Gestión de Proyectos

1. Gestión de Proyectos Master en Evaluación de Proyectos ITBA – UCEMA Semana 9: Monitoreo y Comunicaciones Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

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3. Monitoreo y Comunicaciones • La función de Control en Proyectos. Manejo de variaciones. Análisis de causas y consecuencias. Programas crash : análisis de iniciativas para acelerar el proyecto. • Reportes de variaciones. Gráficos de Progreso. Informes de Progreso. Cambios en el Proyecto: procedimientos y documentación Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

4. La función Control • Es la función que se ejerce para comprobar el cumplimiento de políticas, planes, objetivos o estándares. • Control Estratégico: relacionado con las decisiones del negocio • Control de Gestión : relacionado con los resultados de los procesos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

5. La Función Control • Registro y monitoreo variables • Analizar variaciones • Iniciar acciones correctivas • Verificar su eficacia Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

6. Control de Costos • Estimación • Contabilización • Flujo de caja del proyecto • Flujo de caja de la Organización • Costos directos • Overhead • Otros • incentivos • penalidades • reparto de utilidades Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

7. Sistemas de Control • Propósito • establecer • políticas • procedimientos • y técnicas • para aplicarlas en la gestión diaria • del control de proyectos y programas Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

8. Sistema de planeamiento y control FASE PLANEAMIENTO Planeamiento Autorización y Lanzamiento Tarea Recolección Información y Reporte Contabilización Costos Reportes a Clientes y Gerencia FASE OPERATIVA Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

9. Descripción Trabajo o • Form Autorización de Tareas • describe el trabajo a realizar • su organización • y el marco de tiempos de WBS • Se usa para: • liberar el contrato • autoriza el planeamiento • registrar las descripciones • y lanzar las tareas a los departamentos operativos Autorización y Lanzamiento Tarea Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

10. Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

11. Empresa WBS Manufactura Ingeniería Laboratorio Diseño Paquete de Trabajo Cuenta Nro. Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

12. Como herramienta de Planeamiento Debe permitir: • Planificar y programar el trabajo • Identificar los indicadores para medir el progreso • Establecer presupuesto • costos directos • overhead • Identificar reservas Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

13. Comprensión de Estándares RESULTADOS PROCESOS Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

14. PROCESOS Cualitativos Personas Funciones Relaciones entre factores RESULTADOS Cuantitativos Cantidades Costos Nivel de Calidad Tiempo para finalizar Estándares Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

15. Información a proveer • Visión del progreso del proyecto • Relaciones entre los costos y los resultados de la programación • Identificar problemas potenciales con las fuentes de recursos • Proveer información a un nivel de síntesis práctico para el project manager • Demostrar que los hitos son válidos, se pueden cumplir sus fechas y pueden auditarse Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

16. Determinación de la información y • comunicaciones de quienes tienen • intereses en el proyecto: destinatarios, • plazos y medios Planeamiento de las Comunicaciones Distribución de la Información • Lograr la disponibilidad de la • información en tiempo Gestión de Comunicaciones • Obtener y diseminar la información • de resultados; estado • progreso • estimaciones Información de Resultados • Obtener, generar y diseminar información • relativa a fases formales del Proyecto • o su culminación Cierre Administrativo Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

17. Plan de Gestión de Comunicaciones • Estructura de archivos: información, procedimientos, actualización y corrección. • Estructura de distribución • Descripción de la Información: formatos, contenidos, convenciones y definiciones • Programas de emisión de informes • Métodos de acceso • Métodos de actualización y refinamiento del Plan de Comunicaciones Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

18. Como herramienta de Control Debe permitir: • Medir los recursos consumidos • Medir estados y cumplimientos • Comparar los resultados con las proyecciones y los estimados • Proveer la base para el diagnóstico y la reprogramación Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

19. Requerimientos de diseño del sistema • Marco de referencia donde se integren tiempos, costos y resultados • Capacidad de monitoreo de los parámetros críticos • Rápida respuesta • Capacidad de predecir resultados finales • Datos apropiados y precisos para la toma de decisiones para cada nivel de responsabilidad • Información por excepción por análisis de problemas de capacidad • Evaluación cuantitativa inmediata de alternativas Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

20. Actividades de Planeamiento • Estructura de Trabajo • Descripción de tareas • Programación • Presupuesto • Análisis contratos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

21. Coordinación Comunicación Reconocimiento riesgos Base para toma de decisiones Nuevos sistemas Recursos adicionales Entrenamiento en el uso de técnicas Relación Beneficio Costo Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

22. Resultados de la disciplina • Políticas y procedimientos apropiados • Fuerte énfasis en el cumplimiento de los resultados • Reuniones efectivas con una agenda formal • Revisiones periódicas de la alta gerencia de la situación técnico financiera • Simplificación de la auditoría de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

23. Función Control: Primer propósito • Verificación cumplimiento proceso vs. los planes predeterminados • los objetivos han sido traducidos exitosamente a estándares de resultados • los estándares de resultados son una representación confiable de actividades y eventos • Se han establecido presupuestos representativos que permiten comparaciones Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

24. Función Control: segundo propósito • Control toma de decisiones • Plan, programa y presupuesto • Comparación entre la estimación y el uso real de recursos • La estimación del trabajo remanente • La estimación de los recursos a utilizar para completar el trabajo Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

25. Análisis de reducción de costos Costo Proyecto Posible Reducción Costos Costo del Cambio ETAPA CICLO DEL PROYECTO Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

26. Aceleración: programa de costo mínimo • Se determina el camino crítico • Se identifican las actividades que tengan el costo de intensificación más bajo por semana • Se reducen los tiempos hasta que no sea posible reducirlo más, otra ruta se convierta en crítica o el aumento de costos directos sea mayor que los ahorros resultantes del acortamientos

27. Programas Crash: aceleración de proyectos • Tiempo Normal TN: el necesario para completar la actividad en tiempos normales • Costo Normal CN: el relacionado con el tiempo normal • Tiempo Intensivo TI: tiempo más corto posible • Costo Intensivo CI: relacionado con el tiempo intensivo • Suponiendo una relación lineal entre tiempos y costos, el costo de intensificación para acortar una semana • Costo de intensificación por semana= CI – CN / TN - TI

28. Relaciones entre costos y tiempo Costo Intensivo Suposición de costo lineal Costo directo (pesos) Costo de reducir el tiempo dos semanas Costo Normal Tiempo Intensivo Tiempo Normal

29. Búsqueda de información y comunicaciones EV - Informe Mensual - Informe semanal de Tareas - Informes comparativos - Informes Variaciones INFORMACION Tareas Materiales Otras cargas directas Overhead AC PV Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

30. Variaciones • Desviación respecto del Plan • Programa • Costos • Resultados técnicos • Permiten verificar los sistemas de planeamiento y presupuestación Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

33. Gestión de Costos Valores acumulados [$] Presupuesto Costo Real PV Variación de Costos AC Variación Programa Trabajo realizado a costo presupuestado EV Tiempo [Período]

34. Porción del presupuesto equivalente al Trabajo realizado Earned Value Costo directo e indirecto incurrido en el el trabajo realizado Porción del costo estimado aprobado asignado a una actividad PV EV AC Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

35. Indice de costos Trabajo real a costo presupuestado (EV) = Trabajo real a costo real (AC) se usa para proyectar el costo “para completar el proyecto” Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

36. Indice de programación Trabajo real a costo presupuestado (EV) = Trabajo programado a costo (PV) presupuestado se usa para proyectar la fecha de finalización del proyecto Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

37. 13 Nov 2007 18:30 a 21:30 PM Aula 3004 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

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40. Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo