Współpraca z organizacjami pozarządowymi w 2012 r.

Współpraca z organizacjami pozarządowymi w 2012 r. Zasady rozliczania dotacji celowych udzielonych z budżetu Gminy Bobolice

Podstawy prawne: • Ustawa z dn. 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. Nr 96, poz. 873 ze zm.) • Ustawa z dn. 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.) • Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dn. 15 grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. Nr 6, poz. 25)

Akty prawa miejscowego • UCHWAŁA Nr Nr XIII/116/11 RADY MIEJSKIEJ w Bobolicach z dnia 29 listopada 2011 r. w sprawie przyjęcia rocznego „Programu współpracy Gminy Bobolice z organizacjami pozarządowymi oraz podmiotami określonymi w art. 3 ust. 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie na 2012 rok” • UCHWAŁA Nr XLIII/396/2010 RADY MIEJSKIEJ W BOBOLICACH z dnia 27 sierpnia 2010 r. w sprawie szczegółowego sposobu konsultowania z radami działalności pożytku publicznego lub organizacjami pozarządowymi i podmiotami wymienionymi w art. 3 ust. 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i wolontariacie projektów aktów prawa miejscowego w dziedzinach dotyczących działalności statutowej tych organizacji. • Uchwała Nr XLVI/425/10 Rady Miejska w Bobolicach z dnia 10 listopada 2010 r. w sprawie określenia trybu i kryteriów realizacji zadania publicznego w ramach inicjatywy lokalnej

Co to jest program współpracy? • W samorządach program współpracy jest uchwałą organu stanowiącego jednostki samorządu terytorialnego (np. rady miasta, gminy, powiatu, sejmiku wojewódzkiego) – podstawowym dokumentem, który opisuje zasady współpracy pomiędzy władzami samorządowymi a działającymi na danym terenie organizacjami pozarządowymi. • Przepisy wymagają (art. 5a ust 1), aby przed uchwaleniem program był konsultowany z organizacjami pozarządowymi. • Najlepiej, gdy program jest tworzony wspólnie przez władze lokalne i sektor pozarządowy.

Zasada ogólna współpracy samorządu z organizacjami pozarządowymi Organy administracji publicznej prowadzą działalność w sferze zadań publicznych, o których mowa w art. 4, we współpracy z organizacjami pozarządowymi oraz podmiotami wymienionymi w art. 3 ust. 3 prowadzącymi odpowiednio do terytorialnego zakresu działania organów administracji publicznej, działalność pożytku publicznego w zakresie odpowiadającym zadaniom tych organów.

Zasady współpracy gminy Bobolice z organizacjami publicznymi Współpraca gminy z organizacjami pozarządowymi i podmiotami prowadzącymi działalność pożytku publicznego opiera się na zasadach: • pomocniczości: gmina powierza lub wspiera realizację zadań własnych organizacjom pozarządowym oraz innym podmiotom, które zapewniają ich wykonanie w sposób ekonomiczny, profesjonalny i terminowy; • suwerenności stron: strony mają prawo do niezależności i odrębności w samodzielnym definiowaniu i poszukiwaniu sposobów rozwiązania problemów i zadań; • partnerstwa: gmina traktuje organizacje pozarządowe jako równoprawnych partnerów w definiowaniu problemów społecznych, określaniu sposobów ich rozwiązywania oraz realizacji zadań publicznych, przez co oczekuje od organizacji pozarządowych aktywnego uczestnictwa w realizacji form wynikających ze współpracy; • efektywności: gmina będzie dokonywała wyboru najbardziej efektywnego sposobu realizacji zadań publicznych przez organizacje pozarządowe, oczekując od organizacji sporządzania ofert zgodnie z wymaganiami przedstawionymi w specyfikacji zadania, rzetelnej realizacji powierzonych zadań, wywiązywania się z obowiązków rozliczenia finansowego i sprawozdawczości; • uczciwej konkurencji: gmina będzie równorzędnie traktowała organizacje pozarządowe przy realizacji zadań publicznych, ogłaszając w tym samym czasie takie same założenia określające zadanie oraz stosując takie same kryteria oceny zgłoszonych ofert konkurujących podmiotów; • jawności: gmina będzie dążyła do tego, aby wszelkie możliwości współpracy z organizacjami były powszechnie wiadome i dostępne oraz jasne i zrozumiałe w zakresie stosowanych procedur i kryteriów podejmowania decyzji, jak również w obszarze zamiarów, celów i środków przeznaczonych na realizację zadań publicznych; • legalności: wszelkie działania gminy oraz podmiotów Programu odbywają się w granicach i na podstawie przepisów prawa.

Formy współpracy Współpraca Gminy Bobolice z Organizacjami realizowana będzie w następujących formach: Zlecanie do realizacji zadań publicznych może mieć formy: • powierzenie wykonywania zadań publicznych wraz z udzieleniem dotacji na sfinansowanie ich realizacji, • wspieranie takich zadań wraz z udzieleniem dotacji na dofinansowanie ich realizacji, • dofinansowanie wkładu własnego organizacji do projektów współfinansowanych ze środków funduszy europejskich i innych źródeł zewnętrznych, a służące realizacji zadań publicznych miasta. • udzielania pożyczek dla organizacji do wysokości dofinansowania projektów współfinansowanych ze środków funduszy europejskich i innych źródeł zewnętrznych, a służące realizacji zadań publicznych miasta. Wzajemne informowanie się o planowanych kierunkach działalności i współdziałanie w celu zharmonizowania tych kierunków poprzez: • publikowanie ważnych informacji w Biuletynie Informacji Publicznej oraz na stronach internetowych Gminy, • przekazywanie informacji o przewidywanych lub realizowanych w 2012 r. zadaniach sfery publicznej, których realizacja odbywa się w oparciu o środki inne niż wynikające z Programu, • konsultowanie listy zagadnień priorytetowych na kolejny rok. Konsultowanie z Organizacjami odpowiednio do zakresu ich działania, projektów aktów normatywnych w dziedzinach dotyczących działalności statutowej tych Organizacji. Inne formy współpracy: • wsparcie pozafinansowe Organizacji poprzez bezpłatne udostępnianie obiektów sportowych w celu odbywania treningów lub organizacji imprez rekreacyjno - sportowych, • koordynowanie działań i realizacja wspólnych przedsięwzięć i imprez, • doradztwo i udzielanie przez Gminę pomocy merytorycznej, • promowanie przez Gminę działalności Organizacji, • informowanie organizacji na stronie internetowej Urzędu o posiedzeniach komisji, na których dyskutowane będą projekty uchwał odnoszących się do zagadnień związanych z działalnością organizacji pozarządowych, • udostępnianie projektów uchwał w biurze Rady Miejskiej, • wspieranie organizacji pożytku publicznego w realizacji kampanii informacyjno-promocyjnej służącej pozyskiwaniu środków w ramach mechanizmu 1 %, poprzez umieszczenie informacji na stronie www.bobolice.pl, • zamieszczania na stronie internetowej www.bobolice.pl informacji o bieżących konkursach grantowych, innych ważnych informacji zarówno w zakresie działań podejmowanych przez samorząd, jak i przez organizacje oraz aktualnej bazy danych o działających na terenie Gminy organizacjach pozarządowych (na podstawie przesyłanych drogą pisemną lub elektroniczną zgłoszeń od zarządów organizacji pozarządowych), • pomoc w nawiązywaniu kontaktów i współpracy organizacji w skali regionalnej, ponadregionalnej i międzynarodowej, • udzielanie rekomendacji organizacjom pozarządowym z terenu Gminy Bobolice starającym się o nawiązanie kontaktów ponadgminnych, • obejmowanie patronatem burmistrza przedsięwzięć organizowanych przez Organizacje.

ROZLICZANIE DOTACJI

Organizacje pozarządowe przyjmując do realizacji zadania publiczne zobowiązują się do wykonania tego zadania w zakresie i na zasadach określonych umową o powierzenie lub wsparcie realizacji zadania. CO TO SĄ DOTACJE?? Dotacjami są – zgodnie z ustawą o finansach publicznych (art. 126) – podlegające szczególnym zasadom rozliczania, wydatki budżetu państwa lub jednostek samorządu terytorialnego przeznaczone na finansowanie lub dofinansowanie zadań zleconych do realizacji organizacjom pozarządowym. Dotacje te nazywane są dotacjami celowymi.

