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Outils basiques d’organisation

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Outils basiques d’organisation. “ABC de la gestion de projet ”. Versions récentes du cours pdf , ppt vidéo disponibles ici : management de projet. Confort de lecture ? 1080p/haute définition «  plein écran  » Pause/ play http :// gestiondeprojet.pm

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PowerPoint Slideshow about 'Outils basiques d’organisation' - veradis


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Presentation Transcript
outils basiques d organisation
Outils basiques d’organisation

“ABC de la gestionde projet”

Versions récentes du cours pdf, ppt vidéo disponibles ici :management de projet

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Confort de lecture ?

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Cours distribué sous licenceCreative Commons

slide3

Plan du cours

Chapitre 1 : Fixer les objectifs d’un projet

Chapitre 2 : Organiser des réunions efficaces

Chapitre 3 : Le compte-rendu

Chapitre 4 : Gérer la phase de démarrage

slide4

Objectifs

  • Maitriser les bases des outils de projetpour :
  • Établir des objectifs :
    • Mettre en œuvre le PDCA
    • Négocier les livrables grâce au triangle qualité/coûts/délais
  • Bien organiser les réunions :
      • Ordre du jour, compte-rendu, animation
      • Check-list de l’efficacité d’une réunion
  • Démarrer un projet en gérant une Todolist
      • Spécifier et répartir le travail
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Plan du cours

Chapitre 1 : Fixer les objectifs d’un projet

Chapitre 2 : Organiser des réunions efficaces

Chapitre 3 : Le compte-rendu

Chapitre 4 : Gérer la phase de démarrage

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Outilsbasiquesd’organisation

Chapitre 1

Fixer et négocier les

objectifs d’un projet

qui n gocie les objectifs les acteurs d un projet1
Qui négocie les objectifs : les acteurs d’un projet

Voir formation «  analyse stratégique des projets »

cycle d action le pdca
Cycle d’action : le PDCA

  • Version française :
  • Préparer
  • Dérouler
  • Contrôler
  • Ancrer

Image cc-by : Source

le triangle qualit co t d lai
Le triangle Qualité – Coût - Délai

Temps: un projet est limité dans le temps : pénalités de retard, date de fin imposée…

Budget: salaires, achats, machines, prototype, prestations externes…

Time

Cost

Scope

Qualité: spécifications techniques : plus de fonctions, de fiabilité, d’ergonomie…

en pratique
En pratique…

.

0%

Délais plus courts

Time

Cost

Délais plus longs

100%

0%

100%

Scope

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Plan du cours

Chapitre 1 : Fixer les objectifs d’un projet

Chapitre 2 : Organiser des réunions efficaces

Chapitre 3 : Le compte-rendu

Chapitre 4 : Gérer la phase de démarrage

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Outilsbasiquesd’organisation

Chapitre 2

Organiser des réunions efficaces

des r unions utiles
Des réunions utiles ?

Une réunion coûte cher

coût = salaire horaires X nombre de participants + …

Quand la réunion va t-elle se dérouler ?

Fixer une date ni trop tôt ni trop tard (Doodle)

Les personnes présentes sont-elles les bonnes ?

Invités inutiles

Personnes nécessaires manquantes

slide15

Préparer la réunion

1h de réunion = 4h de préparation

Avant de commencer, balayer les objectifs :

ordre du jour

tour de table

rappel des livrables décidés précédemment

Des réunions utiles ?

slide16

Deux rôles à tenir :

L’animateur: resp. organisation, efficacité du temps consacré et ordre de traitement des sujets

Le secrétaire formalise ce qui a été dit, rédige et envoie le compte-rendu

Qu’est-ce qui a été décidé ? Concrètement ?

Un compte-rendu doit déboucher sur des objectifs d’action précis : CAMERA

Check-list d’efficacité d’une réunion

  • Efficacité d’une réunion

r union technique
Réunion technique

But : approfondir des points précis

Séquences : ordre du jour, traitement point par point, objectifs pour la prochaine fois

Durée : peut prendre du temps !

