Pro.Laatu.Pro(++) Toiminta ja tavoitteet

1. Pro.Laatu.Pro(++) Toiminta ja tavoitteet Miika Nurminen Tiina Penttinen Informaatioteknologian tiedekunta 1.2.2006

2. Projektin taustaa • ProLaatuPro-projekti – toimintaprosessien laadun kehittäminen • Käynnistyi 1.2.2005 rehtorilta saadulla hankerahoituksella. • ”…kaksi IT-tiedekunnan alaisuuteen palkattavaa määräaikaista suunnittelijaa, joista toinen vastaa prosessien määrittelystä tietovirta-analyysin avulla sekä hankkeen raportoinnista ja toinen saatujen tulosten teknisestä ”jalkauttamisesta ja integroinnista” tiedottamisen ja tietojärjestelmien käytön osaksi ja tueksi.“ • Pro.Laatu.Pro++ – toimintaprosessien laadun kehittämisen jatkohanke • Jatkohanke ei saanut rehtorin rahoitusta vuodelle 2006, mutta projektia on jatkettu kahden suunnittelijan voimin tiedekunnan sisäisellä rahoituksella.

3. Toimintaa vuonna 2005 • Opintokokonaisuusprosessin järkeistäminen (kevät 2005) • Idea: automatisoidaan opintokokonaisuuksiin ja tutkintoihin liittyvä paperityö Korpin eHOPS –sovelluksen avulla. • Toteutettu lomakegeneraattori, joka luo mukautettavia opintokokonaisuuslomakkeita. Integrointi Korppiin kesken. • Jatkokehitys: lomakegeneraattorin laajennus tutkintolomakkeiden luontia varten (koordinoitava Korppi-kehittäjien kanssa). • Opinto-oppaan monikanavajulkaisu (kesä 2005) • Xoo Jatko –projektin tukeminen erityisesti PDF-julkaisun osalta. • Oppaan julkaisujärjestelmää voidaan käyttää myös tulevan laatukäsikirjan julkaisussa. • Jatkokehitys: käyttöliittymä- ja hallintajärjestelmän kehitys sovellusprojektissa kevään 2006 aikana.

4. Prosessimallinnukseen liittyvä kehitystyö • Oma XML-sovellus (DTD) prosessimalleja varten • Hierarkkiset rooli- ja dokumenttipankit, lista tietojärjestelmistä. • Prosessit ja prosessi-instanssit. • Abstraktiotasot. • Prosessit kootaan sekvensseistä (jono peräkkäisiä prosessiaskeleita), mutta yleisemmätkin rakenteet ovat mahdollisia. • Yli- ja aliprosessit + prosessien väliset linkit. • Prosessin osia voidaan sisällyttää osaksi muita prosesseja. • Näkökulmana voi olla tietovirtojen (vrt. PROMI) tai toimintojen (vrt. KAARI) mallintaminen. • Mallit ovat ensisijaisesti kuvailevia, eivät formaaleja spesifikaatioita -> eivät sovellettavissa automaattisesti esim. työvuon (workflow) hallintajärjestelmään. • DTD kehitetty syksyn 2005 aikana, tällä hetkellä stabiili.

5. Prosessimallinnukseen liittyvä kehitystyö • ProcessManager –prosessihallintaohjelmisto • Tiedot syötetään XML:nä, käyttöliittymä rajoittunut • Käyttöliittymä, sovelluslogiikka ja tietojen varastointi erotettu täysin toisistaan (mahdollistaa erilaiset käyttöliittymä- tietokantaratkaisut) • Räätälöitävissä olevat haut ja raportit (esim. missä prosesseissa tietty aktori esiintyy, julkaisu web-sivustona) • Prosessikuvausten keskitetty hallinta ja ylläpito (esim. tietty toimija tai dokumentti voidaan ”lennossa” korvata toiseksi) • Prosessien tarkastelu ja mallinnus eri tarkkuustasoilla • Samasta prosessista voidaan esittää eri näkymiä • Integrointi muihin prosessikuvausohjelmiin (toteutettu Visio- ja Excel-mallien luku, QPR-integrointi toteutettavissa) • Versiohallinnan tuki (suunnitteilla) • Tietomalli, HTML-ulostulo ja XML-tuki valmiina, käyttöliittymä tarvitsee kehitystä

6. Yhteistyö JY:n laatuhankkeen kanssa • ProcessManager on kehitetty JY:n laatuhankkeen vaatimukset huomioiden • JY ottamassa käyttöön kaupallisen QPR-prosessimallinnusohjelmiston • Etuna esim. MS Visioon ja Exceliin verrattuna mallipohjaisuus • Mahdollistaa visuaalisen mallintamisen suoraan ”uimaratakaavioilla” • IT-TDK mallintaa prosessit omalla järjestelmällä. Kuvaukset muunnetaan tarvittaessa QPR:n kanssa yhteensopivaan muotoon

7. Prosessikuvausohjelmien integrointimahdollisuudet

8. Kieku-hankkeen ”laskutustiedon tuottaminen virastossa”-kuvaus (QPR) http://www.kiekuohjelma.fi/prosessit/

9. Kaari-projektin kuvaus tutkinnon anomisesta(Visio) http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/tuotos/visio/

10. Promi-projektin kuvaus valmistumisesta(Excel) http://intra.it.jyu.fi/promi/

11. Toimintaprosessien määrittely: kohde • Alunperin kohteeksi valittiin opintohallintoon liittyvät toimintaprosessit • Vuoden 2005 myötä yliopiston hallinnossa aloitettiin laatutyö laatujärjestelmä-yksikössä: ohjeistusta ei ole saatu, mutta keskustelujen kautta ymmärretty, että hallintoon liittyvät toimintaprosessit oltava kuvattuna vuoden 2006 loppuun mennessä (muut osa-alueet: opetus, tutkimus, yhteiskunnallinen palvelutehtävä ja johtaminen) • Tulossopimus vuodeksi 2006:”Tiedekunta laatii hallinnon laadunvarmistusjärjestelmän edellyttämät toiminnankuvaukset vuoden 2006 loppuun mennessä, ja vuonna 2007 tiedekunnan toiminta- ja taloussuunnitelma sisältää laatutyön avulla suoritetun tiedekunnan hallinnon itsearvioinnin.” • Ensisijaiseksi kohteeksi otettu hallintoon ja tukitoimiin liittyvät toimintaprosessit

12. IT-tiedekunnan hallinnolliset prosessit • Opintohallinto • Listattu n. 42 prosessia • Tekeillä/tehty 10 • Talous- ja henkilöstöhallinto • listaus kesken, (Promissa listattu 25 prosessia) • Tekeillä/tehty 8 • ATK-tuki (ei ole aloitettu) • Projektitoiminta (ei ole aloitettu, entä TITUssa?) • Laitosten prosessit (ei ole aloitettu)

13. ProLaatuPro++ - Lähitavoitteet • Yhteensä 30-40 opintohallintoon sekä talous- ja henkilöstöhallintoon liittyvää prosessia määritelty ja kuvattu maaliskuun 2006 loppuun mennessä • Mallinnettavien prosessien priorisointi • ProcessManager-ohjelman toiminnallisuuden priorisointi • Käyttöliittymä mallinnusta varten? • Hallinta/hakuominaisuudet? • ”uimaratakaavioiden” ja laatukäsikirjan generointi? • QPR-Integrointi? • …