Tiedolla johtaminen ja ennakointi

1. Tiedolla johtaminen ja ennakointi ENSA- ja SataViisari -hankkeiden yhteinen päätösseminaari Porin suomalainen klubi, Pori, Tiistai 14.10.2014 Tutkimusjohtaja, Dosentti Jari Kaivo-oja Tulevaisuuden tutkimuskeskus, Turun kauppakorkeakoulu

2. Tiedolla johtamisen teemat esityksessä • - Mitä tiedolla johtaminen on? • - Miten tiedolla johtaminen liittyy ennakointiin • - Systeemien toiminnan ennakointi • - Johtaminen ja muutoksen hallinta • - Mihin suuntaan ennakointijärjestelmiä olisi syytä • kehittää?

3. Tiedon merkitys on tiedetty jo pitkään … • ”Se, joka tietää, mikä on tarpeellista ja pystyy sen toimittamaan, osaa johtaa niin taloa kuin valtiotakin.” • –Ksenofon (1960) ”aristoleselaisessa hengessä”

4. Tieto menestyksen takaajana • Taloussosiologi ThorsteinVebleniä (1857–1929) pidetään usein yhtenä ensimmäisistä tutkijoista, jotka sitoivat yrityksen menestymisen sen kykyyn luoda, jakaa ja soveltaa tietoa. • Veblenesittää kirjassaan Theory of Business Enterprise (1904), että yritys joka ei tiedä mitään, mitä sen asiakkaat tai sidosryhmät eivät tiedä, ei voi menestyä. • Ei ole mitään syytä olettaa, etteikö organisaatioiden riippuvuus tiedosta olisi 2000-luvulla vähintään yhtä merkittävää kuin Veblenin aikana. • Tieto ei ole nykyisin pelkästään kriittinen resurssi, vaan yhä useammin myös organisaatioiden tuottama lopputuote. • Mitä arvokkaampia, harvinaisempia ja vaikeammin kopioitavissa yrityksen resurssit ovat, sen vankemmalla pohjalla yrityksen kilpailuetu on erityisesti lyhyellä aikavälillä

5. Mihin tietoa tarvitaan? • Simonin (1978) mukaan tietoa tarvitaan: • (1) päätöksentekotilanteen havaitsemiseen, • (2) vaihtoehtoisten toimintamallien hahmottamiseen sekä • (3) sopivan toimintamallin valintaan

6. Tapahtuman arvopotentiaali on ajan funktio (Hackathorn2004) Hackathorn, R. (2004). “The BI watch: real-time to real-value”, DM Review, January.

7. Kaksi päästrategiaa tiedon hyödyntämisessä (Hansen 1999) • Hansenin ym. (1999) mukaan organisaatiot toteuttavat tiedolla johtamisen käytäntöjä, jotka nojaavat joko kodifiointi- tai personointistrategiaan (codification & personalisationstrategy). • Kodifiointistrategian mukaan toimivat organisaatiot tukeutuvat eksplisiittiseen tietoon. Tässä ajattelumallissa järjestelmän älykkyys on koodattavissa ja tallennettavissa tietojärjestelmiin tai muihin määrämuotoisiin dokumentteihin ja toiminta perustuu tiedon systemaattiselle uudelleenkäytölle. Kodifiointistrategiassa tiedon organisointi, jakaminen ja soveltaminen ovat vahvasti tietojärjestelmävetoisia. Tämä mahdollistaa skaalaedun tiedon uudelleenkäytössä. • Toisessa ääripäässä ovat sellaiset organisaatiot, jotka perustavat toimintansa personointistrategiaan. Personointistrategiassa painopiste on ihmisten välisessä kokemusten vaihdossa ja hiljaiseen tietoon perustuvan osaamisen hyödyntämisessä. Personointistrategiassa tietoteknologian roolina on tukea ihmisten välistä kommunikointia ja verkostoitumista. • Kyse ei luonnollisesti ole toisensa pois sulkevista tietostrategioista.

8. Nonaka-Takeuchi: SECI-malli • Nonakan& Takeuchin (1995) SECI-malli kuvaa hiljaisen tiedon muuntumista eksplisiittiseen muotoon ja takaisin neljässä eri vaiheessa: • sosialisaatio (socialization) • ulkoistaminen (externalization) • yhdistäminen (combination) ja • sisäistäminen (internalization). • Nämä eri vaiheet muodostavat tiedon spiraalin, joka ilmentää organisaation tietämyksen kasvua. • Olennaista mallissa on huomion kiinnittäminen siihen, että organisaatiot kehittävät toimintatapoja ja käytäntöjä, jotka yksilöiden (työntekijöiden, asiakkaiden) hiljaisen tiedon valjastamisen organisaation tietopääomaksi

9. Keskustelu julkisen hallinnan ja politiikan tulevaisuudesta on aktiivista: millaisen tiedon varassa valtiota ja kansakuntaa johdetaan? • Yves Doz & Mikko Kosonen (2014) Governments for the future: Building the strategic and agile state. Sitra. Helsinki. http://www.sitra.fi/node/5895409

10. Kaksi vaihtoehtoista poliittisen neuvonannon mallia (Craft & Howlett 2013)

11. Systeemien ennakointi (DPP-metodologia) Systeemi ja alisysteemit

12. Kaksi systeemiajattelun pääsuuntausta • Reduktionistinen systeemianalyysi (”Kokonaisuus on osiensa summa”, systeemin osat ovat keskeisiä) • Holistinen systeemianalyysi ”Kokonaisuus on enemmän kuin osiensa summa”, systeemien vuorovaikutussuhteet ovat keskeisiä)

13. Ennakoinnin kolme ”pilaria” (ns. suositeltava ennakointi-systeemi)

14. Ideoinnin, inventoinnin ja innovaatioiden tuottamisen lähkohdat (Kaivo-oja 2013)

15. Tiedolla johtamisen perusta • -Tiedolla johtaminen: se voidaan nähdä käytännöllisenä johtamisen näkökulmana, • -Tiedolla johtamisen oikeutus organisaatioissa syntyy siitä, miten organisaatiot kykenevät erottamaan epäolennaisen informaation ja tiedon olennaisesta informaatiosta ja tiedosta • -Tietoperusteisuus luo uskottavuutta ja vaikuttavuutta johtamiselle • -Vanhentuneet tiedot johtavat helposti vääriin arviointeihin ja vääriin päätöksiin • -Tiedolla johtamisella pyritään sekä informaation puutteesta johtuvan epävarmuuden vähentämiseen että informaation paljoudesta ja/tai toimintatilanteen monimutkaisuudesta syntyvän monitulkintaisuudenhallintaan • -Rationaalisen päätöksentekomallin mukaisesti tietämistä preferoidaanyleisesti tietämättömyyden kustannuksella

16. Miten tiedolla johtaminen nähdään tänään? • - Tiedolla johtaminen (ja erityisesti hallinnonrajat ylittävä tiedonkulku), keskenään keskustelevat tietojärjestelmät sekä julkishallinnon keräämän datan parempi hyödyntäminen nähdään tänään erittäin lupaavana keinona lisätä julkishallinnon ja laajemmin julkisten palvelujen tuottavuutta ja vaikuttavuutta • - Massadata (Big Data) nähdään yhä tärkeämmäksi tiedolla johtamisen työkaluksi • -3 V-ajattelu: Massadataa kuvataan tavanomaisesti kolmella ulottuvuudella, joita ovat informaation suuri määrä (Volume), informaation leviämisen nopeus (Velocity) sekä informaation monet eri muodot (Variety) • - Joidenkin arvioiden mukaan kysymys on uudenlaisesta yhteiskunnallisesta infrastruktuurista, joka muuttaa myös käsityksiämme demokratiasta (deliberatiivinen demokratia) ja kansalaisosallistumisesta (e-demokratia, teledemokratia). • - Kehitys kohti ketterämpää julkishallintoa?

17. Tiedolla johtamisen haasteista • -Ideaali: luotettava, reaaliaikainen informaatio ja tieto, proaktiivinen päätöksenteko, ei vanhentuneita tietoja • -Matka tiedolla johtamisen ideaaliin on pahasti kesken • -Ongelmana usein yhteensopimattomat tietojärjestelmät • -Epäselvät vastuut informaation ja tiedon käsittelyssä yleinen ongelma • -Toimintaympäristö on muuttunut kompleksisemmaksi ja tiedonkäsittelyn vaatimukset ovat kasvaneet • -Tiedolla johtaminen on suomalaisessa julkishallinnossa toistaiseksi lunastamista odottava lupaus • -Hyvä muistaa: Kaikella informaatiolla, joka on saatavilla, ei ole toiminnan kannalta olennaista merkitystä • -Miten hyödyllinen tieto tuotetaan ja jaellaan oikeille toimijoille?

