Jačanje MEDIJSKE slobode U SRBIJI

1. Jačanje MEDIJSKE slobode U SRBIJI Radionica: Pravilai procedure za uspešno upravljanjeprojektom Projekti u okviru grant šemeEuropeAid/134421/L/ACT/RS Beograd, 19. februar2014

2. CILJ RADIONICE UpoznavanjesaEU pravilimaiproceduramaupravljanjaprojekata UlogaEptisekaotehničkogimplementatoraprograma Obaveze grantista u upravljanju projektomiizveštavanju

3. DNEVNI RED 09,00 – 09,15 Uvodno obraćanje i ciljevi Projekta 09,15 – 09,45 Pravniiinstitucionalniokvirprograma Uloge i odogovornosti Linija komunikacije Strukutura ugovora 09,45 – 10,30Upravljanje projektom Početakimplementacije(revidiranadokumenta) Modifikacije ugovora Finansijsko upravljanje projektom 11,00 - 11,20 Kafe pauza 11,20 – 13,00 Upravljanje projektom (nastavak) 13,00 – 14,00 Ručak 14,00 - 14,30 Izveštavanje i praćenje projekta 14,30 – 15,30 Nabavka 15,30 – 15.50 Kafe pauza 15.50 – 16,20 Vidljivost i promocija projekta 16,20 – 17,00Pitanja i odgovori

4. O PROJEKTU CiljProjekta Nacionalni IPA program 2012 Grant šema

5. KONTAKTI Projekat ”Jačanjemedijskeslobode u Srbiji” Vlajkovićeva 3, II sprat, kancelarija br. 95, 11000 Beograd Tel. + 381 11  303 2222 Fax: + 381 11  292 2856 Attn: SibinaGolubovic, grant menadžer, sgolubovic@eptisa.com Cc. SandorOrgan, timliderprojekta, sorban@eptisa.com

6. PRAVNA OSNOVA Praktičnivodič za ugovorne procedure spoljnihakcijaEvropskeunije(EU PRAG), 2013 Uredbao uspostvljanjuInstrumentaza pretpristupnupomoć (IPA) SavetaministaraEvropskeunije br. 1085/2006. UredbaEvropskekomisije (718/2007, 80/2010) OkvirnisporazumizmeđuSavezneRepublikeJugoslavijeiEvropskeunije od 25.11.2000., ratifikovan31.03.2003. Finansijskisporazumizmeđu Vlade Republike Srbije i Evropske Komisije - IPA 2012, od 20.12. 2012. Programska dokumenta Poziva za dostavljanje ponuda EuropeAid/134421/L/ACT/RS

7. Institucionalni okvir DEU je ugovornastrana • Upravljaprojektom • Odobravljaprojektnadokumenta • VodisastankaUpravljckogtelaiEvaluacionekomisije • Nagleda rad implementatora • Potpisujeugovoreivršiplaćanjada Upravljačko telo projekta Steering Committee Upravljačko telo projekta • Učestvuje u strateškom upravljanju projekta • Odobrava projektnu dokumentaciju Implementacioni partner (Eptisa) • Implementira projekat • Učestvuje na sastancima Upravljačkog tela • Podnosi izveštaje Delegaciji EU • Pruža tehničku podršku grantistima • Koordinira monitoring Ministarstvo kulture Učestvuje na sastancima Upravljačkog tela Monitoring eksperti: • Vrši monitoring projekata i izveštava o njihvoj implementaciji • Grantisti (iko-aplikatni) – Korisnicigranta • Potpisuju Ugovor sa Delegacijom EU - Upravljaju odobrenim projektima - Izveštavaju Delegaciju EU

8. ULOGA GRANTISTE Implementiraprojekatzajednosako-aplikantom Koordinarasveprojekteaktvinostisaostalimpartnerimanaprojektu (ko-aplikatnima, pridruženimlicima, saradnicima) Zadužen za finansijsko upravljanjeprojektom Izveštava EU Delegaciju (narativni, finasijskiizveštaji, zahtevi za plaćenje) Obaveštava EUDelegaciju o promenama Zadužen za monitoring ievaluaciju projekta

