SUPPORT DE FORMATION VERSION 6 D’XLAB INTERFACEE BFC

1. SUPPORT DE FORMATION VERSION 6 D’XLAB INTERFACEE BFC

2. SOMMAIRE A – FOURNISSEURS, COMMANDES, SERVICE FAIT, FACTURES A.1 – Les changements dans la saisie du fournisseur A.2 – Commande non prévisionnelle A.2.1 – Service fait et facture A.2.2 - Contrôles introduits sur les quantités commandées /quantités livrées A.2.3 – Contrôles introduits sur les quantités livrées/quantités facturées A.3 – Commande prévisionnelle A.4 – Commande de vacation A.5 – Marchés B – MISSIONS ET AGENTS MISSIONNAIRES B.1 –Les changements dans la saisie d’un agent B.2 – Saisie de la demande de mission pour les frais remboursables à l’agent B.3 - Saisie d’une commande pour les frais de transport avec BT B.4 – Saisie d’une commande pour les frais non remboursables à l’agent B.5 – Mission avec frais de séjour et montant à zéro B.6 – Création d’une nouvelle mission « OM Permanent » B.7 – Création d’un ordre de mission collectif B.8 – Création d’un Ordre de Mission« Etranger à l’administration » C – LES ORIGINES DE CREDITS – NOUVELLE CODIFICATION D – EVOLUTIONS DES TRANSFERTS E - EVOLUTION DES SAUVEGARDES

3. A – FOURNISSEURS, COMMANDES, SERVICE FAIT, • FACTURES, • Il y a 2 types de commandes • Les commandes non prévisionnelles (classiques) • Les commandes prévisionnelles – Une commande prévisionnelle est une commande pour laquelle on ne connaît pas le montant réel au moment de la saisie (EDF, Téléphone ….) elle doit rester exceptionnelle. • Le flux de création, de modification et de suppression • Commande BFC vers XLAB n’existe plus : la commande • d’achat est saisie, modifiée, supprimée uniquement dans • Xlab. BFC peut uniquement rejeter les commandes. • Les commandes de PCD (commande de personnel sur crédits déconcentrés) ne sont plus saisies dans XLAB, les informations reviennent depuis BFC. • Les lignes de commande font parties désormais des transferts

4. A.1 – Les changements dans la saisie du fournisseur N° Identifiant BFC. Ce numéro reviendra en intégration dès lors que le Fournisseur sera connu dans BFC N° d’identifiant du fournisseur SIRET sur 14 chiffres Auparavant GCF n’utilisait que 9 chiffres BFC aura besoin de la totalité

6. A.2 – Commande non prévisionnelle (Classique) Si la commande est non prévisionnelle on ne coche pas la case. L’indicateur prévisionnel n’est modifiable que pour une commande au statut « enregistrée » (commande qui n’a pas fait l’objet de l’édition d’un bon de commande) Le code de nomenclature est renommé en « Code famille » A partir du code famille et de la nature de la dépense sera déduit le compte d’imputation comptable d’où la nécessité de saisir une ligne détail par code famille

7. A.2.1. - Service Fait et Facture • Le module « Livraison » est renommé en module « Service fait ». Ce module évolue pour intégrer les nouveaux besoins liés au suivi des réceptions. • Le module de service fait communique avec la BFC et les lignes de service fait font partie des transferts. • Le service fait est obligatoire pour les commandes « non prévisionnelles ». • Des contrôles sont introduits entre les quantités commandées et les quantités réceptionnées • Il est impossible de saisir un service fait sur une commande au statut « enregistré » (non imprimée) • La nature de commande n’est pas modifiable dès qu’il y a un « Service Fait » transmis ou une Facture transmise • La facture peut être saisie et modifiée dans xlab ou dans la BFC • La saisie de la facture n’est pas possible pour les commandes « non prévisionnelles » tant que le Service Fait n’a pas été saisi • Des contrôles sont introduits entre les quantités réceptionnées et les quantités facturées pour les commandes « non prévisionnelles »

8. Pour le service fait le lien avec la ligne de commande est obligatoire ECRAN COMMANDE ECRAN SERVICE FAIT Lien sur le n° de ligne de commande

9. Consultation de toutes les lignes de « Service Fait » pour une commande Statut d’envoi du « Service Fait » Pour une commande non prévisionnelle le service fait doit être saisi avant la facture. Si l’on veut néanmoins saisir une facture le message suivant apparaît

10. RAPPEL - Liens sur le N° de la ligne de commande pour le service fait et la facture Lien sur le n° de ligne commande Lien sur le n° de ligne commande

11. A.2.2. Contrôles introduits sur les quantités On ne peut pas modifier une ligne commande par la saisie d’une quantité inférieure quand le service fait a été saisi Ex :Quantité commandée 10, quantité service fait 9 on ne peut pas modifier la ligne en saisissant une quantité de 8 La quantité commandée doit être supérieure ou égale à la quantité livrée. Message à la validation de la commande

12. La quantité facturée doit être inférieure ou égale à la quantité livrée.

13. Pour saisir la facture la saisie de la ligne commande est obligatoire. Dans le cas d’une saisie de facture ou l’on répond non à la question « Voulez-vous générer la facture à partir des lignes de la commande », il faudra rappeler le numéro de la ligne de la commande. La nature de dépense n’est pas modifiable dés qu’il y a un « Service Fait » ou une Facture transmise.

14. Le prix unitaire ou le pourcentage de remise n’est pas modifiable s’il existe une facture.

15. A.3 – Commande prévisionnelle L’indicateur prévisionnel n’est modifiable que pour une commande au statut « enregistrée » (commande qui n’a pas fait l’objet de l’édition d’un bon de commande - attention si vous avez décoché l’impression du bon de commande obligatoire le type ne sera plus modifiable après la validation de la commande) On ne saisi pas de « Service Fait » sur une commande prévisionnelle. Pas de contrôle sur les quantités pour les commandes prévisionnelles.

16. A.4 - Commande de vacation Les commandes de PCD (Personnel sur crédits déconcentrés) ne sont plus saisies dans XLAB, les informations reviennent depuis BFC à intégrer par le laboratoire

17. On ne peut plus saisir une commande CNRS de nature mission ou vacation.

18. 5 – LES MARCHES - CE QUI CHANGE Le référentiel des marchés est dans BFC Modification de la numérotation des marchés 11 Caractères non significatifs On ne plus modifier ou ajouter de marchés CNRS.

19. B – MISSIONS ET AGENTS MISSIONNAIRES • La gestion des avances est faite par BFC (75%) • Suppression des types de mission: • . Décision forfaitaire • . Cas particulier • . Frais de matériel (voir procédure feuille de route) • Nouvelles missions : OM permanent, OM Collectif, Stage • Le type de mission « Invité chercheur étranger » est renommé en « Etranger à l’administration » • Le solde d’une commande de mission entraîne le solde de toutes les commandées liées à la mission ; il est impossible de les désolder par la suite

20. Pour les dépenses liées aux missions, on différencie : • Les frais directement remboursables à l’agent missionnaire • Le module mission Xlab doit être utilisé uniquement pour engager les frais remboursables à l’agent • Les autres dépenses dues à des tiers • Le module commande, doit être utilisé pour les commandes CNRS liées à des tiers (agence de voyage, inscriptions à des colloques …)

21. B.1 – Les changements dans la saisie d’un agent • Saisie de la date de naissance obligatoire • Numéro de matricule = Identifiant BFC (revient en intégration dès lors que l’agent est connu dans BFC) • La base Sirhus alimentera BFC pour les agents du CNRS au premier retour de la DR. Les données communes Sirhus/Xlab ne sont pas modifiables • xlab initie le flux de création pour les autres agents missionnaires Date de naissance Identifiant BFC

22. LES AGENTS

23. B.2 – Saisie de la demande de mission pour les frais remboursables à l’agent • Frais de séjour Attention – le montant des frais de séjour n’est modifiable dans le « montant séjours » que si la valeur est nulle. Si l’on veut diminuer le montant du séjour il convient d’utiliser la case « Total retenue » Attention A revoir il faut une somme nulle ou utilisation de la case retenue Montant des frais de transport remboursables à l’agent

24. Frais de transport remboursables à l’agent Bon de commande pour l’agence • Frais de colloque remboursables à l’agent Montant des frais de colloque remboursables à l’agent La case « Payables agent » doit être cochée

25. B.3 - Saisie d’une commande pour les frais de transport avec BT ATTENTION : Dans la demande de mission on doit saisir une ligne de transport, indicateur Oui et montant nul. Dans le cas contraire le message suivant apparaît

26. . B.4 – Saisie d’une commande pour les frais non remboursables à l’agent Pour les frais de transport payés par un bon de transport saisir une commande de fonctionnement. Attention cette commande sera typée prévisionnelle Procédure identique pour les frais de colloque non remboursables à l’agent. La Commande sera typée prévisionnelle

27. Dans le cas de sous origines avec des codes de gestions identiques il n’est pas possible de saisir plusieurs commandes pour une même mission Le solde d’une commande de mission entraîne le solde de toutes les commandes liées à la mission ; il est impossible de les désolder par la suite.

28. B.5 – Mission avec frais et montant à zéro • (1)Saisie du séjour • (2)Modification du montant du séjour pour une mission avec frais au montant nul Il est possible de modifier le montant si la nouvelle valeur est nulle.

29. Saisie des frais de transport pour une mission avec frais au montant nul Résultat de la saisie

30. La mission est au statut complète pour pouvoir imprimer l'Ordre de Mission.

31. B.6 – Création d’une nouvelle mission « OM Permanent » Pour un OM Permanent il est possible de modifier le montant

32. Une mission typée OM Permanent ne peut contenir qu’une seule ligne séjour. Si l’OM permanent correspond à 2 destinations saisir les deux destinations sur une ligne Penser à modifier le montant afin de ne pas réserver trop de crédits

33. Aperçu de l’OM On peut saisir plusieurs ordres de missions permanents pour la même personne si les motifs sont différents.

34. B.7 – Création d’un ordre de mission collectif Une mission typée OM Collectif porte obligatoirement sur l’agent « OM Collectif » Si on créé une mission de type collectif avec un agent le message suivant apparaît à la validation de l’ordre de mission • Un agent « Om Collectif » a été créé.

35. OM COLLECTIF (Suite) Les frais de séjours sont nuls. Les frais de transports sont forcément à zéro. (Il est possible de saisir une ligne de transport autre avec un BT) Les autres frais sont forcément à zéro. Les données « Forfait », « Motif forfait », « Avance » et « Montant avance » sont inaccessibles.

36. B.8 – Création d’un Ordre de Mission « Etranger à l’administration »  » (anciennement Invitation chercheur Etranger) Remarque : L’agent ne doit pas faire partie d’une administration, il peut être de nationalité française ou étrangère. ATTENTION - Nouvelles modalités de saisie Dans un premier temps les frais de séjour sont saisi selon la même procédure qu’une mission classique sans forcer le montant

37. Pour saisir le supplément Ouvrir la fenêtre « Autres frais » et cocher la case « Surplus… » Le surplus est calculé automatiquement à hauteur de 2/3 de la somme des séjours sans tenir compte de la retenue. Il est modifiable mais doit rester inférieur ou égal au montant proposé. Evolution à confirmer : Cette case sera renommée “Majoration pour experts scientifiques” Nouveau décret adopté au Ca du 19.10.2006 Modification de procédure dans le mode de calcul Sera précisé prochainement

38. C - LES ORIGINES DE CREDITS – NOUVELLE CODIFICATION • Les codes de gestion 1 et 2des origines de crédits Xlab doivent être modifiés par l'unité afin que ceux-ci correspondent aux adresses budgétaires et analytiques de BFC ; • Les origines de crédits à créer seront détaillées par une fiche de liaison établie et transmise à l'unité par le service financier de la Délégation ; • Tous les codes indiqués par la DR dans cette fiche de liaison devront être créés • L'origine créée pour les dépenses de personnel sur RP banalisées sera en dépassement de crédits.

39. LABO LABO LABO LABO UNIV UNIV CNRS CNRS UNIV UNIV CNRS CNRS SE SE RP RP CONTRATS CONTRATS SE SE RP RP CONTRATS A JUSTIFIER CONTRATS 0MA 0MA 1MA 1MA Autres depenses Autres depenses CONTRAT 1 CONTRAT 1 CONTRAT 1 CONTRAT 1 Personnel Personnel Personnel Personnel Autre nature Autre nature Origine en dépassement CONTRAT 2 CONTRAT 2 Mouvements intégrés en CONTRAT 2 CONTRAT 2 création ARBORESCENCE CLASSIQUE EN 2006 I ARBORESCENCE CIBLE EN 2007

40. LABO LABO CNRS CNRS UNIV UNIV SE SE RP RP CONTRATS A JUSTIFIER CONTRATS Autres depenses Autres depenses CONTRAT 1 CONTRAT 1 Personnel Personnel Personnel Personnel Autre nature Autre nature Origine en dépassement Mouvements intégrés en CONTRAT 2 CONTRAT 2 création Codification de l’arborescence cible en 2007 Ancien OMA Ancien 1MA 9ADO0999/0BiNTER 9ADO0999/1B1INTER 9ADO0999/1B1iNTER 2271/1BINTER PACR0999/1B1iNTER 2272/1B1INTER A titre d’exemple Code de gestion 1 Xlab = Adresse analytique = 9ADO0999 9ADO0999 = (9ADO =Autres dépenses opérationnelles ; 0999 = Centre financier BFC = Code pour l’organisme) Code de gestion 2 Xlab = Adresse budgétaire = 0B1INTER 0B1= dotation globale sur Subvention d’Etat ; 1B1 = dotation globale sur Ressources Propres INTER = groupe de disciplines (Référence NCBC) PACR = Centre de coût pour les dépenses de personnel autres que sur contrat à justifier (Ressources propres) Pour les contrats à justifier 2271 et 2272 = correspond à la codification de l’OTP (Organigramme technique de projet) 27 et des EOTP (Elément d’organigramme technique de projet) 271 et 272 I

41. D – EVOLUTION DES TRANSFERTS Simplification du paramétrage des transferts – Regroupement des informations techniques Les écrans Liaison organisme et identification unité sont réunis dans un seul écran Menu : Dossier/Administration/Paramétrage/Paramétrage des transferts

42. Une sous fenêtre est ajoutée dans l’écran transmission à la délégation pour sélectionner les services faits à consulter lors de l’extraction en cours Menu : /échanges avec la délégation/transfert/ transmission à la délégation

43. Les fichiers transférés (entrée/sortie) d’Xlab ont un format identique quelque soit la plate-forme utilisée pour les échanges • Les lignes détail des commandes, des services faits et des factures sont dans les fichiers de transfert

45. Évolution Retour Les donn é es à int é grer dans un fichier texte re ç u de la d é l é gation a_xlabo .<n ° session> 3 lignes d’entête technique La section commande La section service fait La section facture La section mission La section tables (marché, agent, notification, constantes) Une balise de fin de fichier

46. EVOLUTION INTEGRATION Dans la zone message des informations concernant le « Nb Services Faits Rejetés » sont ajoutées. Les services faits rejetés le sont avec les commandes rejetées

48. E – LES SAUVERGARDES • Il est possible de programmer des sauvegardes automatiques de la base dont la périodicité est définie par le laboratoire (en jours) • La sauvegarde est lancée lors de la déconnexion du dernier utilisateur Pour une base, la sauvegarde peut être faite soit en local (gestionnaire de fichier) soit par FTP sur le serveur d'échange de la délégation, soit sur les deux • La sauvegarde sur la machine de communication de la délégation est une sécurité supplémentaire mais n'est pas obligatoire. Le laboratoire reste responsable de la mise en place des choix de sauvegarde de ses données.