Apmācību seminārs “ Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana ”

1. Apmācību seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana” “Apmācības tiek finansētas apmācību cikla Madonas novada pašvaldības, pārvalžu un izglītības iestāžu darbiniekiem”, identifikācijas numurs MNP2012/5_ESF” ietvaros. Projektu 100% finansē Eiropas Savienība ar Eiropas Sociālā fonda starpniecību. Apakšaktivitāti administrē Valsts kanceleja sadarbībā ar Sabiedrības integrācijas fondu". Apmācību vadītāja: Inese Vaivare IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ

2. Semināra saturs . projektu dzīves cikls, fāzes un procesi vadības un uzraudzības plānošana uzņēmuma vadība un personāls budžeta plānošana projekta plānošanas tehniskie aspekti projekta grozījumu veikšana; laika grafika izstrādes administratīvos un lietvedības jautājumus Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”

3. Darba kārtība . 1.Diena Projekta dzīves cikls, tā fāzes. Procesu pieeja projektu vadībā Projekta nepieciešamības novērtējums (cēloņu-seku analīze, negatīvā un pozitīvā ietekme) Praktiskais darbs projekta identificēšanai, stratēģijas izvēlei Projekta ietvara izstrāde (mērķu kaskadēšana, rezultātu noteikšana) Projekta resursu vadība (finanšu resursi – budžets, laika resurss – laika plānošana) Projekta ieviešamības pārbaude – mērķgrupas vajadzības, riski, finanšu un ekonomiskie ieguvumi Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”

4. Darba kārtība . 2.Diena Projekta administrēšana – pienākumi un aktivitātes, lietvedība Projekta dokumentācija (projekta dokuments, plānošanas tehniskie aspekti) Praktiskais darbs – projekta vadības prototips Projekta personāla vadība (uzņēmuma vadība un personāls) Projekta ieviešanas uzraudzība Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”

5. Par pasniedzēju Īpašu uzdevumu ministra sabiedrības integrācijas lietās sekretariāts IZM Valsts jaunatnes iniciatīvu centrs Aloja Auce Cesvaine Ilūkste Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”

6. Veiksmīgas sadarbības noteikumi • Jebkura pieredze ir laba pieredze • Jebkurš jautājums ir labs jautājums • Mācīšanās – teorijas un prakses apvienojums, mijiedarbība starp apmācītāju un apmācāmo • Apmācītājs – domāšanas veicinātājs Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”

7. Iedvesmai “Kara māksla mums māca nevis cerēt, ka ienaidnieks neatnāks, bet gan nodrošināties, lai mēs būtu gatavi stāties viņam pretī; nevis paļauties uz iespēju, ka ienaidnieks neuzbruks, bet uz faktu, ka savas pozīcijas esam nostiprinājuši tā, ka tās nav ieņemamas” (Suņdzi “Kara māksla”) Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”

8. Sadaļa Nr.1 Projekta dzīves cikls, tā fāzes. Procesu pieeja projektu vadībā Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”

9. Kas ir projekts? Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”

10. “Vienpadsmitais Šaoliņas princips mums māca katrā situācijā sākt no nulles. Māca, ka mums atkal un atkal jātiek vaļā no visa, ko mēs it kā zinām, no šķietami pārbaudītiem paņēmieniem un no gataviem risinājumiem.” (Šaoliņas mācības) Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”

11. Projekta cikls Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”

12. Projekta dzīves cikls, tā fāzes Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”

13. Projekta dzīves cikls, tā fāzes Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”

14. No projektu vadības pieredzes... 80% problēmu ir procesos, 20%-cilvēkos Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”

15. No projektu vadības pieredzes... “Labāk ir nedarīt neko, nekā, darot ar lielām pūlēm, neko nepaveikt” (Laodzi) Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”

16. Kāds ir labs process? • Plūstošs, bez bottle-necks • Samazinātas vērtību nepievienojošās lietas • Samazināts darbības laiks • Efektīvi izlietoti resursi • Nav kļūdas • Saņēmēju apmierinātība (klientu) • Ieviesēju apmierinātība (darbinieku) Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”

17. Vērtību nepievienojošās lietas • vērtību pievienojošas darbības (valueaddedwork) – klientam vajadzīgas – 5% • darbības, kas nepievieno vērtību, bet nepieciešamas (businesswaste) – klientam vērtība netiek radīta, bet ir nepieciešamas dēļ tehnoloģijām u.t.t. – 35% • darbības, kas nepievieno vērtību (purewaste) – patērē resursus, bet klienta acīs nerada nekādu vērtību – 60% Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”

18. 8 vērtību nepievienojošu darbību (waste) veidi • gaidīšana • kļūdas un darbu pārdarīšana • lieka darīšana • liekas kustības • lieka transportēšana • lieki uzkrājumi • pārprodukcija • neizmantots cilvēku potenciāls Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”

19. Kas ir laba plānošana? Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”

20. Kas ir ilgtspēja? ? Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”

21. Kas ir projekts? Sasniedz noteiktus mērķus un rada pārmaiņas vai pievienoto vērtību Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”

22. Projekts-pārmaiņu radītājs • Izvērtē pārmaiņu iespējamību • Kotera 8 soļi: • radīt nepieciešamību • izveidot komandu • izstrādāt vīziju • komunicēt • iedrošināt • izstrādāt īstermiņa mērķus • būt neatlaidīgam • ieviest izmaiņas kā ieradumu Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”

23. Sadaļa Nr.2 Projekta nepieciešamības novērtējums (cēloņu-seku analīze, negatīvā un pozitīvā ietekme) Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”

24. Projekta mugurkauls Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”

25. Cēloņi: sekas un Darbība:pozitīvā ietekme Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”

26. Zivs asaka http://www.greenfile.net/resources/Periscope/cause_effect.htm Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”

27. Sadaļa Nr.3 Praktiskais darbs projekta identificēšanai, stratēģijas izvēlei Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”

28. Projekta stratēģija • Projekta ieviešamības izvērtēšana • Kāds ir projekta rāmis? • In-outframe • Projekta rāmi var veidot: • pieejamais finansējums • attiecināmās izmaksas • ieviešanas laika termiņi • cilvēki • ??? Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”

29. Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”

30. Sadaļa Nr.4 Projekta ietvara izstrāde (mērķu kaskadēšana, rezultātu noteikšana) Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”

31. Projekta mērķi/ uzdevumi/rezultāti Vīzija & misija – tipiski neiekļauj (var būt problēmas risinājuma apraksta sadaļa) Ilgtermiņa mērķis vs ietekmes rezultāts un tā indikators Īstermiņā – uzdevumi un aktivitātes vs darbības rezultāti un to indikatori Rezultāts/ indikators/ avots Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”

32. Projekta mērķi SPECIFISKI MĒRĀMI SASNIEDZAMI ATBILSTOŠI TERMIŅOS Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”

33. Sadaļa Nr.5 Projekta resursu vadība (finanšu resursi – budžets, laika resurss – laika plānošana) Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”

34. Laika grafiks Reāls Jāietver rezerve – kādas var būt novirzes? Milestones – checkpoints Kas notiek pastāvīgi un kas ir aktivitāte Izvērtēt izrietošo aktivitāšu nepieciešamību Cik detalizētas aktivitātes plānot laika grafikā Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”

35. “Varbūt ir arī labāki laiki, bet šis ir mūsu laiks” (Ž.P.Sarts) Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”

36. Budžets Personāla izmaksas Pakalpojumu izmaksas (t.sk. ekspertu) Materiāltehniskie resursi Neparedzētie līdzekļi (uzmanīgi!) Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”

37. Finanšu pamatojums Kā zinām cenas? Kāpēc vajadzīgas finanses – sasaiste ar aktivitātēm? Cik detalizēti finanses plānojamas Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”

38. Sadaļa Nr.6 Projekta ieviešamības pārbaude – mērķgrupas vajadzības, riski, finanšu un ekonomiskie ieguvumi Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”

39. Saistītās puses Indivīdi un institūcijas, kuras tieši vai netieši, pozitīvi vai negatīvi ietekmē vai tiek ietekmēti ar projektu Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”

40. “Labam cīnītājam ir svarīgi saprast, ka visam, ko kāds dara, ir savs iemesls. Ne labs, ne ļauns, bet tāds ir.” (Šaoliņas mācības) Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”

41. Risks Risks – iespējama neplānota situācija nākotnē ar iespējami negatīvu ietekmi uz daļu vai visu projekta ieviešanu. Risku tipi: Ārējie: izmaksas, tehnoloģijas, ekoloģija, likumība, veselība Iekšējie: laiks, tehniskie, cilvēkresursu, finanšu Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”

42. Finanšu un ekonomiskā ietekme Finanšu ietekme - ieguldījumi vs. izdevumi Ekonomiskā ietekme – uz tautsaimniecību (Administratīvais slogs) Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”

43. Sadaļa Nr.7 Projekta administrēšana – ietvars un process, lietvedība Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”

44. Projekta vadība • Mērķis – nodrošināt uzraudzību, efektivitāti, kvalitātes kontroli • Kāda ir projektu vadības kapacitāte: • organizācijas kapacitāte • darbinieku kapacitāte • piesaistāmā kapacitāte Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”

45. Sadarbības partneris • Būt vai nebūt? • Ieguvumi: • lielāka kapacitāte • plašāka pieredze • ? • Ierobežojumi: • komunikācijas process • atbildība (p. nodokļu parāds) • ? Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”

46. Projekta vadības process • Jābūt skaidriem visiem procesiem: • iepirkumu process • dokumentu vadības process • grāmatvedības process • komunikācijas process • ? Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”

47. Lietvedība • Dokumentu vadība: • dokumentāls pierādījums mērķu sasniegšanai, uzdevumu izpildei – projekta ieviešanai • auditējamās vērtības • dokumentu noformēšana • dokumentu uzglabāšana – kur atrodama (tipiski – sarakste, iepirkumi, grāmatvedība, tehniskā dokumentācija, audits, līgumi, līgumu izpilde, PNA, atskaites) • dokumentu aprites process • !publicitātes prasības! Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”

48. Projektu kvalitātes kontrole Poka-yoke Kā novērst kļūdas pirms to rašanās? Ko darām, ja kļūdas rodas? Kā uzzinām par kļūdām? Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”

49. Sadaļa Nr.8 Projekta dokumentācija (projekta dokuments, plānošanas tehniskie aspekti) Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”

50. Projekta dokumentācija Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”