Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC

1. Formation/Réuniondes gestionnaires XLAB et BFC Mardi 14 Octobre 2008

2. Ouverture de séance

3. PLAN • XLAB et BFC : 2 outils de gestion • Les écarts entre Xlab et BFC • situation des écarts 2007 • comprendre les écarts 2008, les identifier, les corriger • les bonnes pratiques • Gestion du laboratoire : outils et utilisation • XLAB : Préparation fin d’exercice • nouvelle version d’XLAB • plate-forme support • XLAB/UNIV • Questions diverses Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC

4. 1. XLAB et BFC

5. XLAB et BFC Différences conceptuelles • XLAB • logiciel de gestion des crédits du laboratoire • comptabilisation de l’engagé sur l’ensemble du mouvement • pas de notion d’annualité de crédits • BFC • progiciel de gestion intégrée au CNRS • comptabilisation de l’engagé par ligne, quantité, prix unitaire • notion d’annualité des crédits • Communication entre les 2 outils par ftp Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC

6. XLAB et BFC XLAB : Commande Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC

7. XLAB et BFC XLAB : Service fait Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC

8. XLAB et BFC XLAB : Facture Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC

9. XLAB et BFC XLAB : Mission Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC

10. XLAB et BFC XLAB : Engagé • Calcul du montant engagé (Fonct.Equip.Missions) • Cde non soldée Engagé = Cdé • Cde soldée Engagé = 0 • Cde non soldée + (SF) Engagé = Cdé • Cde soldée + SF Engagé = 0 • Cde non soldée + (SF) + Fré<Cde Engagé = Cdé • Cde non soldée + (SF) + Fré>Cde Engagé = Fré • Cde soldée + SF + Fré<Cde Engagé = Fré • Cde soldée + SF + Fré>Cd Engagé = Fré Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC

11. XLAB et BFC XLAB : Reports des crédits n+1 Le montant reporté sur l’exercice n+1 par origine de crédit est égal au montant du disponible sur facture Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC

12. XLAB et BFC BFC : Demande d’achat Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC

13. XLAB et BFC BFC : Commande Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC

14. XLAB et BFC BFC : Service fait Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC

15. XLAB et BFC BFC : Facture Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC

16. XLAB et BFC BFC : Mission Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC

17. XLAB et BFC BFC : Engagé – Schéma 2006 Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC

18. XLAB et BFC BFC : Reports des crédits n+1 Le montant reporté sur l’exercice n+1par adresse budgétaire est égal au montant dudisponible sur engagé+le montant de chaque ligne de commande - non complètement facturée (cde prévision. non soldée) - sans service fait(cde standard non soldée) Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC

19. Les écarts entre XLAB et BFC

20. Les écarts entre XLAB et BFC Exercice 2007 • Ouverture de BFC début 2007 • Année d’apprentissage et d’appropriation : • DFI - ACP - DSI • pour les gestionnaires d’unités • pour les gestionnaires du SFC Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC

21. Les écarts entre XLAB et BFC Constats • Montants engagés différents • incidence sur les remontées SE en fin 2007 • incidence sur les taux de consommation de crédits • incidence sur les reports 2007-2008 • Règle de report différentes • incidence sur les crédits disponibles en 2008 Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC

22. Les écarts entre XLAB et BFC Organisation mise en place • Des corrections s’imposent • Une mobilisation générale des acteurs : • un groupement : la DFI et l’ACP, la DSI (projets XLAB, BFC, Assistance), SAP, • des référents locaux (liens entre agents des délégations et des laboratoires). Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC

23. Les écarts entre XLAB et BFC Calendrier de correction des écarts 2007 • Début 2008 • DR15 : extraction de données des bases XLAB et comparaison avec extraction BFC • XLAB : correction de certains écarts avant bascule d’exercice suivant consignes DR15 • XLAB : réajustement des reports XLAB aux reports BFC suivant consignes DR15 (écarts en attendu sur notification pour mémoire) • Janvier à mars 2008 • Central : collecte et analyse des données non corrigées en 2007 Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC

24. Les écarts entre XLAB et BFC Calendrier de correction des écarts 2007 • Fin 2007 et depuis février 2008 • Central : correction des écarts • Du 14 au 28 avril 2008 • Groupement : explication du processus de correction • Avril à juillet 2008 • DR15 : interventions correctives dans BFC en relation étroite avec le groupement Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC

25. Les écarts entre XLAB et BFC Calendrier de correction des écarts 2007 • Septembre 2008 • ré-attribution des SE remontées en 2007 à hauteur du montant des commandes non intégrées suite à disponibles insuffisants du fait des écarts • Octobre 2008 • ré-attribution de reports RP suite à bascule • 15 octobre 2008 : • nouvelle vague de corrections faites en central • Certaines anomalies ne seront pas corrigées Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC

26. Les écarts entre XLAB et BFC Mouvements 2007 impactés • 31 cas de déphasage répertoriés sur l’ensemble des délégations CNRS • différence sur les indicateurs de solde • écarts sur les montants engagés • écarts sur les montants facturés • écarts sur les montants notifiés • écarts sur les disponibles • différence sur les mouvements : non présents dans XLAB et présents dans BFC (commande, service fait, facture, mission) ou l’inverse Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC

27. Les écarts entre XLAB et BFC Incidences sur les crédits 2007 • Des crédits AE ont été engagés dans BFC alors qu’ils auraient dû être libérés • Des crédits SE ont été remontés à tort • Des crédits SE n’ont pas été remontés • Des charges à payer ont été constatées dans BFC et sans régularisation par facturation • Écarts sur les reports XLAB et BFC Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC

28. Les écarts entre XLAB et BFC Résultat des corrections 2007 • Des corrections effectuées en central dans BFC • cas « internes » à BFC ne provoquant pas de déphasage entre XLAB et BFC • avec incidence sur les crédits BFC 2008 • avec retour vers XLAB (notifications) • sans retour vers XLAB (engagements « artificiels ») Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC

29. Les écarts entre XLAB et BFC Non reproductibilité des cas d’erreur 2007 • Disparition des cas d’erreurs liés à la TVA rémanente • BFC : il n’est plus possible de comptabiliser de facture sans service fait • Evolutions internes à BFC effectuées Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC

30. Les écarts entre XLAB et BFC2008/ Solde de la commande avec services faits non entièrement facturés • Crédits libérés dans XLAB • Crédits restant engagés dans BFC • Novembre 2008 : mise à disposition d’un état des services faits présents dans BFC non facturés • Version n°X : impossibilité de solder une commande avec un service fait n’ayant pas donné lieu à facturation Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC

31. Les écarts entre XLAB et BFC2008/ Solde de la commande dans BFC Xlab Cde : 3 x 36 = 108 € SF : 3 x 36 Factures HT : 3 x 26,79 = 80,37 € ------------------------ Si la commande n’est pas soldée résiduel cde : 27,63 € reporté au changement d’exercice (108 engagé – 80,37 facturé) BFC Cde : 3 x 36 = 108 € SF : 3 x 36 Factures HT: 3 x 26,79 = 80,37€ -------------------------- Commande non reportée au changement d’exercice car quantités livrées = quantités commandées Solde automatique dans BFC Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC

32. Les écarts entre XLAB et BFC2008/ Différence de prix unitaire entre la commande et la facture • Cet écart se résorbe au solde de la commande Solution : • engager au plus juste (qualité de l’engagement) • novembre 2008 : mise à disposition d’un état facilitant ce contrôle Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC

33. Les écarts entre XLAB et BFC2008/ Facture transmise mais non prise en charge dans BFC avant la clôture d’exercice • Cas des factures pré-enregistrées dans BFC ou rejetées vers XLAB • Sans date de prise en charge cette facture (+ commande) est reportés dans XLAB alors que dans BFC elle n’est pas reportée si un service fait est constaté Solution : • intégrer les demandes d’achat et les transformer en commandes d’achat le plus tôt possible • traiter toutes les factures pré-enregistrées avant la clôture d’exercice Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC

34. Les écarts entre XLAB et BFC2008/ Facture transmise mais non prise en charge dans BFC avant la clôture d’exercice • Novembre 2008 : mise à disposition d’un état des factures pré-enregistrées dans BFC • Si facture prise en charge dans BFC après bascule d’exercice, elle : • se rattache à l’engagement constaté sur l’exercice n de BFC • impacte les crédits de l’exercice n+1 dans XLAB Solution : • saisir dans XLAB une notification de crédits du montant de la facture Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC

35. Les écarts entre XLAB et BFC2008/ En fin d’exercice, solde automatique des commandes dans XLAB • XLAB solde automatiquement les commandes dont le facturé est supérieur ou égal au commandé. • La commande n’est pas reportée sur n+1 dans XLAB • Ce solde n’est pas transmis à BFC • La commande est reportée sur n+1 dans BFC • Commandes marché hébergement et transport !!! Solution : • XLAB : modifier le montant des commandes avant clôture • Version n°X d’XLAB : • suppression du solde automatique sur commandes prévisionnelles • envoi du solde automatique des commandes standard vers BFC Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC

36. Les écarts entre XLAB et BFC2008/ Solde des commandes avec l’envoi de la facture • Facture XLAB transmise avec solde de la commande • Commande soldée dans BFC avant prise en charge de la facture (Problème d’interface) : • Commande prévisionnelle : facture non prise en charge = crédits non réservés • Commande standard : crédits réservés par le service faitsi montant facturé > au montant commandé risque de non disponibilité de crédits en fin d’exercice • XLAB : en fin d’exercice, solder la commande après prise en charge de la facture Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC

37. Les écarts entre XLAB et BFC2008/ Solde Ordre de Mission Permanent • Prévenir le SFC lors de la dernière liquidation sur un OMP • La liquidation finale sera bien rattachée à la commande de l’OMP qui sera ainsi soldée • Si non, la commande de l’OMP sera reportée sur l’exercice suivant. Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC

38. Les écarts entre XLAB et BFC2008/ Facture ou Avoir non parvenu à XLAB • Des opérations de réimputation de la dépense peuvent être effectués dans BFC sans retour vers XLAB • Des factures et avoirs en provenance d’XLAB sont toujours renvoyés au laboratoire avec les informations de prise en charge • Des factures et avoirs saisis en facturier dans BFC peuvent ne pas retourner vers XLAB • Attention lors de la saisie dans BFC Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC

39. Les écarts entre XLAB et BFC2008/ Notifications de crédits erronées • Des notifications de crédits peuvent arriver avec des montants erronés dans XLAB • des caractères spéciaux dans le texte peuvent renvoyer l’année à la place du montant • courriel systématique du pôle ressources vers le laboratoire (sauf dotation de base : courriel adressé par l’institut de rattachement du labo) Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC

40. Les écarts entre XLAB et BFC2008/ Cas des missions • Le montant engagé d’une mission est parfois différent entre XLAB et BFC • La liquidation de la mission solde la commande. • Il n’y a plus de déphasage sur l’engagé • Rien à faire Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC

41. Les bonnes pratiques

42. Les bonnes pratiques Le guide des bonnes pratiques XLABà lire impérativement http://www.cnrs.fr/aquitaine-limousin/IMG/doc/MessaXlab-Memento-bonnes_pratiques.doc Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC

43. Les bonnes pratiques Commande prévisionnelle • Utilisation limitée : pour des cas précis • Peut être sur 2 exercices mais l’engagement doit correspondre à la prévision la plus juste possible de la dépense annuelle (qualité de l’engagement) • Montant total facturé toujours inférieur ou égal au montant engagé • Solde de la commande uniquement lorsque la facture finale (ou avoir) est prise en charge et non lors du changement d’exercice • cas des commandes sur marché hébergement et transport Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC

44. Les bonnes pratiques Commande standard • Qualité de l’engagement • prix unitaire le plus juste possible • commande détaillée • Pas de ligne négative sur la commande • Pas de solde sans facture finale • Quantité totale facturée toujours inférieure ou égale à la quantité totale du service fait • pas de solde si les quantités livrées sont supérieures aux quantités facturées : si aucune facture attendue avant de solder, annuler un service fait non facturé ou créer une service fait avec une quantité négative • cohérence entre les quantités commandées, livrées et facturées • Pas de ligne de commentaire avant les lignes d’articles commandés Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC

45. Les bonnes pratiques Engagement individuel • Annuel et indispensable pour toute rémunération imputée en totalité sur ressources propres • Une seule commande • Une facture unique mise à jour mensuellement : ajout d’une ligne mois par mois pour avoir un suivi des versements à l’agent • Ne doit pas être soldé car SIRHUS peut envoyer des régularisations dans le courant de l’année • SFC : On doit ramener le montant de l’engagement au montant facturé pour ne pas pénaliser le laboratoire Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC

46. Les bonnes pratiques Mission • Ne solder une mission dans XLAB que pour l’annuler • Eviter les missions co-financées sur d’autres crédits CNRS à cause du chevauchement de dates • soit prise en charge du transport (TR/AV = cde prévisionnelle de fonctionnement) par l’un des deux laboratoires et l’autre saisi la mission pour prise en charge des frais de remboursement séjour • soit un laboratoire prend en charge la totalité de la mission et reçoit des crédits de l’autre laboratoire par transfert Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC

47. Les bonnes pratiques Mission • Liquidation sans frais : une chronologie des opérations très importante • 1. l’état de frais est adressé au SFC • 2. le SFC procède à la liquidation des frais à zéro • 3. le SFC prévient le gestionnaire XLAB • 4. saisie dans XLAB d’une facture à zéro + date de prise en charge et date de règlement à la date du jour. Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC

48. Les bonnes pratiques Service fait • Constatation des droits = service fait • Le service fait est la gestion des quantités sont la base de tous les calculs de disponibles dans BFC • 2007 = 80 % des écarts XLAB/BFC • toujours attester du service fait • sur chaque ligne de commande standard • en fonction des quantités réceptionnées qui doivent être inférieures ou égales aux quantités commandées • au moment de la réception des biens ou de l’exécution des services • toujours annuler les services faits non facturés avant de solder la commande Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC

49. Les bonnes pratiques Importance du service fait Différence sur service fait montant facturé < montant service faitquantité facturée = quantité service fait BFC Cde : 3 x 30 = 90 € SF : 2 x 30 = 60 € Factures HT: 2 x 27,24 = 54.48 € -------------------------- • Tant que la commande n’est pas soldée résiduel cde : 30 € (reste quantité cdée 1x 30) • Quand la commande est soldée, résiduel commande : 0 Xlab Cde : 3 x 30 = 90 € SF : 2 x 30 Factures HT: 2 x 27,24 = 54.48 € ------------------------ • Tant que la commande n’est pas soldée résiduel cde : 35.52 € (90 engagé - 54.48 facturé) • Quand la commande est soldée, résiduel commande : 0 Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC

50. Les bonnes pratiques Importance du service fait Différence sur service fait montant facturé = montant service faitquantité facturée < quantité service fait Xlab Cde : 3 x 30 = 90 € SF : 3 x 30 Factures HT: 2 x 30 = 60 € ------------------------ • Tant que la commande n’est pas soldée résiduel commande : 30 € (90 engagé - 60 facturé) • Quand la commande est soldée, résiduel commande : 0 BFC Cde : 3 x 30 = 90 € SF : 3 x 30 = 90 € Factures HT: 2 x 30 = 60 € -------------------------- • Tant que la commande n’est pas soldée résiduel commande : 30 € (quantité de SF non facturé : 1x30) • Quand la commande est soldée, résiduel commande : 30 € (quantité de SF non facturé : 1x30) Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC