>>start

1. >>start • Vraag je eerst af waarom (met wie) je een fuif organiseert… • Jeugdvereniging > Fondsenwerving • Muziekfreaks/DJ collectief > Programmatie • Organisatie > sterke eventervaring De invalshoek en de doelstellingen verschillen totaal, dus ook de aanpak…

2. >>team Check de grootte van uw team en hoeveel tijd er kan geïnvesteerd worden Team Hoofdorganisator Veiligheidscoördinator Zakelijk organisator Programmator Communicator Technieker/decorateur Opbouw Algemene controle Aansturing veiligheid Verkoopsitems/zakelijke org Technische riders/podium Zaalcommunicatie Inrichting & decoratie Afbouw Algemene coördinatie Opkuis Financiën Opkuis Opkuis Opkuis Voorbereiding Algemeen/vergunningen Verzekeringen/Security… Leveranciers/sponsordeals Boekingen/zaaltechniek Publiciteit & bekendmaking Locatie & zaalindeling Event Algemeen aanspreekpunt Security & veiligheidsco Bar/vestiaire/bonnetjes Ontvangst artiesten Snelle Interventies Technische opvolging

3. >>zaal Bepaal aan de hand van de doelstelling en van het team de zaal De grootte van de zaal is niet altijd gelijk aan de grootte van de winst!! Belangrijk Capaciteit > voor iedereen Compartimentering (verschillende zalen) > programmator en inrichter Veiligheid (nooddeuren, branddetectie, noodverlichting) > veiligheidscoördinator Subcontractors > zakelijk verantwoordelijke Verzekeringen (afstand van verhaal)

4. >>voorbereiding FASE 1 Hoofdorganisator: Algemene begroting opstellen en briefen naar de verschillende teams Aanvragen vergunningen en toestemmingen bij gemeente & politie Drankvergunningen, nachtvergunningen, geluidsnormen Veiligheidscoördinator: Veiligheidsplan a.h.v. zaal (opdeling persoonscontrole en crowdcontrol) Verzekeringen aangaan Burgerlijke & contractuele aansprakelijkheid, ongevallen, polis alle risico’s Ook BA tijdens voorbereiding en na event - medewerkers!!) EHBO samen stellen of Rode kruispost vastleggen (minimum vanaf 1000 bezoekers) Programmator: Vastleggen artiesten (ahv zaalcapaciteit, speelduur i.k.v line-up en haalbaarheid kostprijs en rider) Zakelijk organisator: Samengevat sponsordossier voor verkoopsitems (brouwers, powerdrinks, speciale bieren, stands…) Voorverkooppunten vastleggen Communicator: Look & feel van de affiches, flyers, website, t-shirts… bepalen Eerste bekendmaking op internetfora Promoplan & rooting Inrichter: Vastleggen indeling => zaalopmeting Verzamelen materiaal (elektriciteit, hekken, barhardware, podium, klank & licht > info bij programmator…)

5. >>voorbereiding FASE 2 Hoofdorganisator: Medewerkersteam samenstellen Veiligheidscoördinator: Vastleggen securityfirma Programmator: Doorgeven artiesten aan communicator en zakelijk organisator Zakelijk organisator: Defintief sponsordossier opstellen en de boer op! Zoek naar synergie!!! Brouwers, cateraars,… contacteren Communicator: Afwerken promo, tickets,… > wachten op sponsors voor druk!! Drukkers contacteren Webcommunicatie op internetfora opdrijven nu de line-up er is Toelatingen voor promodistributie (affiches groter dan 1m2: aanvraag registratienummer Affichetaks) Inrichter: Verzamelen materiaal (deco) Beginnen denken & bouwen aan belangrijkste eye-catchers

6. >>voorbereiding FASE 3 Hoofdorganisator: Medewerkersteam organiseren (takenoverzicht: ingang, bar, vestiaire, toiletten, bonnetjes,…) Buren op de hoogte brengen Sabam, Billijke vergoeding Veiligheidscoördinator: Noodplan opstellen (hoe reageren + namen plakken!!) > BNIP raadplegen Belangrijke telefoonnummers verzamelen Programmator: Technische riders artiesten > vastleggen materiaal & catering Betalingen boekingsfee Zakelijk organisator: Cashpunten organiseren => sluitend systeem voor wie met geld omgaat (enveloppes) Kaarten in voorverkoop brengen Communicator: Ontwerpen afwerken (sponsors invoegen) & drukken Promodistri E-distri Ticketing Badges medewerkers, ‘bandjes’ Inrichter: Klank & lichtfirma debriefen (ism programmator)

7. >>voorbereiding FASE 4 Hoofdorganisator: Toeleveranciers ontvangen en briefen Medewerkers briefen Takenlijsten ophangen Veiligheidscoördinator: Brandblusapparaten checken Noodverlichting checken Medewerkers briefen in geval van noodsituatie (sweep) Programmator: Opnieuw contacteren artiesten Podium checken i.k.v. riders Artiestenbadges voorzien Backstage organiseren Zakelijk organisator: Wisselgeld opvragen Voorverkoop ophalen Barmateriaal en stocks checken en verdelen (nooit alles openen!!) Communicator: Bewegwijzering in en rond de zaal Inrichter: Zaal opbouwen

8. >>tijdens het event Hoofdorganisator: Algemeen aanspreekpunt & dispatcher Veiligheidscoördinator: Coördinator veiligheid; briefing en opvolging security Programmator: Timetable bewaken en zorgen dat artiesten ‘tevreden’ zijn Zakelijk organisator: Bar, vestiaire, ingang en bonnetjesbar opvolgen, kassastromen!! Communicator: Snelle interventies Inrichter: Technische opvolging

9. >>na het event Hoofdorganisator: Algemene coördinatie Medewerkers bedanken Evaluatie Veiligheidscoördinator: Opkuis Programmator: Opkuis Zakelijk organisator: Facturatie Inventaris overschotten Communicator: Affiches en bewegwijzering wegnemen Inrichter: Opkuis

10. >>Valkuilen • Een event organiseren is niet gelijk aan een FUN-projectje => regel niet alleen de zaken die je leuk vindt • Een event is van A tot Z, niet tot W. De organisatie is niet voorbij als de laatste bezoeker weg is…

11. >>Afspraken inrichting • Uiteraard voldoen aan algemene richtlijnen (nooddeuren vrij houden, gebruikte materialen bij inrichting, pyro,…) • Rokerszone • Veiligheidsperimeter • Publieksstromen aan in/uitgang

12. >>Veiligheidsstrategie • Opdeling maken tussen crowd-control en persoonscontrole • Reglement van inwendige orde uitwerken • Responsabilisatie vrijwillige teams • Aanstellen van een vaste firma voor persoonscontrole

13. >>Crowdcontrol vs persoonscontrole Crowdcontrol slaat op de gestroomlijnde organisatie van het evenement Vb: Parkeerbegeleiding Nooddeuren bewaken Ticketingcontrole (ingang/vip) Crowdsurfen, gedrag… -verantwoordelijkheid en (relatieve) vrijheid van de organisator- Personencontrole is het toezicht op en de controle van personen met het oog op het verzekeren van de veiligheid Vb: Fouilles van rugzakken Buitenzetten van amokmakers Toegangsweigering -Verplichting jegens de organisator-

14. >>Crowdcontrol Vrijwilligersregime • Onbezoldigd (zelfs geen vrijwilligersvergoeding) • Enkel voor persoonscontroel of verkeersbegeleiding • Duidelijke band met de organisatie (lid of vb oudervereniging) • Niet commerciële evenementen • Vooraf toestemming hebben van burgemeester (min. 1/2 mnd vooraf aanvragen) • Maximaal drie tot vier maal per jaar • Voorwaarden • Bepaalde veroordelingen niet opgelopen hebben • Gedurende teminste drie jaar wettige hoofdverblijfplaats in België hebben • Bepaalde beroepen niet uitoefenen (privé detective, wapenhandelaar) • Sinds vijf jaar geen lid geweest zijn van een politiedienst • De leeftijd van 18 jaar (uitvoerders) of 21 jaar (leiding team) bereikt hebben

15. >>Reglement inwendige orde • Als basis om bepaalde controles mogelijk te maken: • Voorbeeld: • Drank op de parking niet toegestaan • Rugzakken kunnen gevaarlijke voorwerpen verhullen en kunnen daarom gecontroleerd worden