18. Tiedonhallinnan perusongelmia • -Epävarmuus • -Monimutkaisuus • -Epäselvyys ja • -Tiedon monitulkintaisuus • -Informaation ja tiedon välittämisen ongelmat • -Perverssiin tietokäyttäytymiseen ohjaavat kannustimet ja organisatorisia käytännöt (mm. salaaminen, harhauttaminen, disinformaation levittäminen jne.)

19. Osaamisvaatimukset ovat kasvussa tiedolla johtamisessa …

20. Teknologia kehitys ja ubiikki-teknologinen murros (Halal 2013/TechCast -ennuste)

21. Teknologioiden muutos ja vaikutus toimintoihin (The Future of Business Transformation, s. 13, KairosFuture 2014)

22. Mullistus syntyy näistä teknologisista muutostekijöistä

23. Robotisaation ja automaation edut • Tiedetään mitä on tapahtumassa • Tiedetään mitä on tapahtunut • Tiedetään missä on tapahtumassa • Rutiinipäätökset voidaan prosessoida ja automatisoida • Voidaan edistää ad hoc -verkostoitumista (serendipiteetti) • Voidaan keskittyä aidosti vaativiin päätöksiin, kun osa toiminnoista on autopilotoituja • Vahvoja mahdollisuuksia Suomessa: pelillisyys, turvallisuusratkaisut, hyvinvointisovellutukset, uusteollistaminen

24. Kehitys kohti ubiikkia robotisoitua systeemiä (Kaivo-oja 2013) • Yksittäisten vaiheiden tietokoneistaminen (processintelligence) • Yhden toimialueen tietokoneistaminen (esim. rahoitus, tuotanto tai jakelu, ns. limited business intelligence) • Integroitujen prosessien tietokoneistaminen (integrated business intelligence) • Prosessien integroitu ja älykäs koordinoiminen yli yritysrajapintojen (ubiquitousintelligence, ambientintelligence)

25. Ubiikkiyhteiskunnan uusi liiketoiminta-potentiaali yrityksille (Kaivo-oja 2013) • Identifiointi (ihmiset, laitteet, koneet, robotit, ryhmät, verkostot, markkinat, tuotteet, palvelut) • Muisti (asiat säilyvät muistissa) • Prosessointilogiikka (kone voi päättää asioita) • Verkostoituminen (ad-hoc –verkostoituminen, serendipiteetti) • Sensoriteknologia (erilaiset mittaukset, lisääntyvä kontekstitietoisuus) • Käyttäjien interface -ratkaisut (toimivuusvaatimukset eri laitteille kasvussa jatkuvasti) • Laitteiden sijainti tiedetään itse laitteessa (positiointi) ja muut voivat saada tietää laitteen sijainnin (tracking)

26. Embot -toiminnot tulevaisuuden organisaatiossa (Kim 2005) Tunteminen (sensing) Tunnistaminen Koordinaatio Paikallistaminen Embot -hallintotoiminnot Viestintä Sertifiointi Data-louhiminen

27. Esimerkki: Ubiikkirobotti –järjestelmä (Hyun-Sik Shim, Jongchang Lee , Tae-Hoon Kim, Hyun Kim& Kang Woo Lee 2005)

28. Kommuni-koiva Ubiikkirobotti ja uusi hallinto (Kim 2005, modifioitu) Hajautettu Konteksti-tietoinen Rationaalinen Proaktiivinen Oppiva Sisällytetty kokonaisuuteen Saumaton

29. Haaste: Internet of Things-skenaario (Grieco, Rizzo, Colucci, Sicari, Piro, Paola & Boggia 2014) Ympäristö Informaatiota ympäristöstä Informaatiota ihmisistä Ihmiset IoT-verkostot Tarjoavat informaatiota operaatioista Viestintä kerätystä datasta ja datan käsittelystä Auttavat ihmisiä heidän tarpeidensa mukaisesti Kontrollointi, optimointi ja eri toimintojen parantaminen Robottiryhmät

