Funções Administrativas

1. Funções Administrativas

2. Funções Administrativas • São aquelas atividades básicas que devem ser desempenhadas por administradores para alcançar resultados determinados e/ou esperados pelas organizações. • As funções administrativas constituem o processo administrativo. • São elas: o planejamento, a organização, a direção e o controle.

3. Estabelecer objetivos e missão; Examinar as alternativas; Determinar as necessidades de recursos; Criar as estratégias para o alcance dos resultados. Desenhar os cargos e tarefas específicas; Criar estrutura organizacional; Definir posições de staff; Coordenar as atividades de trabalho; Estabelecer políticas e prioridades; Definir a alocação de recursos. As Funções Administrativas e suas Características 1 2 PLANEJAMENTO ORGANIZAÇÃO 4 3 CONTROLE DIREÇÃO • Medir o desempenho; • Estabelecer comparação do desempenho com os padrões estabelecidos; • Tomar as ações necessárias para melhoria do desempenho. • Conduzir e motivar os empregados na realização das metas organizacionais; • Estabelecer comunicação com os trabalhadores; • Apresentar solução dos conflitos; • Gerenciar mudanças.

4. FUNÇÃO PLANEJAMENTO • Estabelecer objetivos e missão; • Examinar as alternativas; • Determinar as necessidades de recursos; • Criar as estratégias para o alcance dos resultados.

5. MISSÃO ORGANIZACIONAL • A missão de uma organização representa a razão de sua existência (SENGE et al., 1994; HUNGER & WHEELEN, 1995). • IDENTIFICA O FOCO FUNDAMENTAL DE SUA ATIVIDADE. • Para prover algumas orientações em relação à concepção de uma missão, os autores consideram que a mesma deva abranger: 1) o propósito básico da organização (foco no cliente externo); 2) os valores que a organização pretende agregar a elementos que com ela interagem.

6. O QUE É A MISSÃOORGANIZACIONAL? • 1.Quem somos? • 2.O que fazemos? • 3.Para quem fazemos? • 4.O que nos propomos a fazer?

7. “A empresa não se define pelo seu nome, estatuto ou produto que faz, ela se define pela sua missão. Somente uma definição clara da missão, que é razão de existir da organização é que torna possíveis, claros e realistas os objetivos da empresa”. (Peter Drucker);

8. EXEMPLOS DE MISSÃO: • Banco do Brasil Ser a solução em serviços e intermediação financeira, atender às expectativas de clientes e acionistas, fortalecer o compromisso entre os funcionários e a Empresa e contribuir para o desenvolvimento do País.

9. Caixa Econômica Federal-CEF Fomento ao desenvolvimento urbano e nos segmentos de habitação, saneamento e infra-estrutura, e na administração de fundos, programas e serviços de caráter social – linhas de negócio

10. Grupo Gerdau O Grupo Gerdau é uma organização empresarial focada em siderurgia, com a missão de satisfazer as necessidades dos clientes e de criar valor para os acionistas, comprometida com a realização das pessoas e com o desenvolvimento sustentado da sociedade.

11. FUNÇÃO ORGANIZAÇÃO • Desenhar os cargos e tarefas específicas; • Criar estrutura organizacional; • Definir posições de staff; • Coordenar as atividades de trabalho; • Estabelecer políticas e prioridades; • Definir a alocação de recursos.

12. Organogramas

13. Organograma Gráfico que representa a estrutura formal da organização num determinado momento Deve ser usado como instrumento de trabalho Requisitos: – Fácil leitura – Permitir boa interpretação dos componentes da organização – Fazer parte de um processo organizacional de representação estrutural – Ser flexível Há um grande número de técnicas de representação – Estrutural, circular ou radial, funcional, estrutural-funcional, matricial

14. Objetivos Demonstrar a divisão do trabalho – Dividindo a organização em frações organizacionais (partes menores) Destacar a relação superior-subordinado e a delegação de autoridade e responsabilidade Evidenciar o trabalho desenvolvido em cada unidade, detalhando: – O tipo de trabalho desenvolvido – Os cargos existentes – Os nomes dos titulares – Quantidade de pessoas por unidade – A relação funcional além da relação hierárquica Facilitar a análise organizacional

15. Benefícios e limitações • Permite detectar: – Funções importantes negligenciadas e funções secundárias com demasiada importância – Funções duplicadas ou mal distribuídas • Auxilia a graduar trabalhos e tarefas e uniformizar cargos •Auxilia a visualizar o todo organizacional, as necessidades de mudanças e o crescimento da empresa

16. • Limitações: – Exibe apenas uma dimensão dos relacionamentos existentes entre indivíduos e as frações organizacionais. – Mostra as relações que devem existir e não a realidade existente.

17. Regras gerais • Deve conter nome da organização, autor, data e número. • Deve ser mostrada a referência de outros gráficos. • Para análise, deve apresentar a estrutura existente. • Cada função pode ser representada por um retângulo: – Os retângulos devem conter os títulos dos cargos – Se há necessidade do nome do ocupante, este deve aparecer fora do retângulo (ou dentro com letra de tipo diferente) • Se o gráfico mostrar apenas parte da organização, deve haver linhas abertas para demonstrar continuidade.

19. Exercício • Exercício de organograma Adaptado de Luís César Gonçalves de Araújo “Organização, Sistemas e Métodos e as Ferramentas de Gestão Organizacional” – Editora Atlas Com as unidades a seguir, elabore o organograma da Organização Alfa: • ORGANIZAÇÃO ALFA • 1. Diretor • 2. Seção de Gráfica • 3. Seção de Recrutamento e Seleção • 4. Seção de Portaria e Zeladoria • 5. Assessoria de Informação e Gestão Organizacional • 6. Conselho Consultivo • 7. Gabinete (com autoridade hierárquica sobre várias unidades) • 8. Seção de Marcenaria • 9. Divisão de Serviços e Material • 10. Seção de Treinamento • 11. Divisão de Finanças • 12. Seção de Despesa • 13. Seção de Orçamento e Custos • 14. Seção de Planejamento Estratégico • 15. Seção de Material • 16. Divisão de Recursos Humanos • 17. Seção de Manutenção de Imóveis e Instalações • 18. Grupo de Estudos Administrativos (unidade provisória que tem o diretor como coordenador) • 19. Assessoria Financeira (com autoridade funcional sobre a Divisão de Finanças) • 20. Almoxarife (cargo) • 21. Assessoria de Comunicação Social (criada, mas não implantada) • 22. Setor de Treinamento Feminino • 23. Setor de Treinamento Masculino

20. ORGANIZAÇÃO BETA • 1. Presidente • 2. Seção de Gráfica • 3. Seção de Recrutamento e Seleção • 4. Seção de Portaria e Zeladoria • 5. Assessoria de Informação e Gestão Organizacional • 6. Conselho Consultivo • 7. Gerência Administrativa (com autoridade sobre algumas unidades) • 8. Seção de Marcenaria • 9. Divisão de Serviços e Material • 10. Seção de Treinamento • 11. Divisão de Finanças • 12. Seção de Despesa • 13. Divisão de Vendas • 14. Seção de Orçamento e Custos • 15. Seção de Planejamento de Vendas • 16. Assessoria de Estudos Econômicos e Administrativos • 17. Seção de Material • 18. Divisão de Recursos Humanos • 19. Seção de Publicidade e Pesquisa • 20. Seção de Manutenção de Imóveis e Instalações • 21. Grupo de Estudos Administrativos (unidade provisória que tem o presidente como • coordenador) • 22. Assessoria Financeira (com autoridade funcional sobre a Divisão de Finanças) • 23. Almoxarife (cargo) • 24. Assessoria de Comunicação Social (criada, mas não implantada) • 25. Seção de Planejamento de Vendas-Interior • 26. Setor de Treinamento Feminino • 27. Setor de Treinamento Masculino

21. DIREÇÃO • Conduzir e motivar os empregados na realização das metas organizacionais; • Estabelecer comunicação com os trabalhadores; • Apresentar solução dos conflitos; • Gerenciar mudanças.

