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Auswertung der Belegprüfung

Auswertung der Belegprüfung. Prüfverfahren. Ihre Abrechnungen werden in einem dreistufigen Verfahren begutachtet: Verwendungsnachweisprüfung Belegprüfung Vor-Ort-Kontrolle. Auswertung der Belegprüfung. Prüfverfahren. Verwendungsnachweisprüfung Was wird geprüft?

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Auswertung der Belegprüfung

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Presentation Transcript

  1. Auswertung der Belegprüfung Prüfverfahren Ihre Abrechnungen werden in einem dreistufigen Verfahren begutachtet: • Verwendungsnachweisprüfung • Belegprüfung • Vor-Ort-Kontrolle

  2. Auswertung der Belegprüfung Prüfverfahren Verwendungsnachweisprüfung Was wird geprüft? • vollständige Erfassung der Belege • korrekte Zuordnung zu den vorgegebenen Einnahme- und Ausgabepositionen • ausreichend detaillierte Aufgliederung • aussagekräftige Erläuterung der Datensätze • nachvollziehbare Umsetzung von Korrekturen • Abweichungen zur Planung • Nachweis der Kofinanzierung

  3. Auswertung der Belegprüfung Prüfverfahren Verwendungsnachweisprüfung Was müssen Sie tun? • Zwischenberichte fristgerecht vorlegen (Verwendungsnachweise werden automatisch übermittelt) • Nachweise der Kofinanzierung (Einkommen der Teilnehmer) unaufgefordert einreichen

  4. Auswertung der Belegprüfung Prüfverfahren Belegprüfung Was wird geprüft? • Belege aller Einnahme- und Ausgabekategorien • große und kleine Beträge • Nachweise der Kofinanzierung • Übereinstimmung aller Daten im Verwendungsnachweis mit den eingereichten Belegen

  5. Auswertung der Belegprüfung Prüfverfahren Belegprüfung Was müssen Sie tun? • Belege zügig und vollständig bei ECG einreichen, diese werden schriftlich bei Ihnen abgefordert: - mit EUREKA-Mail bei Rücksendung des Berichtes (durch den Belegprüfer) - mit EUREKA-Mail bei Bestätigung des Berichtes (durch den Projektbearbeiter) - mit gesonderter Mail beim letzten Bericht (durch den Belegprüfer)

  6. Auswertung der Belegprüfung Prüfverfahren Vor-Ort-Kontrolle Was wird geprüft? wie bei der Belegprüfung und zusätzlich: • Teilnehmer- und Stundennachweise • Grundsatzdokumente • Buchhaltungssystem (Kostenstellen) • Ablage- und Ordnungssystem der Belege Jedes Projekt wird einmal in der Laufzeit besucht

  7. Auswertung der Belegprüfung Prüfverfahren Vor-Ort-Kontrolle Was müssen Sie tun? • vorgeschlagenen Termin bestätigen • alle für die Abrechnung relevanten Belege bereithalten • aussagefähige Mitarbeiter informieren (sollten anwesend oder erreichbar sein) • Computer mit Internetanschluss bereithalten

  8. Auswertung der Belegprüfung Häufige Fehler - Teilnehmernachweise/TRS • unvollständige oder vom TRS abweichende Teilnehmerangaben • fehlenden Angaben zur Stundenzahl/Tag insbesondere auf eigenen Stundenlisten • Anwesenheitsstunden ohne Unterschrift bzw. Unterschrift ohne Stunden • keine tägliche Unterschrift • fehlende Kontrollvermerke bei Auszählung und Übernahme aus dem TRS • falsche Untersetzung nach Qualifizierung, Praktikum und Qualifizierung in Beschäftigung • Erfassung „zielfremder“ Teilnehmer

  9. Auswertung der Belegprüfung Häufige Fehler - Belege und Verwendungsnachweis • Belegnummer ist nicht auf den Belegen zu finden • Belegdatum entspricht nicht Rechnungsdatum • Einzahler/Zahlungsempfänger nicht eindeutig angegeben • Grund der Zahlung nicht aussagekräftig • Zahlungsdatum entspricht nicht Kontoauszug • Rechnungsbetrag nicht auf der Rechnung erkennbar • Anteilige Kosten sind nicht auf dem Beleg vermerkt • die anteilige Berechnung ist nicht erläutert (Anteilsschlüssel) • ESF-Nummer fehlt auf dem Beleg

  10. Auswertung der Belegprüfung Hinweise für Eingaben in den Verwendungsnachweis • Gehälter dürfen in einer Summe je Mitarbeiter und Monat angegeben werden • bei Mieten qm-Preis und genutzte Fläche ergänzen • bei Honoraren Stunden und Honorarsatz vermerken • bei Korrekturen immer das ursprüngliche Zahlungsdatum eintragen • bei wiederkehrenden Zahlungen zugehörige Periode angeben • Einkommen der Teilnehmer dürfen monatlich in einer Summe zusammengefasst werden (Einzelaufstellung ist aber unaufgefordert einzureichen), bei den Einnahmen Trennung nach Finanzierungsquellen

  11. Auswertung der Belegprüfung Einkommen der Teilnehmer • eine Übersicht zu den Teilnehmereinkommen (Kofinanzierung) ist immer unaufgefordert parallel zur Berichterstattung bei der Belegprüfstelle einzureichen • diese soll die Unterhaltsleistungen (getrennt nach Finanzierungsquellen), die Stundenzahl im TRS sowie die angegebenen Summen im Verwendungsnachweis nachvollziehbar machen • Die Anteilsberechnung muss für einen Außenstehenden nachvollziehbar sein (Einkommen je Monat, Stunden gesamt je Monat, Qualifizierungsstunden/Monat)

  12. Auswertung der Belegprüfung Gibt es noch Fragen

  13. Auswertung der Belegprüfung Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

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