LA CARTE D ’ACHAT

1. LA CARTE D ’ACHAT

2. La situation actuelle: 30 000 factures de moins de 500 €, pour les 2 collectivités

3. Les objectifs de mise en place • Rationalisation de la chaîne de la dépense, en allégeant à la fois les procédures de commande et les procédures de mandatement • Paiement plus rapide des fournisseurs • Intégration maximum des flux dématérialisés

4. Les modalités pratiques

5. L’ organisation • Un chef de projet • un comité de pilotage avec réunions mensuelles • La recherche préalable des périmètres et des fournisseurs potentiels • La définition des cibles et d’une stratégie de diffusion progressive

6. La dématérialisation • Déversement automatique des relevés détaillés (équivalent des factures) dans un module spécifique de notre logiciel de gestion financière et comptable

7. La recherche de l’émetteur • Appel public à concurrence, sur la base du cahier des charges établi par la DGCP et modifié pour tenir compte de nos spécificités , notamment la mutualisation des services entre la Ville, l’Agglomération et le CCAS. • Entretien avec tous les candidats ayant présenté une offre

8. Liens avec les divers acteurs • en interne : représentativité du comité de pilotage (secteurs, service acheteur, informatique, finances, Trésor) • Rencontres préalables avec les fournisseurs pressentis • réunions de travail Collectivité/prestataires bancaire/prestataire informatique • plan de communication interne

9. La responsabilité • Désignation d’un administrateur carte achat

10. Pratique des textes relative à la mise en place de la carte achat

11. Si le décret du 26 octobre 2004 donne un cadre réglementaire à l’utilisation de la carte achat, au moins deux points restent à régler : • L’harmonisation des textes réglementaires, dans la définition d’un bon de commande (incompatible avec la logique même de la carte achat) :article 99 du projet de CMP «  …Le bon de commande est le document écrit adressé au titulaire du marché… ». • La définition du contrôle hiérarchisé des dépenses par le Trésor Public qui implique que toutes les dépenses sur marchés soient vérifiées rigoureusement. Or les dépenses par carte achat, de faible enjeu par définition, sont passées en grande majorité sur marché. Une instruction autorisant les comptables du Trésor à alléger les contrôles sur marchés payées par carte achat serait bienvenue et rendrait plus cohérent le système

12. Avantages et gains de la carte achat

13. -  1 - organisation : souplesse et réactivité par la suppression de la chaîne de signatures préalables -  2 - achat :réflexion sur le nombre de fournisseurs et les pratiques d’achat et rationalisation du nombre de marchés 3 3 -  paiement : rapidité de paiement 4 - optimisation de la dématérialisationa) suppression des saisies des commandes et des facturesb) possibilité de traiter le détail des factures pour un contrôle à posteriori des achats et une meilleure définition des futurs marchés