KONTROLA ZARZĄDCZA 10 lutego 2011r.

1. KONTROLA ZARZĄDCZA 10 lutego 2011r.

2. KONTROLA ZARZĄDCZA Kontrolę zarządczą w jednostkach sektora finansów publicznych stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy Ustawa o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 r Art. 68 ust. 1 (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.)

3. KONTROLA ZARZĄDCZA • Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności: • Zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi; • Skuteczności i efektywności działania; • Wiarygodności sprawozdań; • Ochrony zasobów; • Przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania; • Efektywności i skuteczności przepływu informacji; • Zarządzania ryzykiem • (Art. 68 ust.2 Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.)

4. Kontrola Zarządcza Kontrola zarządcza I poziom WUP w Warszawie Kontrola zarządcza II poziom Urząd Marszałkowski

5. KONTROLA ZARZĄDCZA • Zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej należy do obowiązków: • ministra w kierowanych przez niego działach administracji rządowej; • wójta, burmistrza, prezydenta miasta; przewodniczącego zarządu jednostki samorządu terytorialnego; • kierownika jednostki. • Ustawa o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 r • Art. 69

6. KONTROLA ZARZĄDCZA Standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych zawarte są w Komunikacie Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16.12.2009 (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 15, poz. 84)

7. KONTROLA ZARZĄDCZA Środowisko wewnętrzne Cele i zarządzanie ryzykiem Mechanizmy kontroli Informacja i komunikacja Monitorowanie i ocena

8. KONTROLA ZARZĄDCZA PRZESTRZEGANIE WARTOŚCI ETYCZNYCH Osoby zarządzające powinny być świadome wartości etycznych przyjętych w organizacji i ich przestrzegać Działania wspierające: Kodeks etyki Szkolenie w zakresie KZ Wprowadzenie zasad przeciwdziałającym konfliktom interesu Badania opinii klientów dotyczące poziomu ich zadowolenia ze współpracy w instytucją

9. KONTROLA ZARZĄDCZA KOMPETENCJE ZAWODOWE Należy zadbać aby osoby zarządzające i pracownicy posiadały odpowiedni poziom wiedzy, umiejętności i doświadczenia pozwalający na skuteczne i efektywne wykonywanie powierzonych zadań Działania wspierające: Opisy stanowisk Testy kompetencyjne Harmonogramy szkoleń Zasady monitoringu efektywności szkoleń Zasady okresowych ocen pracowniczych Motywacyjny system wynagrodzeń

10. KONTROLA ZARZĄDCZA STRUKTURA ORGANIZACYJNA Powinna być dostosowana do celów i zdań jednostki, zakresy zadań, uprawnień i odpowiedzialności opisane i spójne z opisem odpowiednich stanowisk pracy Działania wspierające: Regulamin organizacyjny Zakresy czynności Analiza funkcjonalności i efektywności struktury organizacyjnej

11. KONTROLA ZARZĄDCZA DELEGOWANIE UPRAWNIEŃ Należy precyzyjnie określić zakres delegowanych uprawnień poszczególnym osobom zarządzającym lub pracownikom odpowiednio do wagi podejmowanych decyzji, także o charakterze bieżącym Działania wspierające: Opracowany system upoważnień i pełnomocnictw, ich rejestracja System decyzyjny z wykorzystaniem kontrasygnat przy kluczowych/strategicznych decyzjach

12. KONTROLA ZARZĄDCZA MISJA Krótkie syntetyczne wskazanie celu istnienia jednostki- odnosi się do roli jst. wobec innych instytucji i klienta urzędu w kontekście ustalania hierarchii celów, zadań oraz efektywnemu zarządzaniu ryzykiem Działania wspierające: Wyznaczenie misji stałej głównej dla jednostki oraz dla celów okresowych

13. KONTROLA ZARZĄDCZA OKREŚLENIE CELÓW, ZADAŃ, MONITOROWANIE I OCENA ICH REALIZACJI Cele i zadania należy określać jasno i co najmniej w rocznej perspektywie Działania wspierające: Wyznaczanie celów System planowania celów i mierników, System oceny stopnia osiągnięcia założonych celów, Sprawozdawczość z osiągnięcia założonych celów

