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NORMA ISO 15489. Sistema de gestión de documentos. Norma ISO 15489. Se trata de la primera norma internacional en el campo de la gestión documental. Fue lanzada en su primera edición en septiembre de 2001. Norma ISO 15489.

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norma iso 15489

NORMA ISO 15489

Sistema de gestión de documentos

norma iso 154891
Norma ISO 15489
  • Se trata de la primera norma internacional en el campo de la gestión documental.
  • Fue lanzada en su primera edición en septiembre de 2001.
norma iso 154892
Norma ISO 15489
  • Esta norma se desarrolló en respuesta al acuerdo general entre los países miembros de la ISO, para normalizar a nivel internacional la gestión de documentos tomando como base las normas australianas AS 4390: AS 4390.1 – 1996, AS 4390.2 – 1996, AS 4390.3 – 1996, AS 4390.4 – 1996, AS 4390.5 – 1996 y AS 4390.6 – 1996.
slide5

ISO 9000

AS4390

Todo tipo de

Organización

ISO 15489

ALCANCE

Cualquier

soporte

SGD

principios de la gd
Principios de la GD
  • Determinar los documentos de archivo que deben ser creados, producidos, utilizados, conservados, valorados, eliminados y sus respectivos metadatos.
  • Determinar los requisitos para recuperar, usar y transmitir documentos de archivo.
  • Decidir cómo organizar los documentos de archivo.
principios de la gd1
Principios de la GD
  • Evaluar los riesgos que se derivarían de la pérdida de documentos de archivo (evidencia, testimonio, información, probatorio).
  • Establecer los plazos de conservación de los documentos de archivo.
  • Conservar los documentos de archivo a largo plazo.
aplicaci n institucional
Aplicación institucional
  • La normalización de la gestión documental es un aspecto importante en toda institución para la mejora continua de su desempeño, para la toma de decisiones y la gestión de recursos, ya que posibita la eficiencia, la rendición de cuentas, la gestión de los riesgos y la preservación de la memoria institucional.
proyecto piloto
Proyecto Piloto
  • En conjunto con la Sección de Archivística estamos desarrollando un proyecto que permita inciar con la tarea de normalizar la gestión documental institucional, mediante la aplicación de la norma ISO 15489 iniciando con un plan piloto en la Rectoría y en el Archivo Universitario.
slide14

CONTEXTO JURÍDICO

General

Universitaria

Especifica sobre gestión documental

Establecen competencias y funciones

Evidencian

CONTEXTO FUNCIONAL

Actividades y

transacciones

Realizan

Producen/

reciben

CONTEXTO DOCUMENTAL

Macroproceso de apoyo

Macroproceso clave

Macroproceso estratégico

CONTEXTO ADMINISTRATIVO

Personas físicas/jurídicas

Utilizan

diagn stico
Diagnóstico
  • Situación archivística
  • Producción documental
  • Flujo documental
  • Procesos técnicos
  • Área de relaciones
  • Servicios
  • Custodia de documentos
  • Proceso de transferencia
  • Consulta y préstamos
  • Nombre autorizado
  • Otras formas del nombre
  • Fecha
  • Historia Administrativa
  • Estatus jurídico
  • Dependencia jerárquica
  • Competencia, funciones y actividades
  • Legislación
  • Estructura orgánica
  • Instalaciones
  • Equipo y mobiliario
slide16

FODA

(Análisis estratégico)

Entorno

(análisis externo)

Contexto

(análisis interno)

Fortalezas

Debilidades

Amenazas

Oportunidades

Sortearse

Utilizarse

Aprovecharse

Eliminarse

an lsis foda
Análsis FODA
  • Servicios y vínculo externo
  • Organización
  • Recurso Humano
  • Académica/ Capacitación
  • Recurso Financiero 
  • Infraestructura y equipo
  • Político-legal
  • Comunicación
proceso clave sipoc normalizaci n y asesor a en gesti n documental
Proceso claveSIPOC: Normalización y asesoría en gestión documental

DIAGRAMA

PROPÓSITO DEL PROCESO:

Normalizar y sistematizar la gestión documental en la comunidad universitaria promoviendo la asesoría y capacitación técnica del personal perteneciente al SAU.

actividades
Actividades
  • Subproceso 1: Normalización de la gestión documental
metodolog a
Metodología
  • Análisis de los puntos contemplados en la Ley General de control Interno Nº8292, para definir si los sistemas utilizados cumplen o no con los requisitos que dicta la normativa, a saber:
    • Seguridad y confiabilidad en su acceso y uso.
    • Normalización de los procedimientos para la gestión de los documentos.
    • Adaptabilidad a las etapas de archivo de gestión, central e histórico.
    • Establecimiento de controles y estadísticas por medio de la generación de reportes.
evaluaci n del sistema
Evaluación del sistema

Sistema electrónico de Gestión de Correspondencia Institucional (GCI)

plan estrat gico1
Plan estratégico
  • Objetivos estratégicos de la Universidad
  • Políticas institucionales
  • UDigital
  • Sistema integrado: los actores (autoridades, administradores, archivistas, informáticos)
  • Responder a las necesidades de los usuarios
slide35

Sistema de Archivos Universitarios

AG

AG

AG

AG

AUROL

AGC

ACP

AG

AG

AG

AG

AUROL: Coordinador del SAU

AGC: Archivos de gestión centralizados

(Rectoría, Vicerrectorías)

