1 / 58

InLoox Produktpräsentation

InLoox Produktpräsentation. Die Projektmanagement-Software, die mitten in Outlook arbeitet. Inhalt. Projektübersicht Einbindung in Outlook, Dashboard, Projektlisten Seite Betreuung Basisdaten, Ansprechpartner, Notizen Seite Mindmaps Mindmaps, Knoten, Übertragen in Zeitplanung

cameron-glenn
Download Presentation

InLoox Produktpräsentation

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. InLoox Produktpräsentation Die Projektmanagement-Software, die mitten in Outlook arbeitet

  2. Inhalt Projektübersicht Einbindung in Outlook, Dashboard, Projektlisten Seite Betreuung Basisdaten, Ansprechpartner, Notizen Seite Mindmaps Mindmaps, Knoten, Übertragen in Zeitplanung Seite Planung Vorgänge, Meilensteine, Ressourcen Seite Zeiterfassung Zeiteinträge, Buchungen, Kalendereinträge Seite Dokumente Ablage für Dateien und Outlook-Elemente Seite Budgets Projektausgaben und -einnahmen Seite Budgetübersicht Diagrammtypen Schnellzugriffsbereiche E-Mail, Termin/Aufgabe, Kontakt

  3. Projektmanagement-Software für Outlook InLoox ist die bewährte und flexible Lösung für professionelles Projektmanagement – die Software ist direkt in Microsoft Outlook integriert und erleichtert ein kombiniertes Management von Projekten, Dokumenten, Ressourcen, Mind Maps und Budgets. Projektplanung Budgets einfach zu bedienen + tausendfach bewährt = eine Lösung, die funktioniert Zeiterfassung Dokumentenmanagement

  4. InLoox erweitert Microsoft Outlook Projekte verwalten in Outlook - mit InLoox Kommunizieren, planen, organisieren: Outlook

  5. Dashboard – wichtige Kennzahlen im Überblick Alle relevanten projektbezogenen Informationen für Analyse, Steuerung und Vergleiche „Neben wichtigen Kennzahlen haben Sie alle Meilensteine stets im Blick. Die Projektlandschaft ist transparent und beherrschbar “

  6. Leistungsfähige, personalisierte Ansichten Stellen Sie ihr persönliches Dashboard aus verschiedenen Themenansichten zusammen

  7. InLoox Toolbar InLooxist ständig erreichbar mit einem Klick Schnellzugriff auf die letzten Projekte aus allen Outlook-Ansichten heraus Dokumente und Vorgänge (Emails, Anhänge, Dateien etc.) direkt aus Outlook-Aufgaben, Kalender und Posteingang erfassen Leistungsstarker Berichtsgenerator Unterstützte Formate sind u.a. Microsoft Word, Excel und PDF

  8. InLoox Ordner Der InLoox Ordner enthält alle laufenden Projekte in einer zentralen Übersicht „Vorteile: maximale Erreichbarkeit und Verfügbarkeit für jeden Mitarbeiter“

  9. Ein Klick – ein Blick • InLoox Felder zur Verwaltung von • Projekten • Projektstatus, Budgetposten • Firmen, Kunden, etc. • Vordefinierte Informationsregeln • zeitkritisch = überfälliges Projekt • grau = abgeschlossenes Projekt

  10. Strukturierte Projektinformation Leistungsstarke und schnelle Volltextsuche im Projektbestand Gruppieren, filtern undsortieren inder gewohnten Handhabung

  11. Globale Sichten und Workflows Persönliche und öffentliche Ansichten für Teams • ZusätzlicheInLoox Felder zur Verwaltung von Projekten • Projektleiter, Start, Ende • Dokumentenordner, Kunden, etc.

