İSTANBUL ESNAF VE SANATKÂRLAR ODALARI BİRLİĞİ 2011 YILI GENEL SEKRETERLER EĞİTİM SEMİNERİ

1. İSTANBUL ESNAF VE SANATKÂRLAR ODALARI BİRLİĞİ 2011 YILI GENEL SEKRETERLER EĞİTİM SEMİNERİ

2. Değerli Birlik Başkanımız, değerli katılımcılar 5362 sayılı Esnaf ve Sanatkârlar Meslek Kuruluşları Kanunu’nun 57. maddesinin 5. paragrafında belirtilen “Birlik genel sekreterleri, birliğe üye odaların genel sekreterleri ile Temmuz ve Aralık aylarında birlik başkanının gözetiminde yılda en az iki defa eğitim ve değerlendirme toplantısı yapar.” hükmü gereğince Antalya Alanya’da yaptığımız toplantı nedeniyle hepinize en samimi duygularımla saygı ve sevgilerimi sunuyorum.

3. Kanunun Amaç – Madde 1’de, esnaf ve sanatkârlar ile bunların yanlarında çalışanlar için neler yapılması gerektiğini sıraladıktan sonra tüzel kişiliğe sahip kamu kurumu niteliğinde kuruluş olduğumuz belirtildikten sonra hiyerarşik yapımız sıralanmakta ve bu yapıda yer alan kuruluşların çalışma usul ve esaslarının düzenlendiğine dikkat çekilmektedir. 78 madde, 12 geçici maddesi olan 5362 sayılı Esnaf ve Sanatkârlar Meslek Kuruluşları Kanunumuz, bilindiği gibi 21 Haziran 2005 tarihinden itibaren yürürlüktedir.

4. Örgütlenme şemamız şöyledir: • 1 Konfederasyon • 13 Meslekî Federasyon • 82 Birlik • 3142 Oda (491 meslek dalı vardır.) • 2 milyon üyesi olan bir sivil toplum kuruluşudur.

6. Değerli genel sekreter arkadaşlarım Sizler, Birliğimize üye 153 meslek odasının genel sekreterlerisiniz. Ülke genelinde, bünyesinde en çok esnaf ve sanatkârı bulunduran en büyük ilinde görev yapmaktasınız.

7. Kanunun size yapılmasını emrettiği görevleri en bilinçli ve etkin olarak yapmak suretiyle odanızın ve üyelerinizin sevilen, vazgeçilmez elemanı olmak zorundasınız. Mesleğinizin inceliklerini bilmek, bilgi ve becerilerinizi devamlı geliştirmek, önce kendinize sonra muhataplarınıza güven verecektir. Görevleriniz, kanunun 57. maddesinde sıralanmıştır.

8. Genel sekreterler, odalarının işlemlerini; • Mevzuat • Ana sözleşmeleri • Yönetim kararları doğrultusunda yürütmekle görevlidirler. • Yönetim kurulu toplantılarına katılır ancak oy kullanmaz. • Oda giderleri, oda başkanı veya vekili ile genel sekreterin ortak imzası ile yapılır. • Yazılacak yazılar, yine oda başkanı veya vekili ile genel sekreter tarafından imzalanır.

9. Genel sekreterin atanması, terfii, cezalandırılması ve görevine son verilmesi yönetim kurulu kararıyla yapılır. • Genel sekreterin tezkiye amiri oda başkanıdır. • Genel sekreter, personelin birinci tezkiye amiri olup, personelin atanma, terfi, cezalandırma ve işten uzaklaştırma işlemlerini yönetim kuruluna arz eder. Bu işlemler yönetim kurulunca yapılır. • Genel sekretere, oda üyesi 10 bin’den fazla ise genel sekreter yardımcısı verilebilir.

10. Genel sekreter ve varsa yardımcısının, 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu’nun 48. maddesindeki şartları taşıması gerekir. • Genel sekreter ve yardımcısının en az lise ve dengi okul mezunu olması şarttır. • Genel sekreterlerin iktisadî ve idarî sahada tatbikî ve tecrübe sahibi olmaları ile yabancı dil bilmeleri tercih sebebidir. Görülüyor ki oda genel sekreterlerimizin görevleriyle çalışabilme yöntemleri kanunda net olarak sıralanmıştır. Önce görevleri inceleyelim.