Z ustawy o finansach publicznych…. Art. 221. 1. Podmioty niezaliczane do sektora finansów publicznych i niedziałające w celu osiągnięcia zysku mogą otrzymywać z budżetu jednostki samorządu terytorialnego dotacje celowe na cele publiczne, związane z realizacją zadań tej jednostki, a także na dofinansowanie inwestycji związanych z realizacją tych zadań. 2. Zlecenie zadania i udzielenie dotacji następuje zgodnie z przepisami ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, a jeżeli dotyczy ono innych zadań niż określone w tej ustawie - na podstawie umowy jednostki samorządu terytorialnego z podmiotem, o którym mowa w ust. 1. 4. Tryb postępowania o udzielenie dotacji na inne zadania niż określone w ustawie, o której mowa w ust. 2, sposób jej rozliczania oraz sposób kontroli wykonywania zleconego zadania określa, w drodze uchwały, organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego, mając na uwadze zapewnienie jawności postępowania o udzielenie dotacji i jej rozliczenia.

Otrzymanie dofinansowania wiąże się zawsze z podpisaniem umowy. Umowa pod rygorem nieważności musi być podpisana przez przedstawicieli organizacji, którzy są do tego upoważnieni w statucie i których personalia znajdują się w wypisie z KRS lub z ewidencji.

Najważniejsze zapisy zawarte w umowach Gminy Boblice z organizacjami pozarządowymi Wydatki poniesione przez Zleceniobiorcę przed dniem podpisaniem umowy stanowią tylko i wyłącznie wkład własny organizacji i nie mogą być sfinansowane z dotacji. Zleceniodawca sprawuje kontrolę prawidłowości wykonywania zadania przez Zleceniobiorcę, w tym wydatkowania przekazanych mu środków finansowych. Kontrola może być przeprowadzona w toku realizacji zadania oraz po jego zakończeniu. Zleceniodawca może żądać częściowych sprawozdań z wykonywania zadania według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 27 grudnia 2005 r. w sprawie wzoru oferty realizacji zadania publicznego, ramowego wzoru umowy o wykonanie zadania publicznego i wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (dotyczy umów zawartych na „starych zasadach”). Od 15 stycznia obowiązuje nowe rozporządzenie.

Warunkiem otrzymania kolejnej transzy dotacji jest złożenie sprawozdania częściowego. Sprawozdanie końcowe z wykonania zadania powinno zostać sporządzone przez Zleceniobiorcę na formularzu zgodnym z załącznikiem nr 3 do rozporządzenia, w terminie 30 dni od dnia zakończenia realizacji zadania. Zleceniobiorca do każdego sprawozdania zobowiązany jest dołączyć kserokopie dowodów księgowych poniesionych wydatków. Faktury/rachunki, umowy (o dzieło, zlecenie) związane z realizacją zadania winny być opisane zgodnie z wymogami określonymi w art.21 Ustawy o rachunkowości.

Organizacja jest zobowiązana do prowadzenia wyodrębnionej dokumentacji finansowo-księgowej i ewidencji księgowej zadania publicznego, zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223, z późn. zm.), w sposób umożliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych.

Obowiązki informacyjne • Obowiązek informowania, że zadanie jest współfinansowane / finansowane ze środków otrzymanych od samorządu. • Informacja na ten temat powinna się znaleźć we wszystkich materiałach, publikacjach, informacjach dla mediów, ogłoszeniach oraz wystąpieniach publicznych dotyczących realizowanego zadania publicznego. • umieszczania logo samorządu na wszystkich materiałach, w szczególności promocyjnych, informacyjnych, szkoleniowych i edukacyjnych, dotyczących realizowanego zadania oraz zakupionych środkach trwałych, • proporcjonalnie do wielkości innych oznaczeń, w sposób zapewniający jego dobrą widoczność.

Prawidłowy opis faktur… Prawidłowy opis dokumentów księgowych na odwrocie powinien zwierać: 1) pieczęć organizacji oraz sporządzony w sposób trwały opis: a. zgodnie z zawartą umową nr ....... z dnia ..... b. w przypadku aneksu do umowy należy dopisać: oraz zgodnie z Aneksem nr ...... z dnia...... 2) opis zadania wg pozycji w kosztorysie a. przeznaczenie zakupionej usługi, towaru lub opłaconej należności. b. w jakiej części (kwotowo) została należność z faktury/rachunku opłacona ze środków pochodzących z dotacji lub ze środków własnych z zaznaczeniem pozycji kosztorysu, c. stwierdzenie zgodności merytorycznej, data i czytelny podpis osoby/osób uprawnionych, zgodnie z KRS 3) Kserokopie muszą być potwierdzone za zgodność z oryginałem z datą i podpisem osoby uprawnionej, zgodnie z KRS

