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Normalización de procesos documentales: ISO 15489 e ISO 23081

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GRUPO DE TRABAJO SC11-España RECORDS MANAGEMENT. Normalización de procesos documentales: ISO 15489 e ISO 23081. FESABID. Madrid, 15/04 2005. Manuela Moro Cabero moroca@usal.es. Gestión de la innovación. E.T.E. ISO 9000. Sociedad del conocimiento. Modelos para la acción. CUSTODIA

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slide1

GRUPO DE TRABAJO SC11-España RECORDS MANAGEMENT

Normalización de procesos documentales: ISO 15489 e ISO 23081

FESABID. Madrid, 15/04 2005

Manuela Moro Cabero moroca@usal.es

slide2

Gestión de la innovación

E.T.E.

ISO 9000

Sociedad del conocimiento

Modelos para la acción

CUSTODIA

CENTRALIZADA

CUSTODIA

DISTRIBUIDA

slide3

Gestión de la innovación

USUARIOS

CONOCIMIENTO

Capital humano

Capital estructural

Capital relacional

INNOVACIÓN

CALIDAD

slide4

Componentes activos del records continuum

  • El individuo y su espacio
  • El grupo de trabajo
  • La organización o entidad
  • La sociedad en un entorno local, autonómico, nacional, etc.
  • Creación
  • Incorporación
  • Gestión
  • Uso y conservación

Dominios

Acciones simultáneas

[A.Cunningham]

slide5

Una constelación normativa

Manuales

ISO 15489-1

Instru-

mentos

ISO/TR

15489-2

Encuestas

Revisión

ISO 15489:2001

MoReq

ISO/DIS

22310

Terminología

ISO 23081

Lista de

verificación

requisitos

ISO/DIS 19853

Metadatos

Evaluación

slide6

Una constelación normativa

Manuales

ISO 15489-1

Instru-

mentos

ISO/TR

15489-2

Encuestas

Revisión

ISO 15489:2001

MoReq

ISO/DIS

22310

Terminología

ISO 23081

Lista de

verificación

requisitos

ISO/DIS 19853

Metadatos

Evaluación

slide7

Normativa para la gestión del cambio

  • ISO 15489-1 RECORDS MANAGEMENT PART. 1 GENERAL, 2001
      • Principios
      • Componentes de Gestión de documentos
  • Resultados
  • ISO/TR 15489-2 RECORDS MANAGEMENT PART 2 GUIDELINES, 2001 (TR)
  • Metodología para lograr los resultados
slide8

Alcance de la norma

Documentos de archivo

en todo tipo de soporte

Creación,

incorporación,

mantenimiento y

control

de un SGD

Base documental

ISO 9000 y

AS 4390

15489-1/2

ISO 15489

Aplicación a todo tipo

de organizaciones.

Gestión distribuida.

slide9

Elementos básicos integrantes de la gestión de documentos de archivo

Capital intelectual: plantilla y liderazgo

e

  • “Gestores de los documentos” (archiveros)
  • Delegaciones de autoridad y distribución y asignación de responsabilidades
  • Políticas (conjunto asignado)
  • Usuarios

Capital relacional: enfoque hacia el usuario

slide10

Elementos que incluye la gestión de documentos

Capital estructural: enfoque basado en procesos

e

  • Procedimientos
  • Directrices, instrucciones y otros documentos
  • Documentos utilizados para la gestión y rediseño de sistemas
  • Software y Hardware
  • Documentos de archivo

