EVS-ISO 15489 Dokumendihaldus - PowerPoint PPT Presentation

evs iso 15489 dokumendihaldus n.
Download
Skip this Video
Loading SlideShow in 5 Seconds..
EVS-ISO 15489 Dokumendihaldus PowerPoint Presentation
Download Presentation
EVS-ISO 15489 Dokumendihaldus

play fullscreen
1 / 32
EVS-ISO 15489 Dokumendihaldus
270 Views
Download Presentation
wakanda
Download Presentation

EVS-ISO 15489 Dokumendihaldus

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Presentation Transcript

  1. EVS-ISO 15489 Dokumendihaldus Veiko Berendsen 20. jaanuar 2005

  2. TK 22 Informatsioon ja dokumentatsioon • Asutamise aeg 10.02.2003 • Käsitlusala: • ISO/TC 46 Information and documentation • ISO/TC 171 Document imaging applications • CEN/TC 346 Conservation of cultural property • Sekretariaat — Eesti Rahvusraamatukogu

  3. Ilmunud standardid • EVS-ISO 15489 Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldus • Osa 1: Üldnõuded • Osa 2: Juhised • EVS-ISO 5127 Informatsioon ja dokumentatsioon. Sõnastik • EVS-ISO 15836 Informatsioon ja dokumentatsioon. DublinCore’i metaandmeelemendid

  4. töös olevad 1 • Dokumendihaldusprotsessid — Dokumentide metaandmed – Osa 1: Põhimõtted (ISO 23081-1) 4 Dokumendihalduse metaandmed 5 Dokumendihalduse metaandmete eesmärk 6 Rollid ja vastutus 7 Dokumendihalduse metaandmed teiste metaandmevaldkondade suhtes 8 Metaandmete haldamine 9 EVS-ISO 15489-1 toetamiseks vajalikud metaandmete tüübid

  5. töös olevad 2 • EVS 3 Dokumentide vorminõuded • Uustöötlus • Peab olema sobiv kasutamiseks elektroonilises keskkonnas • See tähendab vägagi uut kontseptuaalset lahendust • dokumenti ei pea kujundama enam A4-kujuliselt • Dokumendi struktuur (elemendid) peaks olema tehnoloogiliselt kirjeldatud -- näiteks XMLis (DTD, Shema) • Standardi või sellelaadse dokumendi vajadus • Dokumendihaldustarkvarade funktsionaalsusnõuded • Kavandi kujul olemas 2002. aasta lõpust • Pole selge • kas on õiged funktsionaalsused? • kas on õiged metaandmed?

  6. EVS-ISO 15489 Dokumendihaldus • ISO 15489-1 Üldnõuded • kasutajatena nähakse kõiki, kes asutustes standardimisega tegelevad • Näiteks kvaliteedijuhid • esitus balanseerib üldise ISO 9000 stiili ja erialakeele vahel • ISO 15489-2 Juhised • on enam mõeldud erialakeelt valdavate elukutseliste dokumendihaldurite jaoks

  7. EVS-ISO 15489-1 – Üldosa • Poliitika ja vastutusala (tegevusvaldkond) • Dokumentide haldamisele esitatavad nõudmised • Dokumendisüsteemi väljatöötamine ja juurutamine • Dokumentidega teostatavate toimingute dokumenteerimine • Dokumendihaldusprotsessid ja ohjevahendid • Jälgimine, audit, väljaõpe

  8. ISO 9001 Kvaliteedijuhtimisesüsteem • On kvaliteedijuhtimisesüsteem, et pidevalt tagada hallatavate protsesside efektiivsus • need protsessid võivad olla äriprotsessid (tootmine, teenindus) või avalik haldus (kool ja haridus, kohus, kaitsepoliitika, jne) • kvaliteedijuhtimine eeldab nende protsesside dokumenteerimist