14. KONTROLA ZARZĄDCZA IDENTYFIKACJA RYZYKA Nie rzadziej niż raz w roku należy dokonywać identyfikacji ryzyka Działania wspierające Przyjęcie systemu identyfikacji ryzyka Systematyczne nardy kierownictwa Listy kontrolne przy zadaniach wrażliwych jako mechanizm stosowany w odpowiedzi na wysokie ryzyko i przekroczenie

15. KONTROLA ZARZĄDCZA ANALIZA RYZYKA Zidentyfikowane ryzyka należy poddać analizie mającej na celu określenie prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka i możliwych jego skutków. Należy też określić APR- akceptowalny poziom ryzyka Działania wspierające Metodyka przeprowadzania analizy i szacowania ryzyka

16. KONTROLA ZARZĄDCZA REAKCJA NA RYZYKO W odniesieniu do każdego istotnego ryzyka powinno się określić rodzaj reakcji na ryzyko. Należy określić działania ,które należy w celu zmniejszenia danego ryzyka do akceptowalnego poziomu Działania wspierające Powiązanie audytu z identyfikacją i analizą ryzyka Wprowadzenie zasad okresowej identyfikacji i analizy ryzyka wszystkich elementów kontroli zarządczej

17. POLITYKA ZARZĄDZANIA RYZYKIEM

18. Podstawowe pojęcia • czynnik ryzyka (zagrożenie) - zdarzenie, działanie, zaniechanie, które może spowodować wystąpienie ryzyka; • ryzyko – to prawdopodobieństwo wystąpienia czynnika mającego wpływ na wykonywanie zadań bądź osiąganie założonych celów; • prawdopodobieństwo – miara możliwości wystąpienia zagrożenia (w szczególności wyrażona liczbowo); • podatność – słabość lub wrażliwość mająca wpływ na zagrożenia; • skutek – konsekwencja, jaką może wywołać zagrożenie; • istotność ryzyka - iloczyn prawdopodobieństwa wystąpienia danego czynnika ryzyka oraz jego wpływ (skutek) na organizację; • zabezpieczenie – działanie lub rozwiązanie, które ogranicza prawdopodobieństwo wystąpienia zagrożenia lub minimalizuje jego negatywne skutki oraz daje racjonalne zapewnieni osiągnięcia celów; • zarządzanie ryzykiem - proces identyfikacji, oceny i przeciwdziałania ryzyku, proces ten obejmuje także monitorowanie ryzyka i środków podejmowanych w celu jego ograniczania;

19. Funkcje w Systemie Zarządzania Ryzykiem Dyrektor Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Warszawie (DU) - osoba odpowiedzialna za zapewnienie skutecznego funkcjonowania Systemu zarządzania ryzykiem, zatwierdzająca akceptowalny poziom ryzyka oraz sposoby postępowania z ryzykiem; Menedżer ryzyka - osoba odpowiedzialna za opracowanie, wprowadzenie i prawidłowe stosowanie Zasad zarządzania ryzkiem we współpracy z Najwyższym Kierownictwem oraz Właścicielami ryzyk; Właściciel ryzyka - (kierujący komórką organizacyjną) - osoba odpowiedzialna za zarządzanie danym ryzykiem w procesie, identyfikację i analizę ryzyka, określanie mechanizmów kontroli ryzyka, metod postępowania z ryzykiem i wprowadzanie działań zaradczych; Zespół Dokumentujący (ZD) - członkowie odpowiedzialni wraz z Właścicielami ryzyka za identyfikację obszarów ryzyka, dokonywanie ocen ryzyka i wprowadzanie działań zaradczych;

20. Postępowanie z ryzykiem • przeciwdziałanie ryzyku - działania pozwalające na likwidację ryzyka lub jego ograniczenie do akceptowalnego poziomu, np. poprzez wzmocnienie mechanizmów kontroli wewnętrznej; • przeniesienie ryzyka - przekazanie ryzyka podmiotowi zewnętrznemu np. w drodze ubezpieczenia; • tolerowanie ryzyka – w przypadku, gdy istnieją określone trudności w przeciwdziałaniu ryzyku, a także gdy koszty podjętych działań mogą przekroczyć przewidywane korzyści; • przesunięcie w czasie– zawieszenie działań rodzących zbyt duże ryzyko;

