Vår resa från LUST - till det dagliga arbetet med ständiga förbättringar

1. Vår resa från LUST - till det dagliga arbetet med ständiga förbättringar Servicetjänster och Logistik Karolinska Universitetssjukhuset Start 2005 Anders Carlson med ledare och medarbetare

2. Disposition • Varför vi startade resan • Vad vi ville uppnå • Hur resan har sett ut • Olika sätt att beskriva resultatet • Hur vi tänker gå vidare • Lärdomar • Sammanfattning

3. Varför vi startade förbättringsresan Gått igenom tuff sammanslagning Utbildning i ledarskap och hälsa 2003 Vi behöver förbättra vårt kundperspektiv Ca 20% nedskärningar Tidigare erfarenheter från kraften i förbättringsarbete För hög sjukfrånvaro Inte helt effektiva processer Trötta på besparingar Kvalitetsbrister 2005 i september godkändes ansökan och redan i oktober var vi på spåret ! LUST = Långsiktig Utveckling i Samarbete för Trivsam arbetsmiljö

4. 2. Vad vi ville uppnå Att skapa ett långsiktigt hållbart arbetssätt för en förbättrad arbetsmiljö inom hela varuförsörjningsprocessen från leverantör (MediCarrier) till användare (Karolinska). Ledare & Medarbetare Livsstil Arbetsmiljö MediCarrier Kunder Leverantörer Interna kunder Interna leverantörer Verksamheten Sambandet mellan Arbetsmiljö - Livsstil - och Verksamhet

5. 2. Vad vi ville uppnå • Attraktivare arbetsplats där alla medarbetare är sedda och delaktiga • Höjt medarbetarindex • Utvecklad kultur för ständigt förbättringsarbete som är en naturlig del i det dagliga arbetet • Förbättrad varuförsörjningsprocess • Ökad samverkan med MediCarrier i hela varuflödet • Minskad sjukfrånvaro Samsyn hos ledare och medarbetare om ett gemensamt fokus Skapa en attraktivare och effektivare arbetsplats med friskare medarbetare

6. 3. Hur resan har sett ut MI = MedarbetarIndex NIK = Nöjd Intern Kundindex

7. 3. Hur resan har sett ut Medarbetare Kunder Ekonomi Processer Varför behövs allas engagemang inom LUST? Ansträngd ekonomi och besparingskrav Risk för rekryterings- svårigheter i framtiden Kvalitets brister Hög sjuk- frånvaro Lågt med- arbetar index Kärnverksamhet hos konkurrenterna Brist på medarbetare Outsourcing Kunden gör det själv Krav på effektivare processer Skapa kundvärde Ökad möjlighet att påverka och ta ansvar Skapa en attraktivare och effektivare arbetsplats med friskare medarbetare Vad är viktigast att fokusera på just nu?

8. 3. Hur resan har sett ut Några röster under resans gång - 2005 Åh nej! Ännu en sak till! Vi har redan ett helsike, men bra att MediCarrier är med. Ingen ser oss – vi kallas för kulvertråttor Är det här ytterligare ett projekt, som havererar? Vi behövs och gör ett bra jobb Vi medarbetare får aldrig vara med Det är stressigt, dragigt, kallt … Outsourcing? Vi är trötta på tomma hot! Vi känner inte respekt från avdelningarna

9. 3. Hur resan har sett ut MI = MedarbetarIndex NIK = Nöjd Intern Kundindex

10. 3. Hur resan har sett ut Några röster under resans gång - 2006 Nu ligger vi steget efter, vi måste ligga steget före Låter jättebra med LUST men känns som en utopi Vi har definitivt inte tid att sitta på såna här möten Det här har vi hört förut…… Typ… Roligt att vi medarbetare får vara med också Stressigt - vi behöver vara flera. Vi har för mycket att göra! Vi har vårt vanliga jobb att sköta Bra att vi satsar på arbetsmiljön

11. 3. Hur resan har sett ut MI = MedarbetarIndex NIK = Nöjd Intern Kundindex

12. 3. Hur resan har sett ut Medarbetare Kunder Ekonomi Processer 2007 uppdaterar vi vårt strategiska resonemang och fokus Kundens behov av servicetjänster Många vakanser Hög korttids sjuk- frånvaro Förbättrings- möten Kvalitets brister Kärnverksamhet hos konkurrenterna Flödes orienterat arbetssätt Brist på medarbetare Outsourcing Ständiga förbättringar Delaktiga medarbetare som påverkar och tar ansvar Nöjda kunder Skapa en attraktivare och effektivare arbetsplats med engagerade medarbetare som mår bra Vad är viktigast att fokusera på just nu?

