponibles
  • Faciliter le travail du gestionnaire
  • Communiquer avec la Délégation
fonction gestion des cr dits
Fonction : Gestion des crédits

Gérer les crédits de l'unité

  • Enregistrer les recettes
  • Suivre les dépenses des crédits sur les origines
  • Répartir les crédits sur les entités dépensières (équipes, opérations, services …)
  • Réserver certains crédits
fonction suivi
Fonction : Suivi

Suivre les dépenses et les disponibles

  • Gestion du fichier fournisseur
  • Traitement des demandes d’achat
  • Éditer des bons de commandes
  • Enregistrer les services faits
  • Enregistrer les factures
  • Saisir des demandes de mission
fonction faciliter le travail du gestionnaire

Une équipe peut saisir des demandes d'achat.

Fonction : Faciliter le travail du gestionnaire

Une équipe peut d’informer sur :

  • Le gestionnaire de l’unité les récupère et les transforme en commandes.
  • Le traitement de ses demandes d’achat
  • Son disponible
  • L’évolution de ses dépenses
fonction communiquer avec la d l gation
Fonction : Communiquer avec la Délégation

Intérêt du transfert des données

  • assurer la cohérence des données avec la délégation
  • il est donc recommandé de transférer régulièrement vos données vers la délégation :
  • -> Extractions : CHAQUE FOIS que vous saisissez des mouvements
  • -> Retours : QUOTIDIENNEMENT, même si vous ne transmettez pas régulièrement des commandes factures et missions

Transmission par voie télématique

Bien paramétrer le nombre de jours d’archivage des transferts

pr sentation un sch ma d ensemble

BASE DE DONNEES

Origines de crédits

Entités dépensières

Fournisseurs/Produits

Clients/Articles

Matières

Commandes

Services Faits

Factures

Missions

Personnel sur CD

...

REPONSE IMMEDIATE

Consultations individuelles

Etats de synthèse

Export de données

Présentation : un schéma d'ensemble

LABORATOIRE

DELEGATION

SERVICES

FAIT

COMMANDES

FACTURES

CREDITS

MISSIONS

BFC

SIRHUS

Bons de commande

Factures clients

Suivi des crédits

et des dépenses

Ordres de mission et

documents annexes

installation xlab en mono poste en multi poste
Installation Xlab en Mono-poste

Installation Xlab en Multi-poste

Installation Xlab en Mono-poste / en Multi-poste

Sur le Serveur sont installés

Sur l’unique Poste de travail sont installés

  •  Runtime OMNIS
  • Application Xlab
  •  Base Xlab
  •  Runtime OMNIS
  •  Application Xlab
  •  Base Xlab

Sur chaque poste de travail sont installés

  •  Runtime OMNIS
  • Application Xlab
  •  Runtime OMNIS
  • Application Xlab
slide9

Recommandations

LES POSTES DE TRAVAIL CERTIFIES

SUR PC

Windows 2000

Windows XP

Windows VISTA

Pour les serveurs TSE :

Windows 2000 /2003 server (possibilité de paramétrer TSE livré en standard)

SUR MAC

Mac OS X.4 et X.5, type de processeur Core Duo.

EN CAS DE DOUTE http://www.dsi.cnrs.fr/Xlab_tech/pc/pc.asp

param trage de la base
Paramétrage de la base
  • Application
  • Organisme
  • Unité
  • Paramétrage des transferts
  • Habilitations
application param trage de l application
Application : paramétrage de l’application

Attention au paramétrage du nombre de jours archivage.

structures des d penses dans bfc
Structures des dépenses dans BFC

Identique à votre

Arborescence

Xlab

Code division =

Codification du labo dans BFC

Subventions

D’état

Ressources

Propres

banalisées

Ressources

Propres

justifiables

OTP2

1B1

OTP1

1B1

9ADO

0B1

PACR

0B1

9ADO

1B1

PACR

1B1

EOTP11

1B1

EOTP12

1B1

Non gérés dans vos bases xlab

structure de l arborescence type xlab
Structure de l’arborescence type Xlab

Niveaux

laboratoire

1

CNRS

Autre

Tutelle

(ex université)

2

Subvention

D’état

Ressources

Propres

banalisées

Ressources

Propres

justifiables

3

9ADO0999

0B1INTER

9ADO0999

1B1INTER

Personnel

PACR0999

1B1INTER

CONTRAT

1

CONTRAT

2

204571

1B1INTER

4

Personnel

227232

1B1INTER

5

Ttes dépenses

227231

1B1INTER

structures des d penses dans bfc1
Structures des dépenses dans BFC

Identique à votre

Arborescence

Xlab

Code division =

Codification du labo dans BFC

Subventions

D’état

Ressources

Propres

banalisées

Ressources

Propres

justifiables

OTP2

1B1

OTP1

1B1

9ADO

0B1

9ADO

1B1

PACR

1B1

EOTP11

1B1

EOTP12

1B1

structure de l arborescence type xlab1
Structure de l’arborescencetype Xlab
  • Code de gestion 1 Xlab = Adresse analytique = 9ADO0999

9ADO0999 = (9ADO =Autres dépenses opérationnelles ; 0999 = Centre financier BFC = Code pour le laboratoire)

  • Code de gestion 2 Xlab = Adresse budgétaire = 0B1INTER

0B1= dotation globale sur Subvention d’Etat ; 1B1 = dotation globale sur Ressources Propres

INTER = groupe de disciplines (Référence NCBC – Nouveau Cadre Budgétaire et Comptable)

PACR = Centre de coût pour les dépenses de personnel autres que sur contrat à justifier (Ressources propres) En dépassement sur Xlab

  • Pour les contrats à justifier

227371 et 227372 = correspond à la codification de l’EOTP (Eléments d’organigramme technique de projet )

origines de cr dit
Originesde crédit

il est possible de changer

les codes origines

slide24

APPT

PARIS

APPT

MONTAGNE

SALAIRE 1

SALAIRE 2

ALLOCATIONS

REMBT SECU

LOYERS PERÇUS

ORIGINES DE CREDIT

ENTITES DEPENSIERES

REMBT PRETS

IMPOTS

VACANCES

MAISON

ENFANTS

MAISON

VOITURE

LOCAUX

FONCIERS

REVENUS

COURANT

ENTRETIEN

GARDE

SCOLARITE

NOURRITURE

HABILLEMENT

FOURNITURE

CANTINE

entit s d pensi res
Entités dépensières

il est possible de changer

les codes entités

ce qui est important
Ce qui est important !
  • Sauvegardes et archivage des données à bien paramétrer.
  • Retours journaliers – extractions régulières
  • Bien saisir les codes de gestion dans les origines
  • L’arborescence des entités dépensières doit refléter la politique du laboratoire
  • Bien réfléchir aux accréditations des utilisateurs
  • Pas de gestion avec le code administrateur : l’administrateur n’est pas un gestionnaire.