11. Mevzuat konusundaki görevleri: • Odanın tarihçesini öğrenmeli • 5362 sayılı Esnaf ve Sanatkârlar Meslek Kuruluşları Kanunu’na mutlaka hakim olmalı • Bu kanuna dayalı çıkarılan yönetmelikleri TESK’in internet sayfasından dökümünü alıp, ciltlettirip, başvuru dokümanı olarak daima yanında bulundurmalı • Birliğin, Konfederasyonun ve varsa Federasyonun genelgelerini bir dosyada sıra no.suna ve yıllarına göre dosyalamalı ve gereklerini mutlaka kısa zamanda yerine getirmeli

12. Ayrıca bir de yönergeler dosyası olmalı (meselâ Esnaf ve Sanatkârlar Odaları Tarafından Yapılacak Kurs ve Sınavların Esas ve Usullerine İlişkin Yönerge gibi). • Sanayi ve Ticaret Bakanlığı’nın 14.09.2005 tarihli yazıları ile, odaların kuruluş ve çalışma esasları ile ilgili ana sözleşmeleri, 5362 sayılı kanuna paralel olarak değiştirilmiştir. Bu ana sözleşme mutlaka bir dosyada muhafaza edilmeli ve dikkatle okunup, oda sözleşmesine uygun çalışmalar yapılmalıdır.

13. Yönetim kurulu toplantılarına hazırlıklı giriniz. Size sorulacak soruları tahmin ederek, gerekli dokümanlarınız mutlaka yanınızda bulunmalıdır. • Yönetim kurulu kararlarını yazarken mevzuat ve ana sözleşmeye uygun olarak çok açık ve net şekilde yazınız.

14. EVRAK İŞLERİ VE MUAMELATTA DİKKAT EDİLMESİ GEREKEN HUSUSLAR Yazılar, odanın antetli kâğıdına yazılır. Yazıda, gönderilecek yerin unvanı kısaltma yapılmadan tam olarak yazılmalı, tarih ve sayı verilmelidir. Yasa gereği tek imzalı evrakın geçerliliği yoktur. Genel sekreter ve başkan veya genel sekreter ve başkan vekilinin imzaları gerekir. Yani her halükârda genel sekreterin imzası olmalıdır.

15. Yazı acil ise önce faks çekilir, ardından postaya verilir. Pek çok resmî kurumda faksla gelen yazılar ön hazırlık olarak değerlendirmeye alınır. Aslı geldikten sonra işlemi yapılır. Odalarımız da çeşitli sorunlarına ilişkin olarak resmî kurumlara iletilmek üzere yazdıkları yazıları faks ile göndermekteler. Ancak bu fakslar bazen okunaklı olmamaktadır. Bu durumda işlem yapılamamaktadır.

16. Birliğimizce odalarımıza sık sık genelge ve toplantı çağrısı gibi günlü yazılar gönderilmektedir. Zaman geçtikten sonra bazı odalarımız bu konuda kendilerine bir yazı gelmediğini söylemekteler. Birliğimizce oluşturulan genelgeler, Birliğimizin www.istesob.org adresinin mevzuat başlığı altında günü gününe yer almaktadır.

17. Genel sekreterlerimiz her sabah mesaiye geldiklerinde internete bakıp yazıları takip etmelidirler. Biz de Konfederasyonumuzun web sayfasını takip ediyoruz. Çünkü yazılan her yazı faks ile gönderilemeyebilir ve postada gecikebilir. Web sayfamızda son 5 senede (2007 yılı başından beri) yayınlanan tüm genelgelerimiz mevcuttur. Herhangi bir konuda yazı aranıyorsa konularına bakmak yeterli olacaktır.

18. Odalar, yıl sonunda o yıla ait gelir-giderlerini tablo halinde hazırlayıp Şubat ayı ortasına kadar Birliğimize göndermek mecburiyetindedir. Buna göre Mart ayında ödenecek Eğitim payı ile Nisan ayında ilk taksidi ödenecek Birlik katılma payı hesaplanmaktadır. Bilanço, gelir-gider tabloları, seminer anket formu gibi evrak Birliğimize gönderilirken mutlaka bir üst yazı yazılmalıdır. Üst yazısı olmayan evrakın işleme alınması mümkün olmamaktadır.

19. Yazışmalarda hiyerarşik yapıya özen gösterilmelidir. Bir yazının Konfederasyona gönderilmesi gerekse bile, bu Birliğimiz kanalı ile yapılmalıdır. Üst makamlara yazılan yazı “Bilgilerinize arz ederiz.”, alt bir makama veya üyeye gönderilen yazı ise “Bilgilerinizi rica ederiz.” şeklinde bitirilmelidir.