  9. ISO 9000 Kvaliteedijuhtimine Kvaliteedisüsteemi dokumenteerimine • Kvaliteedipoliitika (Quality policy) • vastab organisatsiooni(tüübi) vajadustele, tuleneb millestki ja näeb midagi ette • Kvaliteedikäsiraamat (Quality manual) • on poliitikale allutatud ala (protsesside) kirjeldus • Dokumenteeritud protseduurid (Documented procedures) • see kirjeldab asutuse kõiki kvaliteedisüsteemile allutatud toiminguid ja nende dokumenteerimist • Dokumendid (Records) • korras dokumentatsioon

  10. EVS-ISO 15489-2 – Juhised • Poliitika ja vastutusala (tegevusvaldkond) • Strateegia väljatöötamine ja juurutamine • ETAPID • Dokumendiprotsessid ja kontrollvahendid • Seire ja audit • Koolitus

  11. Dokumendisüsteem 1 • Organisatsioon peab tegevuse dokumenteerimise strateegiatega kindlaks määrama, missuguseid dokumente ta vajab ning millal, kuidas ja kus tuleb need dokumendisüsteemi hõlmata. • Dokumendisüsteemi omadused: • Usaldusväärsus • Terviklikkus • Vastavus õigusaktidele • Kõikehõlmavus • Süsteemsus

  12. Dokumendisüsteem 2 Dokumendisüsteemi toimimine. See peab: • rutiinselt hõlmama kõik vastava tegevusala dokumendid; • organiseerima dokumente nii, et see kajastab nende looja tegevusprotsesse; • kaitsma dokumente lubamatu muutmise või eraldamise eest; • rutiinselt toimima esmase infoallikana dokumentides dokumenteeritud tegevuse kohta; • võimaldama kohest juurdepääsu kõigile vajalikele dokumentidele ja nende metaandmetele.

  13. EVS-ISO 15489Dokumendihaldusprotsessid • Dokumendihaldusprotsessid • Dokumendisüsteemi võetavate dokumentide kindlaksmääramine • Dokumentide säilitamise aja määramine • Dokumentide süsteemi võtmine • Registreerimine • Liigitamine • Hoiustamine ja käsitsemine • Juurdepääs • Jälgimine • Eraldamise korra sisseseadmine • Dokumendihaldusprotsesside dokumenteerimine

  14. ISO 15489-2 Dokumendisüsteemi elluviimise metoodika See on kosemudel

  15. See on spiraalmudel

  16. Etapid • Etapp A: Lähteuuring • Etapp B: Organisatsiooni tegevuse analüüs • Etapp C: Dokumentidele esitatavate nõudmiste kindlaksmääramine • Etapp D: Olemasolevate süsteemide hindamine • Etapp E: Dokumentidele esitatavate nõudmiste täitmise strateegiate kindlakstegemine • Etapp F: Dokumendisüsteemi väljatöötamine • Etapp G: Dokumendisüsteemi juurutamine • Etapp H: Juurutamisjärgne ülevaatus

  17. Etapp A: Lähteuuring • teadvustada organisatsioonile tema tegutsemise administratiivset, õiguslikku, äri- ja sotsiaalset konteksti • üldine hinnang organisatsiooni dokumendihalduse tugevatele ja nõrkadele külgedele • annab kindla aluse dokumenteerimise määratlemiseks ja juhtkonna toetuse taotlemiseks Tulemused • Koos kahe järgneva etapiga (B ja C) aitab lähteuuring hinnata organisatsiooni vastutust dokumentide eest ja vastavust dokumentide loomisele ja hoiule esitatavatele organisatsioonivälistele nõudmistele

  18. Etapp B: Organisatsiooni tegevuse analüüs • välja töötada organisatsiooni tegevuse kontseptuaalne mudel • näitab, kuidas dokumendid on seotud nii organisatsiooni tegevusvaldkonna kui ka protsessidega • eriti oluline on see elektroonilises tegevuskeskkonnas, kus adekvaatseid dokumente ei ole võimalik hõlmata ega säilitada selleks süsteemi loomata Tulemused • organisatsiooni tegevust kirjeldavad dokumendid; • tegevuse liigitusskeem, milles näidatakse hierarhilises seoses organisatsiooni funktsioonid, ja toimingud; • organisatsiooni tegevuste skeem, milles näidatakse, missugustes etappides dokumente luuakse või saadakse.

