Jak zabezpieczyć interes Szpitala w umowie o zamówienie publiczne?

1. Jak zabezpieczyć interes Szpitala w umowie o zamówienie publiczne? Aspekty praktyczne zamawiania leków.

2. Główne obszary ryzyka • Presja czasu. • Biurokratyzacja postępowania o udzielenie zamówienia. • Odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny finansów publicznych.

3. Kluczowe elementy wpływające na sukces. • Oszacowanie wartości zamówienia wpływające na czas trwania postępowania. • Czas trwania umowy determinujący częstotliwość prowadzonych postępowań. • Zmiany umowy umożliwiające reagowanie na zmiany rynkowe i zmiany prawa niezależne od woli stron. • Prawo opcji – umożliwiające w określonym przez Zamawiającego zakresie poszerzenie zakresu zamówienia (ilości leków i wartości umowy).

4. Szacowanie wartości zamówienia • Zakaz podziału zamówienia na części w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy; • „Test tożsamości”: • Przedmiotowa (dostawy tożsame, tego samego rodzaju, o podobnym przeznaczeniu), • Funkcjonalna, • Czasowa (możliwość przewidzenia zapotrzebowania w określonej perspektywie czasowej); • Podmiotowa (możliwość wykonania przez jednego wykonawcę).

5. Czas trwania umowy • Zgodnie z art. 142 ustawy Prawo zamówień publicznych umowy o zamówienie publiczne zawiera się na czas oznaczony, za wyjątkiem umów z tzw. naturalnymi monopolistami oraz umów, których przedmiotem są licencje na oprogramowanie komputerowe (art. 143 pzp). • Umowy o zamówienie publiczne, których przedmiotem są świadczenia okresowe lub ciągłe mogą zostać zawarte na okres do 4 lat, co wynika explicite z normy art. 142 pzp, z wyjątkami uzasadniającymi zawarcie takiej umowy na okres dłuższy (art. 142 ust 2 pzp).

6. Prawo opcji Prawo opcji powoduje, że Zamawiający jest zobowiązany do określenia zarówno maksymalnego jak i minimalnego poziomu zamówienia które ma być wykonane. Zamawiający powinien wskazać dodatkowy zakres zamówienia, którego realizacja jest uzależniona od woli i potrzeb Zamawiającego

7. Zmiana umowy o zamówienie publiczne Prawo zamówień publicznych zakazuje się istotnych zmian postanowień zawartej umowy, chyba że Zamawiający przewidział możliwość dokonania takiej zmiany w ogłoszeniu lub SIWZ oraz określił warunki takiej zmiany.

8. Istotna zmiana umowy o zam. publ. Zmianą istotną jest zmiana, która: • Gdyby była wprowadzona na etapie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego to spowodowałaby zmianę kręgu podmiotów, które mogłyby się ubiegać o udzielenie zamówienia (zaburza równowagę konkurencyjną w ramach pierwotnej procedury o udzielenie zamówienia; • Gdyby była wprowadzona na etapie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego to spowodowałaby zmianę warunków złożonych ofert lub wybór innej oferty; • Narusza równowagę ekonomiczną umowy na korzyść wykonawcy zamówienia.

9. Przykłady zmian – analiza praktyczna • Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany postanowień niniejszej umowy: • w zakresie wynagrodzenia z przyczyn niemożliwych wcześniej do przewidzenia lub, jeżeli zmiany te są korzystne dla zamawiającego, a w szczególności gdy wykonawca zaproponuje upusty, rabaty; • w przypadku zmiany danych podmiotowych wykonawcy (np. w wyniku przekształcenia, przejęcia itp.); • w zakresie zmiany numeru katalogowego danego towaru, jeżeli nie spowoduje to zmiany przedmiotu umowy; • w zakresie zwiększenia lub zmniejszenia asortymentu towarów wskazanych w umowie w formularzu asortymentowo-cenowym, jeżeli nie spowoduje to przekroczenia wartości brutto umowy; • w zakresie zmiany terminu realizacji przedmiotu zamówienia z przyczyn niemożliwych wcześniej do przewidzenia lub jeżeli zmiany te są korzystne dla zamawiającego. • w zakresie zmiany dawki, przy jednoczesnym zachowaniu całkowitej wartości przedmiotu umowy; • w zakresie zmiany przedmiotu umowy w przypadku wprowadzenia zamienników np. w przypadku zakończenia, wstrzymania, wznowienia produkcji lub wycofania z obrotu, przy czym przy czym cena zamiennika nie może być wyższa od ceny oferowanego przedmiotu zamówienia;

10. Przykłady zmian – analiza praktyczna (2) • w zakresie zmiany/zastąpienia przedmiotu umowy w części lub w całości produktem o lepszych parametrach, przy zachowaniu ceny oferowanego przedmiotu zamówienia; • w zakresie zmian wielkości opakowania oraz wynikającej z tej zmiany ilości opakowań z zachowaniem zasady proporcjonalności w stosunku do ceny zawartej w umowie, • w zakresie zmiany/zastąpienia przedmiotu umowy w części lub w całości innym produktem o innej nazwie handlowej i od innego producenta, z zastrzeżeniem, że musi on być tożsamy (w rozumieniu opisu przedmiotu zamówienia zawartego w siwz i ceny zawartej w ofercie wykonawcy )z produktem zaoferowanym pierwotnie w ofercie w przypadku braku możliwości pozyskania produktu będącego przedmiotem umowy na skutek okoliczności, za które Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności, nawet przy zachowaniu należytej staranności; • W przypadku nie wyczerpania wartości i asortymentu umowy przed jej wygaśnięciem może być ona przedłużona do momentu wykorzystania całej wartości i asortymentu poprzez wprowadzeniu aneksu do umowy. • Zamawiający przewiduje ponadto możliwość dokonania zmiany umowy w każdym przypadku, kiedy zmiany umowy są korzystne dla Zamawiającego z zachowaniem przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych .

11. Prawo opcji - przykłady „1. Zamawiający zastrzega sobie prawo opcji, tzn.: a) jednostronnego zmniejszenia wielkości zamówienia na każdej z pozycji w obrębie danej części przedmiotu zamówienia (każdy asortyment) o maksimum 30% ilości ujętych w formularzu cenowym. b) zwiększenia ilości jednej pozycji, kompensując to zmniejszeniem ilości innej pozycji w obrębie danej części zamówienia, z zachowaniem cen jednostkowych zawartych w formularzu cenowym. Kompensacja nie może zmienić całkowitej wartości umowy. 2. Wykonawcy nie przysługuje wobec Zamawiającego roszczenie z tytułu niewykorzystania zakresu ilościowego umowy oraz niewykorzystania całej wartości umowy. Niewykorzystanie przez Zamawiającego umowy nie wymaga podania przyczyn oraz nie powoduje powstania zobowiązań odszkodowawczych z tego tytułu.”

12. Dziękuję za uwagę. Agnieszka Leszczyńska