9. GRANT UGOVOR Osnovni principi Ugovora o grantu Struktura Ugovora PromeneUgovora (Adendumi)

10. STRUKTURA UGOVORA Posebni uslovi Ugovora o grantu AneksI: Opisprojekta (odobrenpredlogprojekta) AneksII: Opštiusloviugovora o grantu AneksIII: Odobrenbudžetprojekta AneksIV: Procedure nabavke AneksV: Formulariza zahtev za plaćanjeifinansijskepodatkegrantista AneksVI: Formulari za programskeifinansijskeizveštaje Aneks IX: formular za prenosvlasništvarobe U slučajuneusklađenostiizmeđuovogdokumentaiPosebnihuslovaiOpštihuslovaUgovora o grantu, prednostćeimatiovidrugonavedeni U slučajuneusklađenostiizmeđuOpštihuslovaidrugihaneksaprednostćeimatiOpštiuslovi

12. PRIPREMA ADENDUMA Pripremitezahtev, odnosnopismosaargumentovanim objašnjenjemipotrebnom pratećom dokumentacijom (modifikovan budžet, FIF, LEF, APR izvod, i sl.) u zavisnosti od vrstepromeneUgovora Zahtev šaljete projektnom timu ”Jačanjeslobodemedija” na proveru i dalju obradu Zahtev podneti najmanje30 radnihdanapre nastankapromene, a ne kasnije od 2 meseca pre završetka projekta EU Delegacija razmatra zahtev (prihvata ili odbija). Potpisivanje Adenduma koji potom stupa na snagu

13. PRIPREMA OBAVEŠTENJA Pripremiteobaveštenje sa objašnjenjemi pratećom dokumentacijom (modifikovan budžet, FIF, APR izvod, i sl.) Obaveštenje šaljete projektnom timu ”Jačanjeslobodemedija” na proveru i dalju obradu Zahtev podneti najmanje 3 nedelje pre nastankapromene, ili odmah nakon nastanka promene (u slučaju promene bankovnog računa) EU Delegacija obrađuje zahtev i pismenim putem obaveštava grantsu (promena tek tada može da se primeni (EU Delegacija može i da odbije predloženu promenu).

14. POČETAK IMPLEMENTACIJE Projektni tim (nadležnosti, komunikacija, koordinacija) Revidiran plan rada, plan nabavke i revidirani indikatori Sporazumi/Ugovori o saradnjisako-aplikantomipridruženimlicima Plan za interni monitoring i evaluaciju Vizuelni idenititet, plan vidljivosti (plan događaja i druge promotivne aktivnosti)

15. INTERNO PRAĆENJE Internopraćenje je jedanodključnihfaktoradobrogupravljanjaprojektomitrebabitiplaniraniintegrisantokomcelerealizacijeprojekta Menadžeriprojektasuodgovornizapraćenjerealizacijeprojekta –redovnoproveravajudali se aktivnostiodvijajupoplanuidanemavećihodstupanja Redovno ažuriranje plana o realizacijiprojektnihaktivnosti Redovno ažuriranje troškova u budžetskimtabelama (obrazac A i B).

16. FINANSIJE PROJEKTA Uplate Oslobađanjeod PDV-a Opravdanitroškoviiodobrenbudžet

17. UPLATE Opcija 1: Ugovori do 12 mesecitrajanjaili do 100,00 EUR u vrednostigranta Inicijalnaavansnauplata - 80 % odmaksimalnesumenavedene u članu 3.2. ugovoraPosebniuslovi (uključujućiistavkuzanepredviđenetroškove) Finalnauplata - do 20% ukupnogiznosagranta (uz dostavljeni zahtev za plaćanje, finalni narativni i finansijskiizveštaj i izvršenueksternufinansijsku kontrolu troškova.

18. UPLATE Opcija 2: Ugovoripreko 12 mesecitrajanjailipreko 100,00 EUR u vrednostigranta Inicijalnaavansnauplata – sumazaprvi period realizacijeprojekta (ne uključujućistavkuzanepredviđenetroškove), navedena u članu 3.2. Ugovora - Posebniuslovi Drugaavansnauplata - suma za sledeći period realizacijeprojekta (pod uslovom da je potrošenonajmanje 70% prethodne rate) uzdostavljenitekućifinansijskiizveštaj Finalnauplatazapreostalasredstva do maksimalnoukupnogiznosagranta, uz dostavljeni zahtev za plaćanje, finalni narativni i finansijski izveštaj i izvršenueksternu finansijsku kontrolu troškova.

