Internkontroll i anskaffelsesprosessen

1. Stort antall fakturaer Manglende incentiver Økonomiforståelse Besparelser medfører budsjettreduksjon neste år Lagerstrategi?? Mange lagre Svak lagerstyring Svak logistikkstyring Bred kontaktflate mot leverandør Svakt ledelsesengasjement Høye innkjøpspriser Ukoordinerte spesifikasjoner Stort antall leverandører Svak innkjøpsfunksjon Lav avtale- dekning Lavinnkjøpskompetanse Mangelfulle systemer Mange rekvirenter Internkontroll i anskaffelsesprosessen

2. Internkontroll

3. Internkontroll

4. Hvorfor internkontroll? • Målrettet og kostnadseffektiv drift • Pålitelig regnskapsrapportering • Overholdelse av lover og regler (herunder Lov og forskrift om offentlige anskaffelser) • God internkontroll gir ledelsen og medarbeidere en oppleves av å være i en tilstand der de har kontroll

5. En fersk rapport (Dok 3.6) fra Riksrevisjonen påviser nok en gang store mangler i planlegging, gjennomføring og oppfølging av offentlige anskaffelser Riksrevisjonen ”Det kan se ut som at offentlige virksomheter verken har evne eller vilje til å følge lov og forskrift om offentlige anskaffelser eller benytte den anskaffelsesfaglige kompetansen som virksomheten innehar.”

6. Lederansvar • Det er konstatert flere til dels grove regelbrudd. Regelbruddene har pågått over lengre tid, og samlet sett har det dreid seg om betydelige beløp. Dette skyldes blant annet manglende opplæring og internkontroll • Dermed konkluderer Oslo tingrett med at vedkommende leder gjorde flere ikke ubetydelige feil, som var knyttet til hans rolle som leder. Han har ikke vært utsatt for urimelig behandling av kommunen, og endringsoppsigelsen han fikk, således var saklig begrunnet og gyldig. Han er i tillegg dømt til å betale kommunens saksomkostninger, samtidig som hans egen advokat har fremlagt sin regning – til sammen om lag 1,4 millioner kroner.

7. Dårlig omdømme gir liten tillitt til offentlige virksomheter

8. Internkontroll

9. Difi har utarbeidet en veileder for implementering av internkontroll Bakgrunn: En rekke rapporter fra Riksrevisjonen og diverse medieoppslag viser at internkontroll i offentlig sektor må styrkes Hensikt: Gi offentlige virksomheter en metodikk og et verktøy til å implementere internkontroll på anskaffelsesområdet Innhold: Veileder for hvordan internkontroll kan implementeres, verktøy for selvevaluering, eksempler og maler

10. Metodisk rammeverk – Coso-modellen • De fem komponentene: • Kontrollmiljø • Risikovurdering • Kontrollaktiviteter • Informasjon og kommunikasjon • Overvåking

11. Metodisk rammeverk – Difi’s anskaffelsesmodell • ”Det gode innkjøp” : • Rammevilkår • Organisasjon og ledelse • Policy og strategi • Mennesker og kompetanse • Partnere og leverandører • IKT • Anskaffelsesprosesser • Måling og rapportering av resultat • Kontroll, læring og forbedring

12. Internkontroll på anskaffelsesområdet Implementering av internkontroll på anskaffelsesområdet • 1. • Lederforankring • 2. • Ambisjonsnivå • 3. • Selv-evaluering og risiko-vurdering 4. Handlings-plan og oppfølging

13. Eksempel på status Difis anskaffelsesmodell Rammevilkår Organisasjon og ledelse Policy og strategi Coso-modellen Mennesker og kompetanse Overvåking/oppfølging Partnere og leverandører Informasjon og kommunikasjon IKT Kontrollaktiviteter Anskaffelsesprosesser Risikovurderinger Måling og rapportering Kontrollmiljø Kontroll, læring og forbedring Umoden Ledende praksis Grad av modenhet

14. Utarbeide handlingsplaner

15. Årshjulet for internkontrollprosessen • 4. Rapportering • 4.1 Sign-off på etterlevelse fra enhetene • 4.2 Konsolidering og sign-off på etterlevelse fra ledelsen • 4.3 Rapportering til styret • Risikovurdering • 1.1 Riskovurdering og oppdatering av virkeområder • 1.2 Beslutte oppfølgings-strategi, herunder omfang og innretning på testingen Mars 1 Febr 4 April 2 Jan 3 Mai 2 Des 3 • 3. Oppfølging/ overvåkning • 3.1 Testing av utvalgte kontroller • 3.2 Utbedring av kontroller • 3.3 Samlet vurdering av testresultat 2 Juni • 2. Kontrollvurdering • 2.1 Vurdering av eksisterende kontroller • 2.2 Implementering av nye/endrede kontroller • 2.3 Verifikasjon av nye/endrede kontroller 3 Nov 2 Juli 3 Okt 3 Sept 2 Aug

16. Internkontroll

17. Etablering av prosjekt:Internkontroll på anskaffelsesområdet • Mål • Organisering • Milepæler

18. Mål for prosjektet

19. Organisering av prosjekt Eksempel på organisering Prosjekteier: Direktør Styringsgruppe: Øk.sjef, 2 andre ledere på nivå 2 Prosjektleder: Innkjøpssjef Prosjektmedlem: 3 bestillere (bl.a fra interne lagre), ledere med budsjettfullmakt Referansegruppe: IKT, Eiendom, andre aktuelle ressurser

20. Milepælsplan

21. Internkontroll veiledningsmateriale fra Difi • Veiledningsdokument m /vedlegg: • Metodisk rammeverk • Implementeringsmodell • Eksempel på kontrollprogram • Anbefalte retningslinjer m/ innspill til innhold • Oversikt over spørsmålene i selvevalueringen • Sjekkliste til selvevalueringen • Selvevalueringsverktøy • Maler og eksempler m/ tilhørende veiledning: • Prosjektpresentasjon til virksomhetsledelsen • Interessentanalyse • Milepælsplan • Prosjektmandat • Risikoanalyse • Kommunikasjonsplan • Handlingsplan • Habilitetserklæring

22. Publisering av Difi veiledning Internkontroll veiledning er lagt ut på egen infoside i mai 2011 Internkontroll veilederen vil videre bli presentert i ”steg-for-steg” format sommeren 2011