20. Birlik Başkanlar Kurulu gibi toplantılarda oda başkanının katılamaması halinde, onun yerine katılacak başkan vekilinin bir yazı ile bildirilmesini istemekteyiz. Ancak, bazı odalarımızdan “…………. toplantısına oda başkanımız Sn. …………. katılacaktır.” şeklinde yazı gelmektedir. Oda başkanının geleceğini yazmaya gerek yoktur. Ancak Başkanlar Kurulu, motorize odaların toplantıları gibi toplantılara başkan harici birinin katılması durumunda odaca hazırlanmış yetki belgesi ibrazı şarttır.

21. Hizmet Standartları Tablosu: Bu tablonun uygulanmasını Sanayi ve Ticaret Bakanlığı istemiştir. Konfederasyonumuz tarafından bastırılan tablolar da Birliğimizce odalarımıza dağıtılmıştır. Bu tablonun doldurularak odaya asılması zorunludur.

22. Birliğimizden basılı evrak alınırken üst yazıyla gelinmeli, bu yazıya istenen evrak-ı matbua ile alacak kişinin adı belirtilmelidir. Ayrıca, talep yazısının önceden fakslanması, sizin için de faydalıdır. Aldığınız basılı evrak, TESK’in internet ortamında yer alan basılı evrak stok takip programı ile odanızın sayfasına gönderilmektedir. Siz de burayı takip ederek fiili olarak aldığınız evrak-ı matbuayı dijital ortamda da kabul etmeli ve üyelerinize yaptığınız satışları da buraya işlemelisiniz.

23. Çağımız internet çağıdır. Bir müşteri takside çantasını unuttuğu zaman bizi veya Konfederasyonu arıyor. Aldığı fişin seri numarasını söylüyor. Bu şekilde taksicinin adı soyadı ve iletişim bilgileri tespit edilebiliyor. Ancak bu veriler sisteme ve kayıtlara işlenmezse sonuç alınamayacağı açıktır. Üyelere verilen ücret tarifesinden tutun da faaliyet belgelerine, ustalık-kalfalık-esnaflık belgelerine kadar tüm belgelerin seri ve sıra numaraları üzerlerinde mevcuttur. Kime hangi evrakı verdiğinizi işlemezseniz yarın müfettişe cevap veremezsiniz.

24. Kapasite raporları 3,5 senedir dijital ortamda onaylanmaktadır. Önceleri gıda siciline kaydolabilmek için gıda üreten işyerlerinden istenen bu rapor, daha sonra elektrik indiriminden faydalanmak isteyen konfeksiyon, trikotajcı, çorapçı gibi tekstil işyerlerinden de istenmiş, KOSGEB kredisinde aranan evrak olmuştur. Bugün, imalat yapılan pek çok branşta bu rapor verilmektedir. Üstelik rapor için birkaç gün bekleme devri de bitmiştir.

25. Kapasite raporu almak isteyen üye odasına gider. Oda genel sekreteri TESK’in internet sayfasını açar. Oradan online işlemlere ve kapasite raporu bilgi sistemine girer. Bu işlemi yaparken kullanıcı kodunu ve şifresini göstermez. Odanın mühendisi veya üyenin yanında getireceği mühendis dijital ortamda raporu doldurur. Yazma işlemi bitince Birliğimizin ve TESK’in hesaplarına yatırılmış olan tasdik ücretlerine ilişkin dekontlar ilgili faks numaralarına gönderilir. Birliğimize dekont faksı geldiği anda sisteme bakılır.

26. Rapor kontrol edilerek yanlışı yoksa onaylanır. Yanlışı varsa yanlışları belirtilmek suretiyle dijital ortamda iade edilir. Raporu TESK de onayladıktan sonra odadaki ekranda “onaylanmış rapor” olarak görüntülenir. Rapordan en az 4 takım çıktı alınır. Mühendis, oda genel sekreteri ve oda başkanı (veya başkan vekili) tarafından imzalanır ve mühürlenir. Bir tanesi üyeye verilir. Biri odada kalır. İki nüsha ise bilahare oda tarafından Birliğimize gönderilir (Birliğimiz bir sureti TESK’e göndermektedir).