  12. Ein Projekt öffnen In der Projektliste entspricht eine Zeile einem Projekt Ein Doppelklick öffnet das entsprechende Projekt

  13. Ein Projekt im Detail Ein Karteireiter für jedes Projektmodul: • Betreuung • Mindmaps • Planung • Zeiterfassung • Dokumente • Budgets • Budgetübersicht InLoox stellt jedes Projekt in einer einheitlichen Struktur dar. Projekte stehen im Vordergrund - nicht die Bedienung einer komplizierten Anwendung

  14. Projektzuordnung und Identifikation Projektname Eindeutige ProjektnummerFormat frei definierbar Abteilung Kunde bzw. Auftraggeber Zentrale Kategorienliste zur Strukturierung des Portfolios, beispielsweise: • Geschäftsfeld • Kundengruppe • Abteilung

  15. Klare Verantwortlichkeiten Projektansprechpartner: • Projektleiter • Teammitglieder • Kunde(n) • Partner Outlook-Adressbücher und Exchange-Adresslisten (GAL) werden direkt, d.h. ohne Dubletten oder Synchronisation verwendet Weitere Kontakte, z.B. Projektbeteiligte oder Verteilerlisten → Frei konfigurierbare Rollen weisen Verantwortlichen Personen Rechte im Projekt zu

  16. Status und zeitlicher Rahmen Status • Zeitplan • Start/Ende • Priorität Terminarbeit: „weiche“ oder„harte“ Deadline Projekt in Archiv verschieben

  17. Projektnotizen mit Änderungsinformationen Automatische Autoren- und Datums-Dokumentation Umfangreiche Eintragungen möglich Festschreibung der Ziele und Mission des Projektes sowie interner / externer Vorgaben

  18. Erweiterung und Anpassbarkeit Möglichkeit zum Hinzufügen neuer angepasster Datenfelder (Freitext, Zahlen, Listen, Ja/Nein-Felder) ohne Programmierkenntnisse Erweitern Sie das Datenmodell von InLoox um eigene, unternehmensspezifische Felder

  19. Ideen sammeln, strukturieren und aufbereiten Mindmaps Sammeln und organisieren Sie Ideen und Informationen zu Ihren Projekten direkt in InLoox, um sie anschließend ohne Umwege in die Zeitplanung zu übernehmen

  20. Gedanken visuell strukturieren Neue Mindmap erstellen Neuen Knoten erstellen Zuordnung von Unterknoten zu übergeordneten Knoten Hervorhebung der Knoten durch Symbole, Farben oder Rahmen • Zusätzliche Informationen: • Zugeordnete Ressourcen • Dokumentenverknüpfung • Fortschritt

  21. Knoten im Detail Neuen Knoten anlegen Mehrzeilige Beschreibung Fortschritt des Knotens Kennzeichnung des Knotens aus Microsoft Outlook bekannt

  22. Knotendetails: Ressourcen hinzufügen Zuordnung von Ressourcen erlaubt erste Arbeitsverteilung im Projekt Outlook-Kontakte und Exchange-Adressbücher werden unterstützt

  23. Unterstützung von Vorlagen Mindmap-Vorlagen beschleunigen den Brainstorming-Prozess in wiederkehrenden bzw. ähnlichen Projekten • Vorlagen sind frei definierbar, z.B.: • Mitarbeitereinführung • QS-Projekt • Strategieprojekt • IT-Planung

  24. Mind Maps drucken und exportieren Ausdrucke, z.B. im A4- Bannerformat verfügbar Beliebige Drucker, z.B. Adobe PDF-Writer Mind Maps lassen sich als Bilder exportieren und so in anderen Applikationen verwenden

  25. Übergabe in die Zeitplanung Mindmaps lassen sich komfortabel in die Zeitplanung übernehmen Das Ergebnis ist ein nahtloser Planungsprozess vom Brainstorming bis zur Umsetzung

  26. Vorgänge und Meilensteine stets im Blick Projektzeitplanung Meilensteine, Vorgänge und beteiligte Ressourcen für ein Projekt definieren

