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“ ARQUIVOS JURÍDICOS COMO UNIDADES DE INFORMAÇÃO: UMA QUESTÃO DE MARKETING ? ”

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“ ARQUIVOS JURÍDICOS COMO UNIDADES DE INFORMAÇÃO: UMA QUESTÃO DE MARKETING ? ” - PowerPoint PPT Presentation


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“ ARQUIVOS JURÍDICOS COMO UNIDADES DE INFORMAÇÃO: UMA QUESTÃO DE MARKETING ? ”. CDI – Centro de Documentação e Informações. ARQUIVOS JURÍDICOS. O Arquivo jurídico tem como objetivos principais:

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“ ARQUIVOS JURÍDICOS COMO UNIDADES DE

INFORMAÇÃO: UMA QUESTÃO DE MARKETING ? ”

CDI – Centro de Documentação e Informações

arquivos jur dicos
ARQUIVOS JURÍDICOS

O Arquivo jurídico tem como objetivos principais:

  • Gerenciar a documentação produzida pelo escritório ou departamento jurídico e dar subsídio informacional quando houver necessidade de representação documentada
  • Facilitar as atividades e promover o alinhamento dos processos operacionais das áreas atendidas
  • Viabilizar a tomada de decisão de maneira ágil e segura através da recuperação imediata da informação ou do documento
como transformar a informa o arquiv stica em um neg cio lucrativo
COMO TRANSFORMAR A INFORMAÇÃO ARQUIVÍSTICA EM UM NEGÓCIO LUCRATIVO
  • Ter ciência da missão da empresa
  • Conhecer bem os objetivos do negócio
  • Conhecer os processos operacionais das equipes jurídicas
  • Acompanhar as metas perseguidas por cada equipe para definir e alinhar as metas do Arquivo
  • Desenvolver integração e alianças estratégicas com o cliente
  • Possuir equipe interna qualificada
marketing interno
MARKETING INTERNO
  • Esclarecer os colaboradores sobre a importância de seu trabalho
  • Desenvolver nos colaboradores o senso de cooperação entre os pares para ter uma equipe integrada e pró-ativa
  • Sensibilizar os colaboradores do Arquivo sobre as necessidades informacionais da escritório ou departamento Jurídico
  • Implementar mecanismos que facilitem o fluxo de informações e atividades da unidade
  • Disseminar e compartilhar o plano de ação com a equipe
administra o do arquivo jur dico
ADMINISTRAÇÃO DO ARQUIVO JURÍDICO

No ambiente empresarial o investimento na estruturação de unidades de informação (Arquivo ou Biblioteca) é alto, embora a arquivística exerça atividade de suporte, faz parte do negócios da banca jurídica e deve apresentar resultados como os demais departamentos

administra o do arquivo jur dico1
ADMINISTRAÇÃO DO ARQUIVO JURÍDICO
  • Plano de Ação - estabelecer metas mensuráveis
  • Definir cronograma para implementação do plano
  • Monitorar a execução das atividades
  • Divulgar os resultados dos trabalhos realizados entre os colaboradores interno e gerências atendidas
  • Utilizar relatórios como instrumento de marketing
compet ncias do arquivos jur dicos
COMPETÊNCIAS DO ARQUIVOS JURÍDICOS
  • Determinar rotinas internas
  • Definir o Plano de Classificação de Assuntos
  • Estabelecer metodologia de arquivamento conforme a espécie / tipologia documental
  • Definir e aplicar tabela de temporalidade documental
  • Proceder a gestão documental
  • Dar suporte e apoio no atendimento a fiscalizações e auditorias
  • Observar a normalização aplicada (SOX, outras)
  • Elaborar plano para contingências e sinistros
plano de classifica o de assuntos
PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DE ASSUNTOS

A estruturação do Plano de Classificação de Assunto é uma atividade de ordem tanto intelectual quanto física e deve refletir a estrutura dos departamentos e dos processos.

mapeamento de processos
MAPEAMENTO DE PROCESSOS

O Arquivo procede a guarda do “know-how” produzido no escritório e quando bem organizado pode auxiliar na identificação de falhas, no alinhamento dos processos e contribuir para a agilidade do fechamento das operações

mapeamento de processos1
MAPEAMENTO DE PROCESSOS
  • Levantamento de dados e identificação das necessidades de informações
  • Coleta de informações – identificar o que pode impactar no negócio
  • Análise dos dados coletados
  • Estruturação de modelagem para organização das séries documentais
  • Implantação e monitoramento
mapeamento de processos2
MAPEAMENTO DE PROCESSOS

Benefícios do mapeamento de processos e necessidades:

  • Entender as atribuições e objetivos
  • Conhecer a estrutura da entidade
  • Oportunidade de conhecer as reais dificuldades do cliente e desenvolver facilitadores
  • Estabelecer parcerias com o cliente, transformando-o em aliado estratégico
  • Obter junto ao cliente maior aceitação e compreensão da metodologia de organização utilizada no Arquivo
foco no cliente
FOCO NO CLIENTE

O atual ambiente organizacional exige uma administração mais eficiente e criativa do Arquivo, capaz de antecipar às necessidades do advogado, em vez de simplesmente reagir a elas.

relacionamento com o cliente
RELACIONAMENTO COM O CLIENTE

Problemas mais freqüentes:

  • Demora na localização dos documentos
  • Extravio da documentação entregue
  • Falta de padronização e procedimentos
  • Falta de metodologia de arquivamento
  • Incompreensão do colaborador do Arquivo sobre a necessidade (urgência) do advogado
  • Inexistência de parceria
relacionamento com o cliente1
RELACIONAMENTO COM O CLIENTE

“A única maneira de lidar com reclamações é estar preparado para elas, desenvolvendo não apenas políticas internas, mas principalmente uma cultura voltada para o cliente”

Eduardo Spiller et al

relacionamento com o cliente2
RELACIONAMENTO COM O CLIENTE
  • O advogado é a pessoa mais importante no negócio jurídico é em torno dele que tudo acontece
  • Atender um cliente é uma honra, jamais um favor
  • Os advogados trazem suas necessidades , o trabalho do Arquivo é satisfazê-las
  • O advogado merece o tratamento mais atencioso que o Arquivo possa oferecer
  • O advogado não depende do Arquivo; é o Arquivo que depende dele
marketing dos servi os arquiv sticos
MARKETING DOS SERVIÇOS ARQUIVÍSTICOS

A falta de registro sistemático de dados sobre o desempenho da unidade são um dos fatores que interferem na qualidade da avaliação dos serviços prestados , é de vital importância utilizar relatórios como instrumento de planejamento, avaliação e controle das deficiências e metas almejadas.

marketing do arquivo
MARKETING DO ARQUIVO
  • Desenvolver na equipe postura pró-ativa
  • Controlar a documentação recebida e em circulação
  • Esclarecer o cliente sobre a metodologia utilizada
  • Falar a linguagem do cliente
  • Fazer avaliações periódica sobre a percepção da qualidade dos serviços
  • Controlar permanentemente a qualidade dos serviços prestados
  • Ouvir o cliente
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MARKETING DO ARQUIVOCONCLUSÕES

  • É preciso investir permanentemente na satisfação do advogado e fazer disso a principal meta do Arquivo e a melhor estratégia é ouvi-lo de forma ativa
  • Sempre é possível saber mais e neste caso o marketing de relacionamento é uma ferramenta extremamente eficaz, porque valoriza a postura do ganha-ganha, onde ambos os lados saem lucrando e gera a fidelidade e o relacionamento a longo prazo
contato
CONTATO

Roseli Miranda

roseli.miranda@unibanco.com.br