Overheid & Markt, Ondernemend Aanbesteden

1. Overheid & Markt,Ondernemend Aanbesteden Workshop Communicatie met inschrijvers, wat kan er wel en wat niet? Hans van Wijck Teun van Reeuwijk, Inkoper Stichting RIJK Projectleider CROW Alkmaar, 1 november 2012

2. Communicatie met inschrijvers Programma • Korte toelichting op communicatie tijdens aanbestedingstraject • Welke communicatiemomenten zijn er • Interactie • Spelregels interactie • Per communicatiemoment korte toelichting • Bevindingen expertmeeting overheden (juli 2012) • ErvaringenStichting RIJK • Discussie met deelnemers

3. Communicatie met inschrijvers • ophelderen van onduidelijkheden ina. eisen van de vraagspecificatieb. uitsluitingsgrondenc. kwalitatieve geschiktheidseisend. eventuele selectiecriteriae. gunningscriterium • vragen en de antwoorden aan alle gegadigden of inschrijvers verstrekken, behoudens in geval van een ‘gerechtvaardigd commercieel belang’ (dan een-op-een communicatie) • vragen aan individuele gegadigden of inschrijvers i.v.m. onduidelijkheden in:a. de aanmelding als gegadigdeb. de inschrijving • wijzigen inschrijving niet toegestaan Bron: leidraad aanbesteden bouwopdrachten

4. een-op-een communiceren • afgestemd op beslissingen over belangrijke aspecten van het aanbestedingsproces • focus op het belang van een naadloze afstemming tussen de vraag en een inschrijving (belang groter naarmate meer oplossingsvrijheid) • als inschrijver wezenlijke informatie voorsprong heeft verkregen, moet de aanbesteder die neutraliseren Bron: leidraad aanbesteden bouwopdrachten

5. verstrekken inschrijvingsdocumenten inlichten inschrijven kwalitatieve beoordeling openen inschrijvingssommen bekendmaken uitslag gunnen/sluiten contract communicatie met inschrijvers • aanbestedingsproces kent verschillende (mogelijke) contactmomenten • ook individuele contactmomenten • aanbesteders maken daar geen of weinig gebruik van • communicatie niet altijd even optimaal (laat te wensen over) • inschrijvingen niet optimaal afgestemd op de vraag • resultaten expertmeeting met aanbesteders (juli 2012) input workshop

6. verstrekken inschrijvingsdocumenten inlichten inschrijven kwalitatieve beoordeling openen inschrijvingssommen bekendmaken uitslag gunnen/sluiten contract Informeren inschrijvers, toelichting vooraf Aanbesteder nodigt inschrijvers uit voor toelichting op • inschrijvingsdocumenten • projectdoelstellingen • emvi-aspecten • algemene aandachtspunten • ……… ja: 13 nee: 2

7. verstrekken inschrijvingsdocumenten inlichten inschrijven kwalitatieve beoordeling openen inschrijvingssommen bekendmaken uitslag gunnen/sluiten contract Individuele Inlichtingen (ARW art. 2.17)naast algemene inlichtingen/aanwijzing (ARW art. 2.16) Gegeven de aan te bieden oplossing kan een inschrijver (vertrouwelijk) vragen stellen over: • haalbaarheid van de oplossing • daaraan verbonden risico’s • invulling emvi-aspecten Doel: voorkomen ongewenste oplossingen staat u individuele inlichtingen toe ja: 10 nee: 5

8. verstrekken inschrijvingsdocumenten inlichten inschrijven kwalitatieve beoordeling openen inschrijvingssommen bekendmaken uitslag gunnen/sluiten contract Toelichten inschrijving (ARW art. 2.26) Elke inschrijver geeft een toelichting op zijn ingediende inschrijving. Doel: aanbesteder informeren over opzet en inrichting kwalitatieve aspecten aanbieding en over ‘bijzonderheden’ zoals invulling emvi. • Enkele bemerkingen uit expertmeeting • niet objectief • een vlotte prater kan de aanbesteder makkelijk beïnvloeden • inschrijving moet gewoon duidelijk zijn

9. verstrekken inschrijvingsdocumenten inlichten inschrijven kwalitatieve beoordeling openen inschrijvingssommen bekendmaken uitslag gunnen/sluiten contract Openen inschrijvingssommen in bijzijn van inschrijvers Kwalitatieve beoordeling staat vast; hierna inschrijvingssommen openen.Doel: transparantie t.a.v. scheiding kwalitatievebeoordeling / prijsbeoordeling nodigt u de inschrijvers hiertoe uit ja 14 nee 4

10. verstrekken inschrijvingsdocumenten inlichten inschrijven kwalitatieve beoordeling openen inschrijvingssommen bekendmaken uitslag gunnen/sluiten contract Bekendmaken van de emvi-uitslag Voornaamste bevindingen expertmeeting Verstrek info over • totaal gescoorde meerwaarde alle inschrijvingen en de ranking, zonder naamsvermelding • individuele emvi-uitslag en uitslag winnaar