  27. Klassische Gantt-Darstellung • Neue Vorgänge, Arbeitspakete und Meilensteine erstellen Terminkritische Vorgänge, Sammelvorgänge oder Meilensteine werden rot markiert • Abhängigkeiten zwischen Planungs-Elementen (Vorgänger/Nachfolger) Erinnerungen und Status Kennzeichnen Sie Elemente des Projektplans, so wie Sie es von Microsoft Outlook gewohnt sind • Zusätzliche Informationen: • Zugeordnete Ressourcen • Dokumentenverknüpfung • Phase überfällig

  28. Vorgänge und Meilensteine erstellen Neue Vorgänge und Meilensteine erstellen Name des Elements Projekt-Strukturplan-Code Beginn, Dauer bzw. Ende Element-Fixierung

  29. Ressourcen hinzufügen Outlook-Kontakte und Exchange-Adressbücher werden unterstützt • Automatische Ressourcen-Benachrichtigung • E-Mail • InLoox • Outlook-Besprechungsanfrage • Outlook-Aufgabenanfrage Automatische Aufwandsschätzung Daten und Anweisungen werden anschließend zur Ressource kommuniziert, falls eine Benachrichtigung gewünscht ist

  30. InLoox informiert Ressourcen Arbeitspakete sind ständig präsent Offene Arbeitspakete werden direkt aus dem Projektplan generiert und in Microsoft Outlook angezeigt Proaktive Kommunikation InLoox informiert bzw. erinnert Anwender über neue und anstehende Arbeitspakete Automatische Erinnerungsfunktion Arbeitspakte lassen sich mit Outlook-Kalendern und Aufgabenordnern synchronisieren

  31. Rückmeldungen zum Projekt-Fortschritt Ein Klick zeigt Details eines einzelnen Arbeitspaketes an Der Fertigstellungsgrad des Arbeitspakets wird automatisch in den Projektplan kommuniziert

  32. Termine mit dem Projektplan synchronisieren Wichtige Meilensteine zeigt InLoox auf Wunsch im Kalender an. Damit bleiben alle wichtigen Deadlines stets im Blick und automatisch aktuell, sobald der Projektplan geändert wird Termin- oder Aufgabenveränderungen werden automatisch synchronisiert

  33. Überblick zur Ressourcenauslastung Mit einem Klick die Auslastung der Ressourcen Vorgangs-, Projekt- oder systemweit einsehen Auslastung von Mitarbeitern und Sachmitteln (Infrastruktur, Geräte) InLoox meldet das Überbuchen von Ressourcen, der Projektleiter entscheidet bzw. korrigiert Engpässe Integration in Microsoft Outlook InLoox berücksichtigt Frei/Gebucht-Informationen aus Exchange. Die Auslastungsdarstellung beinhaltet somit Besprechungen, Abwesenheiten, Teilzeitregelungen, etc. ohne Mehraufwand

  34. Auslastungsdiagramm Auslastungsdiagramm der einzelnen Ressourcen Vorgangs, Projekt- oder systemweit sind Durchschnittauslastungen und Engpässe sofort erkennbar

  35. Projektplanung drucken Ausdrucke, z.B. in A4- Bannerformat verfügbar Beliebige Drucker, z.B. Adobe PDF-Writer

  36. Planungsvorlagen Laden vorhandener Vorlagen aus InLooxoder anderen Anwendungen wie z.B. Microsoft Project, die nicht installiert sein müssen • Auswahl einer Vorlage • Vorlagen sind frei definierbar, z.B.: • Mitarbeitereinführung • QS-Projekt • Strategieprojekt • IT-Planung

  37. Projektzeiterfassung Arbeits- und Zeitdokumentation Komfortable Leistungs- und Tätigkeitserfassung aller Projektschritte, z. B. direkt aus dem Outlook-Kalender oder Posteingang heraus

  38. Ein Zeiterfassungseintrag im Detail Buchung auf Leistungsgruppe Zeiterfassungseintrag anlegen Alternativ: Bei Buchung auf einen Vorgang lässt sich der Plan-Ist-Aufwand ermitteln, d.h. die Abweichung der tatsächlichen Realisierungsdauer vom Projektplan

