Plikt til internkontroll Per Gammelsæther Ikks AS / RO

1. Plikt til internkontroll Per GammelsætherIkks AS / RO

2. Mange medarbeidresforståelse av internkontroll

3. Hvorfor internkontroll Gjør riktig ting - feil Gjøre riktig ting - riktig Gjøre feil ting - på feil måte Gjøre feil ting - riktig

4. Internkontroll • Internkontroll  er systematiske tiltak som skal sikre at virksomhetens aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav som er stilt. Med krav forstås eksterne krav (myndighetskrav, dvs krav i lov og/eller forskrift) eller bedriftsinterne krav (virksomhetens egne krav).

5. Internkontrollsystem • Internkontrollsystem er et system som dokumenterer og viser at internkontrollen er sikret. Dette skjer bl.a. ved at skriftlige rutiner, prosedyrer, sjekklister, maler, instrukser mv inngår som deler av internkontrollsystemet.

6. Kvalitetssystem • Kvalitetssystem er et system som fungerer utenfor rammen av et internkontrollsystem ved at det også ivaretar de krav virksomheten stiller til seg selv - og krav fra tjenestemottakere / tredjeparter. Kvalitetssystemet kan bl.a inneholde vurdering av virksomhetens måloppnåelse, ressursbruk, etc.

7. Internkontrollsystem vs Kvalitetssystem • Internkontrollsystem • Kvalitetssystem

8. Myndighetskrav • Lov • Forskrift Internkontrollplikten fremgår direkte eller indirekte av lovgivningen. Bedriftsinterne krav må være i samsvar med myndighetskravene Den kommunale selvråderett går aldri lenger enn hva lov/forskrift til enhver tid tillater

9. Bakgrunn for plikten til å ha kontroll • Produktkontroll • Sikkerhetskontroll • Arbeidervern • Dokumentasjonsbehov • Sikre rettigheter for ”svake” parter

10. Myndighetskrav– internkontrollKontroll med egen virksomhet • En rekke særlover har bestemmelser om særskilt plikt til internkontroll. Eks helse- og sosiallovgivningen, Helse- miljø- og sikkerhetslovgivningen, samt myndighetskrav knyttet til andre virksomhetsområder. • Andre virksomheter, som ikke direkte er pålagt internkontrollplikt, har en indirekte plikt til å utøve internkontroll.

11. Internkontrollforskriftene • De ulike lovkrav og forskrifter om internkontroll inneholder i hovedsak de samme elementer • Formål • Virkeområde • Krav til hvilke elementer som internkontrollsystemet må inneholde

12. Formålsbestemmelsene • § 1.Formål Formålet med forskriften er å bidra til at bestemmelser som omhandler krav til virksomheten oppfylles gjennom systematisk styring og kontinuerlig forbedringsarbeid i tjenestene.

13. VirkeområdeHvor gjelder bestemmelsene? • § 2.Virkeområde Forskriftene om internkontroll retter seg mot de virksomheter som myndighetskravene retter seg mot, og de som har ansvar for den utøving av tjenester som skjer i henhold til de aktuelle myndighetskrav.

14. Definisjoner • § 3.Internkontroll Systematiske tiltak som skal sikre at virksomhetens aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av myndighetskravene.

15. Innholdet iinternkontrollen • § 4.Innholdet i internkontrollen Internkontrollen skal tilpasses virksomhetens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold og ha det omfang som er nødvendig for å etterleve krav fastsatt i eller i medhold av myndighetskravene. Internkontroll innebærer at den/de ansvarlige for virksomheten skal:

16. Innholdet i internkontrollenHelse- og sosial • a) beskrive virksomhetens hovedoppgaver og mål, herunder mål for forbedringsarbeidet samt hvordan virksomheten er organisert. Det skal klart fremgå hvordan ansvar, oppgaver og myndighet er fordelt

17. Betyr at: • Beskrivelse av organisasjonen • Beskrivelse av organisasjonens hovedoppgaver • Beskrivelse av organisasjonens målsetninger • Beskrivelse av myndighetsforhold • Beskrivelse av oppgaver og ansvar • Stillingsbeskrivelser / tjenestebeskrivelser • Virksomhetens planer / forbedringsplaner • Budsjetter • Rapporter og referater

18. Innholdet i internkontrollen Helse- og sosial • b) sikre tilgang til aktuelle lover og forskrifter som gjelder for virksomheten

19. Betyr at: • Medarbeidere i virksomheten skal være kjent med / ha mulighet til å bli kjent med de myndighetskrav som regulerer tjenestefeltet. • Myndighetskravene skal være lett tilgjengelig, på kjent sted, i virksomheten.

20. Innholdet i internkontrollen Helse- og sosial • c) sørge for at arbeidstakerne har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter innenfor det aktuelle fagfeltet samt om virksomhetens internkontroll,

21. Betyr at: • Kompetansekartlegging • Rekruttering • Opplæringsplan • Opplæringsbudsjett • Dokumentere gjennomførte tiltak • Opplæring i arbeid med internkontroll • Opplæring i hva internkontrollsystemet inneholder opplysninger om

22. Innholdet i internkontrollen Helse- og sosial d) sørge for at arbeidstakerne medvirker slik at samlet kunnskap og erfaring utnyttes,

23. Betyr at • Systematisk innhenting av medarbeideres synspunkter • Anvende medarbeideres erfaringer og synspunkter i forbedringsarbeidet

24. Innholdet i internkontrollen Helse- og sosial • e) gjøre bruk av erfaringer fra tjenestemottakere og andre til forbedring av virksomheten,

25. Betyr at: • Erfaringer fra brukere / partsrepresentanter / andre skal innhentes og legges til grunn i forbedringsarbeidet • Ha system for innhenting av denne type erfaringer

26. Innholdet i internkontrollen Helse- og sosial • f) skaffe oversikt over områder i virksomheten hvor det er fare for svikt eller mangel på oppfyllelse av myndighetskrav,

27. Betyr at: • ”Ros” analyser • Avviksregistreringer og -behandling - - Tjenenesteyting - - Hms - arbeid • Avvikshåndtering • Prosedyre for tilbakemelding • Korrigerende tiltak • Rapporter

28. Innholdet i internkontrollen Helse- og sosial • g) utvikle, iverksette, kontrollere, evaluere og forbedre nødvendige prosedyrer, instrukser, rutiner eller andre tiltak for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av myndighetskrav,

29. Betyr at: • Det foreligger et sett av prosedyrer som sikrer at tjenesteyting ligger innenfor rammen av lovgivningen, eks: • Administrative prosedyrer • Faglige prosedyrer • Nødprosedyrer

30. Innholdet i internkontrollen Helse- og sosial • h) foreta systematisk overvåking og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt og bidrar til kontinuerlig forbedring i virksomheten.

31. Betyr at: • System for utarbeiding av prosedyrer • System for evaluering og revidering • System for å gjøre prosedyrer kjent og fulgt opp • System for etterprøving og kontroll (revisjoner)

32. Funn ved tilsyn • ”Internkontrollsystemet er ikke kjent og implementert” • ”Ik-systemet er utarbeidet på ledelsesnivå og er ikke tatt i bruk i tjenesteytende ledd” • Hvordan gjøre det kjent ? • Hvordan få tatt det i bruk ?

33. Kommunenes arbeid med internkontroll • Lars Hansen i Tilsynsmeldinga 2007: Internkontrollsystemet skal sikre at styringa av tenesteytinga likeså vel har ankerfeste i sosial- og helsefaglege vurderingar som i økonomisk-administrative rammeføresetnader. Her har ordførarar og rådmenn, styreleiarar og direktørar enno mykje å strekkje seg etter.

34. Erfaringer fra kommunene • Stor begrepsforvirring (ik- /kvalitet –kontr.) • ”Systemangst” i utøvende ledd • Manglende eierskap (dette er ikke vårt - dette er ikke noe vi kan bruke) • ”Lages for å tilfredsstille tilsynsmyndighetene” • ”Systematisk samling av hummer og kanari” • Systemene blir alt for store og uhåndterbare • Krevende oppdatering

35. Rapport til KRD / mai 08 • Status for internkontrollarbeid • Fokus på kommuneloven. § 23, annet p.(admsjefens ansvar) • Kommuner som har helhetlig (tjenesteovergripende) elektronisk system har best kontroll • Gode systemer skaper trygghet • Utviklingen er ennå i startfasen

36. Hva skal til for å lykkes? • De som har lyktes har/har hatt en ildsjel med ”laaaang vilje” • De som har lyktes har arbeidet med endring av holdninger og kultur • De som har lyktes har hatt et praktisk fokus • De som har lyktes har greid å involvere medarbeiderne

37. Hvem lykkes og mislykkes ? • Har ledelsens engasjement • Tør involvere øvrige medarbeidere – tverrfaglige team • Har kunnskap om og forståelse for hvordan verktøyet kan anvendes • Har endringsvilje, evne og utholdenhet • Har ressurser til prosjekt og drift • Greier overgang fra prosjekt til drift – organisering av oppfølging, måling, vurdering • Har IT – støtte • Har politisk aksept, forståelse og interesse • Har respekt for prosessen og den tid det tar i.f.t. egen arbeidsinnsats og organisasjonens modenhet • Mislykkes når – tror at modell løser alt – ikke respekt for tid – ikke klarer å avgrense prosjektet

38. UTFORDRINGEN: • Etablere ”kvalitetskultur” ved å: • Skape aksept for at synliggjøring av avvik og feil er den viktigste kilden i systematisk forbedringsarbeid • Sikre at dokumentasjon av erfaringer i ”førstelinjen” er med på å styre utvikling av organisasjonen