Przykładowe koszty wymienione w ogłoszeniu o otwartym konkursie ofert Przykładowe koszty kwalifikowane (pokrywane w ramach dotacji): Przykładowe koszty kwalifikowane (pokrywane w ramach dotacji): • Niezbędne do realizacji zadania i bezpośrednio z nim związane, w tym: • usługi transportowe, • ubezpieczenie sprzętu i uczestników, • opłaty wpisowego, licencji zawodników, • zakup sprzętu sportowego dla zawodników (stroje, obuwie), • obsługa sędziowska, • opłaty rejestracji, • obsługa administracyjna i księgowa niezbędna do realizacji oferty. W ramach dotacji finansowaniu lub dofinansowaniu mogą podlegać tylko te koszty, które są związane z realizacją zadania. Przykłady kosztów niekwalifikowanych: • wsteczne finansowanie projektów, • pokrycie deficytu działalności stowarzyszenia, • wydatki inwestycyjne oraz zakup środków trwałych, • budowa, zakup i remont budynków, zakup gruntów, • zakup strojów dla trenerów, • działalność gospodarcza podmiotów prowadzących działalność pożytku publicznego, • działalność polityczna i religijna, • pokrycie zobowiązań powstałych przed datą zawarcia umowy, • pokrycie kosztów utrzymania biura, z wyłączeniem bezpośrednich kosztów związanych z realizacją zadania publicznego, na które dotacja została przyznana, • dotowanie przedsięwzięć, które są dofinansowywane z budżetu miasta lub jego funduszy celowych na podstawie przepisów szczególnych.

Koszty biura lub księgowej czy innych pracowników zaliczają się do kwalifikowanych pod warunkiem, iż skala jest adekwatna do wielkości zadania. Koszty obsługi rachunku bankowego nie mogą być finansowane lub współfinansowane z dotacji, natomiast koszty operacji bankowych związanych z zadaniem mogą być pokryte z dotacji. PAMIĘTAĆ NALEŻY, IŻ ROZLICZENIU W PRZYPADKU UMÓW O WSPARCIE podlegają zarówno środki: • dotacji • wkład własny zapisany w umowie. Zarówno wkład własny jak i dotacja stanowią środki zadaniowe.

Sprawozdanie z wykonania zadania publicznego Organizacja pozarządowa, która realizowała zadanie zlecone w trybie określonym ustawą, obowiązana jest najpóźniej w terminie 30 dni po upływie terminu zakończenia realizacji zadania określonego w umowie złożyć organowi zlecającemu sprawozdanie z jego wykonania. Okresem sprawozdawczym jest rok budżetowy. Umowa o powierzenie/wsparcie realizacji zadania publicznego może przewidywać konieczność składania częściowych sprawozdań. Zatem sprawozdanie z realizacji zadania publicznego może mieć charakter sprawozdania częściowego lub końcowego. Zleceniodawca ma prawo żądać, aby zleceniobiorca, w wyznaczonym terminie, przedstawił dodatkowe informacje i wyjaśnienia do sprawozdania. W przypadku niezłożenia sprawozdań, zleceniodawca wzywa pisemnie zleceniobiorcę do ich złożenia. W przypadku niezastosowania się do wezwania, przewidziano możliwość kary umownej w wysokości nie wyższej niż 10% wartości przyznanej dotacji i kwoty 1000zł. Niezastosowanie się do wezwania może być podstawą odstąpienia od umowy przez zleceniodawcę. Dostarczenie sprawozdania końcowego jest równoznaczne z udzieleniem Zleceniodawcy prawa do rozpowszechniania jego tekstu w sprawozdaniach, materiałach informacyjnych i promocyjnych oraz innych dokumentach urzędowych.