21. Ocena prawdopodobieństwa • Przy punktowej ocenie prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka bierzemy pod uwagę: • informacje historyczne (czy i z jaką częstotliwością wystąpiło w przeszłości) • informacje z otoczenia (wiarygodne źródła) • zabezpieczenia (procedury, akty prawne etc.) • podatności

22. Ocena skutków

23. Matryca punktowej oceny ryzyka

24. KONTROLA ZARZĄDCZA INFORMACJA I KOMUNKACJA Osoby zarządzające powinny mieć zapewniony dostęp do informacji niezbędnych do wykonywania przez nich obowiązków Działania wspierające Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów

25. KONTROLA ZARZĄDCZA BIEŻĄCA INFORMACJA Osoby zarządzające powinny mieć zapewniony dostęp do informacji niezbędnych do wykonywania przez nich obowiązków Działania wspierające System elektronicznego obiegu dokumentów Sprawne archiwum zakładowe Integracja systemów informatycznych

26. KONTROLA ZARZĄDCZA KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA Osobom zarządzającym należy zapewnić w odpowiedniej formie i czasie właściwe i rzetelne informacje, potrzebne do realizacji zadań. Należy zapewnić efektywne mechanizmy przekazywania informacji w obrębie struktury organizacyjnej. Działania wspierające Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów Ścieżki obiegu dokumentów

27. KONTROLA ZARZĄDCZA KOMUNIKACJA ZEWNĘTRZNA Należy zapewnić efektywny system wymiany ważnych informacji z podmiotami zewnętrznymi mającymi wpływ na osiąganie celów i zadań. Działania wspierające Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów Mechanizmy komunikacji elektronicznej- Elektroniczny obieg dokumentów Nadzorowany dostęp do internetu

28. KontrolaZarządcza Dokumenty składające się na system Kontroli Zarządczej w WUP w Warszawie: Standardy kontroli zarządczej: ŚRODOWISKO WEWNĘTRZNE: Przestrzeganie wartości etycznych Realizację standardu stanowi: Kodeks etyki, Kompetencje zawodowe Realizację standardu stanowi: Regulamin wynagradzania pracowników Regulamin pracy Zasady i warunki podnoszenia kwalifikacji zawodowych przez pracowników Księga stanowisk Struktura organizacyjna Realizację standardu stanowi: Statut Regulamin organizacyjny Zakresy czynności, obowiązków, uprawnień, odpowiedzialności pracownika Delegowanie uprawnień Realizację standardu stanowi: Regulamin organizacyjny Zakresy czynności, obowiązków, uprawnień, odpowiedzialności pracownika Instrukcja przygotowywania projektów upoważnień i pełnomocnictw Rejestr pełnomocnictw i upoważnień Upoważnienia, pełnomocnictwa, polecenia służbowe

29. KontrolaZarządcza • CELE I ZARZĄDZANIE RYZYKIEM • Misja • Realizację standardu stanowi: • Statut • Regionalny Plan Działań na Rzecz Zatrudnienia • Określenie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji • Realizację standardu stanowi: • Plan działalności • Sprawozdanie z wykonania planu działalności • Identyfikacja ryzyka • Analiza ryzyka • Reakcja na ryzyko • Realizację standardu stanowi: • Polityka zarządzania ryzykiem.

30. KontrolaZarządcza • MECHANIZMY KONTROLI • Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej • Realizację standardu stanowi: • Procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, komunikaty. • Wytyczne sporządzania zarządzeń dyrektora • Rejestry. • Nadzór • Realizację standardu stanowi: • Regulamin organizacyjny • Regulamin pracy • Ciągłość działalności • Realizację standardu stanowi: • Polityka Ciągłości Działania na wypadek • Rotacji pracowników • Zmian organizacyjnych, • Zmian kadry zarządzającej • Wdrożenia nowych systemów informatycznych, • Zmian prawnych, • Awarii linii energetycznych. • Zakresy czynności muszą zawierać zapisy (pracownik zastępuje ….i pracownik jest zastępowany przez ) • Ochrona zasobów • Realizację standardu stanowi: • Polityka Bezpieczeństwa Danych Osobowych • Instrukcja określająca sposób zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych • Zasady przebywania na terenie jednostki • Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych • Realizację standardu stanowi: • Polityka rachunkowości, • Instrukcja obiegu i kontroli dowodów księgowych • Mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych • Realizację standardu stanowi: • Zasady bezpieczeństwa zasobów informacyjnych przetwarzanych w systemach informatycznych, zarządzania sprzętem komputerowym, posługiwania się nośnikami informacji oraz nadzorowania faksów, drukarek i kserokopiarek • Instrukcja określająca sposób zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych

31. Kontrola Zarządcza • INFORMACJA I KOMUNIKACJA • Bieżąca informacja • Realizację standardu stanowi: • Zasady obiegu korespondencji • Intranet • Poczta elektroniczna • Narady i odprawy kierownicze • Przeglądy zaradzania • Spotkania • Komunikacja wewnętrzna • Realizację standardu stanowi: • Zasady obiegu korespondencji • Zasady obsługi medialnej • Intranet • Poczta elektroniczna • Komunikaty dotyczące zmian kadrowych • Tablice ogłoszeń • Komunikacja zewnętrzna • Realizację standardu stanowi: • Zasady oraz tryb przyjmowania, rozpatrywania oraz załatwiania skarg i wniosków • Tablice zewnętrzne • Internet • Ocena zadowolenia klienta

32. KontrolaZarządcza MONITOROWANIE I OCENA Monitorowanie systemu kontroli zarządczej Realizację standardu stanowi: Wewnętrzne audity jakości Kontrole zewnętrzne Kontrola wewnętrzna Rejestr zaleceń poaudytowych i pokontrolnych Samoocena Realizację standardu stanowi: Lista sprawdzająca realizację standardów kontroli zarządczej Audyt wewnętrzny Realizację standardu stanowi: Księga Procedur Audytu Wewnętrznego Karta Audytu Wewnętrznego Kodeks Etyki Audytora Wewnętrznego Uzyskanie zapewnienia o stanie kontroli zarządczej Realizację standardu stanowi: Zarządzenie w sprawie Zasad kontroli zarządczej Zarządzenie w sprawie powołania Zespołu do spraw Kontroli Zarządczej

33. KONTROLA ZARZĄDCZA UZYSKANIE ZAPEWNIENIA O STANIE KONTROLI ZARZĄDCZEJ Monitorowanie Samoocena Wyniki przeprowadzonych audytów i kontroli

34. KONTROLA ZARZĄDCZA MONITOROWANIE SYSTEMU KONTROLI ZARZĄDCZEJ Należy monitorować skuteczność poszczególnych elementów kontroli zarządczej . Zidentyfikowane tą drogą problemy należy na bieżąco rozwiązywać Działania wspierające: Spotkania z pracownikami Karty lub ankiety monitorujące Elektroniczny obieg dokumentów Systemy ISO

35. KONTROLA ZARZĄDCZA SAMOOCENA Dokonywana przez osoby zarządzające i pracowników jednostki Działania wspierające: Oceny okresowe pracowników Raportowanie stanu osiągnięcia wskaźników/mierników System planowania celów i mierników

36. KONTROLA ZARZĄDCZA OCENA SYSTEMU KZ PRZEZ AUDYT WEWNETRZNY Należy przeprowadzić obiektywną i niezależną ocenę systemu kontroli zarządczej przez audytora wewnętrznego Działania wspierające: Plan audytów Procedury audytu wewnętrznego Audytor wewnętrzny

37. Przykładowe wyniki samooceny– środowisko wewnętrzne K P

38. Przykładowe wyniki samooceny– środowisko wewnętrzne K P

39. Przykładowe wyniki samooceny– środowisko wewnętrzne K P

40. Przykładowe wyniki samooceny– środowisko wewnętrzne K P

41. Przykładowe wyniki samooceny– środowisko wewnętrzne K P

42. Przykładowe wyniki samooceny– cele i zarządzanie ryzykiem K P

43. Przykładowe wyniki samooceny– cele i zarządzanie ryzykiem K P

44. Przykładowe wyniki samooceny– cele i zarządzanie ryzykiem K P

45. Przykładowe wyniki samooceny– cele i zarządzanie ryzykiem K P

46. Przykładowe wyniki samooceny– cele i zarządzanie ryzykiem K P

47. Przykładowe wyniki samooceny– mechanizmy kontroli K P

48. Przykładowe wyniki samooceny– mechanizmy kontroli K P

49. Przykładowe wyniki samooceny– informacja i komunikacja K P

50. Przykładowe wyniki samooceny– informacja i komunikacja K P