  • Participants : membre(s) de l’équipe concernés, spécialistes du domaine, client…

Image cc-by : Source

slide18

Participants : l’équipe ou le chef de projet, les encadrants - le comité de pilotage, décideurs…

But : présenter l'avancement, les résultats

Séquences : ordre du jour, présentation, questions, (délibération), bilan

Durée : jamais plus d’une heure

  • Réunion de chantier

Image cc-by : Source

slide19

Participants: toute l’équipe-projet

But : suivre l’avancement, traiter les problèmes

Séquences : ordre du jour, traitement point par point, objectifs

  • Réunion interne

Image JISC infoNet cc-by-sa-nc : Source

slide20

Séquences : tour de table, traitement point par point, objectifs

Durée : très courte !

Toutes les réunions sont suivies d'un compte-rendu … plus ou moins développé

  • Stand-up meeting

le lundi et le jeudi,à la pause de 10h, max 20 min

  • Participants : membres disponibles
  • But : faire un point rapide

Image SeedRocket cc-by : Source

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Plan du cours

Chapitre 1 : Fixer les objectifs d’un projet

Chapitre 2 : Organiser des réunions efficaces

Chapitre 3 : Le compte-rendu

Chapitre 4 : Gérer la phase de démarrage

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Outilsbasiquesd’organisation

Chapitre 3

Le compte rendu

mod les de compte rendu
Modèles de compte-rendu

Disponible dans les Fiches pratiques de gestion de projet

En mindmapau format Freemind, sur Mindmeister

le compte rendu les plus
Le compte-rendu : Les « plus »

La cohérence : Le modèle de CR est standard

Les objectifs sont détaillés : Responsable / Livrable concret et précis / Date de fin / charge de travail…

Le suivi : Commencer par balayer la todolist en cours

La simplicité : enchaîner sur le même document partagé

La rapidité d’action : envoyé sous 48h, l’approbation est demandée.. par défaut

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Plan du cours

Chapitre 1 : Fixer les objectifs d’un projet

Chapitre 2 : Organiser des réunions efficaces

Chapitre 3 : Le compte-rendu

Chapitre 4 : Gérer la phase de démarrage

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Outilsbasiquesd’organisation

Chapitre 4

Gérer la phase de démarrage

qu est ce qu un bon objectif
Qu’est-ce qu’un bon objectif ?

CAMERA

Cadré

Approuvé, consensuel

Mesurable, critère de validation donné

Échéance précise dans le temps, daté

Réaliste, mais …

Ambitieux

spécifique, précis, défini

On n’impose pas un objectif à quelqu’un, on le propose…

Pas « diminuer l’absentéisme » mais « réduire l’absentéisme de 15% ».

Ne demandez pas

« d’être moins fermé » mais proposez « prendre la responsabilité de tel travail collectif ou d’animer tel type de réunion »

Pour le …

Trop facile, un objectif n’est pas stimulant.

Trop difficile, risque de se décourager.

la phase de d marrage d un projet
La phase de démarrage d’un projet

Pas encore d’organisation en place

travail à faire entre les réunions ?

La todolist

définir les tâches

« qui fait quoi »

suivre l’avancement

objectifs CAMERA

Image Ex-Smith cc-by-sa : Source

Image cc-by : Source

outils pour g rer une todo list
Outils pour gérer une todolist

Une personne seule :

Rememberthe milk, Google agenda, GTD ...

Une équipe :

Untableau d’objectifs qui précise :

pour chaque objectif décidé

sa date de réalisation

son responsable

.. et d’autres choses, selon les besoins : charge de travail, ressources à prévoir, priorité/importance, méthode de validation de chaque tâche, retard ou non, % d’avancement, date de mise à jour…

todo list pr te l emploi
Todo List prête à l’emploi

Fonctions utiles :

Demander la mise à jour par chacun (envoyer un email aux collaborateurs)

Suivre les mises à jour commentaires/notifications

slide32

Disponibles sur le site gestiondeprojet.pm

Modèle de compte-rendu de réunion

Exemple de Todo List

Check-list : efficacité d'une réunion

Tableau de Gestion des risques d'un projet

Plan de valorisation de projet

Cahier des charges et diagramme d’analyse fonctionnelle

Image en tête des chapitres : cc-by Basheer Tome