22. CONTROLE • Medir o desempenho; • Estabelecer comparação do desempenho com os padrões estabelecidos; • Tomar as ações necessárias para melhoria do desempenho.

23. RECURSOS Humanos Financeiros Materiais Informação Tecnologia RESULTADOS Alcance de metas; Melhoria de desempenho Aumento de capacidades e recursos para metas futuras Planejamento Controle Direção O Processo Administrativo Organização

24. Alta administração (Diretoria) Estabelecimento de objetivos, políticas e estratégias organizacionais. Média administração (Gerência) Implementação das tarefas administrativas, coordenação e solução de conflitos. Administração operacional (Supervisão ou Chefia) Direção e supervisão do trabalho do pessoal operacional nos processos de produção. Uso das habilidades técnicas para realização das várias tarefas e atividades da organização. Pessoal não administrativo (Pessoal de Operações) Os Níveis Administrativos e suas Funções

25. Fatores que Provocam Profundos Impactos sobre as Organizações • Crescimento da organizações; • Concorrência mais aguda; • Sofisticação da tecnologia; • Taxas elevadas de inflação; • Globalização da economia e internacionalização dos negócios; • Visibilidade maior das organizações.

26. OBJETIVOS DA ADMINISTRAÇÃO A administração busca dois objetivos principais: proporcionar eficiência e eficácia às empresas. A eficiência refere-se aos meios: métodos, processos, regras e regulamentos sobre como as coisas devem ser feitas na empresa, a fim de que os recursos sejam adequadamente utilizados. A eficácia refere-se aos fins: objetivos e resultados a serem alcançados pela empresa.

27. EFICÁCIA EFICIÊNCIA Preocupação com Os fins Preocupação com os meios • fazer as coisas corretamente • preocupação com métodos, processos, regras e regulamentos. • preocupação com os problemas • jogar um belíssimo futebol • escolher o melhor roteiro • não faltar às aulas • alcançar os objetivos e metas • preocupação com resultados, metas, objetivos e fins • preocupação com as soluções • marcar o gol e vencer o jogo • chegar ao destino da viagem • aprender a ser bem sucedido

28. O administrador eficiente está sempre procurando os melhores métodos e processos de trabalho e tentando fazer as coisas corretamente e com perfeição. O administrador eficaz está sempre procurando os melhores resultados e tentando alcançar os objetivos empresariais. Eficácia e eficiência andam juntas, porém, de nada vale a eficiência (fazer bem) se a eficácia (alcançar objetivos e obter resultados) não for alcançada.

29. Tecnologia e Administração • Desde a Revolução Industrial, a tecnologia vem influenciando as Organizações e sua Administração. • Força humana substituída pela força a vapor • Máquina de escrever • Telefone • Transporte • Computador

30. Teoria de Sistemas Feed-back Entradas (inputs) Sistema Saídas (Outputs) • Informação • Materiais • Decisão • Produtos • Análise • Transformação

31. A Informática na Administração • 1a. Rev. Industrial: força humana x força vapor • 2a. Rev. Industrial: cérebro humano x softwares complexos • Consequências da informática no mundo organizacional são: • Automação • TI • SIG • Integração negócios • E-business

32. A Informática na Administração • Automação: • Ultramecanização • Processo contínuo e controle automático • Robotização • TI: • Compressão do espaço e do tempo • Conectividade: maior proximidade entre filiais • SIG (Sistemas de Informação Gerencial): • Banco de dados com arquivos interligados

33. A Informática na Administração • Integração negócios • Fornecedores, filiais, clientes • Integração do sistema interno: ERP (Enterprise Resource Management) • B2B, B2C • E-business • WWW (Wide World Web) • Acesso rápido às informações

34. A Era da Informação: Mudança e Incerteza • A influência da TI. • Os desafios da Era da Informação: • Conhecimento. • Digitalização. • Virtualização. • Molecularização. • Integração: redes interligadas. • Desintermediação. • Convergência. • Inovação. • Produ-consumo. • Imediatismo. • Globalização. • Discordância.