Tarjouskilpailun toteuttaminen k yt nn ss
Download
1 / 30

- PowerPoint PPT Presentation


  • 98 Views
  • Uploaded on

Tarjouskilpailun toteuttaminen käytännössä. Hankintalaki-info Joensuu 6.11.2008 Vesa Haapamäki Materiaalitoimen johtaja Keski-Suomen sairaanhoitopiiri. Esityksen teemat. Tarjouskilpailun valmistelu Tarjouspyynnön sisältö ja rakenne Hankinnan kohteen määritteleminen elintarvikehankinnoissa

loader
I am the owner, or an agent authorized to act on behalf of the owner, of the copyrighted work described.
capcha
Download Presentation

PowerPoint Slideshow about '' - zubin


An Image/Link below is provided (as is) to download presentation

Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author.While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server.


- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Presentation Transcript
Tarjouskilpailun toteuttaminen k yt nn ss

Tarjouskilpailun toteuttaminen käytännössä

Hankintalaki-info

Joensuu 6.11.2008

Vesa Haapamäki

Materiaalitoimen johtaja

Keski-Suomen sairaanhoitopiiri


Esityksen teemat
Esityksen teemat

  • Tarjouskilpailun valmistelu

  • Tarjouspyynnön sisältö ja rakenne

  • Hankinnan kohteen määritteleminen elintarvikehankinnoissa

  • Valinta- ja vertailuperusteiden asettaminen

  • Tarjouspyyntöön vastaaminen

  • Tarjousten vertailu

  • Case esimerkkejä elintarvikkeiden tarjouskilpailuista



Hankintatarpeen kartoitus ja hankinnan suunnittelu 1
Hankintatarpeen kartoitus ja hankinnan suunnittelu (1)

  • Suunnitteluvaiheessa ratkaistaan hankinnassa onnistuminen 

    • Hankintalaki ei säätele hankintojen suunnittelua

  • Tarvitaanko yksi vai useampia sopimuskumppaneita?

    • Osatarjousten salliminen

  • Sopimuskauden pituus?

  • Onko hankinta kertaluonteinen vai toistuva?

  • Millainen on todellinen tarpeemme?

    • Tarpeellisia ominaisuuksia ja ”hienoja lisäarvo-ominaisuuksia”


Hankintatarpeen kartoitus ja hankinnan suunnittelu 2
Hankintatarpeen kartoitus ja hankinnan suunnittelu (2)

  • Onko kauppa myyjälle sellainen, että siihen kannattaa panostaa?

  • Hankinnan suunnitteluvaiheessa kannattaa perehtyä toimialaan

    • Toimialan yritysten koko, sijainti, tuotesortimentti

  • Hankintayhteistyömahdollisuudet?

  • Kiire tehdä ratkaisua vuosiksi!

  • Kun kerran valmistelee perusteellisesti, sillä pärjää pitkään

  • Ostajan tärkeä tehtävä: myyjän saaminen epävarmaksi!


Hankintatarpeen kartoitus ja hankinnan suunnittelu 3
Hankintatarpeen kartoitus ja hankinnan suunnittelu (3)

  • Tyypillinen tilanne määrittelyssä

    • Ostajan varaa tarjouspyynnössä itselleen oikeuden pilkkoa tarjous osiin, jakaa sopimus usealle toimittajalle, valita useista eri pituisista sopimuskausista, rahoitusvaihtoehdoista jne.

       Tarjoajan kannalta paljon muuttujia

       Mitä ostaja haluaa ostaa?

    • Jos kilpailutuksen muuttujia on liikaa, myyjä mitoittaa tarjouksensa niin, että voi tehdä kannattavaa bisnestä kaikissa tapauksissa => ostaja maksaa ylihintaa huonosta määrittelystä

    • Ostajan tehtävä on määritellä (tuotteistaa) hankinnan kohde!



