大埔堂大型活動指引 2014

1. 大埔堂大型活動指引2014

2. 内容 大型活動的題材/表演策劃/ 管理 - Leo(20’） 縂負責人的工作/ 要求/ 分享 - Kinko (20') 演出縂負責人 -  芝 (20') 話劇-導演- 樑（15‘） 舞臺總監- 升( 15') 音響- 阿雞（5-10‘） 燈光- 文（5-10') 牧養- 林牧師 （10‘） 9. Q&A (5')

3. 大型活動的流程 • 確立主題 （或總負責人） • 確立總負責人 （或主題） • 確立各部分負責人 • 訂定時間表/分工 • 跟進/ 調整 • 完成/檢討/學習

4. 確立主題 • 既有活動 • 受難節，盛讚 • 創新工具 • 協同效應(1+1=3): 外國佈道家+當地教會推動 • 時間+地點+人物: 四方公園boardgame • 考慮 • 全堂大方向 • 資源 • 效率 • 正確名稱/期望管理/效果評估

5. 確立總負責人 • 工作 • 策劃，推動各部分工作，按時間表，預算完成 • 領導/ 正面思考，非管理 • 所需條件 • 策劃能力 (若沒有，由團隊負責) • 有責任感 • 根據時間表/超前考慮下一步 • 從活動最大利益/ 事實做判斷 • 強溝通能力/ 尊重他人 • 彈性處理人事

6. 確立各部分負責人 • 工作 • 策劃，推動相關工作，根據所定内容，時間和預算進行 • 確立自己部分組織表 • 所需條件 • 有相關工作有經驗 （如：音響，話劇） • 其他和縂負責人一樣

7. 訂定工作時間表 • 首先從活動日期反向計算到今天的時間 • 確定主要的工作。例如：舞臺設計，道具，彩排 • 加進資源可用/不可用的時間（例：演員考試日子） • 有詳細工作内容，才可以明確跟進

8. 確立組織表 • 功能 • 設立各部分人員/工作範圍 • 溝通途徑 • 資源/工作量調動 （例：有部分工作過多，或負責人病倒，其他人可以幫忙）

9. 跟進/ 調整-工具 • 以前一般開會後，會把資訊放在email，大家可能沒時間看，又不知道最新的版本。 • 建議用一些大家能分享的途徑。比如開一個Facebook, 或dropbox。把東西放在上面，大家就可以很容易根據時間綫，和題目，了解各方面的進度，和互相提示。

10. 後續跟進 • 每次活動完成後，通常都有些跟進工作 • 出席人數統計 • 支出結算 • 花絮/ 照片/ Video • 檢討/ 學習到的東西 • 這些工作應儘快完成，因很快大家就要忙別的事奉，再沒有熱情和資訊丟失。

11. 總負責人 –姚子欣

12. 工作的主要内容 • 1. 分配及推動 • 籌備工作人員名單及演員選角 • 清晰地分配工作-訂立組織表及工作細項分配 • 推動各方面的工作 • 訂立每項工作的日期，確保所有事情也在進行中及要求在死線前完成每項事情 • 作最後/最終決策 • 安排會議,製訂議程及作最後的跟進

13. 工作的主要内容 2. 聯絡及溝通 • 與各團長聯絡及要求協助 • 與各負責人保持良好溝通 • 定期向有關肢體匯報進展及代禱

14. 注意事項 • 一定要與各負責人開會,清晰地定立工作範圍 • 更新進度及提醒,否則會不了了之 • 與各負責人保持良好關係,定期溝通,解決難題 • 小心處理不同工作負責人之間的不協調 • 很多不知明的小細節會忽略或可能會遇到的突發事件, 應全面地思考,比別人想多一步 • 應有的禮貌 • 決定所有事情後,便不要三心兩意,時常更改

15. 個人分享

16. 總演出負責人-何泳芝

17. 製作前期 • 統籌整個劇的製作  • 幕後工作之分配 • 選角(與各團長溝通) • 修改劇本

18. 製作中期 •  跟進各組工作進度  • 編排綵排時間表 • 安排綵排地點 • 訂出演出當日時間表

19. 入台至演出的期間 • 按照編定的入台進度表 • 執行演出操作

20. 注意事項 • 有時間概念 • 跟進各部門的進度 • 與導演和各小組有良好的溝通 • 協調各小組及核心間之衝突

21. 個人分享 -溝通 - 壓力 • 事奉心態

22. 導演-胡國樑

23. 小提醒 • 明確的要求, 同指令 • 有想像力, 同畫面 • 適當地接納意見 • 係綵排前先預備好自己

24. 注意事項 • 事奉的心態 • 維持靈性 • 以禱告記念 • 合一的心

25. 執行舞台總監/助導 -李溢昇

26. 執行舞台總監的主要工作 • 掌握話劇的流程與進度 • 跟足導演排戲，兼排練事前準備及事後收拾等 • 記錄導演排戲時的任何改動 • 編排演員入台時間 • 記下所有演員的走位 • 在演出時，在舞台兩邊執行職務 • Cue Show(提示所有演員出場和道具的轉換) • 音響控制