30. Keskeisiä systeemiteoreettisia tutkimusteemoja tänään (ks. esim. Mingers& White 2010) • Viestintä ja vuorovaikutus (Communication) • Vaihtelu (Variety) • Osallistuttava johtaminen (Participative management) • Kompleksisuuden vaikutukset johtamiseen ja päätöksentekoon (Complexity, management & leadership) • Systeemien dynamiikka (System dynamics) • Ilkeiden ongelmien kuvaaminen ja ratkaisuyritykset (Wickedproblemsdescriptions, problemstructuringmethods) • Systeemitset prosessit ja sisällöt (Systemicprocesses and contents)

31. Millaisia ovat systeemit? • Yksinkertainen systeemi • Monimutkainen systeemi • Kompleksinen systeemi • Kaoottinen systeemi

32. David SnowdeninCynefin -systeemimalli: tilanteen mukaisen päätöksenteon viitekehys Kompleksinen systeemi -Kokeile-tunnista-reagoi -”Nextpractice” -Syy- ja seurasusuhteet eivät ole helposti tunnistettavissa -omalla strategialla ei ole isoa vaikutusta Monimutkainen systeemi -Tunnista-analysoi-reagoi -”Goodpractice” -Vaihtoehdot ohjaavat toimintaa -On mahdollista mukautua ”Complex” ”Knowable” ”Uuden luominen, turvallinen epä- onnistu- minen” ”Asiantuntijuus” Kaoottinen systeemi -Toimi-tunnista-reagoi -”Uniquepractice” -Yllätyksiä (”Villejä kortteja”) -Ennakoiminen lähes mahdotonta tai mahdotonta Yksinkertainen systeemi -Tunnista-kategorisoi-reagoi -”Bestpractice” -Tiedetään mitä tapahtuu -Toiminta ennakoitavaa ”Chaotic” ”Known” ”Kaoottinen toiminta” ”Ohjekirjat”

33. Systeemit ja ennakointi (Kaivo-oja 2014) Ennakoinnin haasteellisuustaso Yksinkertainen Monimutkainen Kompleksinen Kaoottinen

34. Systeemisen käyttäytymisen kokonaisasetelma Emergentti Epästabiili Matala Varmuus Korkea Rakentavat oppositioryhmät Populismi Stabliili ”Hallituksen sisäinen oppositio” Hallitus Korkea Yhteisymmärrys Matala

35. Systeeminen johtamisprosessi Reunaehdot Valtasuhteet ja mandaatit Informaation vaihdanta ja jakelu Aikajänne ajattelussa Toimijat systeemissä Tavoitteet –vaikuttavuus - suhde Ihmisten ja systeemien vuorovaikutus

36. Poliittisen systeemisen muutoksen työkaluja • Resurssit (materiaalinen resurssimobilisointi) • Johtamistaidot, johtamisen työkalut • Mindset (asenteet ja ajatusmallit) • Suunta muutokselle (visiot) • Motivaatio ja motivointi (mission merkitykselliseksi tekeminen) • Energisointi ja innostuspääoma (henkinen mobilisointi) • Johtamisen tukipalvelut (neuvonantajat, virkamiehet ja tietojärjestelmät) • Konfliktien ratkaisukyvyt

37. Yhteenvetoa • Olisi tärkeää keskittyä relevantin ennakointitiedon tuottamiseen • Riskinä on tarpeisiin nähden epärelevantilla informaatiolla ja tiedolla kuormittaminen ja siitä johtuvat väärät päätökset ja strategiat • Päätöksentekotilanteiden perusluonnetta tulisi pohtia huolella ennakoinnin tietotuotantoa suunniteltaessa • Luodaanko tiedolla järjestystä vai epäjärjestystä systeemeihin? • Oikeanlaisen tiedon kohdentaminen oikeanlaisiin organisaatioihin ja tarpeisiin on edelleen iso haaste • Tiedolla johtamisen ideaalien ja käytännön toimintamallien kuilun kurominen umpeen olisi strateginen avainkysymys ennakoinninkin yhteydessä • Robotisaatio, automaatio ja keinoäly tulevat muuttamaan tiedolla johtamista

38. Kiitos! Tutkimusjohtaja, Dosentti Jari Kaivo-oja (Helsingin yliopisto, Suunnittelutieteet, Lapinyliopisto, Innovaatiotutkimus ja ennakointitutkimus), Tulevaisuuden tutkimuskeskus, Turun kauppakorkeakoulu, Turun yliopisto Pienteollisuustalo, Yliopistonkatu 58 D, 1. kerros 33100 Tampere Puh. (02) 333 9832, (041) 753 0244 Email: jari.kaivo-oja@utu.fi