Tarjouspyynn n sis lt ja rakenne 1
Tarjouspyynnön sisältö ja rakenne (1)

  • Tarjouspyyntöjen sisällön puutteellisuudesta johtuva tarjousten vertailukelvottomuus on oikeuskäytännössä katsottu yhdeksi merkittävimmistä hankintamenettelyjä koskevaksi yksittäiseksi ongelmaksi

  • Yhteismitattomat tarjoukset ovat käytännössä johtaneet tarpeeseen täsmentää tarjouspyyntöä tai tarjouksia hankintamenettelyn aikana tarjoajien tasapuolisen kohtelun vaarantavalla tavalla

  • Tarjouspyyntö on tehtävä kirjallisesti ja laadittava niin selväksi, että sen perusteella voidaan antaa yhteismitallisia ja keskenään vertailukelpoisia tarjouksia


Tarjouspyynn n sis lt ja rakenne 2
Tarjouspyynnön sisältö ja rakenne (2)

  • Tarjouspyyntöä laatiessa tulisi tunnistaa, mihin seuraavista osa-alueista mikäkin tarjouspyyntöön kirjattu määritelmä liittyy

    • Tarjouksen tekijälle asetettavat vaatimukset ja vaadittavat selvitykset

    • Hankinnan kohteen määrittely

    • Tarjouksen esittämistä koskevat ehdottomat muotovaatimukset

    • Keskeiset noudatettavat sopimusehdot

    • Tarjousten valinta/vertailuperusteet


Tarjouspyynn n v himm issis lt 1
Tarjouspyynnön vähimmäissisältö (1)

  • Hallinnolliset tiedot

    • Viittaus hankintailmoitukseen

    • Tarjousten jättöaika

    • Hankintayksikön nimi ja osoite, johon tarjoukset on jätettävä (ml. tarkka kellonaika)

    • Kieli tai kielet, jolla tarjoukset laadittava

    • tarjousten voimassaoloaika

  • Hankinnan kohteen määrittely

    • Tekniset määritelmät

      • Standardit, toiminnalliset ominaisuudet, suorituskykyominaisuudet, piirustukset jne

      • Hankittavan tavaran tai palvelun laatuvaatimukset

      • Määrät ja muut ehdot


Tarjouspyynn n v himm issis lt 2
Tarjouspyynnön vähimmäissisältö (2)

  • Ehdokkaiden tai tarjoajien

    • Taloudellista ja rahoituksellista tilannetta koskevat vähimmäisvaatimukset, esim. Luottokelpoisuus

    • Teknistä kelpoisuutta ja ammatillista pätevyyttä koskevat vähimmäisvaatimukset

    • Muut vastaavat vaatimukset

    • Luettelo asiakirjoista, joita ehdokkaan tai tarjoajan on näiden seikkojen osoittamiseksi toimitettava

  • Tarjouksen valintaperuste


Tarjouspyynn n v himm issis lt 3
Tarjouspyynnön vähimmäissisältö (3)

  • Muut tiedot, joilla on olennaista merkitystä hankintamenettelyssä ja tarjousten tekemisessä

    • Esimerkiksi

      • Vaihtoehtojen sallittavuus sekä vaihtoehtojen vähimmäisvaatimukset

      • Osatarjousten sallittavuus sekä määrittely, millaisia osatarjouksia voi tehdä

      • Tärkeimmät sopimusehdot

        • JYSE 1994

        • Oma sopimusluonnos, jossa muut ehdot

      • Takuu- ja ylläpitoehdot

      • Hintojen ilmoittamistapa

      • Sopimuskausi

      • Toimitusehdot ja maksuehdot

      • Tietoja hankintaprosessin kulusta


Tarjouspyynn n v himm issis lt 4
Tarjouspyynnön vähimmäissisältö (4)

  • Osa- ja kokonaistarjoukset tarjouspyynnössä, esimerkki



Hankinnan kohteen m ritteleminen 1
Hankinnan kohteen määritteleminen(1)

  • Tarjouspyynnössä hankintayksikön tehtävänä on kuvata hankinnan kohde niin tarkasti, että tarjoajat voivat sen perusteella antaa yhteismitallisia ja vertailukelpoisia tarjouksia

  • Ostaja saa melko vapaasti määritellä hankkimansa tuotteen

  • Hankinnan kohteen määrittely

    Määrittelyssä ei saa

    • Mainita tiettyä valmistajaa tai tiettyä alkuperää olevia tavaroita

    • Viitata tavaramerkkiin, patenttiin, tyyppiin, alkuperään, erityiseen menetelmään tai tuotantoon siten, että viittaus suosii tai syrjii tiettyjä tarjoajia.