Sprawozdanie z wykonania zadania publicznego c.d Sprawozdanie składa się z dwóch części tj. : • Sprawozdania merytorycznego oraz • sprawozdania z wykonania wydatków. Sprawozdanie merytoryczne powinno zawierać szczegółową informację o zrealizowanych działaniach zgodnie z ich układem zawartym w ofercie. W opisie należy uwzględnić wszystkie planowane działania, zakres w jakim zostały one zrealizowane a także należy wskazać czy i dlaczego zakładane cele nie zostały osiągnięte. Na część sprawozdania z wykonania wydatków, które po części jest odzwierciedleniem oferty, składa się: · Rozliczenia ze względu na rodzaj kosztów, · Rozliczenia ze względu na źródło finansowania, · Informacji o kwocie przychodów uzyskanych przy realizacji umowy i odsetek bankowych od środków z dotacji zgromadzonych na rachunku bankowym, · Zestawienia faktur (rachunków). Zestawienie faktur, które opłacone zostały w całości lub części ze środków pochodzących z dotacji powinno zawierać: numer dokumentu księgowego, numer pozycji kosztorysu, datę wystawienia dokumentu księgowego, nazwę kosztu (rodzaj towaru lub zakupionej usługi), kwotę ze wskazaniem w jakiej części pokryta została z dotacji oraz datę zapłaty. Składający sprawozdanie jednocześnie oświadcza, że wszystkie kwoty wymienione w zestawieniu faktur (rachunków) zostały faktycznie poniesione.

Załączniki wymagane do sprawozdania: • kserokopie umów cywilno-prawnych wraz rachunkami oraz potwierdzeniami zapłaty pochodnych od wynagrodzeń i zaliczki na podatek dochodowy • kserokopie faktur wraz dowodami zapłaty podbite za zgodność z oryginałem dokumentujące poniesione koszty • listy uczestników • materiały potwierdzające informowanie o wsparciu realizacji zadania przez gminę Bobolice: • dokumentacja fotograficzna • dokumentacja prasowa • wydruk ze strony internetowej • plakaty, ulotki • i inne…

Sprawozdanie jest uznane za kompletne jeżeli: • wypełnione zostały wszystkie wzory sprawozdania, • zrealizowane działania zostały opisane w sposób szczegółowy i wyczerpujący, • w opisie zostały uwzględnione wszystkie planowane działania i zakres ich realizacji oraz efekty realizacji zadania z uwzględnieniem wyjaśnień dotyczących ewentualnych odstępstw w realizacji zakresu rzeczowego i harmonogramu zadania, • zawiera wszystkie wymagane załączniki.

Sprawozdanie jest uznane za prawidłowe, jeżeli: • złożone jest na właściwym formularzu, • wykreślono niepotrzebne zapisy, • złożone jest w wymaganym w umowie terminie, • sprawozdanie podpisane jest przez osoby uprawnione, • jest czytelne, tzn. wypełnione maszynowo, komputerowo lub pisemnie jednolicie w całości, • jest spójne, tzn. istnieje logiczne powiązanie pomiędzy ofertą, kosztorysem a elementami sprawozdania, • termin realizacji zadania zgadza się z terminem wymaganym w umowie, • nie zawiera błędów rachunkowych.

Realizacja zadania • Możliwość przesunięcia środków między pozycjami kosztorysu, a nie kategoriami wydatków (koszty merytoryczne, obsługi zadania, pozostałe w tym wyposażenia i promocji) • Bez dokonania aneksów jedynie w % wymiarze określonym w umowie realizacji zadania, • Przekroczenia limitów – dotacja pobrana w nadmiernej wysokości

Harmonogram i inne ważne terminy • Zmiany w harmonogramie realizacji jedynie w formie aneksu, • Daty wystawienia i płatności faktur/rachunków jedynie w okresie realizacji zadania (zawartego w umowie).

Rozliczenie wkładu własnego • Rozliczenie wkładu finansowego – zestawienie faktur rachunków, • Rozliczenie wkładu osobowego (społeczna praca członków/wolontariuszy) – przykład oświadczenia, • Wydatkowanie wkładu własnego a zapisy umowy.

Oświadczenie członka stowarzyszenia pracującego społecznie Ja niżej podpisany/a oświadczam, że w dniu/dniach …………………………. Wykonałem/łam na rzecz Stowarzyszenia/Fundacji(nazwa wraz z adresem)………………………., następujące działania: - - Działania te były przeprowadzone w ramach projektu „……”, finansowanego/współfinansowanego przez Gminę Bobolice. Szacowana wartość wykonanej pracy wynosi …… zł. Wycena wykonanej pracy: Ilość jednostek wraz z rodzajem miary x koszt jednostkowy = wycena wykonanej pracy Np. 12 godzin x 100 zł = 1200 zł Podpis członka stowarzyszenia ……………………………………… Pieczęć i podpis osoby reprezentującej Stowarzyszenie/Fundację ………………………………………

Kryteria kontroli wykorzystania dotacji – art. 17 ust. opp Organ administracji publicznej zlecający zadanie publiczne dokonuje kontroli i oceny realizacji zadania, a w szczególności: 1) stanu realizacji zadania; 2) efektywności, rzetelności i jakości wykonania zadania; 3) prawidłowości wykorzystania środków publicznych otrzymanych na realizację zadania; 4) prowadzenia dokumentacji określonej w przepisach prawa i w postanowieniach umowy.

Kontrola Zgodnie z § 10 rozporządzenia MPiPS zleceniodawca sprawuje kontrolę prawidłowości wykonywania zadania publicznego przez zleceniobiorcę, w tym wydatkowania przekazanej dotacji oraz środków, o których mowa w § 3 ust. 4. Kontrola może być przeprowadzona w toku realizacji zadania publicznego oraz po jego zakończeniu do czasu ustania obowiązku, o którym mowa w § 7 ust. 2, tj. przez 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku, w którym zleceniobiorca realizował zadanie publiczne. W ramach kontroli, osoby upoważnione przez burmistrza mogą badać dokumenty i inne nośniki informacji, które mają lub mogą mieć znaczenie dla oceny prawidłowości wykonywania zadania, oraz żądać udzielenia ustnie lub na piśmie informacji dotyczących wykonania zadania publicznego. Zleceniobiorca na żądanie kontrolującego jest zobowiązany dostarczyć lub udostępnić dokumenty i inne nośniki informacji oraz udzielić wyjaśnień i informacji w terminie określonym przez kontrolującego. Prawo kontroli przysługuje osobom upoważnionym przez zleceniodawcę zarówno w siedzibie zleceniobiorcy, jak i w miejscu realizacji zadania publicznego. O wynikach kontroli, zleceniodawca informuje zleceniobiorcę, a w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości przekaże mu wnioski i zalecenia mające na celu ich usunięcie. Zleceniobiorca jest zobowiązany w terminie nie dłuższym niż 14 dni od dnia otrzymania wniosków i zaleceń, o których mowa w ust. 4, do ich wykonania i powiadomienia o tym Zleceniodawcy.

Kontrolę należy przeprowadzić w oparciu o następujące dokumenty: - program współpracy z organizacjami pozarządowymi, - ogłoszenie o otwartym konkursie ofert, - protokół komisji konkursowej z rozpatrzenia ofert, - ogłoszenie o wyborze ofert, - oferty złożone przez organizacje pozarządowe, - umowy w sprawie dotacji zawarte przez organ wykonawczy, - sprawozdanie z wykonania umowy, - dokumenty dotyczące rozliczenia wykonania ww. umów, dowody księgowe, Kontrola merytoryczna ma dać odpowiedź na pytanie czy środki otrzymane z dotacji zostały wydatkowane zgodnie z celem, natomiast kontrola formalno -rachunkowa powinna pozwolić ustalić czy podmiot prawidłowo rozliczył kwotę przekazanej mu dotacji.

Rozwiązanie umowy …. 1. Umowa może być rozwiązana na mocy porozumienia Stron w przypadku wystąpienia okoliczności, za które Strony nie ponoszą odpowiedzialności, a które uniemożliwiają wykonywanie umowy. 2. Umowa może być rozwiązana przez Zleceniodawcę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku: • wykorzystywania udzielonej dotacji niezgodnie z przeznaczeniem, • nieterminowego lub nienależytego wykonywania umowy, w tym w szczególności zmniejszenia zakresu rzeczowego realizowanego zadania, stwierdzonego na podstawie wyników kontroli oraz oceny realizacji wniosków i zaleceń pokontrolnych, • jeżeli Zleceniobiorca przekaże część lub całość dotacji osobie trzeciej, pomimo, że nie przewiduje tego niniejsza umowa, • jeżeli Zleceniobiorca odmówi poddaniu się kontroli, bądź w terminie określonym przez Zleceniodawcę nie doprowadzi do usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości. 3. Rozwiązując umowę Zleceniodawca określi kwotę dotacji podlegającej zwrotowi w wyniku stwierdzenia okoliczności, wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, naliczanymi od dnia przekazania dotacji z budżetu państwa lub jednostki samorządu terytorialnego, termin jej zwrotu oraz nazwę i numer konta, na które należy dokonać wpłaty.

Zwrot środków z dotacji Przekazane środki finansowe z dotacji, powinny zostać wykorzystane do dnia 31 grudnia każdego roku, w którym realizowane jest zadanie publiczne, nie później jednak niż do dnia zakończenia realizacji zadania publicznego.