  39. Wiedervorlagen und Erinnerungen Outlook-Kalender Erinnerungen Die Erinnerungsfunktion erlaubt die automatische Wiedervorlage bzw. Nachverfolgung, z.B. bei Tätigkeiten, die „Nachfassen“ erfordern

  40. Dokumente ablegen und ordnen Dateiablage-Funktion Dateien, Verknüpfungen und Outlook-Elemente projektbezogen ordnen und ablegen

  41. Projektordner Dokumente zuordnen Alle Dokumente, E-Mails Freigaben, Protokolle, Berichte eines Projekts werden zentralabgelegt Dokumentenordneransicht mit intelligenter 1-Klick-Filterung Ordnung und Übersicht der Dateien eines Projekts InLoox unterstützt: • Lokale Laufwerke • Netzlaufwerke • Internet-Verknüpfungen • Microsoft SharePoint Sites

  42. Dokumente mit Metainformationen Frei definierbarer Status z.B. „Freigabe erforderlich“, „Neu“, „30% fertiggestellt“, „Abgelehnt“, etc. Mehrzeilige Kommentare und Zusatzinformationen Dokument können mit einer Tätigkeit aus der Zeiterfassung verknüpft werden So lassen sich Dokumente übersichtlich und schnell auch aus der Projekthistorie heraus aufrufen

  43. Zuordnen von E-Mails mit einem Klick E-Mails incl. Anhänge lassen sich direkt einem Projekt zuordnen InLoox bietet dafür eine eigene Funktion – ständig aus jedem Bereich von Outlook heraus erreichbar Buchung direkt in das entsprechende Projekt

  44. Projekte auf einfache Weise budgetieren Projektbudgets Ausgaben und Einnahmen kalkulieren, einplanen, freigeben und abrechnen

  45. Budgets und Positionen • Projektetats sind in Budgets organisiert. InLoox unterscheidet: • Ausgaben (z.B. für Ressourcen, Lieferanten) • Einnahmen (z.B. durch Etats, Abrechnung) Jedes Budget enthält eine oder mehrere Positionen Jedes Budget und jede Position hat eine eindeutige Identifikations-Nummer

  46. Ausgaben erfassen Jeder Zeiterfassungseintrag wird automatisch als Ausgabe erfasst Interne Kostensätze errechnen Beträge für Arbeiten am Projekt Kostensätze und Kostenstellen sind über die Optionen frei definierbar InLoox erfasst, welche Kosten dem Auftraggeber bereits in Rechnung gestellt wurden Versteckte Projektkosten gehen in den Rohertrag mit ein Der Projektleiter entscheidet über eine optionale Weiterberechnung

  47. Neues Budget erstellen Typ des Budget-Dokuments Eindeutige Zuordnung • Budgetdatum • Status (frei konfigurierbar) • Budgetname Autorenkennung Anwendername aus Microsoft Exchange bzw. Outlook • Positionen aus bestehenden • Budgets übertragen: • nicht abgerechnete • alle

  48. Neue Budgetposition erstellen Auswahl einer Positionsvorlage InLoox lädt automatisch Preise, Beschreibung, Anzahl und Einheiten aus einem unternehmensweiten Budget-Positionsverzeichnis Gruppe der Position Name Mehrzeilige Beschreibung • Flexible Einheiten, z.B.: • Minuten, Tage, Monate usw. • Meter, Gebinde usw. • Pauschal, nach Aufwand, frei

  49. Vorlage laden Budgetvorlagen enthalten bereits vordefinierte Positionen und reduzieren so den Aufwand bei wiederkehrenden / ähnlichen Projekten. Positionen der jeweiligen Vorlage werden angezeigt

  50. Budgetübersicht Geplante und tatsächliche Ausgaben und Einnahmen visuell vergleichen

More Related