       Jos ei mahdollista, liitettävä ilmaisu ”tai vastaava”


Hankinnan kohteen m ritteleminen 2
Hankinnan kohteen määritteleminen (2)

  • Hankinnan kohteen määrittely käytännössä

    • Esim. elintarvikehankinnoissa voidaan asettaa vaatimuksia liittyen

      • tuotteen kokoon

      • painoon

      • suola- ja rasvapitoisuuteen

      • muotoon

      • rakenteeseen

      • ravintoainepitoisuuteen

      • bakteerien määrään …


Hankinnan kohteen m ritteleminen 3
Hankinnan kohteen määritteleminen (3)

  • Case leipätuotteet

    • Tyypillinen määrittely

    • Jos tarjouksia pyydetään näin, miten vertailu tehdään?


Hankinnan kohteen m ritteleminen 4
Hankinnan kohteen määritteleminen (4)

  • Vain määrittelemällä tuotteet riittävän yksityiskohtaisesti saadaan tarpeet täyttäviä tuotteita

  • Käytännössä vertailuperusteet ja tuotteen vaatimukset eivät useinkaan kovin selviä ostajalle

  • Määrittelyesimerkki



Tarjouksen valinta 1
Tarjouksen valinta (1)

  • Yleisiä vaatimuksia tarjouksen valintaperusteiden ilmoittamiselle ja soveltamiselle

    • Valintaperusteet ilmoitettava tarjouspyynnössä

      • Hankintayksikön on valittava tarjous, joka on hinnaltaan halvin tai kokonaistaloudellisesti edullisin

    • Kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuperusteet hankintayksikön päätettävissä

      • Vertailuperusteiden tulee liittyä hankinnan kohteeseen eivätkä saa antaa hankintayksikölle rajoittamatonta valinnanvapautta

      • Vertailuperusteet eivät saa olla syrjiviä

      • Vertailuperusteilla tulisi pääsääntöisesti olla taloudellista merkitystä hankintayksikölle

      • Oltava objektiivisia

      • Kustannuksille annettava riittävä painoarvo


Tarjouksen valinta 2
Tarjouksen valinta (2)

  • Tarjouksen valintaperusteet

    a) halvin hinta tai

    b) kokonaistaloudellinen edullisuus

    • EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa ilmoitettava vertailuperusteiden suhteellinen painoarvo tai kohtuullinen vaihteluväli

    • kansallisen kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa tärkeysjärjestys

  • Vertailuperusteina esimerkiksi hinta, laatu, toimitusaika, elinkaarikustannukset, esteettiset ominaisuudet, tekniset ansiot, ympäristönäkökohdat

    • kansallisesti palveluhankinnoissa ja rakennusurakoissa soveltuvuuden vähimmäisvaatimukset ylittävä laadunhallinta, pätevyys, kokemus ja ammattitaito


  • Tarjouksen valinta 3
    Tarjouksen valinta (3)

    • Case valinta- ja vertailuperusteet tarjouspyynnössä



    Tarjouspyynt n vastaaminen 1
    Tarjouspyyntöön vastaaminen(1)

    • Ostajan päätöksentekomenettelyn selvittäminen

      • Toimiiko hankinnasta vastaava hankintayksikkö hankintalain pelisääntöjen mukaisesti vai muiden sovellettujen pelisääntöjen mukaisesti?

      • Keitä ovat avainhenkilöt, joiden mielipide ratkaisee hankinnan valmistelussa?

      • Mikä taho tekee hankintapäätöksen?