Stosownie do art. 251 ustawy o finansach publicznych, dotacje udzielone z budżetu jednostki samorządu terytorialnego w części niewykorzystanej do końca roku budżetowego podlegają zwrotowi do budżetu tej jednostki w terminie do dnia 31 stycznia następnego roku. W przypadku gdy termin wykorzystania dotacji jest krótszy niż rok budżetowy, niewykorzystana część dotacji podlega zwrotowi w terminie 15 dni po upływie terminu wykorzystania dotacji. Wykorzystanie dotacji następuje w szczególności przez zapłatę za zrealizowane zadania, na które dotacja była udzielona, albo, w przypadku gdy odrębne przepisy stanowią o sposobie udzielenia i rozliczenia dotacji, wykorzystanie następuje przez realizację celów wskazanych w tych przepisach. Niestety rozporządzenie MPiPS w § 12 określa inny termin zwrotu niewykorzystanej dotacji, stanowiąc iż kwotę dotacji niewykorzystaną w terminie zleceniobiorca jest zobowiązany zwrócić odpowiednio do dnia 15 stycznia następnego roku kalendarzowego lub w terminie 15 dni od dnia zakończenia realizacji zadania publicznego. W takim przypadku powinny znaleźć zastosowanie przepisy ustawy o finansach publicznych bowiem rozporządzenie jest aktem niższej rangi, a w ustawie o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie ustawodawca nie reguluje tej kwestii.

Zwrot dotacji…. art. 252 ust. o fp 1. Dotacje udzielone z budżetu jednostki samorządu terytorialnego: 1) wykorzystane niezgodnie z przeznaczeniem, 2) pobrane nienależnie lub w nadmiernej wysokości • podlegają zwrotowi do budżetu wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, w ciągu 15 dni od dnia stwierdzenia okoliczności, o których mowa w pkt 1 lub pkt 2. 2. W przypadku gdy termin wykorzystania dotacji, o których mowa w ust. 1, jest krótszy niż rok budżetowy, podlegają one zwrotowi w terminie 15 dni po upływie terminu wykorzystania dotacji. 3. Dotacjami pobranymi w nadmiernej wysokości są dotacje otrzymane z budżetu jednostki samorządu terytorialnego w wysokości wyższej niż określona w odrębnych przepisach, umowie lub wyższej niż niezbędna na dofinansowanie lub finansowanie dotowanego zadania. 4. Dotacjami nienależnymi są dotacje udzielone bez podstawy prawnej. 5. Zwrotowi do budżetu jednostki samorządu terytorialnego podlega ta część dotacji, która została wykorzystana niezgodnie z przeznaczeniem, nienależnie udzielona lub pobrana w nadmiernej wysokości. 6. Odsetki od dotacji podlegających zwrotowi do budżetu jednostki samorządu terytorialnego nalicza się począwszy od dnia: 1) przekazania z budżetu jednostki samorządu terytorialnego dotacji wykorzystanych niezgodnie z przeznaczeniem; 2) następującego po upływie terminów zwrotu określonych w ust. 1 i 2 w odniesieniu do dotacji pobranej nienależnie lub w nadmiernej wysokości.

ODPOWIEDZIALNOŚĆ USTAWA z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych Dz.U.05.14.114 ze zm.

Dyscyplina finansów publicznych – kto odpowiada… Odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych podlegają: 1) osoby wchodzące w skład organu wykonującego budżet lub plan finansowy jednostki sektora finansów publicznych albo jednostki niezaliczanej do sektora finansów publicznych otrzymującej środki publiczne lub zarządzającego mieniem tych jednostek; 2) kierownicy jednostek sektora finansów publicznych; 3) pracownicy jednostek sektora finansów publicznych, którym powierzono określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej lub czynności przewidziane w przepisach o zamówieniach publicznych; 4) osoby gospodarujące środkami publicznymi przekazanymi jednostkom niezaliczanym do sektora finansów publicznych.

Naruszenie dyscypliny finansów publicznych ze strony administracji Naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest: 1) przekazanie dotacji z naruszeniem zasad lub trybu jej udzielania; 2) nierozliczenie przekazanej dotacji lub nieterminowe rozliczenie tej dotacji; 3) nieustalenie kwoty dotacji podlegającej zwrotowi do budżetu. Naruszenie dyscypliny finansów publicznych ze strony organizacji Naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest: 1) wydatkowanie dotacji niezgodnie z przeznaczeniem określonym przez udzielającego dotację; 2) nierozliczenie otrzymanej dotacji lub nieterminowe rozliczenie tej dotacji; 3) niedokonanie zwrotu dotacji w należnej wysokości lub nieterminowe dokonanie zwrotu tej dotacji.

