IMPROVING QUALITATIVE AND QUANITATIVE POST HARVEST LOSSES ESTIMATES IN SUB-SAHARAN AFRICA

1. IMPROVING QUALITATIVE AND QUANITATIVE POST HARVEST LOSSES ESTIMATES IN SUB-SAHARAN AFRICA The Eastern and Southern Africa Meeting, Nairobi (Kenya) 12th and 13th June 2012 The postharvest losses network objectives and description Le réseau des pertes post-récolte objectifs et description Marc Bernard, BLE / ISICAD marc.bernard@ble.de www.aphlis.net

2. Context • Processes and actions for successful networking • Objectives of the APHLIS network • Presentation of the website • Overview of the system architecture • The new version of APHLIS • Demonstration of data management • Practical exercises • Contexte • Les processus et les actions de mise en réseau réussie • Objectifs du réseau APHLIS • Présentation du site • Vue d'ensemble de l'architecture du système • La nouvelle version avec l'interface française • Démonstration de la gestion des données • Des exercices pratiques

3. Context • Networks are increasingly contributing to knowledge generation, capacity development and are becoming important knowledge hubs. • APHLIS is a thematic network and has the ambition to be a model for other networks in other thematic areas in Africa. • African ownership is key for success. • NEPAD / CAADP FARA eRAILS - African Agricultural Information Systems Platform • But above all we aim at being useful to the community of practice. • Contexte • Les réseaux contribuent de plus en plus à la production de connaissances , au développement des capacités et deviennent des centres de connaissances importants. • APHLIS est un réseau thématique et a l'ambition d'être un modèle pour d'autres réseaux dans d'autres domaines thématiques en Afrique. • Appropriation par l'Afrique est la clé de la réussite. • NEPAD / CAAPD DDAA FARA eRAILS - africain d'information agricole Plate-forme des systèmes • Mais surtout nous visons à être utile à la communauté de pratique.

4. Processes and actions for successful networking • Forming the Network • Define purpose of the network. Establish a clear purpose or mission. • Involve individuals and organizations that share the mission. • Build a commitment to participatory process and collaboration. • Organization • Define clear, specialized roles. • Establish a loose or fluid organizational structure. Vertical, hierarchical structures do not build strong networks. • Compile a skills inventory, including the skills/expertise of individual members and institutional resources. • Prepare to fill expertise gaps by recruiting new members. • Establish a communication system. • Create a member database. • Leadership • Share leadership functions. • Set realistic goals and objectives. • Divide into subgroups/task forces to take on specific tasks according to expertise. • Spread responsibilities across all members to reduce workload and avoid burnout. • Promote participatory planning and decision making. • Foster trust and collaboration among members. • Keep members motivated by acknowledging their contributions.

5. Les processus et les actions de mise en réseau réussie • Formant le réseau • Définir le but du réseau. Établir un objectif clair ou mission. • Impliquer les personnes et organisations qui partagent la mission. • Construire un engagement à une démarche participative et de collaboration. • Organisation • Définir des rôles clairs et spécialisés. • Mettre en place une structure organisationnelle lâche ou fluide. Verticales, les structures hiérarchiques ne construisent pas de solides réseaux. • Compiler un inventaire des compétences, y compris les compétences et l'expertise des membres individuels et des ressources institutionnelles. • Préparez-vous à combler les lacunes d'expertise en recrutant de nouveaux membres. • Mettre en place un système de communication. • Créer une base de données des membres. • Leadership • Partagez les fonctions de direction. • Établissez des objectifs réalistes et objectifs. • Diviser en sous-groupes et groupes de travail à accomplir des tâches spécifiques en fonction des compétences. • Responsabilités réparties sur tous les membres afin de réduire la charge de travail et d'éviter l'épuisement professionnel. • Promouvoir la planification participative et la prise de décision. • Favoriser la confiance et la collaboration entre les membres. • Tenir les membres motivés par la reconnaissance de leurs contributions.

6. Exchange within and in between the R&D community and the Community of Practice An Innovation continuum • Knowledge Exchange • Defining problems with customers • Working with customers and R&D community on science based solutions • Linking to indigenous and experimental knowledge • Information collection, synthesis and distribution • Extending knowledge and innovations • Education and training • Operational testing • Outreach and trouble shooting • Information management • Redefining problems and R&D knowledge gaps • Knowledge Generation • Problem definition • Basic and applied research • Technology development • Extension to R&D sector & primary innovators. R&D Community Collaborative Transnational Thematic Networks • Knowledge Application • Operational testing • Demonstration • Technology transfer • Use in policy, practice and processes • Identification of new problems Community of practice Innovative Agricultural Sector