13. 3. Hur resan har sett ut Några röster under resans gång - 2007 Vi måste tillsätta vakanserna snabbare Stressigt - vi har fortfarande för lite tid och är får få. Det händer ju faktiskt bra saker McKinsey! Outsourcing kom som en chock! Det är viktigt att jobba med förbättringar men det är svårt att hinna med allt Kul att vi får vara med och påverka Bra sätt att jobba! Jag har verkligen utvecklats som ledare Faktiskt – det är inte lika många sjuka nu – det märks

14. 3. Hur resan har sett ut MI = MedarbetarIndex NIK = Nöjd Intern Kundindex

15. 3. Hur resan har sett ut Några röster under resans gång - 2008 Jag känner mig mycket tryggare i mitt ledarskap Nu kör vi igång mötet! Det är viktigt att sätta mål på förbättringsarbetet – så vi vet när vi är klara Fortfarande stressigt och dagarna räcker inte till Det är himla roligt när det blir flyt! McKinsey? Vi fixar detta! Nu kan vi verkligen se resultat. Vi är på god väg också. Jämfört med andra företag. Det finns mycket vilja, men det är trögt att hålla i förbättringsarbetet

16. 4. Olika sätt att beskriva resultatet Den levande processen Energi “Är det viktigt?” Inflöde ”Riktning” Utflöde “Resultat” Inre liv “Bra flyt” Återmatning “Utveckling” Hur vi arbetar för att få förbättringsgrupper med ”levande möten”

17. Vad några ledare och medarbetare säger 4. Olika sätt att beskriva resultatet Taget ur intervjuer

18. 4. Olika sätt att beskriva resultatet En helhetssyn på förbättringsarbete mot ekonomi i balans Långsiktig Ekonomi i balans Effektivareprocesser / samarbete i flöden för kunden bästa Förbättrad arbetsmiljö ..och Livsstil  Ledarskap och medarbetarskap - med ansvar och engagemang för ekonomi, konkurrenskraft och hälsa

19. Långsiktig Ekonomi i balans Effektivareprocesser / samarbete i flöden för kunden bästa Förbättrad arbetsmiljö ..och Livsstil 4. Olika sätt att beskriva resultatet Hur förbättrad arbetsmiljö påverkar sjukfrånvaron

20. Långsiktig Ekonomi i balans Effektivareprocesser / samarbete i flöden för kunden bästa Förbättrad arbetsmiljö ..och Livsstil 4. Olika sätt att beskriva resultatet Hur effektivare processer påverkar produktiviteten

21. Långsiktig Ekonomi i balans Effektivareprocesser / samarbete i flöden för kunden bästa Förbättrad arbetsmiljö ..och Livsstil 4. Olika sätt att beskriva resultatet Hur effektivare processer påverkar produktiviteten

22. Långsiktig Ekonomi i balans Effektivareprocesser / samarbete i flöden för kunden bästa Förbättrad arbetsmiljö ..och Livsstil 4. Olika sätt att beskriva resultatet Hur förbättringsarbetet bidrar till en ekonomi i balans

23. 6. Lärdomar Om vi hade vetat då vad vi vet idag- hur hade vi då gjort? Från början utsett en intern ledare för processen att jobba med ständiga förbättringar Utökat stöd till förmågan att följa upp resultat Bokat in förbättringsmöten långt fram i almanackan Utökat stöd och coachning av ledarna i ledarskapets förbättringsförmåga Årsplanering av olika förbättringsrelaterade aktiviteter Studiebesök för ledare och medarbetare hos andra företag som kommit längre Regelbundna erfarenhetsmöten för alla chefer Förberett organisationen på att det tar längre tid än man tror - och att vi orkar

24. 7. Sammanfattning • Varför vi startade resan • Vad vi ville uppnå • Hur resan har sett ut • 4. Hur vi tänker gå vidare • Göra ständiga förbättringar till en • del av det dagliga arbetet • Engagerade ledare och medarbetare som • mår bra och gör oss till det självklara valet • som tål att konkurrensutsättas • Det tar tid att ändra en kultur men det • går om man är uthållig • Fortsatt uthållighet och uppdatering • för att säkerställa vår konkurrenskraft

25. Vems är felet? • Vad borde man/någon ha gjort? Att ställa sig vid sidan om: • Präglas av tyckande och åsikter • Inget produktivt kommer utur denna diskussion Vad kan vi göra? • Vem gör vad till när? Att gripa in i spelet • När vi griper in i spelet ser vi oss som ansvariga, tar initiativ och driver frågorna

26. Kontaktperson Mariann NordinTel 08-585 829 35mariann.nordin@karolinska.se