Sprawozdanie z realizacji zadania publicznego…..

Część I. Sprawozdanie merytoryczne • Informacja czy zakładane cele realizacji zadania publicznego zostały osiągnięte w wymiarze określonym w części III pkt 6 oferty. Jeśli nie, wskazać dlaczego. Należy krótko opisać, czy zaplanowane cele realizacji zadania zostały osiągnięte, w jakim stopniu lub gdy nie zostały osiągnięte – należy opisać przyczyny, dlaczego. 2. Opis wykonania zadania z wyszczególnieniem organizacji pozarządowych, podmiotów, o których mowa w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, lub innych podmiotów wykonujących poszczególne działania określone w części III pkt 9 oferty.5 Opis powinien zawierać szczegółową informację o zrealizowanych działaniach zgodnie z ich układem zawartym w ofercie lub jej aktualizacji, która była podstawą przygotowania umowy. W opisie konieczne jest uwzględnienie wszystkich planowanych działań, zakres, w jakim zostały one zrealizowane, i wyjaśnienie ewentualnych odstępstw w ich realizacji, w odniesieniu do ich zakresu, jak i harmonogramu realizacji.

3. Opis, w jaki sposób dofinansowanie z dotacji inwestycji związanych z realizacją zadania wpłynęło na jego wykonanie Jeżeli z dotacji zostały dofinansowane inwestycje należy opisać jaki miały wpływ na realizację zadania. Jeżeli nie wpisać „nie dotyczy”. 4. Opis osiągniętych rezultatów Należy odnieść się do wskazanych w ofercie rezultatów realizacji zadania, czy i w jakim stopniu zostały osiągnięte.

5. Liczbowe określenie skali działań zrealizowanych w ramach zadania Należy użyć tych samych miar, które zapisane były w ofercie realizacji zadania. Proszę odnieść się do zawartych w ofercie – adresatów realizacji zadania, podejmowanych działaniach, zgodnie z zaplanowanym harmonogramem. W przypadku realizacji zadania wspólnego, z podziałem na poszczególnych oferentów.

Część II. Sprawozdanie z wykonania wydatków 1. Rozliczenie ze względu na rodzaj kosztów (w zł) W przypadku oferty wspólnej kolejni Zleceniobiorcy dołączają do tabeli informację o swoich kosztach.

2. Rozliczenie ze względu na źródło finansowania 3. Informacja o kwocie przychodów uzyskanych przy realizacji umowy i odsetek bankowych od środków z dotacji zgromadzonych na rachunku bankowym Podsumowanie ogółem w tabeli 1 i 2 powinno być takie samo. Należy umieścić informację o ewentualnych przychodach uzyskanych podczas realizacji zadania, także odsetkach bankowych uzyskanych od środków pochodzących z dotacji.Środki te powinny zostać wykorzystane na realizację przedmiotowego zadania. 4. Zestawienie faktur (rachunków) Dowodem poniesienia wydatku jest opłacona faktura lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej wraz z dowodami zapłaty. Wydatek musi być poniesiony w czasie obowiązywania umowy. Każda faktura musi zawierać sporządzony w sposób trwały opis zawierający informacje: jakiego zadania dotyczy, jakie było przeznaczenie zakupionych towarów, usług lub innego rodzaju opłaconej należności, wskazanie źródeł finansowania - w jakiej części faktura została pokryta z dotacji – wskazanie numeru zawartej umowy. Informacja powinna być podpisana przez osobę odpowiedzialną za sprawy finansowe w organizacji. Wydatki pokryte ze środków dotacji i ze środków własnych i innych muszą być zgodne z zawartością tabeli nr 1 (rozliczenie ze względu na rodzaj kosztów).

Zestawienie faktur

Halina Michalakinsp. ds. promocji, kultury i współpracy Urząd Miejski w Bobolicachul. Ratuszowa 176 - 020 Bobolicetel. 94 34 58 417tel. kom. 728814890fax. 94 34 58 420 email: promocja@bobolice.pl Dziękuję za uwagę ;-)

Współpraca z organizacjami pozarządowymi w 2012 r.