Recursos

slide11

Parte 2: Guía práctica

1 Campo de aplicación o alcance

2 Políticas y Responsabilidades

3 Estrategia, diseño e implantación

4 Métodos de archivo y de control

5 Control y auditoría

6 Formación

Anexos

Bibliografía

Estructura

15489-2

slide12

Ubicación de la estructura en un ciclo de gestión

Ciclo PDCA

ANÁLISIS

Mejora

Control

Evaluación

Diseño

slide13

FASES PARA LA PLANIFICACIÓN, DISEÑO, PUESTA EN MARCHA Y CONTROL DE UN PGD

Etapa A

Encuesta

preliminar

Etapa B

Análisis de

actividades

Etapa C

Identificación

De requisitos

E

F

Etapa D

Evaluación

Sistemas

existentes

H

Análisis e identificación de requisitos

slide14

FASESPARA LA PLANIFICACIÓN, DISEÑO, PUESTA EN MARCHA Y CONTROL DE UN PGD

Etapa E

Identificación

de

estrategias

Etapa F

Diseño

del sistema

A

C

Etapa G

Implantación

Etapa H

Control del

sistema

Estrategias, diseño, implantación y control

slide16

Capital estructural: enfoque sistémico basado en procesos

Procesos estratégicos

Procesos de realización

Entrantes

Resultados

Procesos de soporte

USUARIOS

SISTEMA

Valor añadido al sistema

GSA

slide17

Planificación

Implantación

SGD

Definición de

políticas y

de objetivos

Innovación de

servicios

Coordinación

Estrategias

Establecer presupuestos

Resultados

PROCESOS TÉCNICOS Y DE DIFUSION

Entrantes

Sistema

Gestión infraes-tructura

Auditoría de procesos, productos, sistemas, etc

Gestión RR.HH (formación)

Gestión económica

Calidad

slide18

Incorporación de documentos

  • Registro (establecimiento de metadatos)
  • Organización lógica para la recuperación: clasificación e indización
  • Clasificación para la seguridad y acceso
  • Valoración de documentos
  • Almacenamiento
  • Trazabilidad (seguimiento del uso)
  • Disposición (ejecución del calendario de conservación)
  • Documentación

Procesos de realización

Archivo

Organización

slide19

Incorporación de documentos

  • Registro (establecimiento de metadatos)
  • Organización lógica para la recuperación: clasificación e indización
  • Clasificación para la seguridad y acceso
  • Valoración de documentos
  • Almacenamiento
  • Trazabilidad (seguimiento del uso)
  • Disposición (ejecución del calendario de conservación)
  • Documentación

Procesos clave

Archivo

Organización

slide20

Productos del sistema o de procesos:

  • Políticas, procedimientos, instrucciones, manuales de gestión
  • Informes DAFO, de riesgos, mapas de procesos
  • Planes de proyectos de diseño y de implantación, programas de formación
  • Documentos y esquemas de metadatos, especificaciones detalladas de software y hardware, planes de conversión, migración y digitalización.
  • Etc.

PRINCIPALES

ESPECÍFICOS

NO ESPECÍFICOS

Instrumentos de trabajo

slide21

Instrumentos de trabajo PRINCIPALES

Organización Lógica: Clasificación

  • Plan de clasificación basado en las actividades del organismo (criterio funcional)
  • Calendario de conservación
  • Clasificación para la seguridad y el acceso

Disposición

Acceso

slide22

Instrumentos de trabajo ESPECÍFICOS

Organización lógica: indización

  • Tesauros
  • Glosario de términos empleados
  • Otros vocabularios controlados (listas de autoridades)
slide23

Instrumentos de trabajo NO ESPECÍFICOS

Planificación:Evaluación

  • Registro de la legislación, normativa y códigos de mejores prácticas
  • Informe de análisis y gestión de riesgos
  • Inventario de Descripción y de Perfiles de Puestos de Trabajo (responsabilidades, delegaciones de poder, tareas, recursos, capacidades y habilidades)
  • Inventario de fichas de habilidades y necesidades formativas

Planificación y Diseño

Formación

slide24

Proceso de soporte: Auditar en la normativa ISO 15489

Control y auditoría

Auditoría de

conformidad

Auditoría de evidencia

Medidas de

rendimiento

slide25

Conceptos y proceso

¿Qué?

uditar

¿Para qué?

¿Con qué?

Evidencias

Criterios

Hallazgos

Agentes

¿Quiénes?

¿Cómo?

slide26

Como archivero puedo auditar múltiples

sujetos

Auditoría

AR

CHI-

VO

Resultados

Procesos

Sociedad

Recursos

Servicios

sistemas

slide27

Modelo ISO/CD 19853: Guía de autoevaluación. 2004

REFERENCIA

ESTRUCTURA DE LA NORMA

MODELO DE MEDIDA O DE ANÁLISIS

ISO/CD 19853

CRITERIOS DE EVALUACIÓN

EVIDENCIAS DE AUDITORÍA

ALCANCE

slide29

ISO/TC 46 SC1--------- ISO/TC 10 ----------- ISO/TC 171

Archives/Records Management----Documentación de productos técnicos--- Aplicaciones de Gestión dedocumentos

ISO/DIS 23081: 2004 Información y Documentación- Procesos de gestión de documentos. Metadatos para los documentos

Parte 1 DIS: Principios

Parte 2 TS: Implantación de los principios

Parte 3 TS: Evaluación del conjunto de metadatos existentes (ISO 15489)

Disponible

slide30

Estructura

Contenidos

Principios

1-Campo de aplicación

2-Normas para consulta

3-Términos y definiciones

4-Metadatos de gestión de documentos

5-Finalidad de los Metadatos de GD

6-Funciones y Responsabilidades

7-Metadatos de GD en relación con otras áreas de metadatos

8-Gestión de Metadatos

9-Tipos de metadatos compatibles ISO 15489-1

Concepto y alcance

Requisitos previos, percepciones, beneficios y perspectivas

RR.HH. Y Liderazgo

E-negocio; Preservación; Descripción del recurso; Visualización-recuperación, gestión de derechos

slide31

Estructura

Contenidos

8-Gestión de Metadatos

Diferenciación de áreas de gestión de metadatos y de normas

Niveles de aplicación de metadatos

Fases en la existencia de documentos en las que deben crearse y aplicarse metadatos

Procesos de gestión de metadatos

Estructuras de los metadatos

Funcionalidad de los sistemas

9-Tipos de metadatos compatibles ISO 15489-1

Introducción a tipos de metadatos.

Metadatos sobre documentos. Sobre normas empresariales, políticas y mandatos. Metadatos de los procesos y sobre procesos de gestión de documentos

slide32

Gestión de documentos

Datos que describen el contexto, contenido y estructura de los documentos así como su gestión durante toda su vida

Gestión de

Metadatos

Concepto

alcance

Identificar, autenticar, contextualizar documentos, individuos, procesos y sistemas que los crean, gestionan, mantienen y utilizan y las políticas por las que se rigen

Control de la gestión del documento

Control de la gestión de los metadatos

slide33

*Necesidades de gestión empresarial

*Entorno normativo

*Riesgos

Selección

METADATOS

DE GESTIÓN DE

DOCUMENTOS

Perspectivas

Percepciones

+Percepción empresarial

+Percepción de la gestión de documentos (características y contexto y gestión en el tiempo)

+Percepción del uso interno y externo

--M. Que documentan contexto de negocio, contenido, estructura y presencia.

--M que documentan gestión de documentos y procesos de negocio en el que los documentos son utilizados.

slide34

Metadatos sobre

los documentos

Metadatos sobre su

Gestión y uso

slide35

Normas de negocio,

políticas y mandatos

Establecen competencias

Establecen competencias

Procesos de

negocio

Son documentados en

Procesos de

Gestión de

documentos

Crea, incorpora, gestiona, dispone y usa

Hacen

Crea

Documentos

Agentes

Usados por

TIPOS DE METADATOS: ENTIDADES PRINCIPALES Y SUS RELACIONES

slide36

Técnicas para un nuevo método de gestión del conocimiento de archivos

Técnicas de gestión

Técnicas para asumir la planificación estratégica

Técnicas de recogida y análisis de datos

Técnicas de redacción, presentación y defensa de documentos de trabajo

Técnicas de Comunicación – Formación y Aprendizaje

Técnicas de auditoría