27. 注意事項 • 與導演,演員有良好的溝通 • 留意細節 • 管理秩序

28. 音響部-徐兆輝

29. 工作的主要内容 為在大埔堂以外舉行的活動”度身訂做“影音設計 活動分為 • 戶外(苦路行, 佈佳音等) • 戶內(情人節之夜, 受難節祟拜, 聖誕盛讚等) 主要工作內容 • 有聲 為主席, 獻詩, 配樂組提供足夠用具(例如:咪, 譜架, 電子琴, 鼓) 配合活動/團契順利進行 • 有畫 為ppt組提供投影機 主要工作流程 設計影音用具運送流程及人手分配 在當日控制音響器材及設置時間 設計影音用具分佈 協調影音使用者 預備足夠影音用具及配件 設計影音用具設置流程

30. 注意事項 • 在決定活動採排日子前必須確定所有影音用具數量 • 在活動採排前必須完成整個影音設計 • 預備足夠影音用具及配件 • DO NOT MISS ITEMS • 對講機? • 誰負責運送吉他? • 訂了Van沒有? • Backup Plan?

31. 個人分享 • 在話劇稿上加上有關音響標記 • 事先與文娛中心音響人員com好共同語言 • 在採排及活動進行時要留意燈光轉變及台上事奉肢體的一舉一動, 以便及時開/關音響用具 • 在現場協調舞台總監及各部門負責人

32. 舞台燈光-劉健文

33. 工作的主要内容 • 活動燈光設計 • 按照活動內容安排不同效果的燈光播放 • 視乎場地，情況而決定所需使用的燈光的規模 • 與場地燈光職員聯系，並指導當日活動的燈光效果

34. 注意事項 • 需要事前了解場地燈光佈置 • 需要對舞台燈光的操作有基本認識 • 與導演，舞台總監，舞蹈員等了解燈光要求，並提出可行性的建議 • 需要對整個舞台劇有一定熟悉，以便了解每個燈光效果的細節 • 懂得與場地燈光職員聯繫，彼此溝通，讓負責職員了解所需的燈光效果及指令

35. 個人分享 • 自己也是首次在文娛中心負責燈光 • 最初未有想過會比以往社區中心的燈光控制和設計有非常不同的分別 • 因此自己也有很多不太懂的地方 • 而且最初亦未能與場地的工作人員溝通，以致很多燈光的效果，燈圖的設計要如何也並不清晰。對於如何設計燈光效果也感到沒有方向 • 之後發現控制此舞台的燈光比想象中複習

36. 道具部-劉少紅

37. 工作的主要內容 • 製作道具 • 準備，購買材料 • 教導弟兄姊妹如何製作道具

38. 注意事項 ＊比較難控制人數製作道具,如人數 太多, 其他人會無野做或無空間！ 人太少又做唔完！ ＊出席參與製作的弟兄姊妹最好與我 聯絡！ ＊道具用完後的放置

39. 個人分享 好開心，可以參加這個聖誕盛讚！看著大家分工合作,用心，付出時間和精神去完成每一個道具！ 在聖誕盛讚演員的賣力演出，音響，詩班，幕後人員的努力……觀眾的欣賞，大家投入當中，真是令我好感動！而當中希望新人和被邀請的人都可以更加了解主, 主的愛！

40. 財政及場地策劃-姚英敏

41. 租用場地詳情 申請流程 注意︰非藝術性質活動的申請只可在租用月份前3個月內提出 座位：551或756

42. 減租申請 • 條件︰申請團體必須為 • 非牟利團體 • 註冊並獲歸入公共性質的認可慈善機構或信托團體名 • 注意︰減收租用費的活動，必須公開予公眾人士參加 • 兩成門票給予文娛中心派發 • 須提交擬舉辦活動的票價及詳細收支預算 • 活動舉行後一個月內，獲減收租用費的團體須提交收支報告 • 減收租用費率為50%、60%、70%或80% • (根據活動的內容、活動價值、經費來源及申請人的組織能力而定)

43. 財政詳情 活動前︰提交財政預算報告 活動後︰提交財政收支報告 注意 - 各功能組長提交預算開支 - 單據由功能組長收集(對頭人) - 衝量需要性 - 物件擁有人(自付/大埔堂支付？)

44. 服裝部-周佩瑤, 陸美儀

45. 工作的主要內容 • 按劇本需要設計與角色性格合適的形象， 製定古裝/時裝角色形象設計表 • 訂立時間表 • 訂立預算表 • 古裝：買布、與演員度身、縫製 • 時裝：先問演員借衣服，如沒有，才向其他肢體借衣服或需演員自行購買合適衣服 • 配飾：某些角色需有配飾，需向肢體借用/自製/購買

46. 注意事項 • 需用到由樂富母堂借出的衣服，小心使用，需歸還母堂 • 之前有很多大型話劇/演出曾縫製不少古裝衣服，不知去向，演出結束後，需找合適地方安置 • 早些準備，為演員尋找時裝服裝，因這過程較煩覆 • 與籌委多溝通，訂立角色形象

47. PPT-陳俊灝

48. 工作的主要内容 • 制作和顯示畫劇中用到的佈景 • 制作和顯示詩歌歌詞

49. 注意事項 • 應盡早得知場地的技術資料 • 避免已制作的內容因為場地不兼容而浪費 • 以便預備配合要求的方案和所需設備(如:PROJECTOR) • 應及早詢問要求的最終決定，和指出可能的問題(如有) • 避免在上面未有最終決定時開始制作，因為“小更改”可能在技術上是極大改動 • 要指出要求在技術上的可行性

50. 舞蹈編排-陳佩儀