  19. Etapp C: Dokumentidele esitatavate nõudmiste kindlaksmääramine • teha kindlaks organisatsiooni toimingutega seotud dokumentide loomise, saamise ja hoiu nõuded ning dokumenteerida need struktureeritud ja hõlpsasti käsitletaval kujul • nõuded tehakse kindlaks organisatsiooni vajaduste, õigusaktidest tulenevate kohustuste ja mistahes muude ühiskonna ees olevate kohustuste süstemaatilise analüüsi käigus Tulemused • organisatsiooni dokumentidele esitatavaid nõudeid sisaldavate allikate nimekiri; • dokumentide alleshoidmist tingivate normatiivsete, organisatsiooni tegevusega seotud ja muude üldiste ühiskonna poolt esitatavate nõudmiste nimekiri; • juhtkonna poolt heaks kiidetud riski hindamise aruanne; • ametlik dokument, milles selgitatakse juhtkonnale ja personalile organisatsiooni dokumentide alleshoidmise nõudeid.

  20. Etapp D: Olemasolevate süsteemide hindamine • anda ülevaade organisatsioonis toimivast dokumendisüsteemist ning muudest infosüsteemidest • aitab avastada lünki organisatsioonis kokku lepitud nõudmiste ja toimiva süsteemi jõudluse ja võimaluste vahel • annab aluse uue süsteemi väljaarendamiseks ja olemasoleva süsteemi kohandamiseks Tulemused • organisatsioonis toimivate süsteemide loetelu; • aruanne selle kohta, mil määral need süsteemid vastavad organisatsioonis kokku lepitud dokumentidele esitatavatele nõudmistele.

  21. Etapp E: Dokumentidele esitatavate nõudmiste täitmise strateegiate kindlakstegemine • Strateegia valikul arvestatakse • organisatsiooni eesmärke ja ajalugu; • organisatsiooni tegevuvaldkonda; • toimingute teostamise viisi; • tegevuse tehnoloogilist keskkonda; • valdavat organisatsioonikultuuri; Tulemus • on plaanipärane, süstemaatiline ja vajadustele vastav dokumentide loomise, hõlmamise, alalhoidmise, kasutamise ja säilitamise käsitlus

  22. Etapp F: Dokumendisüsteemi väljatöötamine • muudatuste kavandamine toimivates süsteemides, protsessides ja tavades, • tehnoloogiliste lahenduste adapteerimine ja integreerimine, • otsuste langetamine dokumendihaldusprotsesside täiustamisele suunatud muudatuste elluviimise parima viisi kohta kogu organisatsioonis. Tulemused • Kirjeldused • Reeglid • Spetsifikatsioonid • protsesside, andmevoo ja olemimudelid

  23. Etapp G: Dokumendisüsteemi juurutamine • Selle etapi lõpuks peavad täiustatud dokumendihalduse võtted olema organisatsiooni integreeritud, häirides võimalikult vähe organisatsiooni toiminguid • Dokumendihaldus peab olema viidud vastavusse kvaliteedisertifitseerimisnõuetega ja ellu rakendatud etappides A kuni F tehtud töö

  24. Etapp H: Juurutamisjärgne ülevaatus • mõõta dokumendisüsteemi tõhusust ja hinnata süsteemi arenguprotsessi, kõrvaldada puudused ning kehtestada jälgimisrežiim kogu süsteemi eluajaks

  25. Terminoloogia dokument records arhivaal säilik (единица хранения) asjaajamine делопроизводство records management dokumendihaldus

  26. Dokument Arhiiviseadus • Dokument • Dokument on mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks ISO 15489 “Dokumendihaldus” • 3.10 dokument (document, noun): jäädvustatud informatsioon või objekt, mida saab käsitleda tervikuna • 3.15 dokumendid (records): organisatsiooni või üksikisiku õiguslikest kohustustest tulenev või äritegevuse käigus loodud, saadud ja selle tõestuseks alles hoitud informatsioon