AG: Archivos de gestión

ACP: Archivos centrales periféricos

(Facultades y Sedes Regionales)

slide36

Documentos

Estructura organizacional

Procesos

SGD

Estrategias

Recursos

Normativa

slide37

Gestión documental

Planificación

Registro

Almacenamiento

Incorporación

Creación

Entrada

Distribución

Salida

Metadatos

Indización

Clasificación

Descripción

Evaluación

Creación

Captura

Digitalización

Formularios

Electrónicos

Trazabilidad

Selección, eliminación, transferencia

Flujo de trabajo

Control de tiempos Aprobación

Conservación

permanente

Búsquedas

Tratamiento archivístico

objetivos de la implementaci n del sgd
Objetivos de la implementación del SGD
  • Fortalecer la cultura archivística mediante la expansión y el seguimiento de acciones de sensibilización, capacitación y formación que promuevan la generación de una cultura sobre el manejo adecuado de los documentos.
  • Elaborar los instrumentos necesarios que permitan una adecuada gestión de documentos a nivel institucional.
objetivos de la implementaci n del sgd1
Objetivos de la implementación del SGD
  • Optimizar la normativa interna mediante directrices claras en materia archivística, que garanticen la normalización con miras a lograr la ejecución controlada de los procesos archivísticos que se realicen.
  • Consolidar la implementación e integración de una infraestructura tecnológica de gestión documental ajustada a los procesos administrativos y archivísticos.
implementaci n del sgd acciones
IMPLEMENTACIÓN DEL SGDAcciones

Plan Operativo:

  • Identificación de los procesos institucionales
  • Mapa de Series
  • Cuadro de Clasificación Institucional
  • Tablas de Plazos
  • Tablas de acceso y seguridad
  • Política de seguridad de la información
  • Política de preservación de la información
  • Análisis de riesgos
pol tica de gesti n
Política de gestión
  • “Nos comprometemos a preservar, organizar y difundir el patrimonio documental universitario, a asesorar y capacitar en materia archivística a la comunidad universitaria, para lograr una gestión documental efectiva, sustentada y formativa, cumpliendo con el SGC, los requisitos del servicio y mejorando continuamente nuestros procesos.”
ligada a las pol ticas institucionales
Ligada a las políticas institucionales
  • 4.1.3 Fortalecerá la simplificación de los procesos académicos y de los trámites administrativos.
  • 4.1.5 Fortalecer una cultura de transparencia y rendición de cuentas de todas las actividades y del uso de los recursos.
  • 4.3.1 Fortalecerá el sistema integrado de información universitaria, para coadyuvar en los procesos y en la toma de decisiones institucionales, con base en principios de seguridad, confidencialidad, universalidad y accesibilidad.

Políticas de la Universidad de Costa Rica para los años 2010-2014

procesos
Procesos
  • Elaboración e incorporación de documentos.
  • Descripción
  • Clasificación
  • Categorías de acceso y seguridad
  • Selección y eliminación de documentos
  • Almacenamiento (conservación)
  • Uso y trazabilidad
par metros del sistema
Parámetros del sistema
  • Perfiles de los usuarios
  • Niveles de acceso
  • Uso y trazabilidad
  • Normalización
  • Tipos y series documentales
  • Expedientes
  • Evaluación documental
sisdoc
SisDoc
  • Glosario de términos empleados
  • Creación – Disposición Final
  • Ciclo de vida de los documentos
  • Norma ISAAR CPF
  • Norma ISAD-G
  • Manual de usuario
  • Manual técnico
acci n correctiva
Acción correctiva
  • La organización toma acciones para eliminar las causas de las no conformidades con objeto de prevenir que vuelvan a ocurrir. Los encargados de cada proceso son los responsables de establecer contramedidas y delegar la ejecución.
  • El PG-00-06 Proceso Acciones Correctivas y Preventivas define los requisitos para:
  • Revisar las no conformidades (incluyendo las quejas de los usuarios)
  • Determinar las causas de las no conformidades
  • Evaluar la necesidad de adoptar acciones para asegurarse de que las no conformidades no vuelvan a ocurrir
  • Determinar e implementar las acciones necesarias
  • Registrar los resultados de las acciones tomadas
  • Revisar la eficacia de las acciones correctivas tomadas. 
acci n preventiva
Acción preventiva
  • La organización determina acciones para eliminar las causas de no conformidades potenciales para prevenir su ocurrencia.
  • El PG-00-06 Proceso Acciones Correctivas y Preventivas define los requisitos para:
  • Determinar las no conformidades potenciales y sus causas
  • Evaluar la necesidad de actuar para prevenir la ocurrencia de no conformidades
  • Determinar e implementar las acciones necesarias
  • Registrar los resultados de las acciones tomadas
  • Revisar la eficacia de las acciones preventivas tomadas
acciones
Acciones
  • Indicadores
  • Actualización de los instrumentos, normas, procedimientos
  • Análisis de los servicios (internos y externos)
  • Estudio de usuarios
  • Control de correspondencia
  • Atención de trámites
  • Capacitaciones y atención de consultas (Sistemas: SisDoc, Sitio Web)
  • Pistas de auditoría
  • Programa de formación
conclusiones
CONCLUSIONES
  • La norma ISO 15489 es un compendio de buenas prácticas que sirve de guía para normalizar la gestión de los documentos a nivel institucional, lo que supone todo un reto.
  • A nivel puntual y como resultado del proyecto en el Archivo Universitario, se evidencia la necesidad de fortalecer el sistema de gestión de documentos que actualmente se utiliza, así como la actualización o elaboración de instrumentos archivísticos.
conclusiones1
CONCLUSIONES
  • Se recomienda crear un grupo de trabajo con funcionarios de la administración, del Centro de Informática y el Archivo Universitario, con el fin de establecer los requisitos para la producción, implementación y mantenimiento de las soluciones informáticas, así como los aspectos de la seguridad y la conservación de la información, que garantice a la institución el acceso continuo y confiable del recurso y una correcta gestión del aseguramiento de la información que contiene, desde una perspectiva integral.