27. Üyeye birden fazla suret verilmesi de faydalıdır. Çünkü üyeniz bu raporu, istenen yere verdiğinde elinde suret kalmayacak, başka bir kurumdan da istenmesi halinde zor durumda kalacaktır. Bu şekilde size gelen üye olursa sistemden yeniden çıktı alınıp imzalanıp mühürlenerek verilebilir. Ancak mühendisin imzası da olmalıdır. Birliğimize ve TESK’e fakslanan dekontların okunaklı olmasına dikkat edilmeli, mümkünse fotokopide koyulaştırarak çekip, fotokopisini fakslamalı ve Birliğe gönderilen suretin ekine bu okunaklı fotokopi eklenmelidir.

28. Yasamıza göre resmî ve özel kuruluşlarca, tacir ve sanayiciden meslekî faaliyetleri ile ilgili olarak istenilen belgeler, esnaf ve sanatkârlar için mensup oldukları oda tarafından verilmektedir. Son olarak, yurt dışına mal ihraç eden esnaflarımızdan istenen A.TR dolaşım belgeleri de TESK’ten alınıp Birliğimizce, talep eden üyelere verilmeye başlanmıştır. Bu belgenin bedeli 6 TL, onay ücreti ise 2 TL’dir. Esnaf ve sanatkârlarımızın bu belge için Ticaret veya Sanayi Odasına kaydolmasına gerek kalmamıştır.

29. Yeni sene başı ile birlikte bazı odalarımız, üyeleri için fiyat tarifesi talebinde bulunmaktadır. Esnaf ve Sanatkârlarca Üretilen Mal ve Hizmetlerin Fiyat Tarifeleri Hakkında Yönetmeliğe göre hazırlanan tarifeler, Birliğimiz Yönetim Kurulunca onaylandıktan sonra ilgili odaya, belediyeye ve Valiliğe bildirilmektedir. Karma odalarımız, üyeleri olan berber, kahvehane, lokanta gibi işyerleri için tarife düzenlemek adına Birliğimizden merkez odanın tarife örneğini talep etmektedir.

30. Evet, bu tarife onaylanmıştır ama karma oda bu tarifeyi kendi üyesi için de uygulayabilmek için Birliğimize talepte bulunmak zorundadır. 4077 sayılı Tüketicinin Korunması Hakkında Kanun hükümlerine istinaden belediyelerce yapılan kontrollerde, işyerlerinde ücret tarifesi ve etiket bulundurmayanlara ilk defasında 228 TL, tekrarı halinde ise 456 TL idari para cezası verilmektedir. Üyelerimizin mağdur olmaması için tarife hususuna dikkat edilmeli, esnafın tarifelerini almaları sağlanmalıdır.

31. Tarifeler, Türkiye genelinde TESK amblemli kartonlara yazılarak Birliklerin onayından sonra odalar tarafından esnafa verilmektedir. Bilindiği gibi önceki yıllarda taşıt tanıtma kartı, ticari taşıt kullanma belgesi gibi belgeler, yanlış uygulamalar nedeniyle kullanımdan kaldırılmış, bu belgeleri verme yetkisi teşkilatımızdan alınmıştı. Bugün de üyelerimize basit usul muhasebesinde kullandıkları fatura, perakende satış fişi gibi evrak ile ücret tarife kartonlarının satışını yapmaktayız.

32. Odalarımız, Birliğimizden temin ettikleri basılı evrakın alış fiyatının üzerine –yönetim kurulu karar almak şartıyla- %50 ila %100 arasında artış yaparak üyelerine verebilmektedirler. Ancak basit usul muhasebesinde kullanılan evrak bunun dışındadır. Konfederasyonumuz, bu evrakın mükelleflerin eline en uygun fiyatla ulaşmasını temin için alışa %50 artış yapılarak satılmasını şart koşmuştur. Bu şekilde, iki taksici, farklı odaların üyeleri de olsalar, örneğin bir perakende satış fişini aynı fiyata almaktadırlar. Bu hususa odalarımızca dikkat edilmesi, belirlenen limitler dışında satış yapılmaması menfaatimiz gereğidir.

33. www.tesk.org.tr internet adresindeki online işlemler başlığı altındaki linklerden biri de “kimlik kartı kayıt sistemi”dir. 2010 yılı genel kurullarında yeniden seçilen veya organ üyeliklerine yeni seçilen başkan, başkan vekili, yönetim, denetim kurulu üyeleri ile oda genel sekreteri ve oda personeline bu sistemden kimlik kartı talep edilmektedir. Odanın şifresi ile sisteme giriş yapıldıktan sonra açılan bölüme kimlik kartında yer alan adı, soyadı, doğum yeri, doğum tarihi,… vb. bilgiler girildikten sonra kimlik talebinde bulunulacak kişinin fotoğrafı tarayıcıda taranıp ekranda görülecek kutucuğa yerleştirilecek ve gönder tuşuna basılacaktır.

34. Kimlikler Ankara’da yapıldıktan sonra kargo ile Birliğimize gönderilmekte, Birliğimizce odalara imza mukabili dağıtılmaktadır. 2010 yılı seçimlerinden önceki yıllarda verilmiş bulunan TESK kimliklerinin geçerlilik süresi dolduğu için bir hükümleri kalmamıştır. Elinde kimliği olsa bile yeni tarihli olmayanların kimlik talebinde bulunmaları gerekir. Kimlikler için hiçbir ücret talep edilmemekte olup, oda genel sekreteri ve oda çalışanlarının da bu imkândan faydalanmaları sağlanmalıdır.

35. Bazı odalarımızca, üyelerini denetlemek için evrak talebinde bulunulmaktadır. Denetim yapıldığı zaman ibraz edilmek üzere hazırlanmış denetleme yetki belgesi Birliğimizden alınacaktır. Bunun için denetim yapacak kişi (veya kişilerin) 1 adet nüfus cüzdan sureti, 1 adet ikametgâh, 2 adet vesikalık resmi ile odaca yazılmış bir üst yazının Birliğimize getirilmesi gerekmektedir. Bu kartlar Birliğimizce doldurulup verilmekte ve kayıt altına alınmaktadır.

36. Bu suretle kaç denetim elemanı olduğu gibi bilgilere erişilmesi mümkün olmaktadır. Odada görevli olmadığı halde, esnafı dolaşarak, menfaat temin etmeye çalışan kişilere rastlandığında, kimlikleri kontrol edilmekte, gerçekten bu işe memur olup olmadığı Emniyet yetkililerine bildirilmektedir. Odalarımız, denetim elemanı olarak çalıştırdıkları personelin işten ayrılması durumunda, bu kişilerin denetleme yetki belgesini kendisinden alarak Birliğimize iade etmelidir.

37. DOSYALAR Birlik olarak; odalarımızdan gelen telefonlarda sorulan sorulara baktığımızda, bunların bir kısmının (örneğin, basılı evrak fiyat listesini bize fakslar mısınız gibi) aslında odalara gönderdiğimiz hususlarla ilgili olduğunu görmekteyiz. Basılı evrak fiyatlarının 4 yıldır değişmediğini ve listeyi daha önce gönderdiğimizi söylediğimizde “bulamadım” yanıtını almaktayız. Bu düzenli bir dosyalamanın olmamasından kaynaklanmaktadır. Dosyalamanın amacı; aranan evrakın en hızlı şekilde bulunabilmesidir. Bunu sağlamak için gerekli olan her dosya açılabilir.

38. Oda üyelerine ait dosyalar, muhasebe dosyaları, personel dosyası, genel kurul dosyası mutlaka olmalıdır. Bunun haricinde aşağıdaki dosyalar da açılabilir. • Gelen evrak dosyası • Giden evrak dosyası • Yönetim kurulu dosyası • Denetim kurulu dosyası • Birlik dosyası

39. Federasyon dosyası • Konfederasyon dosyası • Resmî daireler dosyası • Tarifeler dosyası • Müteferrik dosya • Aidat takip kartları dosyası Odalar lüzum ve ihtiyaca göre herhangi bir dosyayı çeşitli kısımlara bölebilir.

40. ODALARDA DOSYALAMA SİSTEMİ 1. Üye Kayıt Beyannamesi Dosyası Odaya üyelik başvurusunda bulunan her esnaf-sanatkâra Türkiye Esnaf ve Sanatkârları Konfederasyonu tarafından basımı yapılan üye kayıt beyannamesi doldurulur. Üyenin getirmiş olduğu nüfus cüzdan sureti, ikametgâh, vergi levhası fotokopisi, fotoğrafı ve varsa diğer evrak beyannamenin içine konur. Beyannameler sıra numarası ile klasörlenir ve her klasörün sırtına hangi üye numaralar arasını ihtiva ettiğini gösterir yazı yazılır (Örneğin; “üye kayıt beyannamesi 1-100” gibi).