  27. Asjaajamine v dokumendihaldus Arhiiviseadus • Asjaajamine • Asjaajamine on dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine nende üleandmiseni arhiivi • Arhiveerimine • Arhiveerimine on arhivaalide korrastamine, kirjeldamine ja nende üleandmine arhiivi ISO 15489 “Dokumendihaldus” • 3.16dokumendihaldus (records management): halduse ala, mis tegeleb dokumentide loomise, saamise, alalhoidmise, kasutamise ning eraldamise tõhusa ja süstemaatilise ohjega, sh organisatsiooni tegevust ja toiminguid kajastava tõestusmaterjali ja informatsiooni dokumendisüsteemihõlmamise ning dokumentidena alalhoidmisega Arhiivinduse sõnastik 1970 • asjaajamine (делопроизводство) • asutuse tegevuse dokumenteerimise ja dokumentide korraldamisega seotud tööde kompleks

  28. Uusi termineid • 3.9 eraldamine (disposition): eraldamistvolitavas dokumendis fikseeritud dokumentide säilitustähtaja määramise, hävitamise või üleandmise otsustega seotud tegevus • 9.3 Dokumentide hõlmamine • Dokumentide dokumendisüsteemi hõlmamise eesmärk on: • seostada dokument selle looja ja tema tegevusega; • anda dokumendile dokumendisüsteemis koht koos sellest tulenevate seostega; • seostada dokument süsteemi teiste dokumentidega. • Dokumentide hõlmamise tehnikate hulka kuuluvad: • c) registreerimine, mis tõestab dokumendi olemasolu dokumendisüsteemis • 3.18 registreerimine (registration): dokumendile süsteemi sisestamisel ainuidentifikaatori andmine

  29. arhivaal Arhiiviseadus • Arhivaal • on dokument, millele on kehtestatud säilitustähtaeg või mida säilitatakse tema väärtuse tõttu ühiskonnale, riigile, omanikule või teistele isikutele (§ 4 lg 2). • АРХИВНЫЙ ДОКУМЕНТ • документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества, а также имеющий ценность для собственника Arhiivinduse sõnastik 1970 • arhivaal (van) vt säilitusühik • säilitusühik (единица хранения) ehk säilik • dokumentide kogum või üksikdokument, mida arhiivis arvestatakse omaette numbri all (toimik (1), projekt, album, fotodokument, filmirull, mikrofilm või mikrokaart jne)

  30. Sõnade tähendus • Asjaajamiskord reguleerib asjade menetlemist, dokumentide ringlust, sisemist kooskõlastamist, kontrolli tähtaegadest kinnipidamise üle, dokumentide ametlikku kinnitamist,asjaajamise üleandmist, dokumentide vorminõudeid jpm. • Tavaliselt käsitletakse asjaajamiskorras ka dokumentide haldamist – dokumentide loetelu koostamist, toimikute pidamist, säilitustähtaegade kehtestamist, dokumentide hävitamist ja arhiivi üleandmist jne. “Dokumendi- ja arhiivihaldus” (Rahvusarhiiv juhised 2003) • Asjaajamise korraldamise näidisjuhend reglementeerib töö dokumentatsiooniga dokumentide ringluse kõikidel etappidel “Administratiivse asjaajamise korraldamine asutustes” (T.-R. Kõrven 1972)

  31. Tähenduse väljakutse “Me elame maailmas, kus on järjest rohkem informatsiooni ja üha vähem tähendust.” Jean Baudrillard “Simulaarkrumid ja simulatsioon” (1999)

  32. Tähenduse katastroof • “Teispool tähendust on vaimustus, mis sünnib tähenduse neutraliseerimisest ja implosioonist. Teispool sotsiaalsuse horisonti on massid, mis sünnivad ühiskonna neutraliseerimisest ja implosioonist.” • Info- ja meediaühiskonna valikud • Vaimustus definitsioonide võimust • Tähenduse kokkukukkumine ja kadu masside keelekasutuses