19. OPRAVDANOST TROŠKOVA (Član 14.1 Aneksa II) Troškovikojisuspecificirani u Aneksu III Ugovora Troškovikojisuneophodni za realizacijuprojekta, odnosnokojisuodobreniiprikazani u Aneksu III Ugovora, ilirealokacijiprikazanoj u obaveštenjuilimodifikacijiUgovora Stvarni troškovi nastali od strane korisnika, ko-aplikanta i/ili pridruženog lica (affiliates) Troškovi putovanja i dnevnicazasaradnike (associates) Troškovikojisunastalizavremetrajanjaugovora, kaošto je definisano u Ugovoru . Svitroškovikojisunastali pre potpisivanjaUgovorailibilokojafinansijskaobavezakoja je preuzetanakondatumaistekaUgovora se nećesmatratiopravdanimtroškom.

20. OPRAVDANOST TROŠKOVA Troškovikojisuzabeleženinaračunukorisnika, ko-aplikantai/ilipridruženoglica, te se moguidentifikovati, proveritiipotkrepitioriginalima u propratnojdokumentaciji. Trebapravitirazlikuizmeđu: Opravdanihdirektnihtroškova (Ljudskiresursi, Putovanja,Opremaidrugaroba, Troškovikancelarije,Drugitroškovi, Drugo) Opravdanihindirektnihtroškova(Rezervazanepredviđenetroškove,Administrativnitroškovi) Neopravdani troškovi Devizni kurs

22. POREZ NA DODATU VREDNOST Poreznadodatuvrednost (PDV) predstavljaneopravdantrošakkoji ne možebitipokrivengrantom U skladusaOkvirnimsporazumomSavezneRepublikeJugoslavijeiEvropskeunijeiFinansijskimsporazumomizmeđu Vlade Republike Srbije i Evropske Komisije - IPA 2012, od 20.12. 2012. sviprojektikojefinansira EU suoslobođeneplaćanja PDV (član 24.16в) Zakona o porezunadodatuvrednostRepublikeSrbijeiz 2004. Samo one stavkekojesuspecificirane u odobrenombudžetumogubitioslobođeneplaćanja PDV-a. Oslobađanjeod PDV-a se možedobitisamozauslugekojenisuzapočeteilisu u toku, ilirobukojanijeisporučena!!!

23. Projektnapropratnadokumentacija

24. Projektnapropratnadokumentacija Identifikovatitroškovi kroz računovodstveni sistem –morajuse evidentiratiipotkrepitioriginalimapropratnedokumentacije –članovi 16.7, 16.8 i 16.9. OpštihuslovaUgovora. Bilans liste (prihodi i troškovi projekta, kao i balans po budžetski podgrupama) Računovodstvena dokumentacija se čuva 7 godina Važnostvođenjaevidencije

25. Projektnapropratnadokumentacija Evidencija o zaposlenimaiplatnispisak, ugovori, izvodi , poreska prijava Karte za prevoz (avio: boarding pass), rent a car, računi za benzin, putni nalozi, izvodi Dokumentacija o proceduri nabavke robe i usluge, predračuni, PPO PDV obrasci, računi, izvodi, ugovori, dokaz o prijemu robe Tehnička dokumentacija (Izveštaji, studije, kopije publikacija,novina, dodataka, DVD saemisijamaifilmovima, program obuka, agende, materijali, liste učesnika, uptinici, evaluacione liste,izveštaji o share-u, gledanosti, rejtingu, zapisnici, pres kliping, fotografije, radne liste

26. IZVEŠTAVANJE SvigrantistiimajuobavezupremaUgovoru o grantu da dostavesledećeizveštaje: Finalninarativniifinansijskiizveštajnajkasnije 3 meseca od završetkaprojekta(AneksVI) Tekućinarativniifinansijskiizveštaj za projektepreko 12 meseciili je vrednostgrantaveća od 100.000 EUR (Aneks V) Bilansprihodairashodaipojedinačnibilansipobudžetskojliniji Zahtev za plaćanje (Aneks V) Prenosopreme – dokaz o prenosuvlasništva(AneksIX)

27. NABAVKE Pridržavanje procedurakojisuopisani u Aneksu IV Ugovora – Procedure nabavke. Plan itipovinabavke (usluge, roba/sredstva, radovi) Ugovor se moradodelitiugovaračučijaponudanudinajboljiodnoskvaliteta/cena u slučajuusluga, odnosnoonakoja je ekonomskinajpovoljnijaponuda, izadovoljavatehničkeuslove, kada se radi o robi. Odlukudoneti natransparentannačin, omogućitipoštenukonkurencijuizmeđuugovaračaiizbegavatibilokakvesukobeinteresa u procesuizbora.

28. OSNOVNA NAČELA I PRAVILA Transparentnost Istapravilazasveponuđače (nediskriminacija) Poštenakonkurencija Konfliktinteresa Pravilo o poreklu robe (opreme) Nacionalnostponuđača Zabranaretroaktivnogdatiranja Upotrebastandardizovanihdokumenata Razlozizaisključenjeponuđača Vidljivost

30. PROCEDURA NABAVKE Planiranjenabavke Pozivnopismo (Invitation to Tender) itenderska dokumentacija Instrukcijezaponuđače (Instructions to Tenderers) Opisposla – Terms of Reference, ključnidokument za kvalitetnabavkiusluga, ilitehničkaspecifikacija za nabavkudobara Tenderskiforumular za dostavljanjeponuda (Tender form) Komisijazaprocenu (neparan broj članova) evaluira ponude

31. PROCEDURA NABAVKE Odabir: administrativno, tehničkiispravnaponudakojaispunjavauslovezadate u ToR (zausluge) ikojapredstavlja “najboljiodnoskvalitetaicene - the best value for money”, odnosnoponudasanajnižomcenomkojaispunjava minimum tehničkihkarakteristikazadatihtehničkomspecifikacijom (roba). Obavestitiuspešnogponuđača Potpisivanjeirealizacijaugovora.

32. PRAVILO O POREKLU I NACIONALNOSTI DržavečlaniccEU (28) DržaveEvropskeekonomskezajednice: Island, NorveškaiLihtenštajn Državekorisnice IPA fondova: Srbije, BosneiHercegovine, Makedonije, Alabanije, Turske, Crne Gore, ZemljekorisniceSusedskogiPartnerskogprograma, tj. zemljenakoje se primenjujeRegulativavezano za pristupeksternepomoćiEU Državomporekla se smatradržava u kojoj je robaprošlasvojuposlednju, ekonomskiopravdanuiznačajnutransformaciju.

33. MONITORING Verifikacijada se projekatrealizuje u skladusapostavljenimciljevimaiuslovimaugovora (kvalitet aktivnosti, plan aktivnosti, rezlutat i uticaj, indikatori) Kontrolišedali se projektisprovedi u skladusa EU procedurama (troškovi, dokumentacija, vidljivost, nabavke) Efikasnost menadžmenta i koordinacije, učešće partnera Identifikujeproblemei rizike tokom same realizacije, Pružapodrškugrantistima u pronalaženjuadekvatnihrešenja Dve monitoring posete

34. VIDLJIVOST PROJEKTA Vodičzakomunikacijuivizuelniidentitet http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/index_en.htm

35. VIDLJIVOST PROJEKTA Logo (Projekat finansira EU) Ovaj projekat (ime projekta) finansira Evropska unija kroz program Jačanje slobode media u Srbiji, kojim rukovodi Delegacija EU u Srbiji, a realizuje EPTISA Servicios de Ingenieria. Sadržajovogčlanka je isključivoodgovornost < vašeime > ininakojinačin ne odražavastavoveimišljenjeEvropskeunije.”

36. ODOBRENJE VIZUELNIH REŠENJA Vizuelnarešenja (saurađenimdizajnom) možeteslatinaodobrenjeDelegaciji EU sedamdana pre negoštoželitedaihprimenitenasledećuadresu: Mr. AleksandarĐorđević, Aleksandar.DJORDJEVIC@eeas.europa.eui Cc sgolubovic@eptisa.com

37. PITANJA I ODGOVORI • HVALA NA PAŽNJI! • / HVALA NA PAŽNJI!