41. 2. Genel Kurul Dosyası Oda genel kurulu için yapılan yazışmalar, tutanaklar, gazete nüshaları bu dosyaya konur. Örneğin 2005 yılı genel kuruluna ait evrak, bir telli dosyaya, 2010 yılı evrakı da başka bir dosyaya konur. Bu şekildeki dosyalar da tek bir klasöre konularak, arandığında bütün genel kurullara ait bilgilere ulaşılması sağlanır.

42. 3. Personel Dosyası Odada çalışan genel sekreter, memur, şoför, hizmetli vb. kişilerden işe girişleri sırasında alınan nüfus cüzdan sureti, ikametgâh, fotoğraf, sağlık kurulu raporu gibi evrakın konulduğu telli dosyalar bu klasöre takılır. Kişi işten ayrılsa bile dosyası atılmaz.

43. 4. Gelen Evrak Dosyası Birliğimizden veya diğer üst kuruluşlar ile Valilik, Kaymakamlık, Belediye, Mahkeme gibi resmî kurumlardan gelen ve gelen evrak defterine kaydı yapılan her evrakın bir fotokopisi çekilerek bu dosyaya konur. İleride arandığı zaman bu dosyadan kolaylıkla bulunabilir.

44. 5. Giden Evrak Dosyası Odanın; Birliğimize veya diğer resmî kurumlara ve üyelerine gönderdiği, giden evrak kayıt defterine kayıt edilerek sayı numarası verilmiş her evrakın bir sureti bu dosyaya konulur. 6. Birlik’ten Gelen Tamimler Dosyası Birliğimizce gönderilen tamimler sıra numarasına göre bu dosyaya konulabilir.

45. 7. Müteferrik Evrak Dosyası Herhangi bir dosyaya konulmayacak evrak içindir. Başta da belirttiğimiz üzere dosyalamanın amacı, aranan evrakın en hızlı şekilde bulunabilmesi olduğuna göre ihtiyaca göre yukarıdaki dosyalar oluşturulabileceği gibi başka dosyalar da açmak mümkündür.

46. GENEL SEKRETERİN İLETİŞİM YÖNETİMİ KONUSUNDA DİKKAT ETMESİ GEREKEN HUSUSLAR Genel sekreter, iletişimi ve ilişkileriyle odanın ve yöneticilerinin temsilcisidir. Bu yüzden genel sekreter, her şeyden önce etkili iletişim becerilerine sahip olmalı; Türkçe’yi güzel ve doğru konuşmalı, insanlarla iyi ilişki kurmalıdır.

47. Türkçe’yi Doğru, İyi ve Güzel Konuşmak: Genel sekreterin sesi ve konuşması, iş ortamında giyimi ve görünümü önemlidir. Kimi kişiler yöresel ve ailesel nedenlerle Türkçe’yi yanlış kullanmakta ve konuşmaktadır. Türkçe’yi doğru ve güzel konuşmak bir eğitim ve aynı zamanda kültür ve sanattır. Konuşmada saygı, görgü ve nezaket kurallarına uymak gerekir.

48. Konuşurken ses tonu iyi ayarlanmalı, ses ne alçak ne yüksek olmalı, daima doğal, içten ve yumuşak tonda, hafif inişli çıkışlı konuşmalıdır. Ayrıca konuşma sırasında kısa cümleler kurulmalı, bilinen kelimeler kullanılmalıdır. Doğru, iyi ve güzel konuşmak için, kişi önce karşısındaki kişiyi iyi dinlemeli, konuyu tam ve doğru olarak anlamalı, sonra konuşmalıdır.

49. Telefonla Konuşma Yöntemleri: • Telefon konuşması sırasında yanınızda kalem ve not defteri bulundurun. • Telefon çaldığında iki defadan fazla çaldırmayın. • Telefonla konuşurken ahize ağzınızdan 2-3 cm uzakta olmalıdır. • Telefonla normal, nazik bir ses tonuyla ve doğal biçimde konuşmalı, ağızda asla bir şey olmamalıdır. • Telefonu açan kapattıktan sonra siz kapatın.

50. “Yaa, haa, hıı, şeyy…” gibi anlamı olmayan kelimeleri kullanmaktan kaçınılmalıdır. • Telefonda konuşan kişinin sözü asla kesilmemeli, sözünü bitirmesi beklenmelidir. • Telefonda karşı tarafa hiçbir zaman doğruluğundan emin olunmayan, eksik ve yanlış bilgi verilmemelidir.