        • Yksittäinen virkamies

        • Toimielin (hallitus, lautakunta)

    • Hankintaprosessin aikataulutus

      • Julkisissa hankinnoissa ostajaan tulee vaikuttaa jo ennen hankintaprosessin alkua, hankintalaki ei juurikaan mahdollista vaikuttamista prosessin aikana


    Tarjouspyynt n vastaaminen 2
    Tarjouspyyntöön vastaaminen(2)

    • Vaatimukset ja toiveet

      • Tarjoajan tulee selvittää itselleen vähintään seuraavat asiat

        • Millaisia vaatimuksia hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä on asetettu tarjouksen tekevälle yritykselle?

        • Millaisia ovat hankinnan kohdetta koskevat ehdottomat vaatimukset?

        • Millä kriteereillä tarjouksia verrataan?

        • Keskeiset sopimusehdot

      • Voiko hankinnasta pyytää lisätietoja?

      • Voiko muista lähteistä saada tietoja hankinnan kohteeseen liittyen?

      • Millainen on tarjousten jättöaika?

      • Voiko tarjouskilpailussa jättää vaihtoehtoisia tarjouksia?

      • Millaisia liitteitä tarjouksen mukana tulee jättää?

      • Miten vertailuhinta lasketaan?


    Tarjouspyynt n vastaaminen 3
    Tarjouspyyntöön vastaaminen(3)

    • Tarjouspyynnön tulkitseminen

      • Onko kaikkien hankittavien tuotteiden edellytetty olevan valmiita jo tarjousvaiheessa?

    • Tarjouksen tekeminen

      • Tarjouspyynnössä kuvatun rakenteen mukaisesti

      • Mukana olevalla tarjouslomake

      • Ei vaatimuksia?

    • Hintojen ilmoittaminen

      • Hinnat tulee ilmoittaa niille tuotteille ja palveluille, jotka on kuvattu tarjouspyynnössä, pyydetyssä muodossa

      • Mitä asioita kuuluu hankinnan laajuuteen?

    • Tarjouksen toimittaminen

      • Kirjallisesti/sähköisesti vai molemmat



    Tarjousvertailun toteuttaminen 1
    Tarjousvertailun toteuttaminen(1)

    • Oikeuskäytännössä on korostettu hankintamenettelyn vaiheittaisuutta, joka näkyy erityisesti tarjousten käsittelyssä

    • 1 vaihe

      • Tarjoajien kelpoisuuden toteaminen

        • Varmistetaan tarjouspyyntöön kuvattujen vaatimusten mukaisesti, onko kaikilla tarjouksen jättäneillä yrityksillä riittävät oikeudelliset, taloudelliset ja tekniset valmiudet hankinnan suorittamiseen

    • 2 vaihe

      • Tarjousten kelpoisuuden tarkistaminen

        • Tarkistetaan, että tarjous on laadittu tarjouspyynnössä määritellyllä tavalla ja määriteltyjä ehtoja noudattaen

    • 3 vaihe

      • Tarjousten vertailu tarjouspyynnössä ilmoitetuin kriteerein 


    Tarjousvertailun toteuttaminen 2
    Tarjousvertailun toteuttaminen(2)

    • Tarjousten vertailu tulee suorittaa tarjouspyynnössä kuvatulla perusteella ja kaikkia tarjouspyynnössä kuvattuja kriteereitä käyttäen

      • Muiden kriteerien mukaan ottaminen on kiellettyä vertailuvaiheessa

    • Vertailusta tulee käydä selkeästi ilmi, miten kutakin annettua perustetta ja kriteeriä on sovellettu

    • Pelkkä numeerinen kuvaus eri tarjoajien saamista pisteistä ei ole riittävää, vaan on kuvattava miten kunkin tarjoajan pistemäärä on muodostunut


    Tarjouskilpailun toteuttaminen k yt nn ss

    Kiitos !

    Vesa Haapamäki

    vesa.haapamaki@ksshp.fi

    gsm 050 516 7814