7. Objectives 1: Expand the network to West and Central Africa to cover the whole of Sub Saharan Africa • Hold a training and planning workshop with the network members from West Africa in Ghana. (17 Countries) • Hold a training and planning workshop with the network members from East and Southern Africa in Kenya. (22 countries) • Objective 2: Provide a French version of APHLIS • Objectifs 1: Développer le réseau d'Afrique occidentale et centrale pour couvrir l'ensemble de l'Afrique sub-saharienne • Tenir un atelier de formation et de planification avec les membres du réseau Afrique de l'Ouest au Ghana. (17 pays) • Tenir un atelier de formation et de planification avec les membres du réseau de l'Est et l'Afrique australe au Kenya. (22 pays)Objectif 2: Assurer une version française de APHLIS

8. Network members from Western and Central Africa

9. Objective 3: Review the PHL-profiles in order to cover the conditions in West Central Africa • Search the literature on losses in West and Central Africa, extract data and review PHL profiles. • Install new profiles in APHLIS. • Objective 4: Gather data that are required by APHLIS for the estimation of PHLs • Distance training and assist network members by e-mails and telephone calls during data entry. • What are the different cereals that are grown in your country? How often are they grown a year? • Objectif 3: Passez en revue les profils PHL-afin de couvrir les conditions de l'Ouest Afrique centrale • Rechercher la littérature sur les pertes de l'Ouest et Afrique centrale, extraction des données et revoir les profils PHL. • Installer de nouveaux profils dans APHLIS. • Objectif 4: Recueillir des données qui sont requises par APHLIS pour l'estimation des PHLs • La formation à distance et assistance aux membres du réseau par e-mails et appels téléphoniques lors de la saisie des données. • Quelles sont les différentes céréales qui sont cultivées dans votre pays?Combien de fois sont-ils cultivés par an?

10. What data are required for the calculation of PHLs estimates? • For each province, crop, growing season (up to three) and farm type (subsistence and commercial) we need to know: • How much grain was produced? (tonnes) • How much grain is sold / marketed at harvest? (%) • Did it rain or were the conditions very humid at harvest? (yes or no | 0 or 1) • How long is the grain stored at the farm? (months) • Is the larger grain borer a problem? (yes or no | 0 or 1) - only for maize • Quelles sont les données nécessaires au calcul des estimations de LSP? • Pour chaque province, culture, saison de croissance (jusqu'à trois) et type d’exploitation (subsistance et commerciale), nous avons besoin de savoir: • Combien de grains ont été produits? (tonnes) • Combien de grains est vendu / commercialisée à la récolte ? (%) • Est-ce qu’il a eu de la pluie à la récolte ou étaient les conditions très humides? (oui ou non | 0 ou 1) • Combien de temps est le grain entreposé à la ferme? (mois) • Le grand capucin du maïsun problème? (oui ou non | 0 ou 1) - uniquement pour le maïs

11. 617 provinces

12. System components The APHLIS information system: Data processing and display of information The downloadable PHL losses calculator The PHL profiler The Shared database (SDB) : management of agricultural data eRAILS: The provision of country specific information (e.g literature, events, organisations) Les composants du système Le système d'information APHLIS: Le traitement des données et l'affichage des informations Le calculateur pertes PPR téléchargeable Le profileur PPR La base de données partagée (PSD): gestion des données agricoles eRAILS: La fourniture d'informations propres au pays (par exemple, la littérature, des événements, les organisations)

13. Data entry Saisie de données The Shared database (SDB) with row data Base de données partagée (SDB) avec des données brutes APHLIS APHLIS APHLIS Backend Algorithme / traitement de données APHLIS Backend Algorithm / data processing Estimations PHL PHL Estimates Tables & Cartes Tables & Maps

14. The African Shared DataBase (SDB) • The SDB allows for decentralised management of agricultural data according to international standards. Main objectives: • Strengthen African ownership • Prevent the loss of agronomic numeric data • Pool and share data • Improve quality of derived information products • Make economies of scale in data management • La base de données africaine partagée (SDB)Le SDB permet la gestion décentralisée des données agricoles conformément aux normes internationales. Principaux objectifs: • Renforcer l'appropriation africaine • Empêcher la perte de données numériques agronomiques • Regrouper et partager de données • Améliorer la qualité des produits d'information dérivés • Faire des économies d'échelle dans la gestion des données

15. Data exchange with multiple remote systems Data entry Manual data entry via SDB backend Thematic portal 1 e.g. APHLIS DATA DATA DATA Thematic portal 2 Import data via CSV DATA DATA Thematic portal n Export data via SDB front-end Data analysis on desktop PC Position of the shared database Shared Database SDB Retrieval of data from remote databases (API) DATA

16. The NEW APHLIS information system – http://aphlis.afris.org The PHL profiler The Shared database The eRAILS publication system

17. Thank you !